Executive Assistant
Diegem - Ref. A-756062
OfficeVoltijds€ 2500 - 3500 / maandVaste job na geslaagde interimperiode
Functie
Voor een mobiliteitsbedrijf in België zijn we op zoek naar een Executive Assistant.
Als Executive Assistant ondersteun je rechtstreeks de CEO en het directiecomité van ons bedrijf. Je bent een organisatorisch talent dat zorgt voor structuur, overzicht en efficiëntie op het hoogste niveau. Met jouw discretie, communicatieve flair en coördinerend vermogen maak jij écht het verschil in de dagelijkse werking van onze directie.
Wat ga je doen ?
Directieondersteuning
- Beheer van de agenda, communicatie en prioriteiten van de CEO.
- Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en strategische dossiers.
- Opvolgen van actiepunten en deadlines.
- Beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste discretie.
Directiecomité & Coördinatie
- Coördineren van vergaderingen en beschikbaarheden van de directie.
- Voorbereiden van notulen en opvolging van beslissingen.
- Organiseren en opvolgen van diverse activiteiten teneinde het directielid en de dienst optimaal te ondersteunen.
- Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van het directielid te beperken.
- Zorgen voor een vlotte informatiestroom binnen het directieteam.
Facilitaire ondersteuning
- Beheren van leveranciers en dienstverleners van het hoofdkantoor.
- Opvolgen van kantoorbenodigdheden en praktische faciliteiten.
- Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers.
Profiel
Wie ben jij ?
- Je hebt een goede kennis van MS Office en PowerPoint.
- Je houdt van structuur, plant graag vooruit en bewaart overzicht in een dynamische omgeving.
- Je bent communicatief sterk en weet wanneer discretie belangrijk is.
- Je denkt oplossingsgericht en bent altijd een stap vooruit.
- Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.
- Je hebt een Bachelor in Office Management, Communicatie of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een ondersteunende functie op directieniveau.
Wat kunnen we jou bieden?
Wie bieden we je ?
- Een uitdagende functie in een dynamische en innovatieve omgeving;
- De kans om een vertrouwensrol op te nemen binnen de directie en een essentiële bijdrage te leveren aan een vlotte en professionele werking van ons bedrijf.
- Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen.
- De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen een internationaal bedrijf.
Alle Vivaldis collega’s zetten zich in voor een gelijkekansenbeleid. Wij selecteren op basis van ervaring, studies en competenties en niet op basis van nationaliteit, uiterlijke kenmerken, geaardheid, religie, handicap, leeftijd en /of geslacht. Onze rol als uitzendbedrijf impliceert het streven naar inclusie en diversiteit. Discriminatie wordt niet getolereerd.
Jouw sollicitatieproces bij Vivaldis
Beschrijving van het sollicitatieproces
1Stap 1
Solliciteren op een job
Achter de schermen zijn we nu jouw sollicitatie aan het uitpluizen.
2Stap 2
Eerst op gesprek bij Vivaldis & wie weet, daarna bij het bedrijf
Tromgeroffel, alsjeblieft! 🥁 Je bent uitgenodigd voor een gesprek!
3Stap 3
Contract ondertekenen
Hoera, tijd voor een klein feestje! Je hebt de eindstreep gehaald en het is nu tijd om je contract te ondertekenen.
Vragen? Contacteer ons.
Gerelateerde jobs
Executive Assistant
BRUXELLES
Voor een van onze klanten zijn wij op zoek naar een Executive Assistant (Law Firm) in Brussel.
Jouw functie:
Als Executive Assistant ondersteun je dagelijks de advocaten en het managementteam binnen een internationaal advocatenkantoor. Je bent verantwoordelijk voor een brede waaier aan administratieve en organisatorische taken en je zorgt voor een vlotte werking van het kantoor. Dankzij jouw proactieve houding en oog voor detail bied je een kwalitatieve ondersteuning en draag je bij aan de professionele uitstraling van het kantoor.
Jouw verantwoordelijkheden:
Beheer van de agenda, planning en organisatie van vergaderingen;Proactief behandelen van e-mails en post;Organiseren van meetings en conference calls;Opvolgen van timesheets en voorbereiden van facturen;Klassement en archivering;Redigeren en opmaken van documenten, rapporten, conclusies en correspondentie;Beantwoorden en verwerken van telefonische oproepen;Voorbereiden van PowerPoint-presentaties;Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning;Organisatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles van documenten;Contact met diverse dienstverleners (notarissen, domiciliëringskantoren, banken, …).
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management assistant
Kampenhout, België
Ben jij een organisatietalent met een passie voor cijfers? Zoek je een uitdagende rol waar je jouw administratieve en boekhoudkundige vaardigheden optimaal kunt inzetten? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Functieomschrijving
Als Management Assistant vervul je een veelzijdige en onmisbare rol binnen ons team. Jouw takenpakket omvat onder andere:
Administratie:
Het verzorgen van het onthaal.Efficiënt inplannen van afspraken.Beheer van de algemene mailbox.Ondersteuning en opvolging van diverse dossiers.Opstellen van klantencontracten.
Boekhouding:
Opstellen van verkoopfacturen.Inboeken van aankoopfacturen.Beheren van betalingen.Zorgvuldige archivering en klassement.Ondersteuning bij ondernemingsadministratie.
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management Assistant
Leuven, België
Ben jij een administratieve duizendpoot?
Ben je organisatorisch enorm sterk?
Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen?
3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn!
Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.
Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit:
Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.
OfficeBureauVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Technisch administratieve allrounder- management assistant
Beerse, België
Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratieve allrounder- management assistant
Waar moet je zijn?
BeerseSpecialisatie: Bouw, technische productie, interieur
Takenpakket
Verantwoordelijk onderhoudsorders, goede werking en onderhoud/tijdige keuring machinepark, opstellen werkvergunningen, technische fichesInschatten hoeveelheid materiaal, tijdig bestellingen doen, opmaak bestelbonnen, verwerking in ERP (SAP), inschatten kost en werkuren... Rechterhand productieleiderNauw contact en samenwerking met de collega's van de verschillende afdelingen zoals aankoop (VB. stockbeheer, veiligheid/preventie, ...)Planning: volgorde werkorders/ uit te voeren werken, bestellen tools/grondstoffen voor atelierHerplannen indien nodig + rapportage mbt orders, afpunten werkorders + indien nodig vervolgorders opmakenTransportplanning voor leveringenOpmaak offertes, beheer werkkledij, facturatie, ...
OfficeMaterialenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode