Jobs

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Voor een bedrijf regio Zonnebeke zijn we op zoek naar een logistiek bediende + Communicatie;   Je staat in voor alle communicatie tussen de transportafdeling en de klanten betreffende leveringen.Je communiceert intern tussen de verschillende diensten.Je ondersteunt de logistieke afdeling in administratieve taken.  

Vivaldis Office Turnhout zoekt Bediende logistieke administratie, Douane en forwarding dossiers Locatie: Hoogstraten 📍Sector: Logistiek 📦Belangrijk? grondige kennis douane documenten en procedures + ervaring forwarding dossiers, voorraadadmin en customer service   Taken? Rechterhand teamlead voorraadbeheer, customer serivceVolledige douane afhandelingOptimale opvolging van de douane formaliteiten van inkomende en uitgaande goederen Opvolging forwarding dossiersOpmaken en verwerken van T1- en overige douanedocumentenMonitoren van de verschillende douaneproceduresGoederencontrole volgens de gangbare douanewetgevingKlanten informeren en updaten over de formaliteiten voor internationaal goederenverkeer, goederencodes enz. WMS voorraadbeheer vrije en bonded goederenBack-up voor voorraadaministratie om de contiuiteit van onze klantenservice te garanderen.  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker operations/service voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in telecom- en IT-oplossingen. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief medewerker operations/service bestaat uit: Tweetalige klantenservice & administratie: Je verzorgt vlot de schriftelijke en telefonische communicatie met klanten, leveranciers en teamleden, zowel in het Nederlands als in het Frans. Waar nodig vertaal of herformuleer je documenten en berichten.Operationele ondersteuning: Je beheert het klassement, verwerkt binnenkomende meldingen en registreert alle informatie accuraat in de software. Je helpt de planning bewaken en meldt eventuele knelpunten direct aan de verantwoordelijke collega's.Eerste lijn technische opvolging: Je verwerkt technische aanvragen of klachten en stuurt deze door naar de gepaste afdeling. Dankzij jouw interesse in techniek begrijp je snel waar de klant naar op zoek is.  

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Ben je een juridisch talent? Ben je een perfectionist?  Samen met onze klant regio Turnhout zijn we op zoek naar een Juridisch administratief bediende/ dossierbeheer notariaat. (Min. bachelor + ervaring binnen een notariaat!) Focus op familiaal recht + vastgoed dossiers Taken: Als juridische krak ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant aan het onthaal (eerste periode)Bellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderen en op termijn zelfs een juist advies of antwoord te gevenNa verloop van tijd ben je dossierbeheerder voor je eigen lopende aktes (A-Z)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: agendabeheer, bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, opvolging en opmaken aktes voor de notarissen, opzoekingen in register, bodemattesten opvragen, ...Telefonie en mailing

🎉 Vacature: All-round Klantenheld(in) & Administratie-Acrobaat 🎉 Jouw missie ? ☎️ Til elke telefoon op alsof het je beste vriend is (50 % spreekt Frans, dus oefen dat charmante “bonjour” = zowel klanten als chauffeurs). 📬 Tover de info-mailbox elke dag van chaos tot zen. (orderproces, vragen, transportdocumenten,...) 🧾 Klik, klak, poef: bestellingen / orders én afmeldingen hup het systeem in. 💸 Goochel met cijfers en woorden tot er onweerstaanbare offertes verschijnen. (= customer support) 😇 Ontmantel klachten met de gratie van een Jedi – these are the droids you’re looking for.

Voor onze klant te Lommel/Pelt zijn we op zoek naar een administratief bediende.Je zorgt samen met 3 collega's voor de volledige planning en administratie van alle leveringen en afhalingen.Je taken bestaan verder uit: Je plant de ritten, tankplaatsingen..Je geeft leverbonnen en afhaalbonnen in.Je maakt facturen op.Je neemt telefoontjes op en de telefonische bestellingen,Je informeert mensen die zich fysiek melden aan de balie.

Heb jij oog voor detail en een passie voor administratie en klantencontact?   Vivaldis Office zoekt een medewerker order entry. Waar moet je zijn? LierSector? VerhuurMin. GraduaatMax. 1 tot 3 jaar ervaring  Wat moet je doen? Je staat in voor het nauwkeurig inputten van gegevens.Je volgt bestellingen op van A tot Z.Je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon- en mailverkeer.Je ondersteunt de werking met gevarieerde allround administratieve taken.

