Jobs

Vivaldis Office is op zoek naar een gemotiveerde dossierbeheerder voor een boekhoudkantoor in Westerlo.Als dossierbeheerder sta je in voor: De volledige boekhoudkundige verwering van eigen klantendossiersHet digitaal verwerken van facturen en bankenHet opstellen van de jaarrekening en balansenHet voorbereiden en indienen van de fiscale aangiftes (BTW, VENNB, PB)Een professionele service bieden naar jouw eigen klanten toe

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch commercieel adviseur bouwmaterialen Specialisatie: Bouwmaterialen, gereedschap, ... Takenpakket   De showroom is jouw terrein Benaderen klant met de nodige ondersteuning en technische expertiseContact met leveranciers ter opvolging voorraad, plaatsen bestellingen, stockbeheerAlgemene admin: offerte, registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersGroei tot technisch expert door opleidingen

Voor onze klant te Geel, een boekhoudkantoor, zijn we op zoek naar een dossierbeheerder/boekhouder. Takenpakket: Opstellen en controleren van de fiscale aangiftes (BTW, Venn.B, PB)Opmaken en afwerken van de afsluitingenRapporteren (maandelijks en/of op kwartaalbasis)Voorbereiden en controleren van de jaarrekeningenOndersteunen bij het opstellen van de jaarlijkse budgettering en meerjarenplanSturende en adviserende rol naar de junior controllers toeProactief adviseren van klanten, alsook deskundige begeleiding voorzien

Vivaldis Office is op zoek naar een .... Senior accountant / dossierbeheerder!   Waar kom je terecht? Een boekhoudkantoor te Geel   Wat zijn je verantwoordelijkheden als accountant? Je bent niet alleen expert in accountancy en fiscaliteit, maar ook in relatiebeheer. Netwerken zit je in het bloed. Je staat dan ook in voor een uitgebreide portefeuille van klantendossiers.Als vertrouwenspartner denk je proactief mee met de klant en vorm je een onderbouwde visie over de beste strategie voor zijn zaak. Jouw knowhow is hierbij écht van tel.Je neemt zelf de touwtjes stevig in handen maar werkt actief en efficiënt samen met de junior collega's op kantoor.Heb je een hart voor ondernemen, dan zit je hier helemaal op je plaats.

Vivaldis Office is op zoek naar een ervaren Dossierbeheerder voor een boekhoudkantoor te Geel.   Hoe ziet jouw dag eruit? Een (digitale) boekhouding voeren van A-ZVoorbereiding van periodieke en jaarlijkse balansen, jaarrekeningen en rapporteringenJe doet fiscale aangiftes inzake personen- en vennnootschapsbelastingenOpvolgen van dossiers en klantencontactJe bent het aanspreekpunt voor de klanten en relaties

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en discrete Managementassistent met HR-ervaring.   Functieomschrijving: Je beheert de agenda, volgt zijn afspraken, deadlines en prioriteiten op.Je ondersteunt de projecten en innovatieprocessen.Je regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen en evenementen.Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen.HR-ondersteuning: het beheren van opleidingen, contact onderhouden met het sociaal secretariaat en de personeelsadministratie.Het opstellen van brieven, e-mails, presentaties en beleidsdocumenten.Het mede organiseren van personeelsactiviteiten in samenwerking met de administratie.In drukke periodes ben je flexibel en spring je bij in de administratieve taken.  

Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector. Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.   Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie: Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox

Werk jij nauwkeurig? Loopt door jou alles vlotjes binnen het bedrijf? Administratief talent met people skills?   Voor een architectenbureau in Leuven dat meerdere kantoren heeft en ook in het buitenland actief is zijn we op zoek naar een Management Assistant. Je werkt daarbij dagelijks samen met partners en projectarchitecten. Jouw grootste verantwoordelijkheden? Zorgen voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van de dagelijkse operationele taken.   Wat houdt dat concreet in? Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor in Leuven.Algemene administratieve taken coördineren: telefonie, bestandsbeheer, post kopiëren, scannen en verwerken.Je biedt ondersteuning bij leveringen, bestelt kantoorbenodigdheden, assisteert bij aanbestedingsdocumenten en reserveert vergaderruimtes.Bovendien beheer je de agenda's en verwelkom je klanten & bezoekers.Als Management Assistant volg je het mailverkeer rond verzekeringsdossiers op en beheer je de jaarlijkse verzekeringsverklaring.Bedrijfsfeesten en -evenementen organiseren behoort ook tot jouw takenpakket!Je coördineert met HR voor onboarding en andere administratieve procedures.Tot slot bied je administratieve ondersteuning aan architecten.

