Jobs

Vivaldis Office is op zoek naar Administratieve & juridisch bediende.   Specialisatie: Juridisch, dossierbeheer/admin Wat zullen je taken zijn ?  Als enthousiaste en goedlachse bediende ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant telefonisch en via mail (advocaten, overheden, ...)Na een inwerkperiode kan je vlot je eigen dossiers/akten beheren en overhandigen aan de directieBellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: Bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, Opzoekingen in het register, opmaak akten en juridische documenten, ...Contact met andere notarissen, overheden, besturen, advocaten, schuldeisers ... = je staat sterk in je schoenenBij interesse kan je op termijn groeien naar complexere dossiersVertrouwenspersoon

Heb jij de commerciële drive, passie voor tuinaanleg en technische diepgang die wij zoeken? Vivaldis Office Turnhout zoekt een sales verantoordelijke   📍 Waar moet je zijn? Ranst 🪴 Sector: Tuinaanleg en zwemvijvers 🗣️ Wat moet je doen? Je adviseert klanten, architecten en partners over de beste wateroplossingen (filtratietechnieken en waterafdichting)Je staat in voor de commerciële opvolging van dossiers (van het eerste contact tot het getekende contract)Je denkt strategisch mee over de optimalisatie van technieken en processenJe bouwt aan duurzame samenwerkingen binnen de sector waarbij kwaliteit altijd de absolute prioriteit is  

 Vivaldis Office Turnhout is op zoek naar een Administratief bediende - onthaal- dispatch chauffeurs (bachelor + ervaring met planning)   Waar kom je terecht? Turnhout 📍Specialisatie Voeding 🔬Snelle opstart mogelijk!  Jouw taken: Als spilfiguur tussen collega's, bezoekers, klant, leveranciers, chauffeurs en labo ben je het eerste aanspreekpunt aan het onthaal maar ook telefonisch en via mailVerwelkomen bezoekers, nauw contact met de chauffeurs en leveranciers Administratie: bestellingen/orders opvolgen/verwerken, verwerking info/data resultaten, Opvolging facturatie, verzenden rapporten, registratie temperatuur van de stalen + coördinatie/bijsturen waar nodig,...Klaarzetten stalen voor de chauffeursOndersteuning dispatching routes chauffeurs + problem solving en bijsturen waar nodig en verwerken in het systeem/eigen softwarepakket

  Vivaldis Office Turnhout zoekt een financieel bediende/rechterhand CFO!   Waar moet je zijn? Arendonk 📍(en sporadisch in Nederland) Sector: bouw 🏗️   Wat moet je doen? Geen dag is hetzelfde: Je denkt mee na over het automatiseren en verbeteren van processenJe verwerkt de administratie rondom verkoop- en inkoopfacturen, boekt de banken en zet betalingen klaar.Je helpt mee met het debiteuren- en crediteurenbeheerJe ondersteunt de CFO bij het afsluiten van de maand en helpt bij de BTW-aangiftes voor Nederland en België.Je helpt bij het bewaken van de juiste KPI’s en krijgt hiervoor de nodige begeleiding.

Vivaldis Office zoekt ....... Assistent Calculator (bachelor en/of master, schoolverlater!)    Waar moet je zijn? Regio GeelSpecialisatie: Grote bouwprojecten A-Z, burgerlijke bouwkundeSchoolverlaters met de nodige ambitie! Takenpakket Het verkochte dossier komt dus bij jou terecht. Dit zijn grote projecten, soms ook complexe renovatie opdrachten die een speciale aanpak vereisen. Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen + Selectie leveranciers en onderaannemersKostprijsberekeningen op basis van je kennis, inschattingsvermogen en commercieel inzichtNadien bel je onderaannemers, leveranciers, architecten of besturen... om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestellingWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciers, onderaannemers, ... Mee op werfbezoek om uitvoering, risico’s en omstandigheden correct in te schattenOpstellen van (deel)calculaties voor infrastructuurprojectenOndersteunen bij werfvoorbereiding (planning en conceptnota)Opvolgen van marktprijzen en concurrentie  

