Jobs

Klaar om de rechterhand te worden van een unieke internationale organisatie? Wij zoeken een administratieve duizendpoot die houdt van traditie, maar met een moderne blik naar de toekomst kijkt. In deze job stap je in een wereld van authenticiteit en kwaliteit.   Als Management Assistent ben jij de drijvende kracht achter de schermen. Je ondersteunt de voorzitter en zorgt dat de samenwerking tussen de verschillende aangesloten leden vlekkeloos verloopt. Geen enkele dag is hetzelfde, want je schakelt tussen juridische dossiers, communicatie en strakke planningen.   Wat ga je precies doen? Je bereidt vergaderingen voor (zowel fysiek als via Teams), neemt actief deel en zorgt voor kraakheldere verslagen van de interne commissies en het bestuur.Je beheert de procedures voor het exclusieve internationale label en houdt de contacten met het merkenbureau warm om de naam te beschermen.Je bent de stem van de organisatie: je beheert de website en sociale media, verstuurt nieuwsbrieven en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen die via de website binnenkomen.Je regelt de wettelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad en zorgt dat het archief en de administratie altijd tiptop in orde zijn.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, AFWERKING/TEGELS ...  Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciersJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersOrderbeheer, verwerking, ondersteuning collega's op administratief vlak Doorgroei kansen tot commercieel adviseur, pricing, ... 

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Je start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Ben jij die vlotte duizendpoot die ervan droomt om de spilfiguur te zijn binnen een metaalbedrijf? We zoeken een krak in administratie die met een kamerbrede glimlach de touwtjes in handen houdt en klanten een warm welkom geeft.   Wat ga je precies doen? Als administratief medewerker is geen dag hetzelfde. Je switcht moeiteloos tussen sociaal contact en nauwkeurig papierwerk: Je bent het stralende gezicht aan de onthaalbalie: je ontvangt particulieren die metalen komen inleveren, handelt de betalingen correct af en beantwoordt de inkomende oproepen.Je ondersteunt de aankoop- en verkoopafdeling door contracten te bezorgen aan klanten en leveranciers en de gewichten van de metalen nauwgezet te registreren.Je fungeert als de rechterhand van de transportplanner: je stelt overzichten van transporten op en zorgt dat alle transportdocumenten tot in de puntjes klaarliggen.

Voor een bekende garage in Brecht zoeken we een enthousiaste administratief medewerker die mee de touwtjes in handen neemt achter de schermen van de verkoopafdeling. 🗂️📞   Je komt terecht in een gezellig team van vier collega’s, waar teamwork en klantgerichtheid centraal staan. Samen zorgen jullie voor een vlotte en professionele afhandeling van elke verkoop – van het moment dat de klant de wagen bestelt tot aan de grote dag van levering! 🎉🔑   💪 Jouw takenpakket? Je bestelt de voertuigen. 🚗Je regelt de transporten.Je volgt dossiers op van A tot Z. 📑Je werkt samen met alle afdelingen van de organisatie, verkoop, boekhouding, naverkoop...Je plant leveringen in en maakt afspraken met de klanten.Je controleert de premies.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende spilfiguur balie-toonzaaladviesWaar moet je zijn? Regio TurnhoutSpecialisatie: Bouw, sanitair-cv, loodgieterij, badkamers, afwerking, renovatie, interieur Takenpakket Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen + Selectie leveranciers De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Je beantwoordt vragen van klanten en polst naar hun wensen om hen te begeleiden naar hun droomcreatieOp termijn en na intensieve opleiding kan je zelfs met de klant een volledige badkamer samenstellen indien nodig (ontwerp met PC)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: offertes opmaken en opvolgen, verkoopsdossier opmaken en afronden, bestellingen, orders verwerken, nacalculatie, klantendossiers beheren ...Doorheen de werkzaamheden maak je de klant wegwijs en zorg je voor de juiste begeleiding mbt de voortgang van het projectKlachtenbehandeling en klanttevredenheid waarborgenDoorgroei kansen tot calculator, vestigingsverantwoordelijke, ... 

