Werk jij veel en graag met Microsoft Excel? Dan zijn deze tien tips & tricks een must-know. Zo ga jij straks nóg sneller en efficiënter te werk met data.
1. Gebruik shortcuts
Dé manier om tijd te winnen in Excel? Shortcuts natuurlijk! Zo spaar je telkens een paar seconden uit, wat na een uur of dag toch al optelt. Vooral voor repetitieve handelingen is deze toetsenbordcombinatie handig. Geen idee wat de shortcut is van jouw favoriete Excel-actie? Kijk op Keyboard shortcuts in Excel | Microsoft Support.
2. Of pas de Quick Access balk aan
Onthoud je niet graag shortcuts? Gebruik dan de Quick Access Toolbar (of Snelle toegang werkbalk). Zo worden veelgebruikte functies met één klik beschikbaar. Je kan opdrachten toevoegen aan de werkbalk en hem van plaats veranderen.
3. Zet rijen en kolommen vast
Niets zo onhandig als een groot Excelsheet waar je in verloren scrolt. Gelukkig kan je rijen en kolommen vastzetten, zodat de titels van je werkblad altijd zichtbaar blijven tijdens het scrollen. Verander deze instelling in het tabblad Beeld. Wie dit onder de knie heeft, kan een stapje verder gaan en vensters splitsen in hetzelfde werkblad.
- Select View > Freeze Panes > Freeze First Column. (Selecteer Weergave > Titels blokkeren > Eerste kolom blokkeren.) Gelukt? Dan zie je een dunne lijn tussen de vaste en de vrije kolommen.
4. Kies uit kant-en-klare sjablonen
Heb je geen inspiratie om je Excelsheet vorm te geven of in te delen? Neem een kijkje tussen de sjablonen van Microsoft en start meteen met een mooi opgemaakt tabblad.
5. Gebruik een dropdownmenu
Moet je steeds dezelfde antwoorden invullen? Dan is een dropdownmenu (of vervolgkeuzelijst) wel even handig. Je kiest het juiste item uit de lijst en klaar! Wedden dat de uniformiteit in je Excelsheet door iedereen wordt geapprecieerd?
- Stap 1: Maak een aparte sheet aan met alle waarden onder elkaar.
- Stap 2: Ga naar je inputsheet. Selecteer alle velden waar de dropdown hoort en kies Menu Data Validation (Gegevensvalidatie). Klik Settings (Instellingen) in het vak Allow (Toestaan) op List (Lijst). Nu kan je het bereik selecteren, namelijk die aparte sheet.
6. Valideer de celgegevens van andere gebruikers
Wordt je Excelsheet gebruikt door meerdere gebruikers? En heb je graag dat die de gevraagde data nauwkeurig en consistent invullen? Dan kan je best Gegevensvalidatie toepassen op cellen. Op die manier valideer je de input en krijgt de gebruiker duidelijke foutberichten als ze iets over het hoofd hebben gezien.
7 Beveilig je formules
Niets zo vervelend als medegebruikers die niet enkel data aanpassen, maar ook je formules overschrijven. Wapen je hiertegen door je formules te beveiligen.
- Stap 1: Selecteer de cellen die je wil vergrendelen of ontgrendelen.
- Stap 2: Klik op de rechtermuis en kies Format Cell (Celeigenschappen.
- Stap 3: Ga naar het tabblad Protection (Beveiliging) en schakel het selectievakje Locked (Vergrendeld) in of uit. Klik op OK om de pop-up te sluiten.
- Stap 4: Ga in het lint Review (Controleren) naar de groep Changes (Wijzigingen) en selecteer de optie Protect Sheet (Blad beveiligen) of Protect Workbook (Werkmap beveiligen) en pas de beveiliging toe.
8. Maak een planning met enkel weekdagen
Moet jij vaak plannings opmaken? Dan hoef je heus niet een voor een de dagen van de werkweek in te voeren. Met behulp van de vulgreep of de opdracht Opvullen heb je snel een lijst van opeenvolgende data. Wil je daar geen weekends bij? Volg dan deze stappen.
- Stap 1: Vul de startdatum in.
- Stap 2: Sleep vanuit deze cel naar de andere cellen (vulgreep).
- Stap 3: Kies voor Fill Weekdays (Werkdagen doorvoeren).
