Jobs

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek en administratief planner- coördinatie chauffeurs Specialisatie: Transport  Takenpakket   Planning transport/ritten/verplaatsing in samenspraak met de collega's en chauffeursProblem solver bij problemen VB. pech, rij-rusttijden extra prestaties, ...Eerste aanspreekpunt + coördinatie chauffeursAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking systeem/PC, beheer verlof/ziekte chauffeurs, opvolging prestaties/tachograaf, ...Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesControleren en opvolgen van transportdocumentenBeheer wagenpark: tijdige keuringen, onderhoudsbeurten, ...  

Vivaldis Office zoekt ....... Administratie- klantbeheer- customer relations   Waar moet je zijn? Regio HoogstratenSpecialisatie: Logistiek/ warehouse   Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve of technische vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, data input, administratieve afhandeling dossiersKlantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenRechterhand teamleader administratie & Customer Relations ManagerDouaneformaliteiten + facturatie  

  Voor een internationaal expeditiebedrijf in Antwerpen (2030) zijn we op zoek naar een logistiek dossierbeheerder koffie (Export).     Functieomschrijving:   Behandelen en opvolgen van elk expeditiedossier Koffie (Export) en verzorgen de bijhorende administratie gaande van het registreren van binnenkomende opdrachten, het aanmaken van expeditiedossiers tem de facturatie en stockbeheerBeheren van uw eigen klantenportefeuilleCommunicatie met klanten en leveranciersNauw samenwerken met collega’s in binnen –en buitenland

Voor onze klant te Zeebrugge, gespecialiseerd in internationaal transport 🚚, zijn wij op zoek naar een administratief logistiek bediende ⌨️.   Jouw taken zijn: Je houdt de timetables van de havenarbeiders bij. Je geeft de dimona's aan. Je controleert verlof, ziekte, tijdskredieten, ... Je verwerkt ziekte-attesten. Je volgt de planning van de opleidingen op. Je plant de medische onderzoeken in. Je voorziet de dagelijks planning van de havenarbeiders: je belt ze op, geeft instructies door. Je bepaalt het nodige aantal interims en neemt contact op met het kantoor. Je rapporteert de dagplanning.  

Voor onze klant, een gekend transport bedrijf, gaan we op zoek naar een administratief bediende.   Jouw takenpakket als administratief bediende - logistiek: Werkuren: Maandag t.e.m. vrijdag van 16u tot 22u (op vrijdag tot 20u)Ontvangst en begeleiding van chauffeurs aan het loketControle en verwerking van CMR’s en andere transportdocumentenCorrecte data-input in het ERP-systeemVoorbereiding van transportdocumenten voor de volgende dagSamenwerking met collega's om een vlot verloop van de transport te garanderen  

We zijn op zoek naar een administratief bediende voor in de logistieke transport sector (Regio Gent)   Als administratief bediende ben je verantwoordelijk voor de juiste en nauwkeurige verwerking van gegevens en informatie dit onder andere in de relevante systemen.Je ondersteunt het team van experten, door onder andere de mailbox te beheren, documenten in orde te brengen, chauffeurs te ontvangen/ begeleiden…Je bent dagelijks aanwezig in het magazijn en hebt contact met alle betrokkenen, zodat je voor de correcte administratieve verwerking kan zorgen.     Ben je nauwkeurig en een administratieve duizendpoot?Je werkt graag zelfstandig en georganiseerd?Je hebt reeds een ruime ervaring binnen administratie.Kennis van de logistiek is een plus.Teamplayer – Je kan goed werken in teamverband.Je bent flexibel.Je werkt vlot met een PC en beschikt over een goede kennis van het MS Office pakket? Bijvoorbeeld Excel.Je beschikt over eigen vervoer om je te verplaatsen naar de site?Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en kennis van het Engels?     Heb jij interesse in deze vacature en wil je zo snel mogelijk op gesprek? 📱Stuur ons via WHATSAPP: +32 479 03 74 93 📞 Bel ons via de TELEFOON: +32 9 381 91 95  

Vivaldis Office zoekt.... Bediende verkezekeringen!  Waar? Regio Turnhout, specialisatie: verzekeringen, dossierbeheer, particulier   Als Administratief commercieel adviseur/dossierbeheer, verzekeringsspecialist, sta jij in voor volgende verantwoordelijkheden: Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klant (particulier)Op termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Vivaldis Office zoekt..............Administratie/ Inside sales specialist (Ned, Eng, Frans)  Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Techniek, energie, installatie, Benelux   Wat moet je doen? Zowel juniors als seniors zijn welkom!    Als spilfiguur ben je HET aanspreekpunt voor jouw klantenportefeuille + collega's sales engineers + managers/projectleidingKlant optimaal van dienst zijn: juiste dienst aanbieden, advies, opvolging, offerte op maat, ...Formuleren antwoorden op alle binnenkomende vragenKlantenbinding is een belangrijk proces. Je haalt er voldoening uit om een echte vertrouwensband op te bouwen met de klant + collega's van de verschillende afdelingen en vestigingen over BeneluxRechterhand sales engineering/ projectleiding, Sales Manager: Telefonie, offertes, administratief opvolgen, agendabeheer, planning afspraken, presentaties, contract- en dossierbeheer, aanvragen/orders beheren...Rapportering (Excel) + beheer data

Vivaldis Office zoekt.... Administratie-commercieel specialist verzekeringen (autoverzekeringen) Als Administratief commercieel adviseur/dossierbeheer, verzekeringsspecialist, sta jij in voor volgende verantwoordelijkheden: Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klant (specifiek op vlak van autoverzekeringen)Op termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailingDe nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldVerzekeringen van exclusieve wagens + oldtimers, ...Beheer vloot voor je klantenInschrijven/ registratie voertuigenSPOC voor jou auto verzekeringsdossiers + kennisverdeling binnen je team + samenwerking met de andere kantoren over heel VlaanderenNetworking en aanwezigheid op events 

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve krak- verantwoordelijke transportplanning (2 shiften)    Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Transport, logistiek Takenpakket Focus= Aansturen en inplannen van eigen chauffeurs als subcontractors (bestelwagens en vrachtwagens) Als spilfiguur ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs en subcontractors (bestellingen, binnenkomende orders, zendingen ...) Als spilfiguur tussen de klant, bureau en chauffeurs ben je ook HET aanspreekpunt bij problemen en klachten VB. rij- rusttijden, laattijdige ophaling, ...en als echte PROBLEM solver weet je de klant gerust te stellenJe collega's op de temperatuurafdeling ondersteunen en opmaken curves (Data bijhouden in Ecxel) Ervoor zorgen dat alles voldoet aan de juiste standaarden, regelgeving, GDP/ISO, ...Controleren en opvolgen van transportdocumenten (conform wetgeving, GDP richtlijnen)Agendabeheer, mailing en telefonieSpecifieke afdeling mbt medical transport (organisatie logistiek voor medische zendingen zodat VB. medicijnen tijdig terecht zijn)Meedenken aan verbetering + rechterhand distributie manager

Vivaldis Office is op zoek naar Administratieve & juridisch bediende.   Specialisatie: Juridisch, dossierbeheer/admin Wat zullen je taken zijn ?  Als enthousiaste en goedlachse bediende ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant telefonisch en via mail (advocaten, overheden, ...)Na een inwerkperiode kan je vlot je eigen dossiers/akten beheren en overhandigen aan de directieBellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: Bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, Opzoekingen in het register, opmaak akten en juridische documenten, ...Contact met andere notarissen, overheden, besturen, advocaten, schuldeisers ... = je staat sterk in je schoenenBij interesse kan je op termijn groeien naar complexere dossiersVertrouwenspersoon

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende/facturatie/backoffice - ordermanagement    Plaats tewerkstelling: Arendonk + Specialisatie: Bouw, loodgieterij, hvac. Belangrijk: graag bezig met cijfers!    Taken: Database up to date houden ivm financiële gegevens + opvolgen en aanmaken klantdossiersJij zorgt ervoor dat elk dossier administratief in orde is en dat er geen documenten ontbrekenOrdermanagement/ Order entry: Aanmaken nieuwe klanten, verwerking rapporten, ondersteuning aankoop, verantwoordelijk voor het volledige orderproces-verwerking en planning, opvolging bestellingen tot levering, opvolging voorraad- stock, selectie leveranciers, offertedossiers beheren A-Z ... Doorheen de werkzaamheden maak je de klant wegwijs en zorg je voor de juiste begeleiding Klachtenbehandeling en klanttevredenheid waarborgen + contact leveranciers (mail, telefoon) 

Vivaldis Office zoekt ....... Logistiek analist - ondersteuning admin/operations    Takenpakket Ondersteuning operations / logistiek proces op administratief vlak (nakijken routes chauffeurs, rij- rusttijden, CMR's, opmaak rittenbladen/vrachtbrieven, input nieuwe klanten, ...)Personeelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, motivatie + vlotte communicatie chauffeurs, meedenken aan verbeteringen zoals nieuwe routes, ...Ondersteuning algemene admin, telefonie/mailKlantendossiers beherenIT kennis: input VB. in Business Central

Vivaldis Office zoekt ....... Administratie bouwprojecten- opvolging productierun/orders + facturatie Belangrijk: ervaring en/of opleiding richting boekhouding- facturatie, aankoop, technisch admin.   Waar moet je zijn? RijkevorselSpecialisatie: Bouw4/5de ook mogelijk   Takenpakket Je rol bestaat uit het administratief ontlasten van verschillende partijen (ondersteuning aankoop, werkvoorbereiding, productiedossiers)Je staat in voor het opvolgen van de gestarte projecten/ productierun. Je coördineert het volledige orderproces van offerte, bestelling tot leveringAlgemene administratie: Opvolgen materialen/bestellingen, contact leveranciers, stock- voorraadbeheer, contractbeheer, opmaak vorderingsstaat... Volledige facturatie voor de verscheidene dossiers: Beheer facturatiebon, opmaak/verwerking facturen, opvolging betalingen, maandelijkse financiële inventarisNauw contact met atelier, productiemanager, meestergastenRapporteren

Vivaldis Office zoekt ....... Boekhoudkundig/ administratief bediende- accounting officer   Samen met onze klant, specialist op vlak van logistiek zoeken we een Boekhoudkundig/ administratief bediende- accounting officer.   Takenpakket: Ondersteuning boekhoudkundige taken: Bijhouden financiële admin, verwerken inkomende- uitgaande facturen, crediteuren- en debiteurenadmin, uitvoeren banken/ beheer betalingsverkeerondersteuning/ voorbereiding BTW-aangiftes, maand- jaarafsluitingOndersteuning payroll/ salarisverwerking- personeelsadministratieMeedenken aan verbeteringAlgemene admin  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende- verantwoordelijke kwaliteit, technische vraagstukken, analyse machinepark.  Waar moet je zijn? Hoogstraten.Specialisatie: Elektromechanica, technische productie, engineering, metaal Wat moet je doen? Als spilfiguur tussen productie, technische dienst, engineering en management ben jij het aanspreekpunt mbt kwaliteitsvraagstukken in alle stappen van het productieproces.Als spilfiguur heb je de eindverantwoordelijkheid analyse, opvolging en registratie van kwaliteit (kwaliteitsproblemen analyseren)Als rot in het vak weet je de planning en budgetten te bewaken (hierbij speelt timing, kwaliteit, haalbaarheid, ... een belangrijke rol)Meedenken aan acties ter verbetering/optimalisatie Verzamelen van documentatie, technische fiches lezen-interpreterenMeewerken aan verscheidene projectenDossierbeheer + rapporterenBegeleiding audits, klachtenbehandeling, uitrollen en opvolgen van kwaliteitsstandaarden

Onze klant heeft de eerste volledig geautomatiseerde leeggoedcentrale van de Benelux. Via de centrale worden alle soorten bakken en flessen leeggoed opgehaald, gesorteerd , eventueel gewassen en terug bezorgd aan de brouwerijen om weer gevuld te worden.      Beheren en stroomlijnen van de administratieve processen Optimaal analyseren en in kaart brengen van de vragen en behoeften van de klant / geproduceerde volumes, zodat het productieproces efficiënt ingepland kan worden.Organiseren en administratief afpunten van de retours en leveringen.Organiseren van de transporten in samenspraak met de transportfirma en waar nodig na contact met de brouwerijen.Opstellen van rapporten in functie van de KPI’s en haalbaarheid van het productieplan op korte en lange termijn.Opmaken van correcte klantenfiches en handleidingen. Sales support Onderhouden van positieve relaties met klanten en ondersteuning bieden bij verzoeken en vragenOpmaken en beheren van de tarieven, dit communiceren naar de klanten alsook deze tarieven ingeven in het ERP-pakket.Opvolgen van de toepassing bij facturatie van de gemaakte commerciële afspraken met de brouwerijen. Voorraadbeheer Zorgen voor het stockbeheer van de geproduceerde en de nog te produceren goederen.Behoefte bepalen, aan de hand van de opgemaakte planning, van de producten die noodzakelijk zijn om te produceren (lege bakken,…).Opvolgen van de voorraden van de hulpstoffen, paletten productie en de nodige bestellingen hiervoor plaatsen (indien nodig na overleg met de directie).Voorbereiden van de stocktelling (opmaken tellijsten,…) alsook de uitgetelde stocklijsten verwerken. Facturatie Voorbereiden alsook effectief factureren van retours / leveringen / producties en logistiek aan brouwerijen en overige klanten.Controleren van de transportdocumenten en de opgemaakte leeggoedbonnen, zodoende er overgegaan kan worden tot een correcte financiële afhandeling.Opvolgen en controleren van de binnenkomende facturen van de brouwerijen en leveranciers.Aanmaken van nieuwe artikels in het ERP systeem.

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail?   Als Administratief Bediende speel je een centrale rol in onze organisatie.Je zorgt voor een soepel verloop van administratieve processen en ondersteunt diverse afdelingen.Van dossierbeheer en communicatie met klanten en leveranciers tot het opvolgen van offertes en het coördineren van keuringen en opleidingen: jouw werk maakt een verschil.Bovendien ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat alles administratief op rolletjes loopt.Beheren van dossiers en opvolgen van prijsoffertes.Coördineren en vastleggen van keuringen en opleidingen.Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers.Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor een correcte opvolging.Ondersteunen van diverse afdelingen met administratieve taken.Verzorgen van professionele communicatie via e-mails en brieven.  

Ben jij nauwkeurig en gedreven? Wil jij graag werken in een warm en dynamisch team? Zoek je een nieuwe administratieve uitdaging? Lees dan zeker verder!   Jouw takenpakket zal bestaan uit: Je staat in voor het beheren van de agenda's.Je bent verantwoordelijk voor een vlotte communicatie via mail en telefoon.Je zorgt voor een warm onthaal van bezoekers.Je bent verantwoordelijk voor de administratie van de inkoop en verkoop.Je staat in voor dossierbeheer.

Voor onze klant in Kortenberg, een internationaal toonaangevende speler in de wereld van tafelspellen, zij wij op zoek naar een Administratief Bediende.   Zij hebben de missie om mensen samen te brengen via meeslepende spelervaringen en sterke verhalen. Met een van de grootste spellenportfolio’s wereldwijd, zowel fysiek als digitaal, creëren zij momenten van verbinding voor miljoenen spelers. In België zijn zij op zoek naar een versterking voor hun team.   Wat ga je doen?   Als Administratief Bediende ben jij de centrale spil tussen klant, sales en logistiek. Je combineert klantvriendelijkheid met administratieve precisie, en zorgt ervoor dat bestellingen en vragen vlot verwerkt worden.   Jouw takenpakket:   Je beantwoordt inkomende telefoons en helpt klanten met hun vragenJe ontvangt en valideert orders en stuurt deze correct door naar het warehouseJe beheert de dienst na verkoop en zorgt voor een vlotte opvolgingJe behandelt leveringsfouten of geschillen en houdt het overzichtJe ondersteunt de Commercieel Directeur en het externe salesteam administratiefJe werkt nauw samen met logistiek en hebt veel contact met grote klanten zoals Amazon