Jobs

Voor een bouwbedrijf in Beringen zijn we op zoek naar een boekhoudkundig medewerker voor een deeltijdse functie.   Hoe zal je takenpakket er uitzien? Opmaken van facturenInboeken van aan- en verkoopfacturenUittreksels verwerkenMeewerken aan de digitalisering en automatisering van de boekhoudingOp termijn kunnen de boekhoudkundige taken uitbreidenAlgemene administratieve taken zoals opvolgen van bestellingen behoren ook tot je taken

Vivaldis office Herentals is op zoek naar een allround administratief verantwoordelijke. Locatie: LierEvenementensector Jouw takenpakket bestaat uit: Beheren van telefoonverkeer en bezoekersontvangstOpstellen en uitwerken van voorstellen voor evenementen en projectenCreëren van offertes en bevestigen van afleveringsdocumentenOpstellen van pakbonnen en voorbereiden van benodigde goederenBeheren van verhuurmateriaal en toezien op uitvoeringVerzorgen van de levering van kleinere goederen en bestellingenOpstellen van facturen en opvolgen van betalingenAf en toe uitvoeren van werkzaamheden in het magazijn

Vivaldis Office is op zoek naar een........ Juridisch bediende/legal assistent 📍Waar kom je terecht? Een boekhoudkantoor te Lier. 🗒 Hoe ziet je dag eruit als juridisch bediende? Je administratieve takenpakket is zeer breed, gaande van het voorbereiden van allerhande bedrijfs gerelateerde contracten en vennootschapsrechtelijke documenten en verslagen tot administratieve ondersteuning bij diverse cliënt-gerelateerde verplichtingen (o.a. aansluiting als zelfstandige, oprichtingsformaliteiten vennootschap, registratie in UBO-register, …);Je zorgt er ook voor dat de contracten en verslagen op een correcte manier ondertekend worden en je garandeert de aanwezigheid en correctheid van alle relevante bijhorende documenten;Je staat ook in voor de verzorging en opvolging van alle correspondentie die betrekking heeft op de opmaak, verwerking en opvolging van deze contracten en verslagen en dit met alle betrokken partijen (klanten, eigenaars, overheden, notarissen, advocaten…);Je staat mee in voor de voorbereiding van vergaderingen met het cliënteel;Je zorgt ervoor dat de contract templates steeds up to date zijn;

Vivaldis Office is op zoek naar een...COMMERCIEEL ADMINISTRATIEF BEDIENDE!📍Waar kom je terecht? LierSector: Tuinbenodigdheden 🗒 Hoe ziet jouw dag eruit als commercieel administratief bediende? Opvolgen en verwerken van bestellingenTransporten inplannenTelefoongesprekken met klanten en leveranciersMaken van offertes en facturerenVoorraadmanagement

Onze klant, een toonaangevend bedrijf in de live entertainment en productie-industrie, gespecialiseerd in videoapparatuur en technisch projectmanagement voor grootschalige evenementen en theaterproducties wereldwijd. Ter ondersteuning van hun team van projectmanagers zijn ze op zoek naar een gedreven Administratief Bediende die helpt bij uiteenlopende administratieve taken. Als Administratief Bediende ben je verantwoordelijk voor verschillende ondersteunende administratieve taken, waaronder:   Aanmaken van aankooporders, facturen en activa in onze ERP-tool.Verwerken van zendingen en pakketten via koeriersdiensten zoals FedEx.Zorgen voor een tijdige en efficiënte afhandeling van bestelling en apparatuur voor projecten.Ondersteunen van projectmanagers, zodat zij zich kunnen concentreren op hun technische taken.Actief deelnemen aan training en leren werken met nieuwe systemen en tools.Je helpt af en toe actief mee in ons magazijn, goederen scannen, een bestelwagen inladen,...

Voor een bedrijf gelegen in 2030 Antwerpen zijn wij op zoek naar een administratief bediende Facturatie.   Als administratief bediende facturatie werk je mee aan een vlotte en correcte verwerking van onze facturen.Jij zorgt er samen met jouw twee collega’s voor dat alles op rolletjes loopt.Invoeren van prestaties van medewerkers en gebruikte materialen in het ERP systeem (Salesforce)Opstellen, verwerken en versturen van facturenTelefonisch contact met klanten en samenwerken met collega’s van de commerciële dienst, planning, personeelsdienst en werfleidingNauwe samenwerking met de boekhoudingControleren van proforma facturen en ingrijpen waar nodig

