Jobs

Vivaldis Office zoekt ....... Customer relations officer/ administratie- telefonie /helpdesk support  Sterke basis frans! + bellen schrikt je niet af! Belangrijk: Verschoven uren: 7- 19u -vrijdag! (in overleg met je team) + 4 zaterdagvoormiddagen per jaar!   Waar moet je zijn? TurnhoutSpecialisatie: Techniek, elektrische installatie, energiemanagement, laadpalen, ...  Takenpakket  Als spilfiguur tussen bureau en klant (bestaande en nieuwe) ben je HET aanspreekpuntKomt er een storing binnen, een vraag, ... TOP! Jij doet de opvolging via mail en telefoon. Dit doe je samen met 10-15 collega'sVeel bellen en mailen schrikt je niet af (Nederlands en Frans! = voornamelijk durven behelpen) Geen callcenter! Wel een eerstelijnsdienst Analyse en verwerking van de storingen, nieuwe aanvragen doe je met plezier alsook implementeren van de toepassingen bij de klant (na opleiding natuurlijk!)Klachtenbehandeling + klantenbinding, customer serviceBestaande procedures weet je aan te passen zodat storingen in de toekomst sneller opgevolgd kunnen wordenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: storingen verwerken, tickets aanmaken, klantendossiers aanmaken, orders verwerken, facturen nakijken ... Doorgroei kans   

Samen met onze klant zoeken we Logistiek admin/customer relations, planning (ervaring customer care!)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng + ervaring binnen soortgelijke functie, en specifiek customer care!   Aanspreekpunt: nauw samen met collega’s van planning, productie, magazijn en customer service. Snel schakelen! Samen met de planners in België en Nederland stem je transporten. Zodra de planning rond is, neem jij contact op met de transportfirma’s en regel je alle documenten die nodig zijn.Customer service: orderbeheer, volgt ze op en zorgt dat iedereen tijdig de juiste info krijgt.Opstellen van transportplanningTransporten inplannen in overleg met de plannersOpmaken van laadlijsten en transportdocumentenAfspraken maken met vervoerdersOrderstatus beheren , opvolging leveringen/herstelling/project tot facturatie

Vivaldis Office Turnhout zoekt .......Administratie- ordermanagement/customer relations (NED, ENG, FRA) Extra= Talenkennis zoals Duits zijn een extra troef!   Waar moet je zijn? Hoogstraten Specialisatie: Productie Wat moet je doen?   Je zorgt ervoor dat controleren en verwerken van binnenkomende bestellingen via verschillende kanalen (telefoon, e-mail)Algemene administratie van de afdeling: VB. bestellingen, order entry, voorraadmanagement, contact leveranciers, databeheer, opvolging tekorten/grondstoffen/materialen.Voorbereiden en verwerken van facturen.Waarborgen van een correcte klanten contact/customer relations. De vragen van klanten met betrekking tot hun bestellingen, levertermijnen en producten. Informeren van klanten over orderstatus en eventuele afwijkingen.Opstellen van rapporten met betrekking tot ordervolumes, levertijden, en klanttevredenheid.Klachtenbehandeling en vlotte opvolging dossiersNauw contact met aankoop, magazijn, ...Onthaal  

Samen met onze klant zijn we op zoek naar een Management assistant- receptie- finance support (bachelor+ 1 jaar ervaring en talenknobbel) Onze klant zoekt een goedlachs , communicatief persoon met een eerste ervaring + vlot Ned/Eng + sterke basis Frans! Heb jij ervaring als receptionist(e)? Ideaal!   Veelzijdig luik:  Administratie en communicatie: Je bent het belangrijkste aanspreekpunt voor onze verschillende afdelingen (sales, finance, project management) voor informatie over bestellingen, levertermijnen, boekingen van vergaderzalen , reizen, hotels, ...Eerste aanspreekpunt aan telefoon/ mail + ter plaatse op de firma (receptie)Finance support: Order entry, aanmaningen/rappels, ondersteuning voorbereiding facturatie en debiteurenbeheerVergaderzaal klaarzetten bij klantbezoeken (koffie, broodjes, soep...)Ondersteunen bij serveren maaltijden VB. soep schenkenStockbeheer mbt kantoormaterialen, tijdig bestellen!Administratieve zorg bij bepaalde dossiersAanspreekpunt voor poetsploeg, ramenwassers, PBM's, ... Logistieke flow   Je zorgt voor het invoeren van bestellingen en controleren van orderbevestigingen.Je communiceert met leveranciers over levertermijnen en mogelijkheden.    