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - Technisch administratief bediende - service/garantie/claims   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Focus= aanspreekpunt voor alle garantiegerelateerde dossiers. Zorgen voor correcte garantieaanvragen ,zodat machines zo snel mogelijk opnieuw operationeel zijn.Je beoordeelt garantieaanvragen van klanten en dealers (garantie ja of nee, welke onderdelen/ kost, info, ... )Je zorgt voor de administratieve verwerking van in- en uitgaande garantiesJe volgt op dat garantieonderdelen tijdig worden teruggestuurd naar leveranciersJe communiceert helder en professioneel met klanten, dealers, leveranciers en collega’s (service, R&D…)Je koppelt terugkerende problemen terugJe denkt mee over het optimaliseren van garantieprocessen (sneller, duidelijker, efficiënter)Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Vivaldis Office is op zoek naar Administratie Quality bediende, transportorders, temperatuurcontrole + opvolging retourzendingen, data- analyse, rapportering afwijkingen + aanspreekpunt klant/ klachtenbeheer.   Waar kom je terecht? ->Turnhout ->Specialisatie: Kwaliteit, pharma/care   Wat zullen je taken zijn?   Je draagt zorg voor de optimale kwaliteit, goederenverwerking, veiligheid en naleving voorschriftenBorging ISO, KVM handboek, GDP norm + borgingVerbeteren en onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem + meedenken aan verdere ontwikkelingCustomer relations: Je bent graag het aanspreekpunt op de werkvloer als van de klanten mbt goederenverwerking, dagelijkse gang van zakenLogistieke admin/ operations ondersteuning: beheer transportorders, retourzendingenTemperatuurcontrole, data- analyse en rapporteringJe analyseert temperatuurdata en temperatuurcurves van temperatuur gecontroleerde zendingen, detecteert en beoordeelt mogelijke afwijkingen en zorgt voor een correcte verwerking en rapportering hiervan. Bij afwijkingen voer je een eerste analyse uit, stem je af met de betrokken interne partijen en zorg je voor een correcte en tijdige communicatie naar de klant  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratieve duizendpoot/inside sales.  Als echte talenknobbel spreek je vlot Nederlands, Engels EN Frans.     Samen met je collega's sta je in voor een groeiend en veelzijdig assortiment. Hun producten worden over de hele wereld gebruikt. (je talenknobbel zal je zeker kunnen gebruiken!)   Als administratief bediende inside sales, sta jij in voor volgende taken: jij bent spilfiguur tussen klant, bureau, productie, leveranciers (zowel telefonisch + via mail)Orderbeheer aannemen, verwerking, opvolging, advies, begeleiding, planning en doorsturen naar productie. Jij bent de favoriete contactpersoon en vertrouwenspersoon.Door jouw commerciële flair zie je ook nieuwe opportuniteiten en kan je deze ook uitbouwen (toetsing met productie naar haalbaarheid, kwaliteit, budget, ... is hierbij belangrijk) Maken van printvoorbeelden + ondersteuning planning productieAdministratie: Bestellingen opvolgen van A-Z, offertes opmaken en opvolgen + verwerken, bestel-leverbonnen opmaken en verwerken, bestellen materialen voor productie, beheer social media en webshop, prijslijsten aanpassen,... Contacten met zowel nationale als internationale klanten

Ben jij organisatorisch sterk, administratief nauwkeurig én heb je een vlotte pen in AutoCAD? Zoek je een gevarieerde deeltijdse job waarin je zowel je administratieve talenten als je technische inzichten kwijt kunt? Dan is onze klant gespecialiseerd in Elektro en beveiliging op zoek naar jou!   Elektrotechnisch tekenwerk: Het ontwerpen en uittekenen van elektrische installaties, inclusief grondplannen en eendraadschema's in AutoCAD.Specialisatie automatisering: Het aanpassen en technisch uittekenen van automatische deurinstallaties in raamgevels en andere specifieke toepassingen (o.a. Secumatic).Werfadministratie: Het volledig in orde brengen en beheren van werfdocumenten, as-built dossiers en technische fiches voor de keuring.Algemene administratie: Het zelfstandig uitvoeren van diverse ondersteunende administratieve taken om de dagelijkse werking vlot te laten verlopen.  

Als Administratief Medewerker Uitvoeringsdossiers ben jij de spilfiguur in de administratieve afhandeling zodra een dossier in de uitvoeringsfase belandt. Jouw takenpakket is uitdagend en veelzijdig: Dossierbeheer: Je staat in voor de nauwkeurige administratieve verwerking en opvolging van dossiers in de uitvoeringsfase.Debiteurenbeheer: Je volgt openstaande betalingen op, zoekt naar oplossingen en bewaart hierbij altijd het overzicht.Communicatie: Je schakelt vlot met verschillende partijen, zowel telefonisch als per mail. Dit doe je voornamelijk in het Nederlands, maar je trekt ook je plan in het Frans wanneer dat nodig is.Initiatief nemen: Zie je ergens ruimte voor verbetering in het proces? Jouw input en zin voor initiatief worden hier enorm gewaardeerd!  