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende, verantwoordelijke calculatieSpecialisatie: Bouw, complexe bouwdossiers, verbouwing/reno   Takenpakket Spil in offertebeheer/kostencalculaties = spil bouwprojectenNauwkeurige berekeningen kostprijsJij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen zoals leveranciers, onderaannemersAnalyse lastenboek, bouwdossier, plan, ... om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen + finalisatie met verantwoordelijke en projectleidingOffertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestellingBeheren en opmaak meetstatenOpvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciers, onderaannemers, ... Meedenken aan verbetering, kostenbewust denken  

  Voor een internationaal expeditiebedrijf in Antwerpen (2030) zijn we op zoek naar een logistiek dossierbeheerder koffie (Export).     Functieomschrijving:   Behandelen en opvolgen van elk expeditiedossier Koffie (Export) en verzorgen de bijhorende administratie gaande van het registreren van binnenkomende opdrachten, het aanmaken van expeditiedossiers tem de facturatie en stockbeheerBeheren van uw eigen klantenportefeuilleCommunicatie met klanten en leveranciersNauw samenwerken met collega’s in binnen –en buitenland

Vivaldis Office zoekt ....... Boekhoudkundig/ administratief bediende- accounting officer   Samen met onze klant, specialist op vlak van logistiek zoeken we een Boekhoudkundig/ administratief bediende- accounting officer.   Takenpakket: Ondersteuning boekhoudkundige taken: Bijhouden financiële admin, verwerken inkomende- uitgaande facturen, crediteuren- en debiteurenadmin, uitvoeren banken/ beheer betalingsverkeerondersteuning/ voorbereiding BTW-aangiftes, maand- jaarafsluitingOndersteuning payroll/ salarisverwerking- personeelsadministratieMeedenken aan verbeteringAlgemene admin  

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Voor een bedrijf gelegen in 2170 Merksem zijn wij op zoek naar een administratief bediende.   📍 Locatie: 2170 Merksem 💼 Sector: Maritiem / Logistiek   Als dossierbehandelaar ben jij de spilfiguur in de administratieve afhandeling van onze verpakkingsdossiers van A tot Z.Jij zorgt ervoor dat elk dossier volledig, correct en tijdig wordt opgevolgd. Je staat in voor de opstart en opvolging van klantendossiers Je verzamelt en controleert alle nodige informatie en documenten (offertes, transportgegevens, klantinstructies, enz.) Je onderhoudt nauw contact met klanten, leveranciers en interne afdelingen Je verwerkt gegevens in ons ERP-systeem en zorgt voor een vlotte administratieve flow Je bewaakt deadlines en zorgt dat alles tijdig klaarstaat voor productie en/of levering Je signaleert knelpunten en werkt actief mee aan optimalisaties van processen

Ben jij een administratieve duizendpoot met een gezonde dosis gezond verstand? Werk je graag in een klein en hecht team binnen een familiale sfeer? Dan ben jij misschien wel de administratief bediende die wij zoeken!   Jouw Functie: Als administratief bediende sta je in voor een breed en gevarieerd takenpakket. Je zorgt ervoor dat onze administratieve processen vlot en efficiënt verlopen.    Concreet betekent dit: Opstellen en verwerken van orders, facturen en boekingen (aankoop en verkoop)Voorbereiden en opvolgen van dispatch naar klantenWerken met logistieke klantensoftware en ERP-systemenOndersteuning bieden aan collega’s, zowel administratief als praktischBeantwoorden van mails en opstellen van bestelbonsBestellingen opvolgen bij leveranciersGoede opvolging van zendingen en duidelijke communicatie naar klantenWerken met verschillende klantenportalenContact onderhouden met het magazijn    

Voor een bedrijf gelegen in Schoten zijn wij op zoek naar een administratief bediende.   📍 Locatie: Schoten 💼 Sector: Metaal   Beantwoorden van inkomende telefoons, e-mails en correspondentieVerwerken van binnenkomende aanvragenAanmaken van dossiers voor nieuwe klantenVoorbereiden van documenten voor chauffeursDoorgeven van opdrachtbonnen aan het magazijnPlaatsen van bestellingenFacturatie: opmaken en verwerken van facturenAd hoc administratie: flexibel ondersteunen waar nodigKlanten telefonisch contacteren voor bestellingen

Voor onze klant te Grimbergen zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot/operations assistant met een passie voor administratie en logistiek. Je ondersteunt de Site Manager bij het onderhouden van de dagelijkse logistieke en administratieve taken.Je staat in voor het onthaal van de klanten en transporteurs. Je bent het eerste aanspreekpunt!Je maakt de nodige documenten op voor de chauffeurs.Je zal instaan voor het onthaal van de bezoekers.Communicatie tussen klanten en leveranciers.

