Voor onze klant in Sint-Stevens-Woluwe zijn we op zoek naar een administratief bediende voor 14 advocaten. Hier zal je samenwerken met nog 6 personen administratieve ondersteuning.
Het cliënteel bestaat hoofdzakelijk uit binnen- en buitenlandse ondernemingen (van kmo’s tot multinationals) alsook uit diverse belangen- en beroepsverenigingen. Ook overheden en particulieren kunnen bij hen terecht.
 
De focus van de praktijk is gericht op ondernemingsrecht in de ruimste zin.  Dit omvat in het bijzonder handels- en economisch recht, vennootschapsrecht, Europees en mededingingsrecht, individueel en collectief arbeidsrecht, pensioen- en discriminatierecht . Onze ervaring in deze domeinen laat een multidisciplinaire aanpak van dossiers toe.
 
Functie-inhoud :     

• Algemeen secretariaat en ondersteuning partner(s) en medewerkers.
• Verwerken briefwisseling.
• Dossierbeheer (incl. archivering dossiers, zowel digitaal in Cicero als fysiek klassement, veel papier op een advocatenkantoor !).
• Agendabeheer.
• Bijhouden baliepunten,…
• Ingave timesheets en voorbereiding uitgaande facturatie.

Opvang avondreceptie/middagreceptie in beurtrol met collega’s, idealiter werkt de kandidaat twee avonden per week tot minstens 18u30 en max. tot 19u. Voor het overige kunnen we zeker rekening houden met de wensen van de kandidaat inzake planning/uurverdeling.  
 

Voor een advocatenkantoor gelegen te Zaventem zoeken wij een administratief bediende.
De firma zorgt voor onafhankelijk en gespecialiseerd EU- en bedrijfsrechtadvies met volledige ondersteuning voor conflictbeheer.

Taken:

• Printen van proefdrukken (facturen + bijhorende details)
• Een eerste verbetering van o.a. typo’s, tarieven, taal v/d factuur, projectnamen,…)
• Proefdrukken klasseren per advocaat/medewerker
• Na nazicht/goedkeuring door advocaat/medewerker definitieve verbetering van overzichten
• Bij bijkomende kosten : documenten opzoeken en bij factuur steken
• Opmaken facturen (goed uitkijken voor uitzonderingen !! – vb. geen 5% kantoorkosten rekenen, forfaits aanrekenen, opsplitsen van facturen,…)
• Eventueel per mail goedkeuring/po nummer vragen aan de cliënt
• Facturen inschrijven in boek + excellijst
• Begeleidende brieven opmaken
• Brieven + facturen terug naar advocaten/medewerkers ter ondertekening
• Kopies maken van facturen, overzichten, brieven en eventuele documenten re: kosten
• Kopies chronologisch in map steken en originele facturen per post of per mail verzenden

Voor een advocatenkantoor gelegen te Zaventem zoeken wij een administratief bediende
De firma zorgt voor onafhankelijk en gespecialiseerd EU- en bedrijfsrechtadvies met volledige ondersteuning voor conflictbeheer.

De voornaamste taken:

o    Implementeren van edits in een tekst
o    Verzorgen lay-out van een tekst
o    Omzetten van emails naar pdf en samenvoegen van pdfs
o    Opmaken van stukkenbundel, waaronder het editen/aanpassen/redacten van documenten
o    Opbouw van de stukkenbundel, zowel elektronisch als op papier

Based in Belgium, the company is a fast growing and innovative company specialised in
 

• project Development, Financing and Asset Management of

• Large scale Commercial and Industrial Renewable Energy systems, mainly Solar PV, but also Storage and Hybrid systems, as well as Smart Energy Solutions

• In Europe and in Africa
  
   

  DOEL VAN DE JOB

  Administratieve ondersteuning verlenen aan de verantwoordelijke van een dienst zodat deze dienst efficiënt beheerd kan worden en de verantwoordelijke kan focussen op de kernactiviteiten van de dienst.
   

  VERANTWOORDELIJKHEID

  Algemeen

  Verleent algemene ondersteuning in alle mogelijke vormen :

• Office management (onthaal, kantoorgerelateerde bestellingen, postscreening en verdeling, vergaderzalen, ….)

• Zorgt voor beheer van bureaumaterialen.

• HR aspecten

• Verleent ondersteuning bij de loonverwerking met het sociaal secretariaat.
• Verzekert de correctheid van de input van het aanwezigheidsoverzicht..
• Houdt de afwezigheden, overuren ed correct bij.
• Zorgt voor de algemene opvang van nieuwe medewerkers (sleutels, uitleg praktische zaken, etc. )
• Verleent algemene administratieve ondersteuning met behulp van de courante officetoepassingen

• Staat in voor de archivering van alle te bewaren documenten van de diensten

• Staat in voor het onthaal (fysiek en telefonisch) en is back up waar nodig en haalbaar.

• Volgt vervaldagen & opzegtermijnen van contracten op.
   

• Finance

  Verleent algemene ondersteuning in alle mogelijke vormen :

• Geeft bijstand aan de administratie van de boekhouding
  
  Projecten/onderhoudsactiviteiten

• Verleent administratieve ondersteuning aan management en de project engineers bij de praktische uitvoering van hun dagelijkse activiteiten.

• Beheer Contracten en Klanten bestand

• Bijhouden en archivering van de verschillende dossiers

• Opvolging van status van specifieke dossiers van externe partijen (netbeheerders, klanten, studies…)

• Ondersteuning van de praktische verwerking aankooporders

• Assistentie in de aanmaak van “as build “ documentatie

•  

• Bereidt betalingen voor in het ERP pakket of rechtstreeks in het online bankingsysteem

• Debiteurenbeheer

• Opvolging te ontvangen fakturen

• Controle aankoopfakturen met aankooporders en analyse/oplossen verschillen