Jobs

Vivaldis office is op zoek naar een Office manager, strategische rechterhand (affiniteit/passie eventsector) Locatie: Lier 📍Belangrijke ervaring? Evenementen sector + logistiek procesPassie/ervaring/scholing... voor event managementPeoplemanager + hands-on80% administratie /bureaufunctieOrde brengen in de chaos Jouw takenpakket bestaat uit: Beheren van telefoonverkeer en bezoekersontvangst (eerste aanspreekpunt)Opstellen en uitwerken van voorstellen voor evenementen en projecten (adviesrol mbt VB. wijnen, mogelijkheden zoals podium bouw, ... )Creëren van offertes en bevestigen van afleveringsdocumentenOpstellen van pakbonnen en voorbereiden van benodigde goederenBeheren van verhuurmateriaal en toezien op uitvoering (planning/organisatie logistieke flow)Verzorgen van de levering van kleinere goederen en bestellingenOpstellen van facturen en opvolgen van betalingenAf en toe uitvoeren van werkzaamheden in het magazijnRechterhand van de zaakvoerder: Je fungeert als klankbord, denkt proactief mee over de koers van het bedrijf en reikt continu verbeterpunten aan.Master of Logistics: Je beheert de logistieke processen van A tot Z (planning, transport, opslag).Commerciële flair: aanwezigheid op beurzen , netwerkmomentenJe stuurt het team en de magazijniers aan. Je motiveert hen en zorgt dat de neuzen in dezelfde richting staan.Flexibel: 5 keer per jaar de verantwoordelijkheid te dragen voor het noodnummer (weekend/avond). Je brengt structuur in de chaos + strategisch meedenken aan eventuele verbeteringen

Voor onze klant te Oostende, gespecialiseerd in industriële reinigingstoestellen, is op zoek naar een office manager. Wat zal je doen? Organiseren en coördineren van alle administratieve en operationele aspecten van een bedrijfJe beschikt over de nodige leidinggevende talenten zodat een team kan gemotiveerd worden en de teamleden kunnen samenwerken.Een office manager is verantwoordelijk voor het afhandelen van communicatie, het beheren van kantoorartikelen, het organiseren van vergaderingen, het voeren van personeelsadministratie en het ondersteunen van collega's en leidinggevenden.Je bent de spil van een kantoor die verantwoordelijk is voor het soepel functioneren van de dagelijkse kantooractiviteiten, van administratie en facilitaire zaken tot personeelszaken en projectcoördinatie.

Ben jij een cijfermatig talent met een hart voor organisatie? Voor onze klant, een toonaangevende internationale speler in de groenten- en fruitsector, zoekt Vivaldis een gedreven Finance Office Administrator.   In deze rol word je de rechterhand van zowel de CFO als de hoofdboekhouder binnen een dynamische, groeiende omgeving waar geen enkele dag hetzelfde is. Als Finance Office Administrator combineer je analytisch inzicht met administratieve precisie. Je bent een onmisbare schakel in het financiële beleid:   Je verzorgt de wekelijkse en maandelijkse rapportering en voert grondige analyses uit op kosten en opbrengsten.Je neemt de dagdagelijkse boekhoudkundige taken voor jouw rekening en zorgt voor een feilloze administratie.Je bereidt verslaggeving voor voor de directiecomités en biedt ondersteuning tijdens financiële audits.Je ondersteunt de CFO en hoofdboekhouder bij diverse projecten en vraagstukken.   Interesse? Solliciteer online met je meest recente CV.

Voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in de grootste onafhankelijke televisieproductiehuizen van Vlaanderen die dagelijkse quizzen en reality-tv tot high-end fictiereeksen (series) en documentaires aanmaakt zijn we op zoek naar Office Assistant. Als Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers en leveranciers. Jij bent diegenedie iedereen met een glimlach verwelkomt en helpt waar nodig. Bovendien zorg je voor de administratieveondersteuning van onze verschillende afdelingen.   Wat ga je doen ?   Je staat in voor een vriendelijk en professioneel onthaal van bezoekers en leveranciers.Je beantwoordt de binnenkomende telefoons en helpt waar nodig.Je beheert de postverdeling, aangetekende brieven en koerierzendingen.Je bestelt de lunches en verzorgt catering voor meetings.Je bent verantwoordelijk voor het vullen van de automaten, koffiemachines…Je staat in voor het beheer en orde van de vergaderzalen.Je zorgt voor de bestelling van kantoormateriaal.Je neemt allround administratieve taken voor je rekening.Je bent een administratieve duizendpoot.

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- commerciële binnendienst- first line support  Belangrijk? Bellen, aanspreekpunt klanten schrikt je niet af! Samen met je team beman je de first line.   Waar moet je zijn? Dessel Specialisatie: Transport   Takenpakket Draaischijf en aanspreekpunt van de klant (mail/telefoon)Samen met je team ben je een geoliede machine!Heel veel bellen, customer relations schrikt je niet af! Werkverdeling mbt klantdossiers, vragen over ledigingen, klachten, ... (ook minder leuke)Ondersteuning algemene admin: Contracten, data input, aanmaak nieuwe klanten, aanpassingen, bestellingen aanpassen, ...Klantendossiers beheren en ervoor zorgen dat de ophalingen bij de klant vlot verlopenBegeleiden en advies aan klant doorheen het procesProblem solving bij problemen + contact met andere afdelingen/ rapporteren zoals planning      

Voor onze klant, die gespecialiseerd is in aan- en verkoop van edelmetalen zoals goud en zilver, gaan we op zoek naar een kantoorverantwoordelijke voor Sint-Denijs-Westrem.   Jouw takenpakket als kantoorverantwoordelijke bestaat uit: Je staat in voor het vriendelijke onthaal van de klanten, je luistert naar hun vraag en toont indien nodig, de nodige empathie.Je adviseert de klant bij de aankoop of verkoop van product, dit met juiste taxaties.Alle operationele, administratieve en facilitaire processen binnen het kantoor, daar zet jij jouw schouders onder.

Voor onze klant, die gespecialiseerd is in aan- en verkoop van edelmetalen zoals goud en zilver, gaan we op zoek naar een kantoorverantwoordelijke voor Sint-Denijs-Westrem.   Jouw takenpakket als kantoorverantwoordelijke bestaat uit: Je staat in voor het vriendelijke onthaal van de klanten, je luistert naar hun vraag en toont indien nodig, de nodige empathie.Je adviseert de klant bij de aankoop of verkoop van product, dit met juiste taxaties.Alle operationele, administratieve en facilitaire processen binnen het kantoor, daar zet jij jouw schouders onder.

Voor onze klant regio Waregem zijn we op zoek naar een Mechanical Designer. Hierbij een greep uit jouw takenpakket:   Je toetst de technische haalbaarheid van de projecten af met de productieafdeling ;Je vertaalt klantvereisten naar nauwkeurige tekeningen in Inventor – dit programma kent straks geen geheimen meer voor jou ;Je verwerkt alle gegevens met uiterste precisie in ons geïntegreerd ERP-systeem, stelt de bill of material op en zorgt voor een correcte input ;Na bestelling blijf je betrokken: je ondersteunt de productie met jouw technische expertise en je volgt je dossiers op van A tot Z ;Je overlegt proactief en neemt initiatief om het productieproces te optimaliseren.Kortom, je bent een cruciale schakel in ons team, met impact op zowel klanttevredenheid als interne efficiëntie.

Voor onze klant, een topspeler binnen Automotive, zijn we op zoek naar een Administratief bediende op de salesafdeling:     Je bestelt correct voertuigen bij de respectievelijke leveranciers.Je stelt afleveringsplannen op van de ontvangen bestellingen.Je stelt werkkaarten op en stemt planning af met techniekers voor afleveringen.Je beheert de nodige voertuigdocumenten.Je stelt facturen op in samenspraak met de verkopers.Je volgt status van het voertuigdossier op.Je controleert aankoopfacturen van de bestelling.Je maakt inkoop- en verkooporders op en verwerkt deze correct.Je coördineert aflevering, facturatie en betaling met verkoper en technieker.  

Voor een gebruiksvriendelijke en duurzaamheid bedrijf zijn we op zoek naar een technische administratief bediende.   Ondersteuning aankoop van het magazijn.Beheer administratie arbeidspreventie.Updaten van de handleidingen en de onderdelenboeken van onze machines die we ontwikkelen en verkopen.Opvolgingen van producten en diensten

Voor onze klant, die gespecialiseerd is in aan- en verkoop van edelmetalen zoals goud en zilver, gaan we op zoek naar een mobiele kantoorverantwoordelijke voor regio Oost-Vlaanderen.   Jouw takenpakket als mobiele kantoorverantwoordelijke bestaat uit: Je fungeert als vlinder in de verschillende kantoren binnen Oost-Vlaanderen.Het kan zijn dat je elke dag op een andere locatie zit.Je staat in voor het vriendelijke onthaal van de klanten, je luistert naar hun vraag en toont indien nodig, de nodige empathie.Je adviseert de klant bij de aankoop of verkoop van product, dit met juiste taxaties.Alle operationele, administratieve en facilitaire processen binnen het kantoor, daar zet jij jouw schouders onder. Als jij ergens gaat werken, dan hou je het kantoor open zoals dit van jezelf zou zijn.

Voor een zeer bekend meubelen bedrijf regio Gent gespecialiseerd in interieur en meubels zijn we op zoek naar een medewerker administratie - dienst na verkoop Hoe ziet je dag eruit als  administratief bediende - dienst na verkoop: Klanten komen bij jou terecht met onverwachte problemen na hun aankopenJe behandelt klachten via mail en telefoon en maakt dossiers op. Daarbij vraag je foto's op en communiceer je met leveranciers.Samen met de klant zoek je naar een oplossing die zowel klantgericht als commercieel is.Je krijgt een opleiding on the job, zodat je stap voor stap alle processen leert kennen.Afwisselend neem je een beurtrol op aan de kassa, omruilbalie en telefoon, waar je bestellingen opvolgt en klanten verder helpt.Daarnaast spring je ook nu en dan (bij drukte) bij in de verkoop.

Voor onze klant, die gespecialiseerd is in aan- en verkoop van edelmetalen zoals goud en zilver, gaan we op zoek naar een mobiele kantoorverantwoordelijke voor regio Oost-Vlaanderen.   Jouw takenpakket als mobiele kantoorverantwoordelijke bestaat uit: Je fungeert als vlinder in de verschillende kantoren binnen Oost-Vlaanderen.Het kan zijn dat je elke dag op een andere locatie zit.Je staat in voor het vriendelijke onthaal van de klanten, je luistert naar hun vraag en toont indien nodig, de nodige empathie.Je adviseert de klant bij de aankoop of verkoop van product, dit met juiste taxaties.Alle operationele, administratieve en facilitaire processen binnen het kantoor, daar zet jij jouw schouders onder. Als jij ergens gaat werken, dan hou je het kantoor open zoals dit van jezelf zou zijn.

Voor onze klant, die gespecialiseerd is in aan- en verkoop van edelmetalen zoals goud en zilver, gaan we op zoek naar een mobiele kantoorverantwoordelijke voor regio West-Vlaanderen.   Jouw takenpakket als mobiele kantoorverantwoordelijke bestaat uit: Je fungeert als vlinder in de verschillende kantoren binnen West-Vlaanderen.Het kan zijn dat je elke dag op een andere locatie zit.Je staat in voor het vriendelijke onthaal van de klanten, je luistert naar hun vraag en toont indien nodig, de nodige empathie.Je adviseert de klant bij de aankoop of verkoop van product, dit met juiste taxaties.Alle operationele, administratieve en facilitaire processen binnen het kantoor, daar zet jij jouw schouders onder. Als jij ergens gaat werken, dan hou je het kantoor open zoals dit van jezelf zou zijn.

