Facility Administration Officer

Bij Vivaldis zeggen we altijd: "Werk, dat is wat we er samen van maken." En dat menen we ook echt. In onze gezellige, kleine kantoren met hechte teams voelt iedereen zich thuis. Dat maakt ons nu net zo sterk. 

 

Op ons hoofdkantoor, op de afdeling Facility, zoeken we iemand in de rol van Facility Administration Officer. Je werkt nauw samen met Jan, onze Head of Facility. 

 

Als jij helemaal in je element bent met een goed geregelde administratie over onze diverse gebouwen, dan zijn we op zoek naar jou! Je hebt een scherp oog voor detail en bent super goed georganiseerd in je werk. Of je nu zelfstandig werkt of in een duo, je kunt altijd goed samenwerken met verschillende afdelingen en externe partners.

 

Met jouw oog voor een gestructureerde werkwijze en begrip over de prioriteiten in de huurcontracten of verbeteringswerken in de gebouwen, weet jij in een handomdraai de juiste administratieve formaliteiten te regelen. En communiceren? Daar draai jij je hand niet voor om, zowel mondeling als schriftelijk.

 

Wat ga je doen?

Als Facility Administration Officer ben jij dé persoon die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt omtrent onze formaliteiten, contractadministratie en bestellingen voor onze gebouwen/kantoren. Je werkt samen met allerlei mensen, binnen en buiten het bedrijf, om ervoor te zorgen dat alle administratieve processen gladjes verlopen. Samen met de Head of Facility  pak jij taken op zoals:

 

• Administratieve kant van onderhoud, reparaties en andere facilitaire zaken behartigen.
• Binnenkomende verzoeken en meldingen over facilitaire problemen afhandelen en doorspelen naar de juiste plekken.
• Bijhouden van budgetten en het regelen van facturen en betalingen.
• Helpen met het maken van rapporten en analyses over het gebruik van de voorzieningen en gebouwen en wat ze kosten.
• Contact onderhouden met leveranciers en dienstverleners, en alle administratieve verplichtingen rond contracten regelen.

Ben jij een rasechte Vivaldiaan in wording?

• Ervaring in een administratieve rol, het liefst in facility management.
• Supergoede organisatieskills en een oog voor detail.
• Je kunt goed communiceren, zowel praten als schrijven.
• Altijd proactief en servicegericht, en je kunt goed zelfstandig werken.
• Een beetje technisch inzicht in hoe gebouwen werken is mooi meegenomen.
• Kennis van huurwetgeving is ook handig.
• Je begrijpt de wet- en regelgeving rondom huurcontracten, huurwetgeving of aanverwanten en kunt dit toepassen in de praktijk.

 

Alle Vivaldis collega’s zetten zich in voor een gelijke kansenbeleid. Wij selecteren op basis van ervaring, studies en competenties en niet op basis van nationaliteit, uiterlijke kenmerken, geaardheid, religie, handicap, leeftijd en /of geslacht. Onze rol als uitzendbedrijf impliceert het streven naar inclusie en diversiteit. Discriminatie wordt niet getolereerd.

Deze job heeft een heleboel coole voordelen!

• 📚 Opleidingstrajecten
• 💰 Salarispakket/40 uren
• ⛱️ 32 verlofdagen (20 + 12 ADV dagen)
• 💲 Nettovergoeding
• 🍽️ Maaltijdcheques €8/dag
• 🌱 Ecocheques €250/jaar
• 🤕 Hospitalisatieverzekering
• 🎄 Eindejaarspremie
• 🚗 Bedrijfswagen + tankkaart
• 📱 Gsm abonnement 
• 📚 Remote werken? Kan! Maar we vinden het fijn als je minstens 3 dagen per week in de Club te Antwerpen werkt
• 🏠 Een kantoor waar jij je thuis voelt
• 😎 Een topteam dat het leven door een gele bril ziet