Voor onze klant te Oostende, gespecialiseerd in industriële reinigingstoestellen, is op zoek naar een office manager.
Wat zal je doen?
Organiseren en coördineren van alle administratieve en operationele aspecten van een bedrijfJe beschikt over de nodige leidinggevende talenten zodat een team kan gemotiveerd worden en de teamleden kunnen samenwerken.Een office manager is verantwoordelijk voor het afhandelen van communicatie, het beheren van kantoorartikelen, het organiseren van vergaderingen, het voeren van personeelsadministratie en het ondersteunen van collega's en leidinggevenden.Je bent de spil van een kantoor die verantwoordelijk is voor het soepel functioneren van de dagelijkse kantooractiviteiten, van administratie en facilitaire zaken tot personeelszaken en projectcoördinatie.
OfficeMachinebouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Werken bij Vivaldis
Office Manager Brugge
Brugge
Als Team Captain leid je niet vanop de zijlijn. Je staat mee in het veld, bouwt samen met je team aan het succes van je kantoor én zorgt ervoor dat collega’s én kandidaten zich goed voelen. Binnen de drivers-niche sta je elke dag in het hart van de arbeidsmarkt.
Heb jij ervaring binnen de uitzendsector en voel je dat het tijd is om zelf het verschil te maken? Wil je coachen én rekruteren? Plannen én mensen begeleiden?
Shana en Myrthe van het kantoor van Brugge Office zijn op zoek naar een gedreven collega met ervaring in de sector.
Wat doet een Team Captain bij Vivaldis?
In het kort? Alles wat je leuk vindt: mensen begeleiden, kandidaten rekruteren, bedrijven blij maken én je team zien groeien – letterlijk en figuurlijk.
In het lang? Dit dus:
Je gaat actief op zoek naar kandidaten
Je blijft zelf actief in het rekruteringsproces: intake, matchen, voorstellen, opvolging.Je focust op office bedienden profielen (administratief of commercieel bedienden, logistieke profielen, medewerkers verzekeringen...)Je begeleidt processen van A tot Z en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling
Je bouwt aan klantrelaties
Je kent hun bedrijfscultuur en personeelsnodenJe stelt de juiste profielen voor en denkt proactief meeJe onderhandelt op een professionele manier en denkt mee over langetermijnoplossingenJe plant en voert klantenbezoeken uit, signaleert opportuniteiten en bouwt aan duurzame samenwerkingen
Je bent de motor van je team
Je coacht en motiveert je collega’s op een mensgerichte manierJe organiseert teamoverleg en creëert een fijne, open sfeerJe stimuleert groei, feedback en kennisdeling
Jij zorgt mee voor resultaten
Je volgt cijfers en marges op en schakelt proactief bij waar nodigJe maakt prognoses, plant commerciële acties en vertaalt de strategie naar je dagelijkse werkJe neemt de lead in commerciële thema’s en denkt mee op kantoor- én clusterniveau
Je denkt vooruit, samen met je cluster
Je neemt initiatief in clustermeetings en deelt inzichtenJe draagt bij aan kennisdeling en cross-kantoor samenwerkingJe ondersteunt onboarding en ontwikkeling van nieuwe collega’s
InternDienstenVoltijdsVast contract
Finance Office Administrator | Regio Sint-Katelijne-Waver
Mechelen
Ben jij een cijfermatig talent met een hart voor organisatie? Voor onze klant, een toonaangevende internationale speler in de groenten- en fruitsector, zoekt Vivaldis een gedreven Finance Office Administrator.
In deze rol word je de rechterhand van zowel de CFO als de hoofdboekhouder binnen een dynamische, groeiende omgeving waar geen enkele dag hetzelfde is. Als Finance Office Administrator combineer je analytisch inzicht met administratieve precisie. Je bent een onmisbare schakel in het financiële beleid:
Je verzorgt de wekelijkse en maandelijkse rapportering en voert grondige analyses uit op kosten en opbrengsten.Je neemt de dagdagelijkse boekhoudkundige taken voor jouw rekening en zorgt voor een feilloze administratie.Je bereidt verslaggeving voor voor de directiecomités en biedt ondersteuning tijdens financiële audits.Je ondersteunt de CFO en hoofdboekhouder bij diverse projecten en vraagstukken.