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratief Bediende voor een advocatenkantoor te Heist-op-den-Berg!   Werk jij nauwkeurig, heb je een goede talenkennis, en heb je reeds enkele jaren ervaring als administratief bediende? Dan is deze vacature iets voor jou!   Je zal instaan voor:   onthaal van de cliënten -telefoons beantwoorden en doorschakelenopvolging en verwerking inkomende /uitgaande correspondentie en post -agenda- en dossierbeheer waaronder het beheren van data in het intern systeemadministratieve taken, zoals telefoon- en mailverkeerfacturatieCollectieve schuldenregeling

Ben jij een administratieve duizendpoot met een scherp oog voor detail? Wil je deel uitmaken van een team dat zich bezighoudt met internationale import- en douaneprocessen? Dan is deze functie iets voor jou!   Als Administratief Medewerker Import & Douane ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig verwerken van alle administratieve taken die gepaard gaan met import- en douaneactiviteiten. Je werkt samen met interne en externe stakeholders om ervoor te zorgen dat alle processen soepel en conform de regelgeving verlopen.   Jouw takenpakket Opstellen, controleren en opvolgen van import- en douanedocumentatie.Registreren en bijhouden van gegevens in het systeem.Communiceren met klanten, leveranciers en douaneautoriteiten in het Nederlands, Frans en Engels.Zorgen voor tijdige en correcte afhandeling van administratieve procedures.Ondersteunen bij het oplossen van eventuele problemen of vertragingen in het importproces.​  

Voor een garage gelegen in Ekeren zijn wij op zoek naar een Callagent/ Klantenadvisuer.   📍Locatie: Ekeren 💼 Sector: Automotief   Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefonische oproepen.Je verwerkt de binnenkomende mails en websiteberichten.Als eerste aanspreekpunt in de dienst naverkoop adviseer en begeleid je de klanten.Je bespreekt hun vragen of situaties.Je bepaalt de acties om tot juiste oplossingen te komen en stelt werkorders op.Je plant afspraken in voor onze klanten.Je beslist welke collega of dienst de klant verder kan helpen en maakt hiervoor de nodige afspraken.Telefonisch heb je de capaciteit om steeds met de glimlach elke oproep aan te nemen en af te sluiten.  

Als administratief bediende boekhouding speel je een cruciale rol binnen ons team. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve taken en zorgt voor een nauwkeurige en tijdige verwerking van financiële gegevens. Tot jouw taken behoren onder andere:   Je staat in voor het onthaal van de klanten;Je staat in voor het dagelijks beheer van de mailbox ;Communiceren met klanten en leveranciers over boekhoudkundige vragen;Verwerken van inkomende en uitgaande facturen;Je zorgt voor de voorbereiding van de dossiers ter ondersteuning van jouw collega;Als administratief bediende afdeling boekhouding assisteer je bij het opmaken van financiële overzichten en rapportages.

Wat houdt de functie in?Deze zeer hands-on functie omvat een reeks uiteenlopende taken die rond enkele hoofdpijlers draaien:Telefonische en fysieke ontvangst van bezoekersAdministratieve ondersteuning: Verwerking van inkomende en uitgaande fysieke en elektronische postBeheer van de mailbox accounting; verzending van facturen naar het boekhoudsysteemOndersteuning bij de organisatie van vergaderingen: reserveren van zalen, bestellen van cateringdiensten, enz.Ad-hoc ondersteuning voor verschillende teams (member affairs, communicatie, technische adviseurs)Logistieke ondersteuning: Inventaris en aanvulling van kantoorbenodigdhedenControle van kantoorfaciliteiten: koffiemachines, kopieerapparaten, conferentiesystemen; beheer en opvolging van technische interventies indien nodigAanvulling van de koelkasten, legen van de vaatwasserVoorbereiding en opruimen van vergaderruimtesInstructies geven aan onderhoudsteams voor schoonmaak, alarmsysteem, tuinonderhoud, beveiliging, enz. 

Voor een transportbedrijf in de Haven van Kallo 📍 zijn wij op zoek naar een Administratief Bediende voor de Transportafdeling 💻   Jouw taken en verantwoordelijkheden: Verwerken en controleren van transportdocumentenBijhouden van dossiers en archiveren van documentenCommunicatie met klanten en transporteurs omtrent leveringen en transportdetailsOndersteunen bij de planning en organisatie van transportenInvoeren en bijhouden van gegevens in het transportsysteemAfhandelen van administratieve correspondentie en telefoonverkeerAssisteren bij het opstellen van rapportages en analysesZorgdragen voor een correcte factureatie en opvolging van betalingen