Vivaldis Office zoekt ....... Ingenieur passie voor bouw, robotica, innovatie, mechanica    Waar moet je zijn? Regio GeelSpecialisatie: Grote bouwprojecten A-Z, burgerlijke bouwkundeMin. Bachelor/ Master industrieel ingenieur, werktuigkunde, elektrotechniek, Robotica... Takenpakket Je vertaalt technologische opportuniteiten naar concrete toepassingen die uitvoering veiliger, slimmer en efficiënter maken.Ondersteunen bij werfvoorbereiding (planning en conceptnota)Opvolgen van marktprijzen en concurrentieJe ziet onmiddellijk het resultaat van je werk op de werfJe krijgt veel vrijheid om te testen en te verbeterenJe krijgt een labo ter beschikkingJe rapporteert rechtstreeks aan de directieInnovatie op de werf: Analyseren hoe we vandaag werken op de werf en waar het beter/smarter kan + Uitwerken van nieuwe uitvoeringsmethodes (toegankelijkheid, organisatie, veiligheid)Machines & robotica: Onderzoeken en testen van nieuwe machines en robottoepassingen + Inzetten van technologie om repetitieve of fysiek zware taken te ondersteunenInnovatieprojecten:Van idee tot toepassing: concept → test → implementatieOpvolgen van pilootprojecten op de werfResultaten meten en doorvertalen naar de organisatieOpvolgen van het innovatiebudget dat de organisatie ter beschikking steltHands-on: je staat graag op de werf, niet alleen achter een bureauDenken in oplossingen, niet in PowerPointsJe ziet opportuniteiten en gaat er zelf achteraanNo-nonsense: je wil vooruitgang boeken, niet blijven analyserenJe bent bereid om beurzen bij te wonen in het kader van innovatieve oplossingen          

Kan jij werven opvolgen als geen ander? Voel jij je helemaal thuis in bouw, beton, infra, ... ? En op zoek naar een job vol uitdagingen? Combo binnen- buitendienst. (Maar hoofdzakelijk binnendienst)     Wat dat concreet inhoud? Ontdek het hier! Je draagt de verantwoordelijkheid van A tot Z voor de opvolging, optimalisatie en realisatie van de jouw toegewezen werven/projecten.Projectopvolging van de infrastructuur gerelateerde activiteiten.Kwaliteitscontroles uitvoeren: opvolgen en organiseren van testen, toezien op staalafnames van grondstoffen (o.a. zand en cement)Opstellen en uitwerken van procedures: veiligheidsvoorschriften, administratieve processen en flows.Actief deelnemen aan vergaderingen (+- 80% van je tijd) en zorgen voor een correcte opvolging. (Dessel)Combo verplaatsing en bureauwerk (voornamelijk wel binnendienst!)Je bent een krak in procedures en structuur  i

Vivaldis Office zoekt.... Office management-Teamlead verzekeringsadmin + finance  Belangrijk: coachen en ontwikkelen + aansturen van mensen en ervaring binnen debiteurenbeheer, verzekeringsboekhouding of financiële administratie     Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt van de COO en commerciële collega's/dossierbeheerAls organisatorisch talent zorg je ervoor dat de administratieve flow vlekkeloos verloopt: ondersteuning opmaak/aanpassen polissen, offertes, opstellen verkoopsovereenkomsten, ... Je werkt en ondersteunt op verschillende kantoren + rechterhand COOAansturen team, coaching + meewerken indien nodigverzekeringsadministratie en financiële processen zoals debiteurenbeheer, en waakt over structuur en correctheid.Financiële opvolging, van betalingsopvolging en aanmaningen tot het verwerken, controleren en correct afhandelen van betalingen en afrekeningen.

Vivaldis Office zoekt Projectcoördinator / renovatie - facility management (bouw) = Optimalisatie eigen gebouwen/ patrimonium op verschillende vlakken: Milieu, onderhoudsplannen, keuringen, renovaties leiden,...   ✅ Structureel onderhoud Opstellen en opvolgen van onderhoudsplannenInplannen van keuringen en wettelijke controlesCoördineren van periodieke onderhoudswerken en preventieve actiesMilieuplan vertalen in de praktijk/ acties ✅Ad-hoc interventies Snel schakelen bij onverwachte problemen (bv. Sanitair, elektriciteit, kleine herstellingen,..) Opvolgen van interne aanpassingen zoals interne verhuisbewegingen, kleine aanpassingsprojecten, … Contact met leveranciers en interne stakeholders om oplossingen efficiënt te realiseren   ✅Projecten Leidinggeven aan verbouwings- en renovatieprojecten  Budgetbeheer en planning van projecten  Aansturen van externe partners en opvolgen van kwaliteit en timing  LangetermijnplanningEnergie (laadpalen, zonnepanelen,..)  

Vivaldis Office zoekt: Technisch Tekenaar/ voorbereiding projectdossier (min. Graduaat)   Waar moet je zijn?   Specialisatie: Bouwprojecten, buitenschrijnwerk   Takenpakket   Jij analyseert alle documenten zoals tekeningen, contracten, ... en bundelt deze in een bouwdossier. Zijn er verbeteringen nodig mbt ontwerpschetsen, gedetailleerde technische tekeningen? Je doet voorstellen ter optimalisatie.Tekenwerk (Revit, BIM) -> 2D of 3DVertalen van gegevens naar kwalitatieve en nauwkeurige productietekeningen die rechtstreeks gebruikt worden in het productieproces.Nauwe samenwerking met calculators, projectleiders, klanten en onderaannemersEventueel verplaatsingen naar de werf voor controleVerwerken van opmerkingen en aanpassingen tot de tekeningen volledig zijn afgestemd op de wensen van alle betrokken partijen en definitief kunnen worden goedgekeurd.Actueel houden van projectdossiers en zorgen voor een correcte en overzichtelijke documentatie van alle technische informatie.