Interesse? Solliciteer online met je meest recente CV.
InterimVoedingVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Office assistant- commerciële binnendienst- first line support
Dessel, België
Vivaldis Office zoekt een Office assistant- commerciële binnendienst- first line support
Belangrijk? Bellen, aanspreekpunt klanten schrikt je niet af! ☎️
Samen met je team beman je de first line. 💪🏻
Waar moet je zijn? Dessel
Specialisatie: Transport
Takenpakket
Draaischijf en aanspreekpunt van de klant (mail/telefoon)Samen met je team ben je een geoliede machine!Heel veel bellen, customer relations schrikt je niet af! Werkverdeling mbt klantdossiers, vragen over ledigingen, klachten, ... (ook minder leuke)Ondersteuning algemene admin: Contracten, data input, aanmaak nieuwe klanten, aanpassingen, bestellingen aanpassen, ...Klantendossiers beheren en ervoor zorgen dat de ophalingen bij de klant vlot verlopenBegeleiden en advies aan klant doorheen het procesProblem solving bij problemen + contact met andere afdelingen/ rapporteren zoals planning
OfficeMilieuVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Boekhoudkundig medewerker
Beveren, België
Voor een verdeler van Hair Care producten in Beveren 📍zijn wij op zoek naar een Boekhoudkundig bediende 💻
Jouw takenpakket als Boekhoudkundig bediende:
Je versterkt het boekhoudkundig teamJe staat klanten telefonisch te woordJe werkt met verschillende computerprogramma's zoals MS Office en Exact Online
InterimDiversenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Vivaldis is op zoek naar een dossierbeheerder voor een accountantskantoor in Beveren.
Als dossierbeheerder ben je verantwoordelijke voor:Door jouw sterke interesse en ervaring in personen- en/of vennootschapsbelasting, BTW en jaarrekeningen ben je in staat om je eigen dossiers van A tot Z in handen te nemen.Je zorgt voor een nauwkeurige en stipte afwerking waarbij je kan rekenen op de ondersteuning van je collega’s.Het begeleiden van audits, startende ondernemingen en juridische opvolgingen neem jij voor je rekening.Klantgericht als je bent, begeleid en ondersteun je onze klanten op een proactieve manier en denk je mee na over efficiënte boekhoudkundige bedrijfsprocessen.
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
Melsele
Jouw rol
Als administratief medewerker van het team Fumigaties ben je verantwoordelijk voor de volledige administratie en opvolging van de werkzaamheden binnen Fumigaties.
Je komt er terecht in een hecht team van medewerkers die met passie hun job uitvoeren.
Je zorgt ervoor dat alles : van offerte, certificaten en attesterigen tot en met facturatie vlot en correct verloopt, zodat de werken tijdig en volgens contract worden uitgevoerd en gefactureerd.
Jouw takenpakket
Plannen en coördineren van de werkzaamheden voor techniekers binnen het toegewezen team.Telefonisch en per mail contact met klanten en techniekers voor het vastleggen, wijzigen of annuleren van afspraken.Correct registreren van activiteiten in REBIAS en bijhouden van een nauwkeurige historiek.Uitvoeren van commerciële en financiële taken: offertes, orderregistratie, facturatie, debiteurenbeheer en up-to-date houden van klantgegevens.Nauwe samenwerking met Treasury & Credit Control voor schadedossiers.Opvolgen van werfadministratie, certificaten, toelatingen en wettelijke normen rond begassingen en gevaarlijke stoffen.Bestellen en opvolgen van materiaal en materieel, inclusief contacten met leveranciers.Regelmatige afstemming met de Branch Manager en goede communicatie met techniekers.Signaleren, registreren en behandelen van klachten, non-conformiteiten en incidenten.Actief meedenken over oplossingen en continu verbeteren van processen.
InterimDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende
Verrebroek
Voor een recyclagebedrijf in de Waaslandhaven zijn wij op zoek naar een Allround Administratief bediende.
Wij specialiseren ons in het recycleren van bouw- en sloopafval en het afhalen van gestabiliseerde
mengsels. Daarnaast leveren we kwalitatieve bouwstoffen aan aannemers, bouwbedrijven en
particulieren.
Wat ga je doen?
Je weegt inkomende en uitgaande vrachtwagens via de weegbrug en registreert het gewicht. Je zorgt daarbij voor een nauwkeurige digitale administratieve verwerking.Je communiceert met chauffeurs en begeleidt hen naar de juiste locaties op het terrein.Je controleert de kwaliteit van de vrachtinhoud.Je staat in voor het onthaal, beantwoordt de telefoons en verbindt door.Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve taken (bvb opmaak bestellingen, verwerking en controle facturen, klassement,...)
InterimBouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Export Dossierbeheerder
Antwerpen, België
Ben jij klaar voor een uitdagende functie binnen de exportwereld?
Dan zijn wij op zoek naar jou! Als dossierbeheerder export ben jij dé spil in het logistieke proces.
Samen zorgen we ervoor dat alles van A tot Z op rolletjes loopt.
Wat ga je doen?
Je krijgt een gevarieerd takenpakket waarin geen enkele dag hetzelfde is. Een kleine blik op jouw toekomst:
Volledige dossierafhandeling: van A tot Z, jij hebt de touwtjes in handen.Exportdocumenten opmaken: zorg ervoor dat alles netjes in orde is voor de verscheping.Transporttarieven opvragen en de meest voordelige opties kiezen.Transport regelen: van wegvervoer tot zeevracht, jij coördineert alles.Contact met transportbedrijven en rederijen onderhouden en versterken.Stipt: Orders uiterlijk 48uur voor belading aan de operationele dienst bezorgenVolledige afhandeling van verschepingen: van begin tot eind.Facturatie van het volledige logistieke proces.Zelfstandig : Je kan zelfstandig te werk gaan door de nodige ervaring.
OfficeTransportVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende (20u)
BORNEM
In deze veelzijdige rol voor onze klant in Bornem ben jij de administratieve spilfiguur die zorgt voor een vlekkeloze opvolging van dossiers en personeelszaken. Je werkt nauw samen met de afdelingen productie, logistiek en HR.
Wat zijn jouw taken?
Administratieve ondersteuning:
Dagelijks nakijken en verwerken van inkomende postKlasseren en beheren van dossiersUitgewerkte dossiers aanvullen met CMR-documentenInscannen van leverbonnen en CMR-documentenVoorbereiden van dossierafrekeningen voor facturatie
Bestellingen en voorraadbeheer
Bestellen en opvolgen van werkkledij en veiligheidsschoenenBeheren van de voorraad kledij en schoenenBestellen van kantoor- en kantinemateriaalOrganiseren van kleine interne bestellingen (zoals broodjes)Opmaak en verwerking van bestelbonnen
Ondersteuning van collega’s
Inscannen en doorsturen van urenregistraties van arbeidersBijhouden en opvolgen van verlof-, ziekte- en afwezigheidsattestenEerste aanspreekpunt voor medewerkers met administratieve vragen
Personeelsadministratie
Ingeven van verplichte werkweek (IT/IS) via de RSZ-websiteIngeven en opvolgen van DOP-meldingenOpvolgen van eerste effectieve werkdagenRegistreren en opvolgen van arbeidsongevallen via het Allianz-platformBeheren en actualiseren van personeelsdossiersVerlof, afwezigheden en ziekteattesten verwerkenControleren en verwerken van urenregistratiesOpvolgen van loonbeslagen en andere wettelijke verplichtingenOndersteuning bij in- en uitdiensttredingenCommunicatie met medewerkers over personeels- en HR-gerelateerde vragen
OfficeTransportDeeltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief/ Boekhoudkundig bediende
MERKSEM
Voor een bedrijf gelegen in Merksem in de automotive sector, zijn wij op zoek naar een Allround Administratief/ Boekhoudkundig bediende NL/FR.
