Jobs

Hou je van afwisseling en klantcontact? Dan is deze job iets voor jou! Bij onze klant in Lokeren ben jij het eerste aanspreekpunt in onze bandencentrale:   Je verwelkomt klanten en beantwoordt hun telefoontjes.Je draait je hand niet om voor het opstellen van prijsoffertes en bespreekt deze graag met de klant.Zorgvuldigheid is jouw tweede natuur; je zorgt er altijd voor dat de facturatie correct en tijdig gebeurt.Ook het plaatsen van bestellingen en het bijhouden van onze administratie in het centrale systeem behoren tot jouw taken.Je maakt deel uit van een hecht team en werkt nauw samen met de Branch Manager en de bandenmonteurs.

Zin om een cruciale rol te spelen binnen een dynamisch team en jouw organisatorische vaardigheden volop te benutten? Dit is de kans waar je op hebt gewacht! In deze veelzijdige functie als Administratief Assistent ben jij de onmisbare schakel die zorgt voor het vlekkeloze verloop van alle administratieve processen. Van het opstellen van belangrijke documenten tot het beheren van de communicatie, jij hebt alles onder controle. Achter de schermen zorg je voor een feilloze administratie zodat het team zich volledig op de kerntaken kan focussen. Dankzij jouw inzet als Administratief Assistent draait de hele organisatie op volle toeren. Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend: Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.  

Vivaldis Office is op zoek naar een hulpboekhouder voor onze klant in Halen. Onze klant is gespecialiseerd in industriële en decoratieve verven en coatings, veiligheids- en onderhoudsproducten. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als hulpboekhouder bestaat uit: Je start met het nauwkeurig inboeken van inkomende facturen om de structuur en de verschillende bedrijfsonderdelen goed te leren kennen.Zodra je het inboeken onder de knie hebt, maak je kennis met de kostenplaatsen, specifieke rekeningen en de diverse 'companies' binnen de groep.Afhankelijk van jouw ervaring en leersnelheid worden er gaandeweg taken aan jouw pakket toegevoegd (denk aan crediteurenadministratie, reconciliaties en assistentie bij afsluitingen).Je hoeft de boekhouding niet van A tot Z te kunnen; het takenpakket wordt intern en in overleg op jouw profiel afgestemd.

Voor onze klant, een bedrijf gespecialiseerd in afwerk- en isolatiematerialen, zijn we op zoek naar een hulpboekhouder.   Jouw missie: Als hulpboekhouder ben je veel meer dan een dossierbeheerder. Jij bent de eigenaar van onze inkomende factuurstroom. Je zorgt voor een vlekkeloze administratie, maar kijkt ook met een helikopterview naar onze processen. Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers en interne stakeholders (zoals Inkoop) en tilt onze AP-afdeling naar een hoger niveau door digitalisering en automatisering actief te stimuleren. Jouw taken: Je bent verantwoordelijk voor de volledige workflow van inkomende facturen: van registratie en btw-check tot de uiteindelijke goedkeuringProbleemoplosser: Uitzonderingen of foutieve scans? Jij duikt erin, communiceert met de juiste partijen en lost het opJe beheert de leveranciers-masterdata en zorgt dat onze administratie altijd up-to-date en audit-proof isJe speelt een sleutelrol in de maandafsluiting (denk aan accruals en reconciliaties) en ondersteunt bij auditsJe bewaakt de KPI’s, identificeert inefficiënties en implementeert concrete verbeteringen. SAP en Odoo hebben voor jou geen geheimen.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in de financiële sector? Contacteer Vivaldis Office: 050 89 52 23 Voor onze klant, gelegen in Middelkerke, zijn wij op zoek naar een ervaren hulpboekhouder. Jouw verantwoordelijkheden: Inboeken van aankoopfacturen en financiële transactiesPeriodieke afsluiting van de boekhoudingVoorbereiding en opvolging van de betalingenBTW-aangiftes voorbereiden en indienenDigitaliseren van de boekhouding