Vivaldis Office zoekt ....... Projectleider A-Z, grote werven (afwerking, gips/plafonds/pleisterwerk...)  Waar moet je zijn? Specialisatie: Bouwprojecten Takenpakket Coördinatie werkvoorbereidingRealiseren van projecten binnen de vooropgestelde timing, kwaliteiten en budgetten. Je maakt zelfstandig de werf planningen op in functie van personeel en materieel. Ondersteuning uitvoering van toegewezen projecten/wervenJe kent het bestek/bouwdossier door en door en stuurt de onderaannemers aanZo ben je ook aanwezig bij werfvergaderingen en neem je graag de leidingVeiligheid eerst! Nacalculatie, opmetingen, analyse en opmaak meetstaat, ... + algemene administratie bouwdossier Mooi evenwicht tussen bureauwerk + verplaatsing naar de werf (wel +/- 20 werven)

Vivaldis Office Admin/ inside sales -bruggenbouwer (ervaring industriële omgeving)  Specialisatie: Techniek, Kritische componenten 🔩Ervaring internal sales, customer service must! Takenpakket: Jij bent de centrale schakel! Je fungeert als het verbindende element tussen de Engineering- en Salesafdeling, en je beweegt je soepel tussen offertes, opdrachten en de communicatie tussen verschillende afdelingen en klant (alsook raamcontracten)De technische wereld is jouw playground! Je bouwt een uitstekende productkennis op en blijft deze continu bijwerken. Hierdoor ben je later ook in staat om vraagstukken van onze klanten aan te pakken + prijsaanvragen te behandelen en een offerte op maat aan te biedenInformatie verzamelen is jouw superkracht! Je documenteert alle essentiële details voor de projecten.Organiseren is key! Wanneer nodig, regel jij een technisch overleg of projectbespreking met de betrokken afdelingen, leveranciers, accountmanagers, magazijn, ... Je weet als geen ander meerdere dossiers op te volgen!Aan de slag met cijfers! Je berekent en stelt prijzen vast, zowel voor standaard als niet-standaard componenten, gebaseerd op de informatie die je hebt verzameld.Klachtenbeheer, meedenken aan verbeteringen, levertermijnen opvolgen,... Klopt: ook slecht nieuws weet je correct over te brengen  

Vivaldis Office zoekt..............Sales support/ admin. (rechterhand sales supervisor)   Waar moet je zijn? BeerseSpecialisatie: Techniek, Technische installatie, mechanische onderdelenTalen + eerste ervaring binnen sales support, admin. , customer relations Wat moet je doen? Opvolgen klantendossiers, aanvragen/orders + verwerking en de klant begeleiden doorheen het proces tot levering en facturatieJe bent Ambassadeur en Contactpersoon (samen met je collega's van de sales afdeling)Opvolging proces tot levering: Je bouwt vertrouwensrelatie op met zowel bestaande als nieuwe klanten (opmaak en opvolging offerte op maat)Je bent de spil tussen het werkhuis, klant, leveranciers en buitendienst Door nauw contact met je klanten en de juiste vragen te stellen weet je de juiste oplossing te vinden. (begeleiding, opvolging, orderbeheer, offerte opmaak) Analyseren van de markt en genereren van nieuwe contacten (zowel met klanten als leveranciers) Administratie hoort er natuurlijk ook bij: Verkoopsdossier opmaken/ beheer A-Z - afsluiten, opmaak klantendossier, offerte op maat, prijsaanvragen, prijsvergelijking, voorbereiding facturatie + controle, opmaak en opvragen technische fiches, administratieve ondersteuning buitendienst/sales accountmanagers, klanttevredenheid/klachtenbehandeling-Problem solving bij eventuele leverproblemen   

Vivaldis Office zoekt.... Bediende verzekeringen!  Waar? Regio Turnhout, specialisatie: verzekeringen, dossierbeheer, particulier   Als Administratief commercieel adviseur/dossierbeheer, verzekeringsspecialist, sta jij in voor volgende verantwoordelijkheden: Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klant (particulier, ondernemers/bedrijven,... )Op termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Vivaldis Office zoekt ....... Supply chain/ productieplanner voeding   Specialisatie: Productie omgeving, HACCP Belangrijk? +2 ervaring in soortgelijke functie + voeding en ERP kennis   Takenpakket Aanspreekpunt en schakel tussen productie, logistiek, verkoop en aankoopRechterhand supply chain coördinatorOpstellen, bewaken en bijsturen van de dagdagelijkse, wekelijkse en maandelijkse productieplanningAfstemmen met productie, magazijn en inkoop over grondstoffen en verpakkingsmateriaalAfwijkingen van de planning worden direct gecommuniceerd met de partijenJe volgt de leveringen van specifieke (bulk)ingrediënten op om de continuïteit van het productieproces te kunnen garanderen. Daarnaast maak je schattingen van de behoefte in deze ingrediënten op en communiceer je dit met inkoopOverzicht bewaren + snel schakelen + minimale waste garanderenNauw contact met teamleaders, operatoren, inpak    