Vivaldis Office is op zoek naar een Flexibele Planner/ administratieve dispatcher bouwsector (Ned/Fra)   Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor de werknemers, (=gespecialiseerde teams binnen de bouw VB. riolering, leidingtechniek, ... )Mailing, telefonie + coördinatie en motivatie teamPlanning transporten , teams en materialen/ werfinrichting (korte en lange termijnplanning)Personeelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, ondersteuning en problem solver bij pech , planning vrachten indien nodig aanpassen, rij-rusttijden nakijken, ... (transics)Bewaken kostenplaatje + bewaken en borgen onderhoud installaties, wagenpark zoals tijdige keuring, ...Klantencontact + aanpassen klantendossiers/wijzigingen in opdrachtContact leveranciers + bewaken stockniveauAanspreekpunt projectleiding, calcu, directie, werknemersFlexibel naar verplaatsing richting de werven ter opvolging of problemen  

Vivaldis Office zoekt Admin/ technische inside sales -bruggenbouwer (ervaring in internationale omgeving!) + talenknobbel! Specialisatie: Techniek, technische productie, metaal 🔩   Takenpakket: Jij bent de centrale schakel! Je fungeert als het verbindende element tussen de productie/werkplaats - en bureau , Salesafdeling, en je beweegt je soepel tussen offertes, opdrachten en de communicatie tussen verschillende afdelingen en klantDe technische wereld is jouw playground! Je bouwt een uitstekende productkennis op en blijft deze continu bijwerken. Hierdoor ben je later ook in staat om vraagstukken van onze klanten aan te pakken + prijsaanvragen te behandelen en een offerte op maat aan te biedenInformatie verzamelen is jouw superkracht! Je documenteert alle essentiële details voor de projecten.Organiseren is key! Contact leveranciers, accountmanagers, magazijn, ... Je weet als geen ander meerdere dossiers op te volgen!Aan de slag met cijfers! Je berekent en stelt prijzen vast, zowel voor standaard als niet-standaard componenten, gebaseerd op de informatie die je hebt verzameld.Klachtenbeheer, meedenken aan verbeteringen, levertermijnen opvolgen,... Klopt: ook slecht nieuws weet je correct over te brengenJe houdt contact met onze klanten (dealers/distributeurs) en je collega’s bij productie en logistiek en je voorziet hen van de juiste informatie. Afstemmen planning met productieDe hele order-administratie: van leverbons tot facturen,...

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief /commercieel bediende- projectverkoper - klantbegeleiding A-Z (luxe artikelen)   Waar moet je zijn? Omgeving Beerse, flexibel naar verplaatsing klant + andere filialen Specialisatie: Bouw, technische installatie, luxe artikelenBelangrijk: zaterdagwerk Takenpakket Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen (bezoekers, leveranciers, klant aan de telefoon, mail, ...)De toonzaal is jouw terrein. Professionelen + particulieren zoals zelfstandige tuinaannemers komen bij jou langs voor advies en hen de begeleiden naar een droomcreatie VB. zwembaden, whirlpools en toebehorenAls rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant Contact met leveranciers (tijdig plaatsen bestellingen, prijzen opvragen, ...)Je beantwoordt vragen van klanten en polst naar hun wensen om hen te begeleiden naar hun droomcreatie (projectverkoop! Een afspraak op zaterdag of na de uren schrikt je niet af)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: offertes opmaken en opvolgen, verkoopsdossier opmaken en afronden, bestellingen, orders verwerken, klantendossiers beheren, webshop, ...Aftersales Doorheen de werkzaamheden maak je de klant wegwijs en zorg je voor de juiste begeleiding Klachtenbehandeling en klanttevredenheid waarborgenProjectplanning borgen