Voor onze klant, gekend bedrijf in Ledeberg, zijn we op zoek naar een administratief bediende. Dit is een tijdelijke opdracht startend vanaf januari minstens tot de zomer.    Wat houdt jouw functie in als administratief bediende: Het administratief aanmaken en opvolgen van dossiers.Techniekers op de baan telefonisch ondersteunenEffectief samenwerken met een klein team van 4-7 collega’s en gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen.Proactief meedenken waarin we onze way of work kunnen verbeteren en deze kunnen toelichten aan het management.Openstaan voor nieuwe uitdagingen en veranderingen binnen de functie.  

Voor een bedrijf regio Meulebeke zijn we op zoek naar een administratief boekhoudkundig bediende;   Ben jij graag boekhoudkundig bezig, maar wil je ook afwisseling in administratieve taken? Als Administratief & Boekhoudkundig Medewerker combineer je 50% boekhouding met 50% order entry en administratieve verwerking. Je komt terecht in een groeiend en dynamisch bedrijf waar jouw werk wordt gewaardeerd en je volop kansen krijgt om je verder te ontwikkelen.   Functie-inhoud Verwerken en controleren van facturenDagelijkse boekhoudkundige taken uitvoerenOrder Entry: invoeren en verwerken van klantordersOndersteuning van collega’s bij diverse administratieve processen  

Functie: Je bent verantwoordelijk voor een aantal specifieke leveranciers, die aan jou toegewezen zijn. Jouw opdracht loopt over alle vestigingen, maar jouw vaste werkplaats kan je in overleg bepalen. Vaak ben je de laatste schakel in de interne ketting, we verwachten van jou een sterk verantwoordelijkheidsgevoel om te zorgen dat alles vlotjes verloopt.  Concreet ziet jouw dagelijkse takenpakket er als volgt uit: Je bereidt goederenontvangsten voor aan de hand van facturen of zendnota’s. Je volgt de retourlijsten en fout bij leveringen van deze leveranciers op. Je volgt de promoties van deze leveranciers op en zorgt voor een duidelijke analyse voor de aankoper. Je springt bij bij jouw collega-aankoper tijdens drukke perioden. Je houdt overzicht over het voorraadbeheer van ‘jouw’ artikelen in beide vestigingen.

Voor een bedrijf in Deerlijk zijn we op zoek naar een Project Administrator.   Op vraag van de werf- of projectleiding maak je bestelbonnen op. Je zorgt voor een vlotte goedkeurings- en leveringsflow. Je ondersteunt bij de boekhoudkundige opvolging en controleert aan- en verkoopfacturen. Je zorgt voor een correcte voorbereiding en opvolging van plannen en vergunningen via KLIP/KLIM. Je stelt vorderstaten en verkoopfacturen op en verwerkt alle info nauwkeurig. Je verwerkt inkomende mails dagelijks, stelt prioriteiten en zorgt dat alles correct wordt opgevolgd. Je beheert de registratie van werknemers en onderaannemers via CIAW. Je controleert en rapporteert dagelijks de ingevoerde gegevens, zorgt voor correcte aangiftes van de werken en verwerkt de urenadministratie zorgvuldig. Je werkt nauw samen met de ondersteunde diensten binnen ons bedrijf.  

Ben jij die organisatorische duizendpoot die houdt van puzzelen, plannen en mensen helpen? Zoek je een job waar je geen nummertje bent, maar echt deel uitmaakt van de familie? Als Service Planner zorg je ervoor dat alles op wieltjes loopt en voor zowel de klanten als de techniekers. Geen enkele dag is hetzelfde, en dat is precies wat jij leuk vindt. In een deeltijds rooster van 22 uur per week (dagen zijn bespreekbaar!) vlieg je erin: Klantcontact: Je beantwoordt mails van zowel Nederlandstalige als Franstalige klanten. 🇫🇷Offertebeheer: Je maakt calculaties, werkfiches en bestelbonnen op. Nauwkeurigheid is je middle name.Logistieke puzzel: Je bestelt wisselstukken bij leveranciers zodat niemand zonder materiaal komt te zitten.Planning: Je stuurt onze techniekers op pad en zorgt voor een efficiënte route.Teamspirit: Je volgt de werkuren en vakanties van je collega’s op.Milieu: Ook de opvolging van afvalstromen behoort tot jouw takenpakket.