Jobs

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende/ administratief medewerker voor onze klant in Herk-de-Stad. Onze klant is actief in de wegenbouw en gespecialiseerd in betonboordstenen. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56. Jouw takenpakket als administratief bediende/ administratief medewerker bestaat uit: Je beheert telefoons en e-mails;Je ondersteunt administratief waar nodig.Je boekt facturen in;Je hebt klanten telefonisch verder.

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in interieurinrichting voor business klanten. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief bediende/ administratief medewerker bestaat uit: Je verwelkomt bezoekers en klanten aan het onthaal;Je vult data aan of past deze aan in het ERP-systeem;Je verzorgt transportaanvragen van leveringen en retouren;Je bent verantwoordelijk voor de facturatie;Je volgt de aanbestedingen van A tot Z op bij steden en gemeentes;Je ondersteunt andere afdelingen zoals onder andere internal sales, logistics indien nodig.

Word jij onze nieuwe Werfadministrator?   🏠 Waar kom je terecht? Je gaat aan de slag bij een absolute wereldspeler die gespecialiseerd is in isolatie, stellingbouw en asbestverwijdering. Hoewel het een machtige multinational is met meer dan 28.000 medewerkers wereldwijd, voel je op de Belgische werkvloer vooral een dynamische en prettige werksfeer.   🛠️ Jouw dag als Werfadministrator Jij bent het centrale aanspreekpunt tussen het hoofdkantoor, de werf en de klant.Je start de dag met de urenregistratie van de medewerkers op de werf, zodat iedereen correct en tijdig wordt uitbetaald.Je beheert het volledige facturatieproces van A tot Z en onderhoudt hierover nauw contact met de klant.Tussendoor maak je nauwkeurige opvolgingslijsten op en vult deze aan om het overzicht te bewaren.Je verwerkt de input van bestellingen en geeft de definitieve goedkeuring voor geleverde goederen.Je werkt zelfstandig, maar kunt altijd terugvallen op de expertise van de Back Office Manager en de Projectleider.

Ben jij een georganiseerde en technisch aangelegde administratieve topper? Hou je ervan processen te verbeteren en collega’s te begeleiden? Dan is dit jouw kans!   In het Leuvense zijn we op zoek naar een administratief bediende ben je het centrale aanspreekpunt voor het digitaliseren van de werkprocessen van onze techniekers en ondersteunt de administratie van de onderhoudsafdeling.   Jouw taken: Beheren van de klantendatabase en opstarten van het digitalisatieprocessen.Techniekers begeleiden bij het gebruik van digitalisatietools en ondersteunen waar nodig.Administratieve ondersteuning bieden aan de onderhoudscoördinator.Vragen van klanten beantwoorden, technische kennis is hierbij een plus.Op termijn ook offertes opmaken.Werken met Access en het Office-pakket (Excel, Word, Outlook).  

Vivaldis Finance is op zoek naar een tijdelijk administratief financieel bediende voor onze klant in Beringen. Onze klant is een advocatenkantoor. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 013/ 48 01 87   Jouw takenpakket zal bestaan uit: Opvolgen en verwerken van facturen;Beheren van openstaande vorderingen;Telefonisch en schriftelijk contact opnemen met klanten om betalingen te bespreken;Versturen van aanmaningen en ingebrekestellingen;...

Voor een klant gelegen te Bilzen gespecialiseerd in verkoop en verhuur van bouwmachines zoeken wij eenadministratief bediende   Je taken zijn o.a. Ondersteunen van de aankoopafdeling met administratieve takenAanmaken van nieuwe artikels in het systeemVerwerken en opvolgen van bestelbonnen, leveringsdocumenten en facturenRegelen van retourzendingen van defecte en/of niet conforme goederenUpdaten van prijslijstenControleren, vervolledigen en up to date houden van alle gegevens in verband met aan te kopen goederen in het systeemCommuniceren met leveranciers bij onduidelijkheden of afwijkingen  

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken omvatten onder andere: Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact. Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.   Je takenpakket bestaat uit:   Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning  

Voor onze klant, een groot datacenter gelegen te Zaventem, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Admin Support! Wat zijn jouw taken als Administratief Bediende? Ondersteunen van de QHSE Manager bij het naleven van Global Compliance-doelstellingen (zoals ISO, SOC, PCI) en lokale wettelijke vereisten;Zorgen voor een vlotte werking en naleving binnen de regio;Opstellen van heldere en gestructureerde rapportages voor regionale Operations-, Quality- en Global Compliance-teams;Rapporteren over afwijkingen, risicobeheer en voorbereiding op externe audits;Opvolgen van het Corrective Action Process, inclusief navragen bij collega’s en verzamelen van bewijs;Voorbereiden en opvolgen van rapportages op EMEA-, lokaal en globaal niveau, in het Engels en Nederlands;Bewaken van volledigheid en nauwkeurigheid van bewijslast voor externe audits;Assisteren bij projectbeheer met impact op certificeringen;Actief bijdragen aan verbeteringen binnen het Global Compliance-programma.

Voor onze klant te Bocholt zoeken we een allround administratief bediende.   Je zal hier instaan voor: Onthaal verzorgen / telefoon - mailDe HR ondersteunenVoorbereidend boekhoudkundig werkPreventietakenVerzekeringskwestiesLeveringsbonnen aanmakenFacturen inboeken en controlerenAdministratief fleet beheer / wagenparkSubsidies aanvragenInventarisAlgemene administratieve taken - ondersteuning management  

Voor een familiale onderneming die al meer dan 50 jaar actief is in grondwerken, wegeniswerken, afbraakwerken en de uitbating van zandgroeven, zijn we op zoek naar een technisch administratief bediende. Als Technisch-Administratief Bediende ben je de spilfiguur tussen de offertedienst en de uitvoering op de werven. Je zorgt dat elk project administratief vlekkeloos verloopt.  Je takenpakket bestaat onder andere uit:   Prijsaanvragen doen bij leveranciers en onderaannemersOpvolgen van administratieve verplichtingen bij grond- en afbraakwerken (Tracimat, Walterre, Grondbank, …)Administratieve ondersteuning bij de opstart van werven Opmaak en opvolging van waarborgenAanvragen van nutsleidingenAdministratieve opstart in softwaresystemen Administratieve opvolging tijdens de uitvoering van werven Bestellingen plaatsen en opvolgenPrestaties verwerkenOndersteuning bij het opstellen van de planning

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende - assistent projectleider (hout/bouw) = maatwerk binnen- en buitenschrijnwerk tot technische toepassingen in professionele omgevingen. Van houten gevelbekleding voor een strakke of warme uitstraling, ramen en deuren , dakwerken met focus op isolatie en duurzaamheid, brandwerende oplossingen of totaalinterieurs waarin alle schrijnwerkelementen één geheel vormen. Van een klassieke voordeur tot een volledig uitgewerkt project!     Hebben we je interesse al gewekt of heb je vragen over deze vacature? Met een lach heb je veelvuldig contact met de verschillende afdelingenVoorbereiden en uitwerken van dossiers voor werkhuis.Je bent iemand die het overzicht bewaard + je zorgt ervoor dat het projectteam op rolletjes looptRechterhand projectleider : Dagelijkse opvolging werven, administratief en op verplaatsingPlanning + contact leveranciers/ onderaannemersWerfadminAanspreekpunt plaatsingsteamOpvolging werken: meer en minder werken, materiaalkost, ...          

Voor een scheepvaartbedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een administratief bediende. Het bedrijf specialiseert zich in grote tankvaart op de binnenwateren.   Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waaronder:     Je beheert de mailbox van het administratief team. Je behandelt inkomende en uitgaande e-mails en zorgt voor een vlotte en professionele opvolging.Je houdt het digitaal klassement en documentbeheer overzichtelijk en up-to-date.Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s; je verzorgt de rondleiding, geeft de nodige uitleg en ondersteunt de personeelsadministratie.Je regelt meetings, bedrijfsevenementen en de praktische aspecten van zakenreizen, van transport tot verblijf (vluchten, hotels en huurwagens).Je volgt facturen en onkostennota’s nauwgezet op.Je bent de interface tussen het kantoor en de externe IT-partner voor probleemoplossing en ondersteunt bij updates van de website.Je helpt mee om een georganiseerde en aangename werkomgeving te behouden.Je ondersteunt waar nodig andere afdelingen en neemt administratieve taken over voor onze zusterbedrijven.  

Voor een bedrijf gelegen in schoten zijn wij op zoek naar een administratief bediende 70% / magazijnier 20% . Als magazijnier met verantwoordelijkheid voor de hersteldienst ben jij een centrale schakel binnen onze organisatie. Je combineert praktisch magazijnwerk met administratie, communicatie en coördinatie.Je staat dagelijks in contact met klanten, collega’s en leveranciers en zorgt ervoor dat herstellingen vlot, correct en transparant verlopen.Je bewaakt het overzicht, structureert processen en zorgt ervoor dat alle partijen correct samenwerken binnen een efficiënte herstelstructuur. Magazijn & logistiek: Ontvangen, controleren en registreren van inkomende goederenKlaarleggen en verzendklaar maken van bestellingen voor klantenCorrecte stockage en orde in het magazijnVerwerken van verzendingen en opvolgen van leveringen Hersteldienst (belangrijk onderdeel van de functie) Eerste aanspreekpunt voor klanten met herstellingenCorrect communiceren over: aard van het probleem, voorwaarden van herstelling (garantie, kosten, doorlooptijd, enz.)Administratieve verwerking van herstellingenDuidelijk en correct formuleren van hersteldossiers richting leveranciersRekening houden met verschillende procedures per leverancierOpvolgen van lopende herstellingen en terugkoppeling naar klant en collega’s Communicatie & administratie Schakel tussen klanten, magazijn, collega’s en leveranciersZorgen voor duidelijke afspraken en correcte informatie-uitwisselingMeewerken aan het optimaliseren van de herstelstructuur en interne processenNauwkeurig en gestructureerd werken in administratieve systemen    

Voor een bedrijf in de regio Brecht (specialist in de verhuur van bouwmachines) zoeken we een administratieve duizendpoot die niet bang is om ook achter de balie te schitteren. Als Commercieel Administratief Medewerker maak jij elke dag het verschil voor zowel zelfbouwers als professionals! Wat ga je precies doen? Je verwelkomt klanten met een glimlach aan de balie, beantwoordt hun vragen en adviseert hen over de juiste machines voor hun project.Van het opstellen van huurcontracten en offertes tot het nauwkeurig verwerken van de facturatie.Je neemt aanvragen aan en volgt offertes op, zodat geen enkele kans blijft liggen.Klachten of uitdagingen handel je professioneel en vlot af.

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Je start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Voor onze klant die gespecialiseerd is in prefab betonproducten zijn wij op zoek naar een technisch administratief medewerker   Je stelt offertes op, volgt bestellingen op en zorgt voor de correcte en uniforme verwerking van alle documenten.Dankzij jouw nauwkeurigheid blijven alle klantendossiers up-to-date.Je onderhoudt telefonisch en schriftelijk contact met klanten en zorgt voor een vlottecommunicatie.Je staat in voor de opvolging van de productieplanning en houdt deze up-to-date.

Voor een innovatief glasverwerkingsbedrijf zoeken we een Technisch Administratief Medewerker die niet bang is om verantwoordelijkheid te nemen en mee te bouwen aan een groeiende onderneming.   Wat ga je precies doen? In deze rol ben je het brein achter de snijafdeling. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van planning tot voorraad: Slimme planning & optimalisatie: Je stelt de meest efficiënte snijplannen op voor zowel float- als gelaagd glas. Jouw doel? Maximaal rendement en minimaal afval.Voorraadbeheer & inkoop: Je houdt de glasvoorraad nauwgezet in de gaten, plaatst bestellingen en coördineert de leveringen zodat de productie nooit stilvalt.Operationele aansturing: Hoewel je 95% van de tijd administratief bezig bent, stuur je ook een team van 5 operatoren aan. Jij bent hun eerste aanspreekpunt voor technische vragen en werkinstructies.Procesverbetering: Je spoort proactief knelpunten op en implementeert slimme oplossingen om de workflow continu te verbeteren.