Jobs

Als Administratief Medewerker ben je het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het kantoor. Je combineert onthaal, administratieve ondersteuning en facilitaire taken, waarbij je zowel medewerkers, klanten als bezoekers op een professionele en gastvrije manier ondersteunt.Je staat in voor het telefonisch en persoonlijk onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers.Je verzorgt de opvolging van aankoopfacturen, financiële documenten en bijhorende administratieve processen op een correcte en tijdige manier.Je helpt met het voorbereiden van de boekhoudingJe ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en het beheer van vergaderzalen, gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten.Je volgt het voorraadbeheer op en onderhoudt contacten met leveranciers en externe dienstverleners.Je verzamelt, verwerkt en levert gegevens aan voor interne rapporteringen.Je draagt bij aan de organisatie van trainingen, evenementen en andere interne activiteiten.Je voert uiteenlopende administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van verschillende afdelingen.

Voor onze klant te Gent, een gekende speler in zijn sector zijn we op zoek naar een administratief bediende logistiek.Je takenpakket als administratief bediende logistiek:Iemand die sterk is in onthaal van vrachtwagenchauffeurs en binnenschippersdie daarbij graag planningen maakt ivm binnenkomende en uitgaande transporten via water en wegen daarbij ook de nodige transportdocumenten opmaakt (o.a. CMR's en afvaldocumenten) en/of controleertalles daarna netjes factureert of opvolgt.Daarnaast moet ook het materiaal dat binnenkomt of buitengaat gewogen worden en aan de juiste prijs gefactureerd en betaald wordenook andere ad hoc taken rond logistiek en administratie neemt onze ideale kandidaat er graag bij.

Voor een bedrijf in Ieper zijn we op zoek naar een administratief bediende in combinatie met transportplanner.Deze administratieve taken bestaan uit ondermeer; Het controleren en coderen van de uitgevoerde prestaties van de chauffeurs ter voorbereiding van de loonadminstratieNazicht en aanvullen uitgevoerde ritten en geloste hoeveelhedenMelden en registreren van niet-conforme vrachtenDiverse rapporteringen richting overheidWeegbrug bedienen voor aanlevering externe klanten en eigen chauffeursOpstellen weekplanning voor alle uitgaande vrachtenVerdeling uitgaande transporten tussen eigen wagens en onderaannemersOpstellen dagplanningen transporten eigen chauffeursOndersteunen dagplanning voor de inzameling van afzetcontainers via eigen chauffeursAansturen en opvolgen van de Garwig-chauffeurs. Opdrachten doorgeven en goede uitvoering ervan opvolgen

Klaar om de logistieke stroom vlekkeloos te laten verlopen? Vivaldis Office zoekt een Logistiek Bediende/ Shipping Coördinator / administratieWaar moet je zijn? Regio TurnhoutSector: bureaumateriaalKennis Douane! Ervaring binnen Customer relations, admin. Wat moet je doen?Je print en bereidt warehouse receipts en picking lists voor.Je maakt zendingen klaar (inclusief nodige documenten en labels) en meldt deze aan bij vervoerders via e-mail, het systeem of carrier websites.Je zorgt voor kostenberekeningen.Je staat in voor de planning van zendingen, waaronder consolidaties en de berekening van het volume.Je vraagt douanedocumenten aan bij Non-EU zendingen en bereidt de declaraties voor. Je volgt de zendingen op de voet op, zowel binnen het warehouse als gedurende het verdere leverproces.Je verwerkt en beantwoordt de e-mailstroom (hoofdzakelijk vanuit Customer Service).  

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende/aanbestedingen -Projectdossiers (ervaring)Belangrijk? Ervaring met werfdossiers, projectopvolging, aanbestedingen + talen Waar moet je zijn? Regio GeelSpecialisatie: Grote bouwprojecten A-Z, burgerlijke bouwkundeTakenpakketSpil voor grote projecten, soms ook complexe renovatie opdrachten die een speciale aanpak vereisen. (VB. indrukwekkende renovatieprojecten, tunnels, nucleair,...)Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen Met je precisie en scherp oog voor detail verlopen onze aanbestedingen vlot en professioneel.Ondersteunen bij werfvoorbereiding (planning en conceptnota)Administratieve ondersteuning studiedienstvolledige proces van prijsvraag tot uitvoeringAanvullen van de CRM-database en aanmaken van projectnummersVerzamelen en verwerken van informatie voor aanbestedingen en controleren van bijbehorende documentenBeheer van toegangsattesten van ons personeel voor nucleaire sites en aanmelden van personeelUitsturen van prijsvragen voor onderaannemersOffertestatus opvolgen en opmaken van vorderingsstaten en facturenProjecten opstarten en documenteren in SharePointMeeschrijven aan het plan van aanpak en vormgeving in InDesignReferentiedossiers opmaken op basis van afgewerkte projectenOpvolgen van marktprijzen en concurrentieZowel binnen als buitenlandse projecten VB. Nederland 

