Executive Assistant

Voor een van onze klanten zijn wij op zoek naar een Executive Assistant (Law Firm) in Brussel.

Jouw functie:

Als Executive Assistant ondersteun je dagelijks de advocaten en het managementteam binnen een internationaal advocatenkantoor. Je bent verantwoordelijk voor een brede waaier aan administratieve en organisatorische taken en je zorgt voor een vlotte werking van het kantoor. Dankzij jouw proactieve houding en oog voor detail bied je een kwalitatieve ondersteuning en draag je bij aan de professionele uitstraling van het kantoor.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheer van de agenda, planning en organisatie van vergaderingen;
• Proactief behandelen van e-mails en post;
• Organiseren van meetings en conference calls;
• Opvolgen van timesheets en voorbereiden van facturen;
• Klassement en archivering;
• Redigeren en opmaken van documenten, rapporten, conclusies en correspondentie;
• Beantwoorden en verwerken van telefonische oproepen;
• Voorbereiden van PowerPoint-presentaties;
• Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning;
• Organisatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles van documenten;
• Contact met diverse dienstverleners (notarissen, domiciliëringskantoren, banken, …).

• Je bent onmiddellijk beschikbaar;
• Je hebt ervaring als Executive Assistant in een advocatenkantoor en bent vertrouwd met de activiteiten en markten van een business law firm;
• Je hebt een perfecte kennis van IT en online office tools (Office Pack);
• Je bent vloeiend in het Frans, Nederlands en Engels;
• Je bent sterk georganiseerd en respecteert deadlines;
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, werkt nauwkeurig en discreet;
• Je bent flexibel, een echte teamspeler maar kan ook autonoom en proactief werken;
• Je kan verschillende taken tegelijk beheren en prioriteiten stellen.

Interesse?

Aarzel niet om ons te contacteren:

📞 Tel: 02 486 90 93

📧 Mail: brussels@vivaldisfinance. be