Executive Assistant
BRUXELLES - Ref. A-819759
OfficeVoltijdsVanaf 2500€ per maandVaste job na geslaagde interimperiode
Functie
Executive Assistant – Zakenadvocatenkantoor (Brussel)
Een toonaangevend zakenadvocatenkantoor in Brussel is op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Executive Assistant om de vennoten te ondersteunen en bij te dragen aan de goede dagelijkse werking van het kantoor.
U speelt een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de advocaten en vennoten:
- Agendabeheer en logistiek: beheer van complexe agenda's, coördinatie van vergaderingen, conference calls en zakenreizen.
- Communicatie en correspondentie: proactieve opvolging van e-mails, inkomende en uitgaande briefwisseling.
- Juridische en administratieve ondersteuning: lay-out en opmaak van juridische documenten en presentaties (Word en PowerPoint), beheer van handtekeningen, legalisaties en apostilles.
- Facturatie en tijdsregistratie: voorbereiding van de facturatie en invoer van prestaties (time entries).
- Algemene administratie: administratieve ondersteuning op hoog niveau in een dynamische en veeleisende omgeving.
Profiel
- Ervaring: relevante ervaring als Executive Assistant of Legal Assistant, bij voorkeur binnen een advocatenkantoor of de professionele dienstensector.
- Talenkennis: uitstekende beheersing van het Nederlands of Frans, met een sterke kennis van het Engels en een goede kennis van de andere landstaal.
- Organisatie en nauwkeurigheid: sterk organisatievermogen, prioriteiten kunnen stellen en uiterst discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
- IT-vaardigheden: vlotte beheersing van de gangbare Microsoft Office-tools (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
- Teamgeest: servicegericht, praktische ingesteldheid (hands-on) en flexibel.
Wat kunnen we jou bieden?
- Werkomgeving: een stimulerende en internationale juridische omgeving.
- Directe interactie: nauwe samenwerking met vennoten en gesprekspartners van hoog niveau.
- Salaris: een aantrekkelijk loonpakket, afhankelijk van ervaring en profiel.
- Balans: een ondersteunende bedrijfscultuur met aandacht voor een gezond evenwicht tussen werk en privéleven.
Alle Vivaldis collega’s zetten zich in voor een gelijkekansenbeleid. Wij selecteren op basis van ervaring, studies en competenties en niet op basis van nationaliteit, uiterlijke kenmerken, geaardheid, religie, handicap, leeftijd en /of geslacht. Onze rol als uitzendbedrijf impliceert het streven naar inclusie en diversiteit. Discriminatie wordt niet getolereerd.
Jouw sollicitatieproces bij Vivaldis
Wat gebeurt er nu? 🤔
1
📩 Mailbevestiging
Je ontvangt zo meteen een bevestigingsmail. In je MyVivaldis-account vind je al je sollicitaties overzichtelijk terug. Handig!
2
📍We gaan voor je aan de slag
Ons team bij Vivaldis Brussels Office bekijkt jouw kandidatuur en neemt snel contact met je op.
3
🗨️Vragen? We helpen je graag!
Twijfel niet om ons te contacteren als je nog iets wilt weten. We staan voor je klaar! 😊
Vragen? Contacteer ons.
Misschien zijn deze jobs ook iets voor jou?
Executive Assistant
BRUXELLES
Executive Assistant – Cabinet d’avocats d’affaires (Bruxelles)Un cabinet d'avocats d'affaires de premier plan basé à Bruxelles recherche un(e) Executive Assistant proactif(ve) et rigoureux(se) pour accompagner ses associés et veiller au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.Au cœur de la pratique quotidienne des avocats et des associés, vos missions principales s'articulent autour des axes suivants:Gestion d'agendas et logistique: organisation d’agendas complexes, coordination de réunions, conférences téléphoniques et déplacements professionnels.Communication et correspondance: gestion proactive des courriels, du courrier entrant/sortant et de la communication courante.Support juridique et documentaire: mise en page de documents juridiques et de présentations (Word et PowerPoint), gestion des signatures, légalisations et apostilles.Facturation et encodage: préparation de la facturation et saisie des prestations (time entries).Administration générale: soutien administratif de haut niveau au sein d'un environnement dynamique et stimulant.
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Administratief Assistent
BRUXELLES
Als Administratief Assistent ben jij de spilfiguur die onze organisatie vlot laat draaien. Je beheert communicatie en documenten, bewaakt de kwaliteit van onze administratieve processen en ondersteunt het team zodat iedereen zich kan focussen op hun kerntaken.
Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend:
Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
OfficeImmobiliënVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management Assistent
GERAARDSBERGEN
Drijf jij op proactiviteit, denk je strategisch mee met het beleid, durf je zaken daadkrachtig vast te pakken en neem je met plezier complexe projecten en organisatorische taken uit handen van de directie? Voor een financieel gezond, sterk groeiend en ambitieus bedrijf in de regio zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistent.In deze veelzijdige en flexibele spilfunctie werk je schouder aan schouder met de zaakvoerders. Je fungeert als klankbord, waakt over de correcte opvolging van beslissingen en brengt structuur, efficiëntie en vernieuwende ideeën binnen de organisatie!Als Management Assistent ontlast je de zaakvoerders op zowel strategisch, organisatorisch als administratief vlak:Rechterhand & Sparringpartner: Je werkt nauw samen met de zaakvoerders, denkt proactief mee over de bedrijfsvoering, komt zelf met innovatieve ideeën en verbetervoorstellen, en vertaalt strategie naar concrete actiepunten.Dossier- & Projectopvolging: Je neemt uitdagende en uiteenlopende projecten zelfstandig in handen (o.a. procesoptimalisatie, interne communicatie, voorbereiding van strategische dossiers) en zorgt voor een strakke, correcte opvolging van A tot Z.Overzicht & Coördinatie: Je bewaart ten allen tijde de helikopterview, bewaakt deadlines en prioriteiten binnen het directiekantoor en zorgt dat afspraken en actiepunten stipt worden nageleefd.Flexibel Takenpakket: Je bent een echte duizendpoot die soepel schakelt tussen ad-hoc managementtaken, het voorbereiden van meetings/presentaties, ad-hoc analyses en het opvangen van operationele knelpunten.
InterimHoutVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management assistant (admin. sterk, finance expertise)
Turnhout, België
Ben jij een administratieve krak? Heb je finance expertise? Neem je graag een afwisselend pakket op? Taken: Je zorgt ervoor dat elke order correct administratief wordt opgevolgd van bestelling tot afsluiting: tijdige en correcte facturatie, dat betalingen worden opgevolgd en dat elk dossier uiteindelijk volledig en correct wordt afgesloten.aankoopfacturatieBetalingen voorbereiden en opvolgenverkoopfacturatieDebiteurenbeheerOrderproces A-ZOndersteuning van onze externe accountant en maandelijkse controlescustomer service en opvolging van klantvragenadministratieve sales support / klachtenbehandelingback-up voor de planning van leveringen.
InterimDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode