Jobs

Vivaldis Office zoekt.... Management assistant (technische omgeving)    Als spilfiguur en drijvende kracht op de bureau werk je graag zelfstandig en gestructureerdBrug tussen klant, leveranciers/logistiek, sales en zaakvoerderAls organisatorisch talent zorg je ervoor dat de administratieve flow vlekkeloos verloopt: Prijsvragen, contact leveranciers, opvragen prijzen, opvolgen bestellingen en leveringen, voorraadbeheer, ... Commerciële kansen spottenOpbouw langdurige klantrelatiesOrderbeheer , contact via telefoon en mailOndersteuning boekhouding VB. facturatie, betalingen , rappels, aanmaningen, ...

Voor onze klant te Zeebrugge, gespecialiseerd in internationaal transport 🚚, zijn wij op zoek naar een administratief logistiek bediende ⌨️.   Jouw taken zijn: Je houdt de timetables van de havenarbeiders bij. Je geeft de dimona's aan. Je controleert verlof, ziekte, tijdskredieten, ... Je verwerkt ziekte-attesten. Je volgt de planning van de opleidingen op. Je plant de medische onderzoeken in. Je voorziet de dagelijks planning van de havenarbeiders: je belt ze op, geeft instructies door. Je bepaalt het nodige aantal interims en neemt contact op met het kantoor. Je rapporteert de dagplanning.  

📍 Locatie: regio Aalst 🕘 Voltijds – Daguren   Ben jij een administratieve duizendpoot met een passie voor logistiek? Hou je ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving en ben je sterk in communicatie? Dan ben jij misschien wel de collega die wij zoeken!   Wie zijn wij? Wij zijn een internationale speler in de logistieke sector met een stevige reputatie in weg-, lucht- en zeetransport, douaneformaliteiten en supply chain management. Vanuit meer dan 15 landen, waaronder een twaalftal locaties in België, zetten we dagelijks in op efficiënte en duurzame oplossingen voor onze klanten.   Wat ga je doen? Als Logistiek Administratief Bediende ben jij de brug tussen het magazijn en onze klanten. Je zorgt ervoor dat alles vlot en correct verloopt, zowel op administratief als communicatief vlak.   Jouw takenpakket bestaat uit: 📞 Professioneel beantwoorden van klantvragen via telefoon en e-mail📦 Opvolgen en administratief verwerken van inkomende en uitgaande goederen🧾 Opmaken van vervoersdocumenten en verzorgen van logistieke administratie📊 Beheer van voorraad, opvolging van palletruilen, maandelijkse en wekelijkse facturatie🤝 Contact onderhouden met bestaande klanten en efficiënt afspraken inplannen💻 Werken met specifieke software en ERP-systemen

Vivaldis Office zoekt..............Office assistant/administratieve allrounder met teamspirit    Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatieVoltijds of 4/5de werken mogelijkLet op: je durft je behelpen in het FransExtra belangrijk: affiniteit met facturatie/ boekhouding Wat moet je doen? Opvolgen van dossiers/projecten, orders + verwerking en administratief in orde brengenBeheer en opmaak documentatie, updaten klantengegevensAls echte duizendpoot/administratief bediende, Wat is prioriteit? Correcte toetsing en communicatie met verschillende partijen. Algemene administratie: Opvolging van binnenkomende orders/verwerking, verwerking werkbonnen, technieker rapporten, systeemadministratie, ... Opvolgen, registreren en rapporteren. Je werkt graag analytisch. Inspringen aan het onthaal indien nodigKlachtenbeheer neem je er graag bijVoorbereiding of ondersteuning facturatie, betalingen, rappels, ...

Vivaldis Technics Bedienden zoekt ....... Technisch administratief bediende- rechterhand projectleider. Doorgroeikans tot werkvoorbereiding   Waar moet je zijn? MolSpecialisatie: Bouw, renovatie-nieuwbouw Takenpakket: Als Technische administratief bediende ben je verantwoordelijk/ondersteunend voor de prijsaanvragen/opvolging van de verschillende projecten. Je behandelt de nieuwe en lopende projecten met de nodige administratieve zorg Van zodra het contract getekend is, geef je het project door aan de projectleider.Administratie: Opvolgen/aanvragen attesten/vergunningen, voorbereiding bouwprojecten, nacalculatie, voorbereiding facturatie, agendabeheer, analyse bouwdossier-lastenboek-meetstaten, bestelling materialen-PBM's-machines-gereedschappen, uurregistratie arbeiders op de werf, werven/onderaannemers aanmelden, analyseren bestekken, vorderingsstaten opvolgen/verwerkenWerfvergaderingen + werfdagboek bijhouden, attesten opvragen VB. VCA, medische onderzoeken/opleidingen inplannen en opvolgen, ...Huur + contracten van machines/wagenpark in orde brengen + organisatie keuringen, onderhoud, herstellingenHet goede verloop van de logistieke stromen van en naar de werven in goede banenJij zorgt ervoor dat de juiste materialen en mensen op de afgesproken plaats terechtkomen met het juiste transportOndersteuning projectleider met planning + motivatie team van arbeidersBelt er een klant binnen? Geen probleem, jij kan hem met je kennis wegwijs maken

