Ref. A-428039
  • Interim

Functie

Voor een NGO zoeken wij een Management assistant - deeltijds

  • Bestuursadministratie en Directievergaderingen

Administratieve coördinatie en ondersteuning bieden aan van de diverse bestuursorganen van de Stichting (Bestuurscomité, Raad Van Bestuur, Auditcomité, Managementcomité, Departementscomité…).

Praktisch en organisatorisch voorbereiden en opvolgen van vergaderingen waarbij de Directie betrokken is teneinde het vlot verloop ervan te waarborgen.

Dit houdt in zowel het logistiek inplannen van de vergaderingen (zaal, catering, parking…), het uitnodigen, voorbereiden van agenda en bijhorende documenten, het notuleren, uitschrijven en vertalen van verslagen, het publiceren (op server) van documenten enz.

Opmaken van PowerPointpresentaties voor de verschillende organen, CEO en CFO.
 

  • Documentenbeheer, administratieve opvolging van verzekeringen

De verplichte publicaties van eventuele wijzigingen van officiële documenten van de Stichting proactief initiëren, coördineren en opvolgen ( bvb. Publicaties in het Belgisch Staatsblad). Eveneens zorgen voor een correcte, proactieve en tijdige opvolging van verslagen, aangiftes, publicaties van de verschillende v.z.w’s die door de Stichting beheerd worden.  

Het proactief opvolgen en updaten van databases voor het versturen van communicatie vanuit de directie (jaarverslag, wensen, dankbrieven…)

Het administratief opvolgen van verzekeringspolissen en dossiers in nauwe samenwerking met het Financieel Departement.
 

  • Organisatie evenementen en lead van het Feestcomité

Hulp bij het organiseren van diverse evenementen (strategische dagen, teambuildings en personeelsfeesten en -infosessies, barbecue,…) op vraag van de Directie. Suggesties doen voor de logistieke en organisatorische aspecten ervan (catering, locaties, bijkomende activiteiten,…). Waken over de professionele organisatie van dergelijke activiteiten. 
 

  • Beheer en administratieve opvolging van reizen.

Het organiseren van reizen op vraag van medewerkers, en dit in lijn met de policy die StK terzake hanteert. Dit kan gaan van informatie, geven, prijsaanvraag voor reis en verblijf, tot het opmaken van bestelbons en opvolging van de reisdocumenten.
 

  • Bewaken van de permanentie van de assistentie van de CEO en CFO.

In afwezigheid van de andere assistente, zorgen voor continuiteit mbt de nodige ondersteuning van de CEO en CFO bij agendabeheer, presentaties, vertalingen, post enz.

Profiel

  • Min 5 jaar, in secretariaat, ervaring met directie en/of bestuursorganen is pluspunt
  • Professionele bachelor, bij voorkeur richting secretariaat/talen
  • Talenkennis FR-NL  zowel schriftelijk als mondeling (FR op moedertaalniveau), kennis van het Engels is een pluspunt. 
  • IT: MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Vertrouwelijkheid, organisatietalent, nauwkeurigheid, 

Wat je van ons krijgt

  • Vast na geslaagde interimperiode
  • Je komt terecht in een boeiende NGO
  • Deeltijds: 3 à 4 dagen per week: bespreekbaar

Solliciteer