Logistiek & Administratief Medewerker (Metaal)Zoek je een afwisselende functie waarin je zowel praktisch met je handen bezig bent als de touwtjes in handen hebt op kantoor? Als logistiek en administratief medewerker zorg jij ervoor dat onze hoogwaardige gelaste constructies op het juiste moment, compleet en onberispelijk bij de klant aankomen.Je combineert het verzamelen, controleren en laden van goederen met de transportplanning en verzendadministratie. Een cruciale rol op het kruispunt van magazijn, productie en klant!Wat ga je doen?Je werkweek is een gezonde mix van magazijnwerk (ca. 60%) en bureauwerk (ca. 40%).In het magazijn (ca. 60%):Klaarzetten & verzamelen: Je pikt en groepeert de juiste gelaste metalen onderdelen op basis van werk- en leveringsbonnen.Kwaliteitscontrole: Aan de hand van technische plannen controleer je nauwgezet of aantallen, afmetingen en afwerkingen exact kloppen vóór vertrek.Intern transport & laden: Met de heftruck verplaats je zware en omvangrijke stukken veilig door het magazijn en laad je de vrachtwagens.Orde & netheid: Je bewaakt een overzichtelijke en veilige opslag van alle afgewerkte goederen.Op kantoor (ca. 40%):Transportplanning: Je stemt leverdata en routes af met externe transporteurs, interne productie en verkoop.Verzendadministratie: Je maakt vrachtbrieven, pakbonnen en transportdocumenten op en verwerkt deze in het ERP-systeem.Klantcontact: Bij wijzigingen of bijzonderheden in levertijden schakel je tijdig en proactief met de vervoerder of de klant.Voorraadbeheer: Je houdt de voorraad- en verzendstatus nauwkeurig up-to-date.

Vivaldis office is op zoek naar een Boekhoudkundig talent (Graduaat/Bachelor).= Boekhoudkundig/ administratief bediende/ onthaal - groei tot dossierbeheerMin. 2 jaar ervaring binnen facturatie, boekwerk, ... 4/5de mogelijk.  📍Waar kom je terecht?Je komt terecht in een boekhoudkantoor met een familiale sfeerHet pand is modern en rustig gelegen. Als je 's middag buiten wilt zitten in een huiselijke sfeer op het terras, geen probleem!Er is ruimte voor ontwikkeling. Ze staan ervoor open dat je nog een groeitraject moet afleggen.Regio Grobbendonk🗒 Hoe ziet jouw dag eruit als Boekhoudkundig/ administratief bediende- ondersteunend dossierbeheer? Start met onthaal Opbouw klantencontactenAdministratie dossierbeheerdersFacturatie, boekwerkGroei tot voorbereiden van de BTW-aangiftenVoorbereiden van jaarafsluitingenDossiers voorbereiden

Word jij onze nieuwe Administratief Bediende?🏠 Waar kom je terecht? Je komt terecht in een splinternieuwe werkomgeving in Westerlo! Je versterkt een klein, warm en dynamisch team binnen een snelgroeiende afdeling. Klinkt als de ideale plek om te werken, toch? Je krijgt ontzettend veel autonomie en vertrouwen om processen naar je hand te zetten. 🛠️ Jouw dag als Administratief Bediende Je start nieuwe projecten vlekkeloos op door werfdossiers en -fiches klaar te zetten, borgen te regelen en KLIP/KLIM-aanvragen of CNC-nummers in orde te maken.Je verzamelt VGM/TRA-documenten, werknemersattesten en technische fiches om deze tijdig aan de klant te bezorgen.Je houdt de vinger aan de pols: je vraagt dagrapporten op bij de ploegen, maakt vorderingen op voor klanten en houdt facturatie- en werflijsten strikt up-to-date.Je schakelt met leveranciers voor prijsaanvragen en bestellingen, en biedt ondersteuning bij aanbestedingen.Tussendoor beantwoord je de telefoon, beheer je de algemene administratie en denk je actief mee over hoe we processen nog slimmer kunnen aanpakken!

