Jobs

Functieomschrijving: Verzorgen van technische administratie voor projectleiders.Bestellen en opvolgen van projectgerelateerde bestellingen.Opvolgen van uren en materialen binnen projecten.Voorbereiden van offertes.Voorbereiden van vorderingsstaten.Voorbereiden van afrekeningen en andere administratieve taken.

Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn wij op zoek naar een Commercieel bediende / Administratief bediende. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en ondersteunt onze salescollega’s.Bestellingen verwerken, offertes opmaken en administratieve follow-up verzorgen (van A tot Z dus).Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling van verkooporders.Productinfo doorgeven, vragen beantwoorden en meedenken met klanten.Kortom: jij bent de held(in) achter de schermen die zorgt dat alles vlot op rolletjes loopt en zo bijdraagt aan een optimale klanttevredenheid.  

Voor een logistieke speler actief in internationaal transport is Vivaldis op zoek naar een Logistiek Administratief Medewerker in Mechelen.Jouw takenpakket:Opvolgen en verwerken van inkomende en uitgaande mailsAdministratieve afhandeling van exportzendingenCoördineren en opvolgen van transportopdrachtenContact onderhouden met klanten en chauffeurs (telefonisch en via mail)Oplossen van incidenten en proactief informeren over de status van leveringen

Voor een professionele en groeiende speler in de automotive- en leasingsector is Vivaldis op zoek naar een nauwkeurige Frontoffice Medewerker Fleet & Remarketing. Je komt terecht in een dynamisch team dat instaat voor een hoogwaardige en efficiënte administratieve dienstverlening aan onze (B2B) klanten.   Als Frontoffice Medewerker speel je een sleutelrol in de administratieve opvolging van voertuigdossiers en ben je hét aanspreekpunt voor zowel klanten als collega's. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:   Klantenservice & Onthaal: Je staat in voor de dagelijkse professionele communicatie met klanten en partners (via telefoon, e-mail en aan het onthaal) in het Nederlands en Frans.Dossierbeheer: Je beheert en volgt de administratieve dossiers van lease- en eindeleasevoertuigen nauwkeurig op.Documentenverwerking: Je controleert, verwerkt en archiveert boorddocumenten en volgt ontbrekende documenten proactief op bij klanten en interne stakeholders.Financiële administratie: Je zorgt voor een correcte registratie van gegevens in de systemen, waaronder het verwerken van aankoop- en verkoopfacturen.Kwaliteitsbewaking: Je bewaakt de kwaliteit en volledigheid van de dossiers en werkt nauw samen met collega's om een optimale service te garanderen. Dankzij jouw gestructureerde aanpak verlopen de operationele processen efficiënt en kunnen klanten rekenen op een vlekkeloze, professionele opvolging van hun wagenpark.

Ben jij gepassioneerd door de bouw en opzoek naar een nieuwe uitdaging? Wij zijn opzoek naar een administratieve werkkracht ter ondersteuning van onze dienst na verkoop. Als firma zijn wij gespecialiseerd in allerhande installatietechnieken en bieden wij een 24/7 serviceteam. Je vormt een belangrijke schakel tussen onze techniekers en de klant. Dankzij jouw nauwkeurige administratieve ondersteuning en opvolging, zorg jij mee voor een vlotte en optimale uitvoering van onze projecten. Wat behoort er tot jouw takenpakket: Aanspreekpunt klant / technieker / leverancierBestellingen plaatsen en opvolgenAanvragen van wisselstukkenOpmaken en opvolgen van offerten voor herstellingenOplossen van vragen en problemen rond leveringenUp-to-date houden van het systeem en opvolgen van garantiesOpstellen van rapportages en analyseren van klantgegevensEnz. Jij zal binnen jouw functie nauw samenwerken met o.a. technische collega's en logistiek dienst.  Dagelijks wordt er gewerkt met ERP-systemen, kennis hiervan betekend dat jij zeker een stapje voor hebt. Verder bieden wij on the job opleidingen door ervaren collega's.  Loon wordt samen besproken maar een extra als maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering (vaste indienstname) is alvast verzekerd.    Word jij onze nieuwe collega?

Voor onze klant te Sleidinge zijn wij op zoek naar een Kassa- en adminsitratief medewerker:   Jouw takenpakket als Kassa- en administratief medewerker: Je zorgt ervoor dat de klant van particulier tot professional zich welkom voelt.Je bent het aanspreekpunt van de klant van A tot Z.Je verwerkt betalingen correct in een gevarieerde kassa omgeving.Op rustige momenten help je bij eenvoudige administratieve taken.

