Secrétaire technique mi-temps

SECRETAIRE Technique mi-temps (h,f,x)

Être le support de la direction pour traiter les matières de gestion de chantiers, de secrétariat et d’offre de prix

Activités principales

GESTION DE CHANTIERS :

• Créer le chantier (imputation, dossier administratif, etc.)
• Demander et classer les plans d'impétrants dans GenOs
• Réaliser diverses demandes telles que des arrêtés police, des demandes d'offres prix, des prises de rendez-vous, etc.
• Réaliser les déclarations ONSS et communiquer à la GRH le numéro de DUC si Check In At Work d’application
• Constituer et libérer le cautionnement du chantier
• Rédiger et envoyer divers courriers pour des demandes de prolongations de délais, des constatations et autres
• Dactylographier les états d'avancement du chantier en fonction du métré, des postes, des quantités, etc.
• Etablir les déclarations de créances et la facturation en fonction de celles-ci
• Réaliser divers tableaux de comparaisons
• Réaliser le suivi des intempéries sur chantiers par semaine
• Calculer les délais de réalisation de chantiers
• Assurer le suivi administratif de l’encours chantiers jusqu’à la fin (réception provisoire-réception définitive)
• Tenir quotidiennement un tableau de la facturation chantier
• Gestion administrative et financière des associations momentanées (S.S.)

SECRETARIAT :

• Tenir un bureau et des dossiers en ordre
• Effectuer l’accueil des visiteurs
• Déclarer et effectuer le suivi des sinistres chantiers et véhicules et communiquer le suivi à la direction administrative et financière
• Réaliser des commandes diverses (matériels de bureaux, cartes de visite, cachets, eaux, enveloppes, etc.)
• Préparer les documents nécessaires aux réunions de planning et aux CoDir
• Réaliser divers courriers et assurer le suivi de ceux-ci
• Trier et distribuer le courrier reçu quotidiennement
• Gérer l'envoi quotidien du courrier (signature fin de journée avant envoi)
• Archiver les divers dossiers une fois qu’ils sont clôturés
• Ranger et détruire les archives deux fois par an

OFFRE DE PRIX – SOUMISSIONS

• Pour les chantiers gérés par la secrétaire,
• Préparer les dossiers de soumissions et de candidatures
• Rédiger des offres pour privés
• Préparer des tableaux comparatifs par rapport aux quantités et aux prix
• Gérer la demande des documents administratifs pour les soumissions et les offres
• (attestation de bonne exécution, déclaration bancaire, certificat de non-faillite, etc. )
• Réaliser des courriers et assurer le suivi de ceux-ci