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Vivaldis Office zoekt...... Service Advisor- Management assistant garage (4/5de)   Waar moet je zijn?  Turnhout Takenpakket?    Als spilfiguur ben jij het aanspreekpunt voor de klant mbt hun verwachtingen, uit te voeren werken, naverkoop (mail, onthaal/op de firma, telefonisch) Je stelt gerichte vragen aan de klanten + je bouwt een vertrouwensrelatie opJe werkt mee aan acties, promoties, ... + rechterhand Branch manager mbt planning werkhuisAdministratie : Facturatie, klantendossier aanmaken, bestellingen en orders opvolgen, opmaak werkfiches/ werkinstructies, opzoekingen accessoires, leasing contracten opmaken, offerte voor klant  ... 

Voor onze klant in Sint-Niklaas zijn we op zoek naar een enthousiaste administratief assistent die de logistieke afdeling komt versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratie en operationele activiteiten. Je taken omvatten onder andere: Documenten en dossiers gestructureerd beheren.Planningen en ritten opstellen.Inkomende en uitgaande correspondentie (telefonisch en per e-mail) beheren.Administratieve processen opvolgen.Efficiënte archivering en documentbeheer.Ondersteunen bij facturatie en administratieve opvolging.Contact onderhouden met interne en externe stakeholders.Bijdragen aan een positieve en efficiënte werkomgeving.Aanspreekpunt zijn voor administratieve vragen.Naleving van interne richtlijnen en procedures waarborgen.

Voor een van onze klanten gelegen in Vrasene zijn wij op zoek naar een Managment assistant. Jouw taken: Je staat in voor het agendabeheer van de vier directieleden (mails, afspraken &vergaderingen)Je verzorgt en verwerkt correspondentie & rapportagesJe notuleert tijdens directievergaderingenJe biedt ondersteuning bij de voorbereiding van zakelijke evenementen,vergaderingen & presentatiesJe staat in voor een vloeiende informatiestroom binnen het organigram

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiekLet op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office zoekt ....... Supply chain/ productieplanner Waar moet je zijn? Hoogstraten Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek Let op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning aankoop mbt bestellingen van grondstoffen + controle levering en eventueel bijsturenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Planning productie + machines en planning hierop eventueel bijsturenOrdermanagement + verwerking in ERPInterne klachtenbeheer    

Vivaldis Office zoekt..............Office assistant - dispatch techniekers/projecten (NED/FRA)   Waar moet je zijn?Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatie, hvac, laadpalen, energiemanagement = Passie voor technieken of interesse is must!   Wat moet je doen?   Als Office assistant/ administratieve krak- dispatch sta je steeds in contact met de projectmanager die verantwoordelijk zijn over de uitvoering van verschillende projecten rond elektriciteit, HVAC, laadpalen, technische installaties... Contact onderaannemersVB. je collega technieker heeft een vraag over een pompcontrole. Je deelt de juiste info, en zorgt dat die vlot verder kan. Ondertussen hou je alles scherp in de gaten: zijn de werkbonnen up-to-date? Zij er nog veiligheidsrisico’s die je moet melden?Je volgt interne dossiers mee op en brengt hen administratief in orde VB. veiligheidsdocumenten, materialen, bestellingen doen, voorraad opvolgen, bij extra werkzaamheden aanrekenen van extra werkuren en materiaal, ... Ondersteuning planning/dispatch techniekers + nauw bewaken uitvoeringsplanning en indien nodig aanpassen (service coördinatie!) + ondersteunen bij administratieve vragenJe werkt nauw samen met de installateurs en de projectleiders voor de verdere uitvoering en opvolging van het werfdossierMonteurs, installateurs bellen vanuit heel België , Luxemburg (Frans!! ) 

Ter versterking van ons team zoeken we een environment, health en safety manager assistant Jouw rol:   Samen met EHS manager de strategie en het beleid toepassen op het vlak van Veiligheid, gezondheid en Milieu. Hierbij wordt gesteund op geldende wetgeving en Corporate richtlijnen  Omzetten van dit beleid in procedures en instructies om deze via de hiërarchische lijn te implementeren.Uitwerken van heldere trainingsdocumentatie en organiseren van opleiding.Uitvoeren van risico analyses, incidentonderzoeken & linewalks.Administratieve ondersteuning voor EHS & rapportering aan EHS manager.

Voor onze klant, actief in het verzekeringswezen regio Brugge, zijn we op zoek naar een office assistent.   Jouw takenpakket ziet er als volgt uit: Opvolgen van dossiers (verzekeringen, communicatie, documentenbeheer)Klanten onthalen (telefonisch en fysiek) en doorverwijzen naar de juiste collegaCoördineren van interne afspraken, planningen en teamoverlegMeehelpen bij HR-gerelateerde taken (verlofbeheer, onboarding, enz.)Ondersteunen marketingOrganiseren en ondersteunen van administratieve processen op kantoorOndersteunen van campagnes rond verkeersveiligheid (planning, administratie, communicatie)Mee opvolgen van klantendossiers en projectrapporteringContacten onderhouden met partners, bedrijven en leveranciersMee vormgeven aan interne processen en het verder uitbouwen van de organisatie    

Vivaldis Office zoekt..............Administratief bediende / hulpboekhouder Belangrijk: sterke basis frans!   Waar moet je zijn?Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatie, hvac, laadpalen, energiemanagement Voltijds of 4/5de werken mogelijk Wat moet je doen? Administratief Opvolgen van dossiers/projecten= verwerking en administratief in orde brengenOpvolgen, registreren en rapporterenBoekhouding/ rechterhand finance team: Opvolging facturen, boeken aankoop-verkoopfacturen, boeken banken, voorbereiding BTW /maandafsluiting, beheer betalingen, debiteurenbeheer, beheer rappels/aanmaningen... Telefonie/mail + postverdelingContact klanten en leveranciers

Ben jij een administratieve duizendpoot met een scherp oog voor detail? Wil je deel uitmaken van een team dat zich bezighoudt met internationale import- en douaneprocessen? Dan is deze functie iets voor jou!   Als Administratief Medewerker Import & Douane ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig verwerken van alle administratieve taken die gepaard gaan met import- en douaneactiviteiten. Je werkt samen met interne en externe stakeholders om ervoor te zorgen dat alle processen soepel en conform de regelgeving verlopen.   Jouw takenpakket Opstellen, controleren en opvolgen van import- en douanedocumentatie.Registreren en bijhouden van gegevens in het systeem.Communiceren met klanten, leveranciers en douaneautoriteiten in het Nederlands, Frans en Engels.Zorgen voor tijdige en correcte afhandeling van administratieve procedures.Ondersteunen bij het oplossen van eventuele problemen of vertragingen in het importproces.​  

Wil jij deel uitmaken van een dynamisch en vooruitstrevend kantoor dat zich richt op juridische diensten? Bij ons Notariskantoor in het hart van Vilvoorde bieden wij een stimulerende werkomgeving, waar teamwork en klantgerichtheid centraal staan.   Als Dossierbeheerder ben jij de verantwoordelijke voor courante dossiers en krijg je de kans om te werken in een efficiënt en goed uitgerust kantoor.   Jouw taken omvatten:   Zelfstandig dossierbeheer: Beheer courante dossiers inclusief verkopen, kredieten, schenkingen en huwelijkscontracten.Formaliteiten: Zorg ervoor dat alle formaliteiten voor en na het verlijden van de akte correct worden vervuld.Vertrouwenspersoon: Fungeer als vertrouwenspersoon voor alle betrokken partijen, naast de notaris.Complexere dossiers: Krijg de kans om je expertise uit te breiden naar complexere dossiers (vereffening-verdeling, successieplanning).Verbetering dienstverlening: Speel een actieve rol in het opstellen en beheren van uniforme akte-modellen samen met de juristen.