Voor onze klant in de regio Asse, een stabiel en groeiend familiebedrijf in de automotive-industrie, zoeken wij een Technisch-Administratief Medewerker. Ben jij de onmisbare schakel die vlot schakelt tussen de werkplaats en het bureau? Jouw takenpakket In deze veelzijdige functie ondersteun je zowel de techniekers als de administratie:   Techniek & Garantie: Je ondersteunt bij elektronische diagnoses (uitlezen en opvolgen) en beheert het volledige proces van garantieclaims en technische dossiers.Magazijnbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het bestellen van onderdelen, het stockbeheer en de algemene organisatie van het magazijn.Communicatie: Je staat in nauw contact met de invoerder/fabrikant en werkt nauw samen met de mecaniciens en serviceadviseurs.

Voor een van onze klanten gevestigd in Halle, actief in de engineeringsector, zijn wij op zoek naar een Commercieel Administratief Medewerker (Finance). Jouw takenpakket: Bestellingen beheren: Klantenorders invoeren en opvolgen in het ERP-systeem.Prijscontrole: Prijzen verifiëren en zorgen voor een correcte verwerking van de bestellingen.Facturatie: Verkoopfacturen opmaken en creditnota's beheren.Fiscale correctheid: Toezien op de juiste toepassing van de btw-regels.Klantencontact: Vragen van klanten beantwoorden met betrekking tot bestellingen, leveringen en facturatie.Interne samenwerking: Nauw samenwerken med de plannings- en logistieke teams om tijdige leveringen te garanderen.Documentatie: Leveringsbonnen, exportdocumenten en commerciële rapporten opstellen.Administratieve opvolging: Zorgen voor een nauwkeurige administratie en bijdragen aan een hoogwaardige klantenservice.

Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van structuur, digitale tools en professionele communicatie? Zoek je een veelzijdige rol waarin je de motor bent achter de dagelijkse organisatie? Voor een gerenommeerd kennis- en expertisecentrum in de regio zoeken wij een en proactieve Administratief Medewerker   Jouw Impact: De spilfiguur van het kantoor In deze functie ben je verantwoordelijk voor het vlot laten verlopen van alle administratieve en organisatorische processen. Je fungeert als het centrale aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partners.   Jouw verantwoordelijkheden: Office & Secretariaatsbeheer: Je beheert de communicatiestromen (mail/telefoon), verzorgt de agenda’s en structureert het digitale klassement. Je bent een krak in het bewaken van actiepunten en deadlines.Organisatorische Support: Je coördineert de praktische organisatie van (online) events, opleidingen of bijeenkomsten. Je volgt inschrijvingen op, bereidt documentatie voor en verzorgt de administratieve nazorg (attesten, verslaggeving).Platformondersteuning: Je biedt eerstelijnshulp aan gebruikers van onze digitale tools en denkt mee over het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid (bijv. opstellen van FAQ’s).Algemene Ondersteuning: Je biedt back-office support waar nodig, waaronder lichte boekhoudkundige taken en algemene redactie.

Jouw verantwoordelijkheden als administratief Medewerker Interne Sales Verwerken van administratie in een ERP-programmaInboeken van orders voor export en binnenlandse klantenNauwkeurig stockbeheer en opvolging van douaneformaliteitenOpvolgen van bestaande klanten en prospecteren van nieuwe klantenUitvoeren van een salesplan in overleg met het managementOrganiseren en coördineren van transport van goederen

Vivaldis Office zoekt een Boekhoudkundig/ administratief bediende (eindverantwoordelijkheid) Je bent de verbindende factor tussen het management en het team + externe boekhouder!   Min. Bachelor + 4 tot 10 jaar ervaring! Focus op administratieve processen tot volledige boekhouding. (facturatie, debiteuren, BTW, ...) Waar moet je zijn? Regio Lier 📍   Wat moet je doen? Je biedt operationele steun aan het management en volgt actiepunten en interne rapporteringen op.Je bent verantwoordelijk voor het implementeren en optimaliseren van de interne administratieve processen en workflows.Boekhouding: Inboeken en tegenboeken van aankoop- en verkoopfacturen, Controleren van facturen op volledigheid en correcte codering, inboeken van bankverrichtingen, Uitvoeren en verwerken van betalingen,...Eindverantwoordelijkheid: Zelfstandig voorbereiden en indienen van btw-aangiftes; Opstellen van intracommunautaire aangiftes, Opvolgen van openstaande klantbetalingen, Versturen van aanmaningen en betalingsherinneringen (B2B en B2C); Ondersteuning bieden bij de jaarafsluiting.Nauw contact en samenwerking Externe boekhouder + controle.