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende/ administratief medewerker voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in het produceren van vloeibare eiproducten. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56. Als administratief bediende/ administratief medewerker sta je in voor:Contact met klanten, zowel via telefoon, mail als fysiek;Klanten bezoeken en hen advies verlenen;Opmaken van offertes en facturen;Boekhoudkundige taken;Verantwoordelijke aan- en verkoop;Opmaken van een planning voor transport;Maken van analyses aan de hand van rapporten.

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende , finance ondersteuning- facturatie , crediteuren Belangrijk? 4/5de tewerkstellen (32u/w) + bouwverlof! TakenpakketJij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen (interne , externe + klant) Met je precisie en scherp oog voor detail verloopt de administratie + facturatie op wieltjesAdministratieve ondersteuning Verwerking, boeken facturen Ondersteuning crediteurenbeheer, controlling + klantopvolging Opstellen borgen  Opmaak kredietverzekeringen Ondersteuning collega's + meedenken aan verbetering

Word jij onze nieuwe Administratief Medewerker (Bediende / Arbeiders)?🏠 Waar kom je terecht? Je komt terecht in een dynamische en no-nonsense werkomgeving waar teamgeest en korte lijnen centraal staan. Samen met je collega’s bouw je dagelijks mee aan duurzame projecten zoals zonnepanelen en batterijsystemen. 🛠️ Jouw dag als Administratief Medewerker Planning & Coördinatie: Je stelt de planningen op voor de ploegen op de werf (beheer van administratie voor bedienden en arbeiders) en stuurt bij waar nodig.Snel schakelen: Duikt er een onverwachte wijziging of vraag op? Jij laat je niet van de wijs brengen en past de planning razendsnel aan.Telefonisch contact: Je staat dagelijks klanten, leveranciers en collega's professioneel en enthousiast te woord.Systeem- & Gegevensbeheer: Je verwerkt administratieve gegevens vlot in de computer. Werk je al met Odoo? Dan is dat een mooie troef!Ondersteuning: Je biedt administratieve ruggensteun aan het hele team en zorgt dat elk dossier tot in de puntjes klopt.

🎉 Vacature: All-round Klantenheld(in) & Administratie-Acrobaat 🎉= zoektocht= Administratief Bediende, customer & sales support (talen!) Jouw missie ? ☎️ Til elke telefoon op alsof het je beste vriend is (50 % spreekt Frans, dus oefen dat charmante “bonjour” = zowel klanten als chauffeurs). 📬 Tover de info-mailbox elke dag van chaos tot zen. (orderproces, vragen, transportdocumenten,...) 🧾 Klik, klak, poef: bestellingen / orders én afmeldingen hup het systeem in. 💸 Goochel met cijfers en woorden tot er onweerstaanbare offertes verschijnen. (= customer support) 😇 Ontmantel klachten met de gratie van een Jedi – these are the droids you’re looking for.

Voor onze klant te Lommel/Pelt zijn we op zoek naar een administratief bediende.Je zorgt samen met 3 collega's voor de volledige planning en administratie van alle leveringen en afhalingen.Je taken bestaan verder uit: Je plant de ritten, tankplaatsingen..Je geeft leverbonnen en afhaalbonnen in.Je maakt facturen op.Je neemt telefoontjes op en de telefonische bestellingen,Je informeert mensen die zich fysiek melden aan de balie.

Vivaldis Office is op zoek naar een technisch administratief bediende voor onze klant in Lummen. Onze klant is gespecialiseerd in totaaloplossingen voor airco, warmtepompen en zonnepanelen.Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56. Jouw takenpakket als technisch administratief bediende bestaat uit:Het bieden van eerstelijns technische ondersteuning aan klanten en installateurs vanuit het kantoor.Het analyseren en oplossen van technische klachten en complexe storingen via de servicedesk.Troubleshooting uitvoeren met betrekking tot omvormers, batterijsystemen en zonnepaneel-installaties.Klanten telefonisch en per mail begeleiden bij het optimaliseren van hun systemen.Garantiegevallen en retouren afhandelen.Nauwgezet opvolgen van dossiers om een snelle en kwalitatieve oplossing te garanderen.Sporadisch werkt je ook mee als technieker.

