Werken bij Vivaldis

Office Manager Beveren
Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
Als Team Captain leid je niet vanop de zijlijn. Je staat mee in het veld, bouwt samen met je team aan het succes van je kantoor én zorgt ervoor dat collega’s én kandidaten zich goed voelen. Binnen de construct-niche sta je elke dag in het hart van de arbeidsmarkt.
Voor ons kantoor van Beveren Construct zijn we op zoek naar een profiel met ervaring en ambtitie.
Wat doet een Team Captain bij Vivaldis?
In het kort? Mensen begeleiden, kandidaten rekruteren, bedrijven helpen met hun personeelsnoden én je team beter helpen presteren.
In het lang? Dit dus:
Je gaat actief op zoek naar kandidaten
Je blijft zelf actief in het rekruteringsproces: intake, matchen, voorstellen, opvolging.Je focust op construct profielen (metsers tot dakwerkers, grondwerkers of werfleiders…)Je begeleidt processen van A tot Z en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling
Je bouwt aan klantrelaties
Je kent hun werfrealiteit en personeelsnodenJe stelt de juiste profielen voor en denkt proactief meeJe onderhandelt op een professionele manier en denkt mee over langetermijnoplossingen
Je stimuleert je team en ondersteunt hen bij het behalen van resultaten.
Je organiseert teamoverleg en creëert een fijne, open sfeerJe moedigt groei, feedback en kennisdeling aan
Jij zorgt mee voor resultaten
Je volgt cijfers en marges op en schakelt proactief bij waar nodigJe neemt de lead in commerciële thema’s en denkt mee op kantoor- én clusterniveau
InternDienstenVoltijdsVast contract
Voor onze klant te Oostende, gespecialiseerd in industriële reinigingstoestellen, is op zoek naar een office manager.
Wat zal je doen?
Organiseren en coördineren van alle administratieve en operationele aspecten van een bedrijfJe beschikt over de nodige leidinggevende talenten zodat een team kan gemotiveerd worden en de teamleden kunnen samenwerken.Een office manager is verantwoordelijk voor het afhandelen van communicatie, het beheren van kantoorartikelen, het organiseren van vergaderingen, het voeren van personeelsadministratie en het ondersteunen van collega's en leidinggevenden.Je bent de spil van een kantoor die verantwoordelijk is voor het soepel functioneren van de dagelijkse kantooractiviteiten, van administratie en facilitaire zaken tot personeelszaken en projectcoördinatie.
OfficeMachinebouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Werken bij Vivaldis

Office Manager Brugge
Brugge
Als Team Captain leid je niet vanop de zijlijn. Je staat mee in het veld, bouwt samen met je team aan het succes van je kantoor én zorgt ervoor dat collega’s én kandidaten zich goed voelen. Binnen de drivers-niche sta je elke dag in het hart van de arbeidsmarkt.
Heb jij ervaring binnen de uitzendsector en voel je dat het tijd is om zelf het verschil te maken? Wil je coachen én rekruteren? Plannen én mensen begeleiden?
Shana en Myrthe van het kantoor van Brugge Office zijn op zoek naar een gedreven collega met ervaring in de sector.
Wat doet een Team Captain bij Vivaldis?
In het kort? Alles wat je leuk vindt: mensen begeleiden, kandidaten rekruteren, bedrijven blij maken én je team zien groeien – letterlijk en figuurlijk.
In het lang? Dit dus:
Je gaat actief op zoek naar kandidaten
Je blijft zelf actief in het rekruteringsproces: intake, matchen, voorstellen, opvolging.Je focust op office bedienden profielen (administratief of commercieel bedienden, logistieke profielen, medewerkers verzekeringen...)Je begeleidt processen van A tot Z en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling
Je bouwt aan klantrelaties
Je kent hun bedrijfscultuur en personeelsnodenJe stelt de juiste profielen voor en denkt proactief meeJe onderhandelt op een professionele manier en denkt mee over langetermijnoplossingenJe plant en voert klantenbezoeken uit, signaleert opportuniteiten en bouwt aan duurzame samenwerkingen
Je bent de motor van je team
Je coacht en motiveert je collega’s op een mensgerichte manierJe organiseert teamoverleg en creëert een fijne, open sfeerJe stimuleert groei, feedback en kennisdeling
Jij zorgt mee voor resultaten
Je volgt cijfers en marges op en schakelt proactief bij waar nodigJe maakt prognoses, plant commerciële acties en vertaalt de strategie naar je dagelijkse werkJe neemt de lead in commerciële thema’s en denkt mee op kantoor- én clusterniveau
Je denkt vooruit, samen met je cluster
Je neemt initiatief in clustermeetings en deelt inzichtenJe draagt bij aan kennisdeling en cross-kantoor samenwerkingJe ondersteunt onboarding en ontwikkeling van nieuwe collega’s
InternDienstenVoltijdsVast contract
Office Manager
Genk, België
Heb je organisatorische skills en ben je bereid je handen uit de mouwen te steken?