Voor een bedrijf in Ieper zijn we op zoek naar een assistent boekhouder. Eerste aanspreekpunt: Je ontvangt bezoekers en leveranciers op een vriendelijke en professionele manier. Telefonie en Mailverkeer: Je beheert het centrale telefoonverkeer en de algemene mailbox. Je filtert, beantwoordt en verdeelt inkomende communicatie. Inboeken Facturen: Je bent verantwoordelijk voor de correcte en tijdige verwerking van alle aankoopfacturen en verkoopfacturen in ons boekhoudsysteem. Bankuittreksels: Je verwerkt de dagelijkse bankafschriften. Voorbereidend Werk: Je helpt bij de voorbereiding van betalingen en levert documenten aan voor de externe accountant. Klassering & Archivering: Je zorgt voor een gestructureerd en nauwkeurig (digitaal) klassement van alle administratieve en financiële documenten.

Voor onze klant, een accountantskantoor te Kortrijk, zijn wij op zoek naar een hulpboekhouder waar je meehelpt met de algemene en analytische boekhouding. Jouw takenpakket ziet er als volgt uit: Verwerken van de aankoopfacturenVerwerken van de verkoopfacturenFinanciële verrichtingenHelpen bij de voorbereiding van diverse aangiftesOndersteuning van de maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen

Vivaldis Technics Bedienden is op zoek naar een Coördinator administratie en onthaal voor onze klant in Beringen. Onze klant is gespecialiseerd in duurzame geothermische energiecentrales. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 15 37 29.   Jouw takenpakket als Coördinator administratie en onthaal bestaat uit: Het hartelijke en professionele onthaal van bezoekers, het opvangen van inkomende telefoonoproepen en het gestructureerd beheren van de algemene mailbox.Een nauwkeurige administratieve en financiële verwerking, waaronder het inboeken van aankoop- en verkoopfacturen, het opvolgen van betalingen en betalingsherinneringen en het bieden van assistentie bij de voorbereiding van de financiële rapportering en btw-aangiftes.Het fungeren als de organisatorische spilfiguur voor dossieren kwaliteitsbeheer, kantooradministratie en het stroomlijnen van interne processen en ERP-systemen.Vlot schakelen en communiceren met interne diensten en de externe financiële afdeling ter ondersteuning van een correcte boekhoudkundige afstemming.Ondersteuning bieden aan facilitaire en HR-gerelateerde taken, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, personeelsadministratie en het beheer van de vloot en mobiele telefonie.

Ben jij verzot op cijfers? Ben je daarnaast ook graag ondersteunend bezig? Talenknobbel? Eng/ duits is mooie +   Samen met onze klant zijn we op zoek naar een Financieel Administratief bediende/ AP + crediteuren en - debiteurenbeheer ! (breed!) --> 4/5de contract ook mogelijk, voorkeur voltijdse tewerkstelling.   Taken: Onze klant heeft verschillende vestigingen in Nederland, België en Duitsland. Samen met je collega's sta je in voor de administratieve ondersteuning van financiële processen/gegevens van de verschillende vestigingenCrediteurenadministratie: (Verwerken en controleren van aankoopfacturen, Opvolgen en verwerken van betalingsherinneringen, Beheren en onderhouden van stamgegevens van leveranciers, Mee bewaken van een correcte en tijdige administratieve verwerking.)Facturatie en debiteurenopvolging: Opstellen en verwerken van verkoopfacturen, Opvolgen van openstaande klantenpostenFinanciële administratie: Verwerken en controleren van bankafschriften, Ondersteunen bij financiële controles en rapportering, Mee opvolgen van administratieve en financiële processen, Signaleren van afwijkingen en mogelijke verbeterpunten, Meedenken over de optimalisatieInspringen waar nodig: onthaal, telefoon...  