Heb jij de passie voor landbouw en duurzaamheid - klimaat die wij zoeken? Vivaldis Office zoekt een Klimaatconsulent. Belangrijk? Bachelor in een wetenschappelijke richting VB. Milieu, Klimatisatie, Agro- en Biotechnologie, ... Affiniteit landbouw, veeteelt, weidegang, klimaatscans. Max. 1-3 jaar ervaring     Waar moet je zijn? Lier 📍Landbouwsector Wat moet je doen? Je voert klimaatscans uit en begeleidt uitdagende klimaatkoersen rechtstreeks op de landbouwbedrijven.Je verzamelt en analyseert bedrijfsdata en vertaalt deze feilloos naar praktijkgericht advies op maat van de landbouwer. (klant)Verplaatsingen indien nodigJe biedt ondersteuning bij andere belangrijke certificeringsprocessen, zoals weidegang en algemene duurzaamheid.Je rapporteert je bevindingen en resultaten vlot aan de procesbegeleider certificering.  

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.  Waar moet je zijn? Hoogstraten Wat moet je doen?Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Rechterhand supply chain - aankoop managerJe start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling. 

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - Technisch administratief bediende - service/garantie/claims   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Focus= aanspreekpunt voor alle garantiegerelateerde dossiers. Zorgen voor correcte garantieaanvragen ,zodat machines zo snel mogelijk opnieuw operationeel zijn.Je beoordeelt garantieaanvragen van klanten en dealers (garantie ja of nee, welke onderdelen/ kost, info, ... )Je zorgt voor de administratieve verwerking van in- en uitgaande garantiesJe volgt op dat garantieonderdelen tijdig worden teruggestuurd naar leveranciersJe communiceert helder en professioneel met klanten, dealers, leveranciers en collega’s (service, R&D…)Je koppelt terugkerende problemen terugJe denkt mee over het optimaliseren van garantieprocessen (sneller, duidelijker, efficiënter)Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende. (quality, transportorders, temperatuurcontrole, opvolging retourzendingen, data- analyse, rapportering afwijkingen + aanspreekpunt klant/ klachtenbeheer) Waar kom je terecht?TurnhoutSpecialisatie: Kwaliteit, pharma/care Wat zullen je taken zijn?Je draagt zorg voor de optimale kwaliteit, goederenverwerking, veiligheid en naleving van voorschriften.Borging ISO, KVM handboek en GDP normVerbeteren en onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem + meedenken aan verdere ontwikkelingCustomer relations: Je bent graag het aanspreekpunt op de werkvloer als van de klanten m.b.t goederenverwerking en dagelijkse gang van zaken.Logistieke admin/ operations ondersteuning: beheer transportorders, retourzendingenTemperatuurcontrole, data- analyse en rapporteringJe analyseert temperatuurdata en temperatuurcurves van temperatuur gecontroleerde zendingen, detecteert en beoordeelt mogelijke afwijkingen en zorgt voor een correcte verwerking en rapportering hiervan. Bij afwijkingen voer je een eerste analyse uit, stem je af met de betrokken interne partijen en zorg je voor een correcte en tijdige communicatie naar de klant 

Voor een klant, gelegen te Hasselt en gespecialiseerd in keukens en schrijnwerk, zijn we op zoek naar een administratief bediende.Je takenpakket als administratief bediende bestaat uit: Je hebt contact met leveranciers en bedrijven.Zowel de offertes als de definitieve bestellingen worden door jou opgemaakt.Vanaf de kennismaking tot de uiteindelijke oplevering ben jij het aanspreekpunt voor de klant en sta je hen bij met al hun vragen.Je bespreekt prijzen en vergelijkt deze. Je bent verantwoordelijk voor de facturatie.

Vivaldis Office is op zoek naar een administratieve duizendpoot/inside sales. Als echte talenknobbel spreek je vlot Nederlands, Engels EN Frans. (+ basis Spaans en/of Italiaans is mooi!)  Samen met je collega's sta je in voor een groeiend en veelzijdig assortiment.Hun producten worden over de hele wereld gebruikt. (je talenknobbel zal je zeker kunnen gebruiken!) Als administratief bediende inside sales/ meertalige duizendpoot, sta jij in voor volgende taken: jij bent spilfiguur tussen klant, bureau, productie, leveranciers (zowel telefonisch + via mail)Orderbeheer aannemen, verwerking, opvolging, advies, begeleiding, planning en doorsturen naar productie. Jij bent de favoriete contactpersoon en vertrouwenspersoon.Door jouw commerciële flair zie je ook nieuwe opportuniteiten en kan je deze ook uitbouwen (toetsing met productie naar haalbaarheid, kwaliteit, budget, ... is hierbij belangrijk) Ondersteuning planning Administratie: Bestellingen opvolgen van A-Z, offertes opmaken en opvolgen + verwerken, bestel-leverbonnen opmaken en verwerken, bestellen materialen ... Contacten met zowel nationale als internationale klanten