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve/ medisch office assistant - onthaal/ telefonie Klantencontact en telefonie mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medisch Belangrijk: vast uurrooster! Maandag / di / vrijdag 8u – 18u + Woensdag 13 – 21u EN donderdag vrij!     Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant, bezoeker, patiënten sta je in voor telefonie/mail en onthaal + mailverkeer. Samen met je collega's ben je de drijvende kracht aan het onthaal. Je staat er zeker niet alleen voor.Verantwoordelijkheid: ondersteuning  artsen en verpleegkundigen in hun dagelijkse werking en begeleid je de patiënt van A tot ZVerslagen nakijken en doorsturen naar externe professionalsPatiënten informeren over het verloop en de kostprijs van behandelingen, zowel mondeling als schriftelijkAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, data input, aanmaak patiëntendossiers, logistiek beheer VB. Contact leveranciers/ bestellingen, postverdeling kantoorPlanning/ agendabeheer VB. nieuwe afspraakBetalingen/ kassa

Vivaldis Office zoekt .......Sales support - Offertebeheer en administratie (bouw, schrijnwerk)  MET sterke basis Frans. (projecten over heel België)   Waar moet je zijn? Rijkevorsel. Heel veelzijdig takenpakket Specialisatie: Bouw, Schrijnwerk Takenpakket?   Je bent ambassadeur en eerste aanspreekpunt van de klant.Advies, begeleiding + screening/opvolging offerte aanvraag, opmaak offertedossier. Je bekijkt deze kritisch, stelt eventuele alternatieven voor (de commerciële flow verloopt mede door jou van leien dakje!Interpretatie lastenboek, technische plan + calculatieVan zodra het contract getekend is, geef je het project door aan de projectleider.Met een lach heb je veelvuldig contact met de verschillende partijen: klant, leveranciers, collega's werkhuis/werf, bureau , aankoop, ...Klantencontact: je ben het aanspreekpunt voor vragen van klanten, experten en transport, zowel via mail als telefonisch.Technische ondersteuning: je analyseert technische dossiers en maakt deze mee op, denkt mee met klanten en techniekers en zoekt mee naar oplossingen.Planning techniekers: je plant de techniekers in voor interventies. Je zorgt dat zij over alle informatie beschikken die ze nodig hebben om hun job correct uit te voeren. Algemene administratie: verwerking orders, bestellingen doen, financiële opvolging VB. facturatie, bestelde projecten voor uitvoering voorbereiden, ondersteuning vestiging in Frankrijk, ...Facturatie/ opvolging  

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Vivaldis Office zoekt Admin/ sales support -bruggenbouwer (internationale interesse!) Specialisatie: voeding, int. sfeer, export, productieMin. BachelorNed/ EngSector die niet stil ligt, ook niet tijdens een zaterdag of feestdag. Je vindt het dan ook niet erg hier in te springen uiteraard met een beurtrol ! Takenpakket: Jij bent de centrale schakel! Je fungeert als het verbindende element tussen de productie - en bureau , Salesafdeling, en je beweegt je soepel tussen offertes, opdrachten en de communicatie tussen verschillende afdelingen en klantDe internationale wereld is jouw playground! Je bouwt een uitstekende productkennis op en blijft deze continu bijwerken. Hierdoor ben je later ook in staat om vraagstukken van onze klanten aan te pakken + prijsaanvragen te behandelen en een offerte op maat aan te biedenInformatie verzamelen is jouw superkracht! Je documenteert alle essentiële detailsOrganiseren is key! Contact leveranciers, accountmanagers, productie, ...Aan de slag met cijfers, opvragen verkoopprognoses bij klantKlachtenbeheer, meedenken aan verbeteringen, levertermijnen opvolgen,... Klopt: ook slecht nieuws weet je correct over te brengenJe houdt contact met onze klanten (dealers/distributeurs) en je collega’s bij productie en logistiek en je voorziet hen van de juiste informatie. Afstemmen planning met productieDe hele order-administratie: planning , bestellingen organiseren, voorbereiding prijslijsten, assortimentlijsten, ... Analyse= marktonderzoek, concurrentiepositie, verkoopcijfers, resultatenbeheer, product en prijsvergelijking + voorbereiding klantbezoek voor sales/accountmanagers...