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratief Medewerker!  Locatie: 📍 GrobbendonkSector: landbouw 🚜   Als Administratief Medewerker, zal jij instaan voor: OrderverwerkingOpmaken van transportdocumentenOntvangen van chauffeursBedienen van weegbrugTelefoon-en mailverkeerBoeken van transporten  

Voor onze klant in Zeebrugge, actief in de voedingssector, zoeken we een administratief bediende logistiek die het team komt versterken. Hoe ziet jouw dag eruit? Administratie logistiek Je onthaalt de chauffeurs, klanten, leveranciers en andere bezoekers.Je bedient de weegbrug voor inkomend en uitgaand vrachtverkeer. Je maakt weegbonnen op en vult de daarbij behorende transportdocumenten correct in. Je stelt laadbonnen op.Je registreert de wegingen in en uit in het ERP-Systeem en vult de gegevens in excel.Je neemt stalen van ontvangen producten, controleert, registreert en archiveert ze. De inkomende telefoons handel je af of verbind je door naar betrokken personen.Je verwerkt de in- en uitgaande post en de documenten van de verschillende afdelingen (directie-logistiek-boekhouding-kwaliteit).Je beheert de contactgegevens in outlook en in het ERP-Systeem.Je neemt orders op zowel telefonisch als via e-mail en verwerkt deze verder in het ERP-systeem.Je bevestigt laad- en losnummers en communiceert deze naar de verschillende partijen.Je organiseert transport voor inkomende en uitgaande vrachten indien nodig.Boten aanmelden.

Ben jij stressbestendig, planmatig en flexibel ingesteld? Heb jij een vlotte talenkennis? Ben je sterk computermatig?  Lees dan zeker verder, want misschien ben jij wel administratief logistiek planningsbediende voor onze klant te Zeebrugge die we zoeken.    Jouw planning:  Dagelijks controleer je de uit te voeren orders.Je volgt dit doorheen de dag mee op.Je lost logistieke problemen op en rapporteert ze aan de manager.Opvolgen van schade bestekken en het aanleveren van parts.Je put alles correct in het systeem in.Je assisteert bij het opmaken van de schadebestekken.Je put de werkuren van het personeel in en hanteert de juiste kostenplaats.

Voor onze klant die gespecialiseerd is in prefab betonproducten zijn wij op zoek naar een technisch administratief medewerker   Je stelt offertes op, volgt bestellingen op en zorgt voor de correcte en uniforme verwerking van alle documenten.Dankzij jouw nauwkeurigheid blijven alle klantendossiers up-to-date.Je onderhoudt telefonisch en schriftelijk contact met klanten en zorgt voor een vlottecommunicatie.Je staat in voor de opvolging van de productieplanning en houdt deze up-to-date.

For one of our clients, we are looking for an Office Assistant in Brussels. Your tasks will include: Managing day-to-day administrative tasks: greeting visitors, answering calls, and handling correspondence.Ordering and maintaining office and kitchen supplies.Coordinating with vendors for office repairs and maintenance.Scheduling meetings and managing room bookings.Assisting with the planning and coordination of company events, gatherings, and board meetings.Assisting with new employee onboarding and updating the company's organizational charts.Managing employee platforms such as Workero and TravelPerk.Tracking expenses for the Human Resources department.

Voor onze klant, een transportbedrijf regio Zeebrugge, zijn we op zoek naar een logistiek bediende trailerplanning.   Jouw taken: Zorgvuldige verwerking van administratieve gegevens, claims, wachturen, werkuren, ETA etc.In overleg met de planning en volgens het geboekte order referenties en opdrachten doorgeven aan de chauffeurs of subcontractorsVia een goede mondelinge en schriftelijke communicatie de collega’s intern/extern, alsook de chauffeurs op de hoogte houden van eventuele aanpassingen/problemenNa een grondige opleiding krijg je inzicht en verantwoordelijkheid om zelfstandig operationele beslissingen te nemen

Voor onze klant te Zeebrugge, gespecialiseerd in logistiek, zijn wij op zoek naar een dossierbeheerder.   Hoe ziet jouw takenpakket er verder uit? Je staat in voor het administratief beheer van orders en behandelt alle dossiers van A-Z samen met het team. Bij eventuele problemen probeer je deze met proactieve en corrigerende maatregelen op te lossen;Je controleert dagelijks de ontvangen verkooporders van onze klanten tov voorraad;Je dient keuringsaanvragen in bij FAVV;Je onderhoudt nauw contact met het douaneteam, klanten en transporteurs, en je bouwt een langetermijnrelatie op met de klant.  