Voor één van onze klanten in de bouw regio Oudsbergen zijn we op zoek naar een administratief bediende   Het betreft een veelzijdige functie met volgende taken: Inboeken van facturen en aanmaken van betaalmappenVerzenden en opvolgen van aanmaningenLoonadministratie en werktijden beherenRegelen van keuringenKleine interne aankopen beherenOnthaal en telefonieControle en ingaven van prestaties personeelBeheer van de mailbox van de CEOAndere administratieve taken in overleg

Als terminal administrator voor een klant in de haven van Antwerpen ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de dagelijkse terminalactiviteiten. Je zorgt voor een correcte verwerking van operationele, douane -en klantgerelateerde dossiers en draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen klanten, douane, transporteurs en interne diensten.     Wat ga je zoal doen: Je ondersteunt de dagelijkse operationele werking van de containerterminal, onder meer door het opvolgen van containerbewegingen, het verwerken van schademeldingen en het registreren van operationele gegevens.Je verwerkt logistieke documenten en zorgt voor een correcte administratieve opvolging van dossiers en aangeleverde douanedocumenten;Je onderhoudt contacten met klanten en andere externe partners en biedt hen de nodige administratieve ondersteuning;Je ondersteunt de personeelsadministratie van onze havenarbeiders, zoals de verwerking van prestaties, afwezigheden, verlofaanvragen en andere gegevens die nodig zijn voor een correcte loonverwerking;Je staat mee in voor facturatie, rapporteringen, bestellingen en andere administratieve processen binnen de organisatie;Je levert een actieve bijdrage aan een efficiënte werking van de terminal door diverse administratieve en ondersteunende taken op te nemen.  

Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief Bediende. Je zal tewerkgesteld worden in Antwerpen postcode 2030. Je bent een belangrijke schakel in onze dagelijkse werking. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met technisch inzicht in trucks, trailers en chassis. Je zorgt voor een vlotte opvolging aan de balie, ondersteunt de werkplaats én helpt klanten professioneel verder.   Wat ga je doen? Inchecken & uitchecken van voertuigen: • Administratief verwerken van inkomende en uitgaande chassis en trailers • Technische controle van voertuigen op schade, slijtage en mankementen.   Klantencontact: • Klanten onthalen aan de balie en telefonisch verder helpen. • Duidelijke communicatie over planning, herstellingen en opvolging.   Administratieve ondersteuning werkplaats: • Aanmaken en opvolgen van werkfiches voor herstellingen en onderhoud. • Aanvullen van werkuren en gebruikte materialen na uitvoering van de werken. • Structureren en opvolgen van dossiers zodat techniekers efficiënt kunnen werken.   Magazijnadministratie: • Bestellingen plaatsen en opvolgen. • Digitaal magazijnbeheer en voorraadcontrole. • Contact met leveranciers over onderdelen en leveringen.

Vivaldis Office zoekt een Hulpboekhouder - financieel administratief talent (frans!)   Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatieVoltijds of 4/5de werken mogelijkExtra belangrijk: ervaring met facturatie, AP accountancyTalen! Wat moet je doen? Inboeken aankoop- verkoopfacturen van verschillende entiteitenAdministratieve ondersteuning finance afdelingAls echte duizendpoot/administratief bediende, Wat is prioriteit? Correcte toetsing en communicatie met verschillende partijen. Algemene administratie: Opvolging van binnenkomende orders/verwerking, verwerking werkbonnen, technieker rapporten, systeemadministratie, ...     

Als Administratief Bediende ben jij de spilfiguur in onze dagelijkse werking. Je neemt een gevarieerd takenpakket op zich: Klantencontact & Orderverwerking: Je verwerkt binnenkomende bestellingen via e-mail en telefoon, staat klanten professioneel te woord over onze producten en verstuurt commerciële e-mails.Administratie & Facturatie: Je maakt leveringsnota’s op, verwerkt inkomende/uitgaande facturen en volgt alles nauwgezet op.Data & Productbeheer: Je registreert nieuwe producten zorgvuldig en houdt onze Excel-lijsten up-to-date.Labelbeheer: Je drukt productlabels af en ontwerpt sporadisch nieuwe labels.  

Ben jij de administratieve duizendpoot met een passie voor boekhouding, admin. processen, debiteurenbeheer, ... ?    Vivaldis Office zoekt een Bediende boekhouding/Admin & finance support (Min. Graduaat en/of Bachelor + kennis Business Central!) Lier 📍Sociaal relevante sectorBelangrijk: Kennis Business Central, Min. Graduaat. + meedenken mbt processenKennis/ervaring AP accountancy is een grote + 4/5de ! Wat moet je doen? Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de boekhouding . Je voert boekhoudkundige verrichtingen uit zoals facturatie, bankverrichtingen en debiteurenbeheer.Je denkt mee over het optimaliseren en automatiseren van processen op de financiële afdeling.Je zorgt voor een vlotte communicatie/ administratieve ondersteuning tussen jouw afdeling en het management.Eén dag per week sta je paraat voor de loketwerking/onthaal en help je klanten met de glimlach verder.