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Vivaldis Office zoekt ....... Juridisch- administratief bediende dossierbeheer/vastgoed   Belangrijk: Eerste ervaring richting notariaat en/of vastgoed + min. Bachelor Takenpakket Algemene administratie juridische dossiers/overeenkomsten: controleren en het opvolgen overeenkomsten en zorgen dat alles wettelijk in orde is, controle en nalezen bestaande contracten, ondersteuning en opmaak overeenkomsten mbt huur- en verkoopdossiers + juridisch opvolgen/staven... Beheer juridische dilemma's en vraagstukken/geschillen over diverse thema's/situaties Je bent het aanspreekpunt voor de directie/makelaars voor juridische dossiers. (controle anti wit-wasdossiers, recht van opstal, ...Nadat je alle dossiers kent/na opleidingsperiode formuleer je zelfs een advies over de geschillen en ga je in overleg (nalezen opgeleverde dossiers, opvolging verkaveling en bouwdossiers, ...)Je wil alle lopende dossiers/overeenkomsten van binnen en van buiten kennen en kunnenContact met de verschillende afdelingen en verscheidene instanties VB. notariaten, advocatenSamen met je team vorm je een geoliede machine + als geen ander kan je ook de nodige discretie bewarenRechterhand legal supervisor + eerstelijns juridisch advies  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, dakwerk, gevel, ... = kennis is must! Werken op zaterdagvoormiddag!   Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + kostcalculatieContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten en orders tot bestelling - facturatie Je luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (aannemers, dakwerkers, ...)Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersRechterhand filiaalleider

Voor een mobiliteitsbedrijf in België zijn we op zoek naar een Executive Assistant.   Als Executive Assistant ondersteun je rechtstreeks de CEO en het directiecomité van ons bedrijf. Je bent een organisatorisch talent dat zorgt voor structuur, overzicht en efficiëntie op het hoogste niveau. Met jouw discretie, communicatieve flair en coördinerend vermogen maak jij écht het verschil in de dagelijkse werking van onze directie.   Wat ga je doen ?   Directieondersteuning Beheer van de agenda, communicatie en prioriteiten van de CEO.Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en strategische dossiers.Opvolgen van actiepunten en deadlines.Beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste discretie. Directiecomité & Coördinatie Coördineren van vergaderingen en beschikbaarheden van de directie.Voorbereiden van notulen en opvolging van beslissingen.Organiseren en opvolgen van diverse activiteiten teneinde het directielid en de dienst optimaal te ondersteunen.Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van het directielid te beperken.Zorgen voor een vlotte informatiestroom binnen het directieteam. Facilitaire ondersteuning Beheren van leveranciers en dienstverleners van het hoofdkantoor.Opvolgen van kantoorbenodigdheden en praktische faciliteiten.Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers.    

Voor een bedrijf, gelegen te Hasselt én actief in de automobiele sector, zijn we op zoek naar een hulpboekhouder A-Y.   Als hulpboekhouder heb je onder andere volgend takenpakket: Inboeken van aan- en verkoopfacturen;Boeken van financiële verrichtingen;Opvolgen van crediteuren- en debiteurenbeheer;Meewerken aan de maand- en jaarafsluiting;Btw-aangiftes voorbereiden;Rapporteringen.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in de financiële sector? Contacteer Vivaldis Office: 050 89 52 23 Voor onze klant, gelegen in Middelkerke, zijn wij op zoek naar een ervaren hulpboekhouder. Jouw verantwoordelijkheden: Inboeken van aankoopfacturen en financiële transactiesPeriodieke afsluiting van de boekhoudingVoorbereiding en opvolging van de betalingenBTW-aangiftes voorbereiden en indienenDigitaliseren van de boekhouding

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Kijk jij uit naar een nieuwe uitdaging als deeltijds boekhouder A-Y in de regio van Ingelmunster? Lees dan zeker onderstaande vacature!   Voor onze klant zoeken wij een boekhouder A-Y die bruist van de energie wanneer hij/zij: Overzicht kan houden op de financiële administratieAankoopfacturen inboektTijdig fiscale aangiftes indientTijdig en correct facturen goedkeurtBetalingen voorbereidenAdministratieve taken (bv: aankoop) mag verzorgen

Ben jij een echte organisatorische duizendpoot die energie haalt uit plannen, coördineren en ondersteunen? Werk je graag in een veelzijdige functie dicht bij het management? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wat ga je doen? Als Management Assistant ondersteun je de algemeen directeur en diverse interne diensten. Je takenpakket is gevarieerd en geen enkele dag is hetzelfde: Beheren en inplannen van afspraken in de agenda van de algemeen directeurOrganiseren en coördineren van interne en externe evenementenOpstellen van verslagen, overzichten en rapportagesMaken van PowerPointpresentaties en Excel-overzichten (cijfers en analyses)Verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen en bijeenkomstenKlaarzetten en organiseren van vergaderzalenBestellen van broodjes en catering voor meetingsBoeken en organiseren van zakenreizenOndersteunen en mee coördineren van diverse projectenAanmaken en beheren van gebruikers in verschillende systemenVerantwoordelijk voor de aankoop en het beheer van kantoormateriaalOndersteuning bieden aan de diensten Communicatie, Preventie en HR

