Management Assistant

Werk jij nauwkeurig?

Loopt door jou alles vlotjes binnen het bedrijf?

Administratief talent met people skills?

Voor een architectenbureau in Leuven dat meerdere kantoren heeft en ook in het buitenland actief is zijn we op zoek naar een Management Assistant. Je werkt daarbij dagelijks samen met partners en projectarchitecten.

Jouw grootste verantwoordelijkheden? Zorgen voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van de dagelijkse operationele taken.

Wat houdt dat concreet in?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor in Leuven.
• Algemene administratieve taken coördineren: telefonie, bestandsbeheer, post kopiëren, scannen en verwerken.
• Je biedt ondersteuning bij leveringen, bestelt kantoorbenodigdheden, assisteert bij aanbestedingsdocumenten en reserveert vergaderruimtes.
• Bovendien beheer je de agenda's en verwelkom je klanten & bezoekers.
• Als Management Assistant volg je het mailverkeer rond verzekeringsdossiers op en beheer je de jaarlijkse verzekeringsverklaring.
• Bedrijfsfeesten en -evenementen organiseren behoort ook tot jouw takenpakket!
• Je coördineert met HR voor onboarding en andere administratieve procedures.
• Tot slot bied je administratieve ondersteuning aan architecten.

Leuk takenpakket? Check!

Beschik jij over de juiste competenties?

• Je behaalde je Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
• Sinds je studies heb je al 3 jaar ervaring opgedaan in een gelijkaardige functie. Was dat in een architectenbureau? Grote plus!
• Om iedereen vlot te kunnen helpen ben je vlot tweetalig Nederlands-Frans en kan je ook een woordje Engels.
• Je bent proactief en denkt oplossingsgericht.
• Effectief werken in een dynamische, internationale omgeving gaat jou goed af.
• Als Management Assistant kan je uiteraard vlot werken met het MS Office pakket.
• Multitasken en beslissingen maken in discretie is geen probleem voor jou.
• Je bent communicatief sterk en werkt nauwkeurig en georganiseerd.

Hoe wil deze werkgever jou overtuigen?

• Je krijgt meteen een vast contract, voltijds of 4/5e, in een dynamisch omgeving.
• Een functie vol verantwoordelijkheden in een snelgroeiend bedrijf.
• Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Collectief verlof in juli en tussen kerst en nieuw.

Helemaal overtuigd? Solliciteer dan snel online of mail je cv naar leuven@vivaldisoffice .be

Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op!