Vivaldis Office zoekt ....... Projecteider- rechterhand hoofd projectmanager.   Waar moet je zijn? Regio Vlaanderen, ArendonkSpecialisatie: Technieken, elektriciteit, bouw (grote werven!)  Wat moet je doen? Coördinatie werkvoorbereiding/calculatieOpvolgen van de werven van A-Z in samenspraakAls projectleider en aanspreekpunt voor de klant, onderaannemers, arbeiders/techniekers, ... ben je verantwoordelijk voor verschillende projecten die je zijn toegewezen (van start tot oplevering) Je volgt de projecten op van begin tot einde samen met de senior projectmanager✅ Toezicht houden op de dagelijkse activiteiten van de arbeiders: superviseren, controleren en ondersteunen.✅ Zorgen voor de permanente opvolging van de afdeling, waaronder het bijhouden van aanwezigheden, het werkvolume en het plannen van vervangingen of aanpassingen indien nodig.✅ Dagelijkse opvolging van de planningen, bijsturen of aanpassen waar nodig.✅ Tijdig afspraken maken en/of toezicht houden op afspraken met betrokken partijen✅ Bijwonen van interne vergaderingen en werfvergaderingen om de voortgang te bespreken en af te stemmen.

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Vivaldis Office is op zoek naar  labo medewerker, bediende voeding. (min. TSO/ ASO)  Waar kom je terecht? TurnhoutSpecialisatie: Voeding, R&D, analyse, kwaliteit, labo   Wat zullen je taken zijn als Laborant?  Onze klant is een toonaangevend labo actief in de voedingsindustrie. Alles wat er in de supermarkt, restaurant wordt verkocht passeert eerst via onze klant. Jij bent de spilfiguur in het laboOnze klant voert zowel microbiologische, serologische als chemische testen uit voor bedrijven die actief zijn in de voedingsindustrieNadat de stalen verwerkt werden door de collega van de dienst staalontvangst komen ze bij jou terecht. Jij staat in voor het voorbereidende werk in het labo NL. de voedingsbodems waarop de bacteriën zich vestigen en ontwikkelen VB. Listeria Bedienen ovens, werken met meettoestellen, bemonsteringGebruik van verschillende toestellen + sterilisatie , bereidingenRapportage resultaten + administratieve verwerkingAlle stappen worden aangeleerd (+/- 8 fasen) 

Vivaldis Office zoekt ....... Calculator, technisch project support , werkvoorbereiding - min. bachelor (infra, aanbesteding) Takenpakket? Specialisatie: Grondwerken, omgevingswerken, infra , beton, afbraak   Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen mbt voorbereiding, project support bouwprojecten/ aanbestedingenAnalyseren van tekeningen en technische documenten.Berekenen van hoeveelheden van materialen en arbeidsuren.Opvragen van offertes bij leveranciers en onderaannemers en vergelijken van de prijzen.Opmaken en opvolgen van offertes voor onze klanten.Het opmaken en opvolgen van aanbestedingsdossiers.Advies geven over kostenbesparingen en alternatieven.Voornamelijk overheden  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief commercieel bediende , toonzaal - specialist hout - schrijnwerk  Belangrijk? Vlot met PC/ software + klanten durven te woord staan , adviesrol!  Waar moet je zijn? ArendonkSpecialisatie: Schrijnwerk, hout, bouwmaterialen Takenpakket Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen + Selectie leveranciers De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander Contact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Als technisch administratief bediende, verkoper en spilfiguur tussen de klant, bureau, magazijn, leveranciers en het atelier help je de klanten op weg met je correcte begeleiding en advies (materiaalkeuze, kleuren, ...)Je bent het gezicht van de firma aan de balie, telefonisch en via mailKlanten, leveranciers ontvangen en begeleiden/helpen met de nodige info kan je als geen anderSporadisch spring je in bij je collega's in het magazijn om bestellingen klaar te maken VB. leveringen klaarzetten, showroom aanvullen, laden-lossen, ... Administratie hoort er natuurlijk ook bij: Offertes op maat van de wensen van de klant maken en opvolgen, bestel en leverbonnen opmaken/verwerken, voorraadbeheer, bestellen van materialen, orderbeheer... + verwerking in PC