Dan hebben wij de perfecte job voor jou!
Voor succesvol familiebedrijf gespecialiseerd in keukens op maat, gelegen te Genk en Hasselt, zoeken we een office manager.
Als allround technisch bediende heb je volgend takenpakket:
Voor de klanten ben jij het eerste aanspreekpunt;Je biedt de klanten een totaalproject aan;Je bent betrokken bij het verkoopproces;Je staat in voor het administratieve werk;Je bent de rechterhand van de zaakvoerders bij al hun takenJe zal verantwoordelijk zijn voor de telefonie en de mailbox;Je bent het aanspreekpunt voor alle leveranciers;Je draagt klantentevredenheid hoog in het vaandel.
Technics EmployeesElektroVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Medewerker
Sint-Job
Klaar voor een nieuwe uitdaging waar jouw oog voor detail echt gewaardeerd wordt? Bij onze klant kom je terecht in een klein, hecht team van twee fijne collega's die niet kunnen wachten om jou als derde schakel te verwelkomen. We zoeken geen luidruchtige tafelspringer, maar een baken van rust die houdt van een heldere structuur en een goedgevuld bureau.
Jouw rol als Administratief Medewerker Aankoopverwerking
Wat ga je precies doen?
Je verwerkt en controleert aankoopfacturen en boekt deze foutloos in het systeem.Je beheert het artikelenbestand en zorgt dat alle prijsafspraken met leveranciers up-to-date blijven.Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers via mail en telefoon (en ja, je durft hierbij ook je Frans te gebruiken!).Je ondersteunt het economaat op het hoofdkantoor met de opvolging van bestellingen en leveringen.Na verloop van tijd krijg je de ruimte om je takenpakket verder uit te breiden en mee te denken over administratieve verbeteringen.
InterimAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief medewerker (tijdelijk!)
Malle
Ben jij die punctuele organisator die floreert in een technische omgeving? Krijg je een kick van structuur en werk je graag met cijfers en data? Dan hebben we dé perfecte match voor jou! Voor een bloeiend bouwbedrijf in Malle zoeken we een tijdelijk administratief medewerker aankoop.
Wat ga je precies doen?
Als administratieve spilfiguur op de aankoopafdeling zorg jij ervoor dat de productie vlot kan blijven draaien. Jouw takenpakket is gevarieerd en concreet:
Materiaalreferenties opzoeken: Je verzamelt en controleert nauwgezet de juiste referenties van de materialen die dagelijks in de productie worden gebruikt.Prijsvergelijkingen opmaken: Je duikt in de cijfers, analyseert verschillende leveranciers en zet hun prijzen in een overzichtelijk schema naast elkaar.Prijsaanvragen opstellen: Je contacteert leveranciers, vraagt offertes op en volgt deze proactief op de voet op.Bestelbonnen verwerken: Je zorgt voor de volledige administratieve afhandeling van de bestellingen, zodat alles correct en op tijd op zijn bestemming aankomt.
InterimBouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Technisch administratief bediende/ fleet - wagenparkbeheer (talen!)
TURNHOUT
Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)
Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.
Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims
OfficeBouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende ervaring! (+ Min. Graduaat economische richting)
Zandhoven
Vivaldis Office zoekt een administratief bediende.
Locatie: Zandhoven 📍VerzekeringenMin. GraduaatEerste ervaring binnen boekhouding, beleggingen, kredieten, verzekeringen, bank...
Taken:
Je zorgt voor de administratieve verwerking van klantendossiers.Je behandelt de post.Je verwerkt polissen en bijvoegsels. (ondersteuning en rechterhand beleggingsdossiers)Je communiceert open en correct met klanten en verzekeraars.Je staat in voor het beantwoorden van telefoons en mails van klanten en verzekeraars.
OfficeFinancieelVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
Kapellen, België
Voor een bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een administratief bediende.
Offerte maken voor onderdelen leveringsbonnen opstellen Inkomende betalingen van klanten verwerken Magazijnbonnen afdrukken voor productie Reparatiebonnen en RMA opvolgen Orderverwerking en facturen opmaken Manuals opsturen samen met factuur Herinnering versturen voor betalingen Post verwerken Telefoons opnemen en doorschakelen indien nodig Klanten onthalen
OfficeMachinebouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Back-Office Manager
LANAKEN
Onze klant is een technische vakhandel gespecialiseerd in gereedschappen, bevestigingsmaterialen en professionele benodigdheden voor de bouw, industrie, renovatie en installatiesector.
Wij zoeken een sterke organisator die commercieel denkt, overzicht bewaart en mee de dagelijkse werking van onze zaak aanstuurt.