Je takenpakket bestaat uit:
Eerste aanspreekpunt voor collega’s en onze klanten/leveranciersInboeken/controleren van de aankoopfacturenVerwerken van CODA bestandenE-invoicing naar onze klantenFacturatie inbox beherenDebiteuren en crediteurenbeheerAdministratieve ondersteuningContact met verschillende interne afdelingen
OfficeAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Medewerker Automotive
Aartselaar
Ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat elke voertuiginspectie vlekkeloos verloopt? Krijg je energie van nauw contact met klanten en collega’s? Dan is deze uitdaging bij Beerens echt iets voor jou.
Wat zijn jouw taken?
Je maakt telefonische afspraken met klanten voor voertuiginspecties (einde-contract of buy-back).Je plant opdrachten in voor de inspecteurs, rekening houdend met de regio en de nodige kwalificaties.Je bereidt opdrachten voor en zorgt dat inspecteurs over al het nodige materiaal en eerdere verslagen beschikken.Je volgt op of inspectierapporten tijdig en kwaliteitsvol worden ingediend.Je bent het aanspreekpunt voor zowel de klant als de inspecteur om een optimale dienstverlening te garanderen.Je ondersteunt je collega's en zorgt voor continuïteit binnen de afdeling.
OfficeAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
AARTSELAAR
Voor een bedrijf gelegen in Aartselaar zijn wij op zoek naar een backend operator (70% administratie, 30% magazijn).
Orderverwerking: Je verwerkt binnenkomende klantorders nauwkeurig in Odoo en Excel.Magazijnbeheer: Je zet de orders fysiek klaar en zorgt dat leveringen correct worden ontvangen en verwerkt.Stockbeheer: Je bewaakt de voorraadniveaus van al onze winkels en zorgt dat zij tijdig worden voorzien van de nodige stock.Aankoop & Opvolging: Je plaatst bestellingen bij leveranciers en volgt deze nauwgezet op.Projectmanagement: Je helpt bij het opstarten en opvolgen van nieuwe projecten binnen de backend-werking.
OfficeVrije tijdVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende receptie
Aartselaar
Voor onze klant in Aartselaar, een sterke speler in de autosector, zoeken we een enthousiaste Administratief Medewerker voor de receptie. Als eerste aanspreekpunt ben jij het visitekaartje van de zaak. Je combineert een glimlach moeiteloos met een scherp oog voor administratieve nauwkeurigheid.
Wat zijn jouw taken?
Je ontvangt klanten aan de receptie en staat hen professioneel te woord, zowel fysiek als telefonisch.Je plant afspraken in en zorgt voor een vlot verloop van de agenda.Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het vervangwagenpark.Je bereidt de facturatie voor en staat in voor de correcte afrekening met de klant.Je treedt op als aanspreekpunt voor de dienst korte termijn verhuur of de afdeling ophaling van verkochte voertuigen.
OfficeAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende Outbound
Aartselaar
In deze rol als Administratief Medewerker Outbound ben jij de onmisbare schakel tussen de klant en de logistieke afhandeling voor een klant in Aartselaar. Jouw missie? Een vlekkeloze inlevering van leasevoertuigen garanderen.
Wat zijn jouw taken?