9. Filter gegevens met de tijdlijn van een draaitafel
Wil je de gegevens in je werkblad filteren op een bepaalde periode? Maak dan gebruik van de tijdlijn van een draaitafel. Met deze dynamische filteroptie zoom je met een schuifregelaar in op de gekozen periode.
- Stap 1: Klik eender waar in de draaitabel. Kies in het lint Analyze > Insert Timeline (Analyseren > Tijdlijn invoegen).
- Stap 2: Kies het datumveld.
- Stap 3: Klik op de pijl naast het weergegeven tijdniveau en kies uit Years, Quarters, Months of Days (Jaren, Kwartalen, Maanden, Dagen).
- Stap 4: Sleep de schuifbalk van de tijdlijn naar de periode die je wil analyseren.
10. Ken de meest gebruikte functies
Ken je klassiekers! Deze formules zijn niet voor niets het populairst. Wil je snel en efficiënt werken, dan heb je deze kennis vast en zeker nodig.
Nederlandstalige versie:
| Engelstalige functienaam | Nederlandstalige functienaam | Functie |
| SUM | SOM | Telt de waardes in de cellen op.
Syntaxis: SUM(getal1;[getal2];...)
Voorbeeld:
SUM(A1:A2)
= 30
|
| IF | ALS | Voert een logische vergelijking tussen twee waarden uit. Syntaxis: IF(logische_test;waarde_als_waar;[waarde_als_onwaar]) Voorbeeld: IF(C2="Ja";1;2) betekent ALS(C2 = Ja; retourneer dan 1; retourneer anders 2). |
| SUMIF | SOM.ALS | Telt getallen die voldoen aan een bepaald criterium bij elkaar op. Syntaxis: SUMIF(bereik;criterium;[optelbereik]) Voorbeeld: =SOM.ALS(B2:B25;">5") Telt alleen de waarden die groter zijn dan 5 op. |
| CONCATENATE | TEKST.SAMENV | Voegt verschillende tekstfragmenten samen tot één tekstfragment.
Syntaxis: CONCATENATE(tekst1;tekst2;...)
Voorbeeld:
CONCATENATE(A1;” “;A2)
-> Hello World
|
| VLOOKUP | VERT.ZOEKEN | Deze functie (verticaal zoeken) wordt gebruikt om waarden op te zoeken in een tabel of bereik per rij.Zoek bijvoorbeeld de prijs van een auto-onderdeel aan de hand van het onderdeelnummer of zoek een werknemersnaam op basis van hun werknemers-id.
Syntaxis: VLOOKUP(zoekwaarde;tabelmatrix;kolomindex_getal;[benaderen])
Voorbeeld:
=VERT.ZOEKEN(B7;A1:B4;2;ONWAAR)
Deze functie zoekt de cel B7 (dus Frans) op in de tabel en geeft dan de Id terug.
In dit geval 1003.Wil je zoeken in alle richtingen? Gebruik dan X.LOOKUP of X.ZOEKEN. Kijk ook op XLOOKUP function.
|
| INDEX | INDEX | Retourneert een waarde of de verwijzing naar een waarde vanuit een tabel of bereik.
Syntaxis: INDEX(matrix;rij_getal;[kolom_getal])
Voorbeeld:
=INDEX(A2:B4;2;2)
Geeft de waarde 1002. Namelijk snijpunt tussen rij2 en kolom2 van de matrix A2-B4 = cel B3
|
| MATCH | VERGELIJKEN | Zoekt naar bepaalde waarden in een verwijzing of een matrix. Syntaxis: MATCH(zoekwaarde;zoeken_matrix;[criteriumtype_getal]) Voorbeeld: Als het bereik A1:A3 de waarden 5, 7 en 38 bevat, retourneert de formule =MATCH(7;A1:A3;0) het getal 2, omdat 7 het tweede item in het bereik is.Probeer ook de functie XMATCH, die in elke richting werkt. Kijk op XMATCH function. |
| LEFT, RIGHT, MID | LINKS, RECHTS, MID | Geeft als resultaat de meest linkse/rechts/middelste tekens in een tekenreeks. Syntaxis: LEFT(tekst;[aantal-tekens]) Voorbeeld: Als cel A1 het woord ‘België’ bevat. LEFT(A1;2) = Be . |