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en gestructureerd? Heb je ervaring met boekhoudkundige werkzaamheden en kijk je verder dan het louter verwerken van documenten en cijfers? Dan zijn wij op zoek naar jou!   Verwerken en controleren van aankoopfacturenOpstellen en verwerken van verkoopfacturenVerwerken en opvolgen van bestelbonnen en leveringsbonnenControleren of bestelbonnen, leveringsbonnen en facturen correct met elkaar overeenstemmenDagelijks werken met Exact OnlineVoorbereiden, opstellen en opvolgen van leasing- en kredietdossiersBewaken van een correcte documentenstroom, van bestelling tot betalingUitvoeren van andere financiële en administratieve ondersteunende taken

Voor onze klant, gaan wij op zoek naar een Administratief bediende boekhouding regio Assenede.   Jouw takenpakket als Administratief bediende boekhouding: Verwerken en controleren van aankoopfacturenOpstellen en verwerken van verkoopfacturenVerwerken en opvolgen van bestelbonnen en leveringsbonnenControleren of bestelbonnen, leveringsbonnen en facturen correct met elkaar overeenstemmenDagelijks werken met Exact OnlineVoorbereiden, opstellen en opvolgen van leasing- en kredietdossiersBewaken van een correcte documentenstroom, van bestelling tot betalingUitvoeren van andere financiële en administratieve ondersteunende taken

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek administratief bediende/dossierbeheer transporten- customer relations TurnhoutSpecialisatie: Transport  Takenpakket   Beheer transporten + volledige afhandeling en beheer logistieke dossiersCustomer Service, klachtenbehandeling, problem solver bij problemenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking in TAS (software pakket)Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesBeheer inkomende en uitgaande ordersVeelzijdig contact met Rederijen (binnenkomende containers) , magazijnverantwoordelijke, warehouse, douane team...Controleren en opvolgen van transportdocumenten VB. CMR's , vrachtbrieven (conform wetgeving)  

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Ben je een juridisch talent? Ben je een perfectionist?  Samen met onze klant regio Turnhout zijn we op zoek naar een Juridisch administratief bediende/ dossierbeheer notariaat. (Min. bachelor + ervaring binnen een notariaat!) Focus op familiaal recht + vastgoed dossiers Taken: Als juridische krak ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant aan het onthaal (eerste periode)Bellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderen en op termijn zelfs een juist advies of antwoord te gevenNa verloop van tijd ben je dossierbeheerder voor je eigen lopende aktes (A-Z)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: agendabeheer, bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, opvolging en opmaken aktes voor de notarissen, opzoekingen in register, bodemattesten opvragen, ...Telefonie en mailing

Zoek jij een deeltijdse job in de autosector en werk je nauwkeurig? Voor onze klant, gelegen in Brugge, zoeken we een administratief bediende voor 24 uur per week. Wat ga je doen? Nieuwe wagens bestellen en bestellingen opvolgen.Facturen maken voor verkochte auto's en inkomende facturen inboeken.De werkplaats aansturen om auto's klaar te maken voor vertrek.Afspraken inplannen met klanten en de administratie afhandelen.De auto's op de parking en de demo-wagens beheren.Klanten vriendelijk ontvangen en eventueel uitleg geven over hun nieuwe auto.  

🎉 Vacature: All-round Klantenheld(in) & Administratie-Acrobaat 🎉 Jouw missie ? ☎️ Til elke telefoon op alsof het je beste vriend is (50 % spreekt Frans, dus oefen dat charmante “bonjour” = zowel klanten als chauffeurs). 📬 Tover de info-mailbox elke dag van chaos tot zen. (orderproces, vragen, transportdocumenten,...) 🧾 Klik, klak, poef: bestellingen / orders én afmeldingen hup het systeem in. 💸 Goochel met cijfers en woorden tot er onweerstaanbare offertes verschijnen. (= customer support) 😇 Ontmantel klachten met de gratie van een Jedi – these are the droids you’re looking for.

Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn we op zoek naar een Office Assistent  Onthaal van bezoekersOntvangst van goederenTelefonisch onthaal: beantwoorden en/of dispatching van inkomende telefoons naar juiste persoonE-mail behandelen   Economaat Opvolging voorraad economaat (WC papier, office benodigdheden, koffie/water,….)   Administratieve ondersteuning management Presentaties voorbereiden voor managementAdministratieve ondersteuning aan management mbt: Reizen, resto, events organiserenCommunicaties voorbereiden voor management en marketingAdministratieve support marketing & communicatie   Leveranciers Aanmaken van leveranciers in BPInboeken van facturen   Klanten Opvolging betalingen klanten van pro-formaOpvolging openstaande klantenAanmanen van openstaande klanten   Administratieve ondersteuning logistiek Administratieve verwerking shippingIngeven van uit te voeren verzending in systeem van transporteur (adres bestemming, gewicht, aantal palletten/dozen/enveloppenIngeven van verzending van stalen pakkettenOverzicht opvolging stalen (wanneer gaat stalenpakket in uitlevering bij de klant)   Verwerken Sales orders Sales team ondersteunen met orders ingeven en opvolging klantenAdministratieve input van sales orders in klanten systeem (ERP vroegere Brilliant)Opmaken pro-forma factuur bij voorafbetalingsvoorwaarden ;Opmaken aflevernota’s ;Informeren klant over leveringstermijnen.Email bevestiging ontvangst order ; Onbedrukte zakken Sales team ondersteunen met onbedrukte zakkenVerwerken toebedeelde inkomende orders van onbedrukte goederen (klanten in portefeuille) Her-bestellingen: Sales team ondersteunen met her-bestellingen   Stalen pakketten versturen Sales Team ondersteunen met het samenstellen en opsturen van stalenpakketten   Verzending ingeven in systeem B-post ; Afprinten etiketten en kleven (deadline verzending : 11u)Opvolgen van ontvangst stalen :Dispatching prospect aan Accountmanager, Sales Manager ;  

Voor een internationale speler binnen de logistieke sector in regio Kruishoutem is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende Finance. In deze functie vorm jij een belangrijke schakel binnen het finance team en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van de aankoopfacturatie. Je krijgt een grondige interne opleiding en groeit stap voor stap uit tot expert in jouw domein.   Jouw takenpakket: Inboeken en controleren van aankoopfacturen in het ERP-systeem (SAP)Opvolgen van interne goedkeuringsflows en bewaken van deadlinesMatching van facturen met Purchase Orders (PO’s) en signaleren van afwijkingenOndersteunen bij de maand- en periodeafsluitingenBeantwoorden van vragen van interne collega’s en leveranciersActief meedenken over optimalisatie van financiële processen Je komt terecht in een gestructureerde, internationale werkomgeving waar nauwkeurigheid en continue verbetering centraal staan. Er zijn reële doorgroeimogelijkheden binnen finance of andere ondersteunende diensten.

Ben jij de cijferheld die wij zoeken?   Vivaldis Office zoekt Financieel administratief bediende AP (crediteurenbeheer/admin) Plaats tewerkstelling: Nederland   Wat moet je doen? Je staat in voor het verwerken en controleren van inkomende facturen via OCR.Je codeert kostenfacturen en volgt de goedkeuringsflow op.Je onderhoudt vlot contact met leveranciers en collega's over openstaande facturen.Je helpt bij het voorbereiden van uitgaande betalingen en lost verschillen in facturen op.Je denkt mee over verbeteringen in het accounts payable-proces.Je werkt voornamelijk voor Belgische vestigingen.  

Ben jij de cijferheld die wij zoeken?   Vivaldis Office zoekt een financieel medewerker.   Waar moet je zijn? Dongen (Nederland)   Wat moet je doen? Je staat in voor het verwerken en controleren van inkomende facturen via OCR.Je codeert kostenfacturen en volgt de goedkeuringsflow op.Je onderhoudt vlot contact met leveranciers en collega's over openstaande facturen.Je helpt bij het voorbereiden van uitgaande betalingen en lost verschillen in facturen op.Je denkt mee over verbeteringen in het accounts payable-proces.Je werkt voornamelijk voor Belgische vestigingen.