Je contacteert klanten om afspraken vast te leggen voor de inlevering van hun voertuig aan het einde van hun leasecontract.Je zorgt voor een vlot verloop van de inlevering door nauw contact te houden met zowel de klant als de interne diensten.Je verwerkt alle afspraakgegevens en details nauwkeurig in het operationele informatiesysteem.Je bent een echte teamspeler en springt bij waar nodig om de back-up en continuïteit te garanderen bij afwezigheid van collega's.
OfficeAutoVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende
WIJNEGEM
Voor een scheepvaartbedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een administratief bediende.
Het bedrijf specialiseert zich in grote tankvaart op de binnenwateren.
Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waaronder:
Je beheert de mailbox van het administratief team. Je behandelt inkomende en uitgaande e-mails en zorgt voor een vlotte en professionele opvolging.Je houdt het digitaal klassement en documentbeheer overzichtelijk en up-to-date.Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s; je verzorgt de rondleiding, geeft de nodige uitleg en ondersteunt de personeelsadministratie.Je regelt meetings, bedrijfsevenementen en de praktische aspecten van zakenreizen, van transport tot verblijf (vluchten, hotels en huurwagens).Je volgt facturen en onkostennota’s nauwgezet op.Je bent de interface tussen het kantoor en de externe IT-partner voor probleemoplossing en ondersteunt bij updates van de website.Je helpt mee om een georganiseerde en aangename werkomgeving te behouden.Je ondersteunt waar nodig andere afdelingen en neemt administratieve taken over voor onze zusterbedrijven.
OfficeTransportVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
LOKEREN
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als administratief bediende ben jij een onmisbare schakel in onze werking:Dagelijkse verwerking en opvolging van verkoopordersOpmaak en screening van verkoopoffertesOpvolging van algemene mailboxenProactieve klanten communicatie via mail en telefoon over levertermijnen, wijzigingen en transportenDagelijkse afstemming met het magazijn om tijdige leveringen te verzekerenVerzorging van de facturatie van afgeronde verkoopdossiersOndersteuning van receptie en onthaal, zowel fysiek als telefonisch (NL / FR / ENG)Beheer van klant-, artikel- en prijsgegevens in het ERPsysteemRegelmatig contact met productievestigingen over de status van lopende inkooporders
InterimMachinebouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief bediende
LOKEREN
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als administratief bediende ben jij een onmisbare schakel in onze werking:Dagelijkse verwerking en opvolging van verkoopordersOpmaak en screening van verkoopoffertesOpvolging van algemene mailboxenProactieve klanten communicatie via mail en telefoon over levertermijnen, wijzigingen en transportenDagelijkse afstemming met het magazijn om tijdige leveringen te verzekerenVerzorging van de facturatie van afgeronde verkoopdossiersOndersteuning van receptie en onthaal, zowel fysiek als telefonisch (NL / FR / ENG)Beheer van klant-, artikel- en prijsgegevens in het ERPsysteemRegelmatig contact met productievestigingen over de status van lopende inkooporders
InterimMachinebouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Bediende boekhouding/Admin & finance support (kennis Business Central!)
LIER
Ben jij de administratieve duizendpoot met een passie voor boekhouding, admin. processen, debiteurenbeheer, ... ?
Vivaldis Office zoekt een Bediende boekhouding/Admin & finance support (kennis Business Central!)
Lier 📍Sociaal relevante sector
Wat moet je doen?
Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de boekhouding .
Je voert boekhoudkundige verrichtingen uit zoals facturatie, bankverrichtingen en debiteurenbeheer.Je denkt mee over het optimaliseren en automatiseren van processen op de financiële afdeling.Je zorgt voor een vlotte communicatie tussen jouw afdeling en het management.Eén dag per week sta je paraat voor de loketwerking en help je klanten met de glimlach verder. 😊
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Bediende
MECHELEN
Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact.
Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.
Je takenpakket bestaat uit:
Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning
InterimMetaalVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Hulp nodig bij het zoeken? Vraag het aan Charlotte, jouw digitale assistent.
Hulp nodig met het vinden van jouw ideale job?
Chat met mij en we zoeken het samen uit.