Vivaldis Office zoekt ....... Meewerkend teamlead administratie & inside sales = internationale sfeer + meewerkend teamleader !   Belangrijk? Je kan de kar trekken, ervaring in een coachende/ teamlead rol binnen customer relations, inside sales, ...    Samen met je collega's sta je in voor een groeiend en veelzijdig assortiment. Hun producten worden over de hele wereld gebruikt. (je talenknobbel zal zeker je zeker kunnen gebruiken!) Jij bent de spilfiguur tussen klant, bureau, productie, leveranciers (zowel telefonisch, via mail als soms ter plaatse op kantoor of sporadisch op verplaatsing naar de klant) Orderbeheer (aannemen, verwerking, opvolging, advies, begeleiding, planning en doorsturen naar productie)Jij bent de favoriete contactpersoon en vertrouwenspersoonDoor jouw commerciële flair zie je ook nieuwe opportuniteiten en kan je deze ook uitbouwen (toetsing met productie naar haalbaarheid, kwaliteit, budget, ... is hierbij belangrijk) Administratie: offertes opmaken en opvolgen, bestel- en leverbonnen opmaken en verwerken, bestellen materialen voor productie, beheer social media en webshop, prijslijsten aanpassen,... Helikopterview over team + werkverdeling  

Voor een bedrijf gelegen in schoten zijn wij op zoek naar een administratief bediende 70% / magazijnier 20% . Als magazijnier met verantwoordelijkheid voor de hersteldienst ben jij een centrale schakel binnen onze organisatie. Je combineert praktisch magazijnwerk met administratie, communicatie en coördinatie.Je staat dagelijks in contact met klanten, collega’s en leveranciers en zorgt ervoor dat herstellingen vlot, correct en transparant verlopen.Je bewaakt het overzicht, structureert processen en zorgt ervoor dat alle partijen correct samenwerken binnen een efficiënte herstelstructuur. Magazijn & logistiek: Ontvangen, controleren en registreren van inkomende goederenKlaarleggen en verzendklaar maken van bestellingen voor klantenCorrecte stockage en orde in het magazijnVerwerken van verzendingen en opvolgen van leveringen Hersteldienst (belangrijk onderdeel van de functie) Eerste aanspreekpunt voor klanten met herstellingenCorrect communiceren over: aard van het probleem, voorwaarden van herstelling (garantie, kosten, doorlooptijd, enz.)Administratieve verwerking van herstellingenDuidelijk en correct formuleren van hersteldossiers richting leveranciersRekening houden met verschillende procedures per leverancierOpvolgen van lopende herstellingen en terugkoppeling naar klant en collega’s Communicatie & administratie Schakel tussen klanten, magazijn, collega’s en leveranciersZorgen voor duidelijke afspraken en correcte informatie-uitwisselingMeewerken aan het optimaliseren van de herstelstructuur en interne processenNauwkeurig en gestructureerd werken in administratieve systemen    

Vivaldis Office is op zoek naar een Admin. - dossierbeheer kredieten (bachelor!)   📍Waar kom je terecht? Lier 🗒 Hoe ziet je dag eruit als dossierbeheerder? Analyseren kredietdossiers VB. woonkredietAanspreekpunt mbt admin en financeBeheer administratieve proces tem notarisakteOpmaak contractuele documenten mbt kredietbeslissingNauw contact met klant, kredietanalisten, makelaars, notarissen, ...Controle documenten, afwijkingen, risico's, ... rapporteren

Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief Bediende. Je zal tewerkgesteld worden in Antwerpen postcode 2030.   Je bent een belangrijke schakel in onze dagelijkse werking. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met technisch inzicht in trucks, trailers en chassis. Je zorgt voor een vlotte opvolging aan de balie, ondersteunt de werkplaats én helpt klanten professioneel verder.   Wat ga je doen?   Inchecken & uitchecken van voertuigen: • Administratief verwerken van inkomende en uitgaande chassis en trailers • Technische controle van voertuigen op schade, slijtage en mankementen.   Klantencontact: • Klanten onthalen aan de balie en telefonisch verder helpen. • Duidelijke communicatie over planning, herstellingen en opvolging.   Administratieve ondersteuning werkplaats: • Aanmaken en opvolgen van werkfiches voor herstellingen en onderhoud. • Aanvullen van werkuren en gebruikte materialen na uitvoering van de werken. • Structureren en opvolgen van dossiers zodat techniekers efficiënt kunnen werken.   Magazijnadministratie: • Bestellingen plaatsen en opvolgen. • Digitaal magazijnbeheer en voorraadcontrole. • Contact met leveranciers over onderdelen en leveringen.

Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken omvatten onder andere: Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact. Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.   Je takenpakket bestaat uit:   Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning  

Onze klant een full-service logistiek dienstverlener gespecialiseerd in Europese distributie, (e-commerce) logistiek en palletvervoer is op zoek naar een logistiek bediende in een zeer klein team in Mechelen.   Wat zal jij doen?   Mails opvolgen,Orderbevestigingen verwerken naar klanten toeAdministratieve afwerking rond exportzendingen, aanvragen, Europees transport, ...Stock opvolgingenCoördinatie van zendingen naar magazijn toe.Klanten contacten bij vertragingen.Gegevens bijhouden in Adsolut (ERP programma)

Ben je innovatief? Ben je administratief en organisatorisch? Dan hebben wij een functie voor jou!   Onze klant gespecialiseerd in glazen schuifwanden zoekt een Technisch Administratief Bediende om te werken aan de planning en werkvoorbereidingen.   Je bent een belangrijke schakel binnen het team. Je controleert of elk project van begin tot einde correct verloopt. Je zal samenwerken met andere afdelingen en komt veel in contact met klanten en leveranciers.   Jouw taken:   Het opvolgen van interne en externe projectplanningenProjecten in het ERP-systeem beherenOrderbevestigingen verzenden en de levertijden in de gaten houdenProductie administratief voorbereidenSamenwerken met interne en externe leveranciersNaservice: serviceaanvragen opvolgen en organiserenProjectleiders ondersteunen met technische documentenCAD-plannen technisch evalueren en wijzigen

Ben jij die organisatorische duizendpoot die houdt van puzzelen, plannen en mensen helpen? Zoek je een job waar je geen nummertje bent, maar echt deel uitmaakt van de familie? Als Service Planner zorg je ervoor dat alles op wieltjes loopt en voor zowel de klanten als de techniekers. Geen enkele dag is hetzelfde, en dat is precies wat jij leuk vindt. In een deeltijds rooster van 22 uur per week (dagen zijn bespreekbaar!) vlieg je erin: Klantcontact: Je beantwoordt mails van zowel Nederlandstalige als Franstalige klanten. 🇫🇷Offertebeheer: Je maakt calculaties, werkfiches en bestelbonnen op. Nauwkeurigheid is je middle name.Logistieke puzzel: Je bestelt wisselstukken bij leveranciers zodat niemand zonder materiaal komt te zitten.Planning: Je stuurt onze techniekers op pad en zorgt voor een efficiënte route.Teamspirit: Je volgt de werkuren en vakanties van je collega’s op.Milieu: Ook de opvolging van afvalstromen behoort tot jouw takenpakket.