Voor onze klant, een producent in Oostkamp, zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief bediende. Als gemotiveerde Technisch Administratief bediende ben jij de spilfiguur tussen klant, verkoop, productie en logistiek. Je zorgt ervoor dat elk order vlot en correct wordt opgevolgd, van aanvraag tot levering. Een greep uit jouw takenpakket: Je verwerkt inkomende klantenbestellingen en volgt deze nauwgezet opJe stemt af met interne afdelingen zoals planning, productie en expeditieJe bewaakt deadlines en grijpt in bij afwijkingenJe zorgt voor een correcte administratie in het ERP-systeemJe werkt nauw samen met de commerciële binnendienst

Vivaldis Office is op zoek naar een........ TIJDELIJK! min. 3m, Administratieve duizendpoort/hulpboekhouder Belangrijk: tijdelijk contract - 3 maanden (snelle start + verlenging mogelijk) voltijds of 4/5de !   🗒 Hoe ziet je dag eruit als Finance officer- administratieve allrounder/ hulpboekhouder Verwerking en controle klant en leveranciersgegevensBijhouden databankenOpvolgen verrichtingen + boekingen, debiteurenbeheerBetalingen beherenAlgemene administratieve taken mbt dossiersAanspreekpunt mbt admin en finance (debiteuren, facturen, betalingen, ...)  

Onze klant in Heusden-Zolder, gespecialiseerd in natuursteen, is op zoek naar een hulpboekhouder.   Je takenpakket als financieel medewerker ziet er als volgt uit:  Je boekt aankoop- en verkoopfacturen correct en efficiënt inJe verwerkt de bank- en kasverrichtingen en voert afstemmingscontroles uitJe koppelt aankoopfacturen aan verkoopfacturen en zorgt dat deze tijdig klaarstaan voor betalingJe ondersteunt bij het opmaken en indienen van btw-aangiftesJe helpt mee met de voorbereiding van de jaarafsluitingJe verzorgt de boekhouding van A tot Y en denkt actief mee over optimalisaties in de processen..

Voor onze klant, een bouwbedrijf in regio Oudsbergen, zijn we op zoek naar een hulpboekhouder A-Y. Herken jij jezelf in onderstaande vacatureomschrijving? Aarzel niet en neem contact op met Vivaldis Finance op 013 48 01 87 of solliciteer online.   Wat behoort er tot het takenpakket van een boekhouder A-Y? Boekhouding van meerdere vennootschappenJe doet de dagelijkse boekingen van de aankoopfacturen Crediteuren- en debiteurenbeheerJe bent verantwoordelijk voor de klantenlistingsOpstellen van btw-aangiftesJe zorgt voor de afsluitingenOndersteunen bij de digitaliseringJe draagt je steentje bij door administratieve ondersteuning te bieden waar nodigJe zal mee instaan voor het opmaken van rapporteringenJe werkt nauw samen met je collega’s van verschillende afdelingen en rapporteert aan de verantwoordelijke boekhouding & HR  

Voor een bedrijf, gelegen te Hasselt én actief in de automobiele sector, zijn we op zoek naar een hulpboekhouder A-Y.   Als hulpboekhouder heb je onder andere volgend takenpakket:   Inboeken van aan- en verkoopfacturen;Boeken van financiële verrichtingen;Opvolgen van crediteuren- en debiteurenbeheer;Meewerken aan de maand- en jaarafsluiting;Btw-aangiftes voorbereiden;Rapporteringen.

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in de financiële sector? Contacteer Vivaldis Office: 050 89 52 23 Voor onze klant, gelegen in Middelkerke, zijn wij op zoek naar een ervaren hulpboekhouder. Jouw verantwoordelijkheden: Inboeken van aankoopfacturen en financiële transactiesPeriodieke afsluiting van de boekhoudingVoorbereiding en opvolging van de betalingenBTW-aangiftes voorbereiden en indienenDigitaliseren van de boekhouding

Ben jij een organisatietalent met een passie voor cijfers? Zoek je een uitdagende rol waar je jouw administratieve en boekhoudkundige vaardigheden optimaal kunt inzetten? Dan zijn wij op zoek naar jou!   Functieomschrijving Als Management Assistant vervul je een veelzijdige en onmisbare rol binnen ons team. Jouw takenpakket omvat onder andere: Administratie: Het verzorgen van het onthaal.Efficiënt inplannen van afspraken.Beheer van de algemene mailbox.Ondersteuning en opvolging van diverse dossiers.Opstellen van klantencontracten. Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen.Inboeken van aankoopfacturen.Beheren van betalingen.Zorgvuldige archivering en klassement.Ondersteuning bij ondernemingsadministratie.