Voor een bedrijf in Ingelmunster zijn wij op zoek naar een hulpboekhouder. Een taak uit jouw takenpakket: Het voeren van de volledige boekhouding van de organisatie (journals, grootboek, debiteuren, crediteuren)Het opstellen van de maand, kwartaal- en jaarafsluitingVerzorgen van btw-aangiften en fiscale aangiftenHet opstellen van de jaarrekening en de rapportage aan de externe accountantHet analyseren van de financiële gegevens en het doen van verbetervoorstellenHet beheren van de liquiditeitsplanning en het bewaken van de cashflowHet ondersteunen van het management bij financiële besluitvormingHet aansteken van een klein team van administratieve medewerkersContact onderhouden met banken, belastingsdienst en andere externe partijen

Heb jij kennis van Elektromechanica? Voel jij je helemaal thuis binnen de automotive?   Dan hebben we mogelijks de juiste job voor jou!   Vivaldis Office Geel is op zoek naar een opbouwspecialist in Herentals.   Jouw taken: Je werkt gestructureerd en neemt de leiding bij het opstellen en uitwerken van aansluitingen en schema’s.Je volgt afleveringsprocessen nauwgezet op.Je stuurt de opbouw van elektronische, hydraulische en pneumatische installaties aan en biedt ondersteuning waar nodig.Je zoekt actief naar klantgerichte oplossingen en verbeteringen binnen de opbouw.Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband om projecten succesvol af te ronden.  

Voor een scheepvaartbedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een administratief bediende. Het bedrijf specialiseert zich in grote tankvaart op de binnenwateren.   Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waaronder:     Je beheert de mailbox van het administratief team. Je behandelt inkomende en uitgaande e-mails en zorgt voor een vlotte en professionele opvolging.Je houdt het digitaal klassement en documentbeheer overzichtelijk en up-to-date.Je zorgt voor een warm onthaal van nieuwe collega’s en ondersteunt bij personeelsadministratie.Je regelt de praktische aspecten van zakenreizen, van transport tot verblijf (vluchten, hotels en huurwagens).Je volgt facturen en onkostennota’s nauwgezet op.Je ondersteunt bij updates van de bedrijfswebsite en het melden en opvolgen van IT-problemen in samenwerking met onze IT partner.Je helpt mee om een georganiseerde en aangename werkomgeving te behouden.  

Vivaldis Office Geel zoekt ......... COMMERCIEEL ADMINISTRATIEF BEDIENDE!   Side note: Onze klant zit momenteel nog in Lon derzeel. Vanaf september 2026 zitten ze op hun nieuwe plaats in Olen. Je moet dus bereidt zijn om voor een periode de afstand te overbruggen. Er is een bedrijfswagen ter beschikking.   Waar moet je zijn? OlenElektrotechnische installatiefirma Wat moet je doen? Werfvoorbereidingen: Nauwgezette projectvoorbereidingKlantencontact: Snelle en hartelijke service bieden aan onze klanten, zowel per telefoon, digitaal als persoonlijk.Dialux lichtstudies: Lichtplannen op maat van de klant (Opleiding wordt voorzien).Offertes: Nauwkeurige en efficiënte offertes opstellen.Administratieve ondersteuning: Diverse taken op maat van je interesses en expertise.Subsidie dossiers voorbereiden: zorgvuldige begeleiding van subsidieprojecten voor onze klanten.Voorbereiding voor facturen: Accurate en transparante facturatie.  

Voor een internationaal bedrijf gelegen in Antwerpen (2020), gespecialiseerd in verse- en diepvries aardappel producten, zijn wij op zoek naar een administratief bediende die ook de social media gaat beheren.     Je takenpakket bestaat uit:   Beheren van mailboxControleren van aankoopfacturenInkomende bestellingen opmaken, leveringsbonnen opmakenStockbeheerOpmaken van facturenKlantencontactSocial media campagnes opstellen in aanleiding van nieuwe producten en beurzenOpmaken van flyers