Voor onze klant, gelegen te Brugge, zijn wij op zoek naar een boekhoudkundig medewerker (parttime) Een greep uit jouw takenpakket: Ondersteunen van onze hoofdboekhoudsterVerwerken van dagelijkse boekhoudkundige documentenInboeken van banktransacties en aankoopfacturen (via boekhoudsoftware)Voorbereiden van betalingen (Isabel)Controleren van stockfacturen en kassa’sMaandelijkse BTW-aangifte voorbereidenArchiveren en administratieve ondersteuning van de financiële dienst

Voor een familiaal boekhoudkantoor gelegen in Brugge die momenteel volop aan het in zetten is op het digitaliseren op vlak van boekhouding maar ook op vlak van administratieve zaken, zijn we op zoek naar een gedreven boekhoudkundig medewerker. Je verzorgt de algemene boekhouding (na een interne opleiding)Je helpt mee met het digitaliseren van de boekhoudingJe behandelt allerlei administratieve takenJe hebt contact met klanten over hun dossiers

Voor onze klant, zijn wij op zoek nar een boekhoudkundig medewerker. Een greep uit jouw takenpakket: Facturen controleren, inboeken en voorbereiden voor betalingBetalingen verwerken en opvolgenProvisies opvragen en financiële opvolging van de rekeningenAfrekeningen en (jaar)afsluiten mee voorbereiden/opmakenDebiteurenbeheer: openstaande posten opvolgen en correct communicerenFinanciële vragen intern capteren en helder terugkoppelen

Ben jij op zoek naar een eerste of nieuwe uitdaging in de financiële sector? Contacteer Vivaldis Office: 050 89 52 23 Voor onze klant, een boekhoudkantoor in Oostende, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde boekhoudkundig medewerker. Je ondersteunt dossiersbeheerders met hun dossiers: Inboeken van aankoop- en verkoopfacturenVoorbereiden van de BTW-aangiftes, tussentijdse afsluitingen, fiscale aangiftes, jaarrekeningen,... (steeds in overleg met de dossierbeheerder en zaakvoerder)Klantencontact ivm hun dossiersBijkomende administratie

Word jij onze nieuwe Administratief Medewerker?   🏠 Waar kom je terecht? Onze klant in Laakdal produceert diverse onderhoudsproducten voor cleaning, pool en spa's. Je komt terecht in een dynamische groep met drie verschillende entiteiten, elk met hun eigen karakter maar met één gezamenlijke missie: kwaliteit leveren. Vanuit de vaste uitvalsbasis in Laakdal ondersteun je de volledige structuur. Heb je zin in een beetje afwisseling? Heel af en toe (maximaal 5% van je tijd) trek je naar de vestigingen in B oom of V ichte om ook daar de vinger aan de pols te houden.   🛠️ Jouw dag als Administratief Medewerker Je start met het ontwerpen en aanpassen van labels in Photoshop; die nieuwe productlijn moet er immers strak uitzien. Tussendoor werk je de website bij en verstuur je een gerichte mailing naar de klanten.Wanneer het druk wordt bij je collega’s, spring je vlot bij: je voert inkomende orders in en maakt de nodige leveringsnota’s en facturen op.Je bent de bewaker van de technische fiches (SDS en TF) en zorgt dat deze tijdig bij de klant belanden.Ook op internationaal vlak speel je een rol: je ondersteunt de aankoopdienst, controleert orderbevestigingen en bereidt documenten voor voor de invoer uit China.Of het nu gaat om het ECHA-platform voor het antigifcentrum of het opstellen van prijslijsten: jij houdt het overzicht en zorgt dat elk detail klopt.

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek administratief bediende/dossierbeheer transporten- customer relations TurnhoutSpecialisatie: Transport  Takenpakket   Beheer transporten + volledige afhandeling en beheer logistieke dossiersCustomer Service, klachtenbehandeling, problem solver bij problemenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking in TAS (software pakket)Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesBeheer inkomende en uitgaande ordersVeelzijdig contact met Rederijen (binnenkomende containers) , magazijnverantwoordelijke, warehouse, douane team...Controleren en opvolgen van transportdocumenten VB. CMR's , vrachtbrieven (conform wetgeving)  

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Vivaldis Office zoekt een administratief bediende/office-assistent finance!   Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatieVoltijds of 4/5de werken mogelijkLet op: je durft je behelpen in het Frans (dagelijks contact via telefoon, Teams en mail!)Extra belangrijk: affiniteit met facturatie, AP accountancy Wat moet je doen? Administratieve ondersteuning finance afdeling: Verwerken klantengegevensFacturen opstellenServicecontracten nakijken Je beantwoordt mails en helpt collega’s met administratieve vragen.Je zorgt ervoor dat alle dossiers steeds correct, volledig en actueel zijn.      

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende/ administratief medewerker voor onze klant in Beringen. Onze klant is een advocatenkantoor. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief bediende/ administratief medewerker bestaat uit: Opvolgen en verwerken van facturen;Beheren van openstaande vorderingen;Telefonisch en schriftelijk contact opnemen met klanten om betalingen te bespreken;Versturen van aanmaningen en ingebrekestellingen;