Wat ga je doen?
Klantenbestellingen verwerken in ExactOrderbevestigingen versturen naar klantenPrijzen opvragenBestellingen plaatsen bij leveranciersVoorraad opvolgen via min/max beheerKlanten commercieel ondersteunenCommerciele acties uitwerken en uitzettenMee zorgen voor een vlotte dagelijkse werkingOpenen en sluiten van de winkelCollega’s ondersteunen en aansturen waar nodigOmzet omhoog brengenKosten blijven analyseren en verlagen waar mogelijkDe beste deal regelen voor onze klanten en ons bedrijf.
OfficeDiversenVoltijdsVast contract
Office assistant- commerciële binnendienst- first line support
Dessel, België
Vivaldis Office zoekt een Office assistant- commerciële binnendienst- first line support
Belangrijk? Bellen, aanspreekpunt klanten schrikt je niet af! ☎️
Samen met je team beman je de first line. 💪🏻
Waar moet je zijn? Dessel
Specialisatie: Transport
Takenpakket
Draaischijf en aanspreekpunt van de klant (mail/telefoon)Samen met je team ben je een geoliede machine!Heel veel bellen, customer relations schrikt je niet af! Werkverdeling mbt klantdossiers, vragen over ledigingen, klachten, ... (ook minder leuke)Ondersteuning algemene admin: Contracten, data input, aanmaak nieuwe klanten, aanpassingen, bestellingen aanpassen, ...Klantendossiers beheren en ervoor zorgen dat de ophalingen bij de klant vlot verlopenBegeleiden en advies aan klant doorheen het procesProblem solving bij problemen + contact met andere afdelingen/ rapporteren zoals planning
OfficeMilieuVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Juridisch Administratief Bediende
Antwerpen
Voor een gerechtsdeurwaarderskantoor in Antwerpen (2018), zijn wij op zoek naar een administratief bediende.
Je takenpakket bestaat uit:
Opvolgen van afbetalingsplannen en hiervoor de juiste acties ondernemenTelefoons en mails behandelenOpvolging van agenda'sOpvolgen van facturenJuridische stappen ondernemen
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Juridisch administratief bediende
Antwerpen
Als Administratief Medewerker Uitvoeringsdossiers ben jij de spilfiguur in de administratieve afhandeling zodra een dossier in de uitvoeringsfase belandt. Jouw takenpakket is uitdagend en veelzijdig:
Dossierbeheer: Je staat in voor de nauwkeurige administratieve verwerking en opvolging van dossiers in de uitvoeringsfase.Debiteurenbeheer: Je volgt openstaande betalingen op, zoekt naar oplossingen en bewaart hierbij altijd het overzicht.Communicatie: Je schakelt vlot met verschillende partijen, zowel telefonisch als per mail. Dit doe je voornamelijk in het Nederlands, maar je trekt ook je plan in het Frans wanneer dat nodig is.Initiatief nemen: Zie je ergens ruimte voor verbetering in het proces? Jouw input en zin voor initiatief worden hier enorm gewaardeerd!
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
WILRIJK (ANTWERPEN)
Voor een bedrijf gelegen in Wilrijk zijn wij op zoek naar een Assistent filiaalhouder, klantendienstmedewerker, dossierbeheerder, planner.
📍Locatie: Wilrijk
💻 Sector: Automobielsector
Als Assistent Filiaalmanager ondersteun je de Filiaalmanager bij de dagelijkse werking van het Service Center.
Je bent een belangrijke spil binnen het team en zorgt ervoor dat alles vlot, efficiënt en klantgericht verloopt.Je combineert organisatorisch talent met een hands-on mentaliteit en bent een aanspreekpunt voor zowel klanten als collega’s.Ondersteunen bij de dagelijkse planning en organisatie van het Service CenterActief bijdragen aan een vlotte en klantgerichte serviceBeheren van leveringen, bestellingen en voorraadDossier van de klant van A to Z opvolgen Klanten onthalen en professioneel verder helpenIndien nodig meewerken aan herstellingen en vervanging van autoruitenMee opvolgen van commerciële doelstellingenToezien op naleving van veiligheidsvoorschriften en kwaliteitsnormen
OfficeAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn we op zoek naar een Office Assistent
Onthaal van bezoekersOntvangst van goederenTelefonisch onthaal: beantwoorden en/of dispatching van inkomende telefoons naar juiste persoonE-mail behandelen
Economaat
Opvolging voorraad economaat (WC papier, office benodigdheden, koffie/water,….)
Administratieve ondersteuning management
Presentaties voorbereiden voor managementAdministratieve ondersteuning aan management mbt: Reizen, resto, events organiserenCommunicaties voorbereiden voor management en marketingAdministratieve support marketing & communicatie
Leveranciers
Aanmaken van leveranciers in BPInboeken van facturen
Klanten
Opvolging betalingen klanten van pro-formaOpvolging openstaande klantenAanmanen van openstaande klanten
Administratieve ondersteuning logistiek
Administratieve verwerking shippingIngeven van uit te voeren verzending in systeem van transporteur (adres bestemming, gewicht, aantal palletten/dozen/enveloppenIngeven van verzending van stalen pakkettenOverzicht opvolging stalen (wanneer gaat stalenpakket in uitlevering bij de klant)
Verwerken Sales orders
Sales team ondersteunen met orders ingeven en opvolging klantenAdministratieve input van sales orders in klanten systeem (ERP vroegere Brilliant)Opmaken pro-forma factuur bij voorafbetalingsvoorwaarden ;Opmaken aflevernota’s ;Informeren klant over leveringstermijnen.Email bevestiging ontvangst order ;
Onbedrukte zakken
Sales team ondersteunen met onbedrukte zakkenVerwerken toebedeelde inkomende orders van onbedrukte goederen (klanten in portefeuille)
Her-bestellingen:
Sales team ondersteunen met her-bestellingen
Stalen pakketten versturen
Sales Team ondersteunen met het samenstellen en opsturen van stalenpakketten
Verzending ingeven in systeem B-post ;
Afprinten etiketten en kleven (deadline verzending : 11u)Opvolgen van ontvangst stalen :Dispatching prospect aan Accountmanager, Sales Manager ;
OfficeDiversenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
Laakdal, België
Word jij onze nieuwe Administratief Medewerker?
🏠 Waar kom je terecht?
Onze klant in Laakdal produceert diverse onderhoudsproducten voor cleaning, pool en spa's.
Je komt terecht in een dynamische groep met drie verschillende entiteiten, elk met hun eigen karakter maar met één gezamenlijke missie: kwaliteit leveren.
Vanuit de vaste uitvalsbasis in Laakdal ondersteun je de volledige structuur. Heb je zin in een beetje afwisseling? Heel af en toe (maximaal 5% van je tijd) trek je naar de vestigingen in B oom of V ichte om ook daar de vinger aan de pols te houden.
🛠️ Jouw dag als Administratief Medewerker
Je start met het ontwerpen en aanpassen van labels in Photoshop; die nieuwe productlijn moet er immers strak uitzien. Tussendoor werk je de website bij en verstuur je een gerichte mailing naar de klanten.Wanneer het druk wordt bij je collega’s, spring je vlot bij: je voert inkomende orders in en maakt de nodige leveringsnota’s en facturen op.Je bent de bewaker van de technische fiches (SDS en TF) en zorgt dat deze tijdig bij de klant belanden.Ook op internationaal vlak speel je een rol: je ondersteunt de aankoopdienst, controleert orderbevestigingen en bereidt documenten voor voor de invoer uit China.Of het nu gaat om het ECHA-platform voor het antigifcentrum of het opstellen van prijslijsten: jij houdt het overzicht en zorgt dat elk detail klopt.
OfficeChemieVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende (part-time)
RUMST
In deze afwisselende deeltijdse functie ben jij de link tussen kantoor, logistiek en productie. Je takenpakket is heel divers:
Je beheert de e-mailbox en staat leveranciers en partners vlot te woord in het Spaans.Je regelt en coördineert het transport en zorgt dat de productieplanning strak op schema blijft.Je plaatst tijdig de bestellingen bij de leveranciers zodat de productie nooit stilvalt.Je bereidt de facturatie nauwkeurig voor.Loopt het storm in de productie? Jij vindt het geen probleem om af en toe fysiek bij te springen waar nodig.
OfficeDrankenDeeltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende
MECHELEN
Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact.
Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.
Je takenpakket bestaat uit:
Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning
InterimMetaalVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief boekhoudkundig bediende
MECHELEN
Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.
Je taken omvatten onder andere:
Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor
Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.
InterimTextielVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief medewerker en Planning Binnendienst
TIENEN
Ben je innovatief?
Ben je administratief en organisatorisch?
Dan hebben wij een functie voor jou!
Onze klant gespecialiseerd in glazen schuifwanden zoekt een Technisch Administratief Bediende om te werken aan de planning en werkvoorbereidingen.
Je bent een belangrijke schakel binnen het team. Je controleert of elk project van begin tot einde correct verloopt. Je zal samenwerken met andere afdelingen en komt veel in contact met klanten en leveranciers.
Jouw taken:
Het opvolgen van interne en externe projectplanningenProjecten in het ERP-systeem beherenOrderbevestigingen verzenden en de levertijden in de gaten houdenProductie administratief voorbereidenSamenwerken met interne en externe leveranciersNaservice: serviceaanvragen opvolgen en organiserenProjectleiders ondersteunen met technische documentenCAD-plannen technisch evalueren en wijzigen
InterimDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode