Jobs

Wij bouwen prioritaire & utilitaire voertuigen voor hulpdiensten en bedrijven. Onze activiteiten breiden voortdurend uit en om ons team te versterken zijn we op zoek naar een Administratief bediende.   Jouw takenpakket: Je staat in voor een professioneel onthaal van (internationale) klanten en leveranciers.Je bent verantwoordelijk voor het doorschakelen van alle binnenkomende telefonie naar de juiste afdeling, evenals voor alle inkomende en uitgaande post.Voertuigdossiers van A tot Z: je maakt orders en verkoop dossiers aan. Je zorgt dat elk voertuig (van ambulance tot interventiewagen) voorzien is van de juiste documenten.Logistiek & flow: Ontvangst van nieuwe voertuigen en uitvoeren van controle op schade. Aanmaken van interne voertuigdossiers in ons ERP-pakket. Je regelt eveneens het transport, verzorgt de preregistratie en vraagt de nodige COC-attesten aan.Technisch voorraadbeheer: je boekt artikelen af en zorgt dat de materiaalstroom voor onze techniekers klopt.Aankoopondersteuning: je vraagt prijsoffertes op bij leveranciers, beheert kantoorbestellingen en volgt de werkkledij voor het team op.Je ondersteunt de collega’s van de facturatie waar nodig: controleren van administratieve gegevens voor correcte facturatie, ondersteuning bij klassement

FUNCTIEOMSCHRIJVING   Als administratief bediende ben jij een onmisbare schakel in onze werking:Dagelijkse verwerking en opvolging van verkoopordersOpmaak en screening van verkoopoffertesOpvolging van algemene mailboxenProactieve klanten communicatie via mail en telefoon over levertermijnen, wijzigingen en transportenDagelijkse afstemming met het magazijn om tijdige leveringen te verzekerenVerzorging van de facturatie van afgeronde verkoopdossiersOndersteuning van receptie en onthaal, zowel fysiek als telefonisch (NL / FR / ENG)Beheer van klant-, artikel- en prijsgegevens in het ERPsysteemRegelmatig contact met productievestigingen over de status van lopende inkooporders

FUNCTIEOMSCHRIJVING   Als administratief bediende ben jij een onmisbare schakel in onze werking:Dagelijkse verwerking en opvolging van verkoopordersOpmaak en screening van verkoopoffertesOpvolging van algemene mailboxenProactieve klanten communicatie via mail en telefoon over levertermijnen, wijzigingen en transportenDagelijkse afstemming met het magazijn om tijdige leveringen te verzekerenVerzorging van de facturatie van afgeronde verkoopdossiersOndersteuning van receptie en onthaal, zowel fysiek als telefonisch (NL / FR / ENG)Beheer van klant-, artikel- en prijsgegevens in het ERPsysteemRegelmatig contact met productievestigingen over de status van lopende inkooporders

In deze veelzijdige rol voor onze klant in Bornem ben jij de administratieve spilfiguur die zorgt voor een vlekkeloze opvolging van dossiers en personeelszaken. Je werkt nauw samen met de afdelingen productie, logistiek en HR.   Wat zijn jouw taken?   Administratieve ondersteuning: Dagelijks nakijken en verwerken van inkomende postKlasseren en beheren van dossiersUitgewerkte dossiers aanvullen met CMR-documentenInscannen van leverbonnen en CMR-documentenVoorbereiden van dossierafrekeningen voor facturatie Bestellingen en voorraadbeheer Bestellen en opvolgen van werkkledij en veiligheidsschoenenBeheren van de voorraad kledij en schoenenBestellen van kantoor- en kantinemateriaalOrganiseren van kleine interne bestellingen (zoals broodjes)Opmaak en verwerking van bestelbonnen Ondersteuning van collega’s Inscannen en doorsturen van urenregistraties van arbeidersBijhouden en opvolgen van verlof-, ziekte- en afwezigheidsattestenEerste aanspreekpunt voor medewerkers met administratieve vragen Personeelsadministratie Ingeven van verplichte werkweek (IT/IS) via de RSZ-websiteIngeven en opvolgen van DOP-meldingenOpvolgen van eerste effectieve werkdagenRegistreren en opvolgen van arbeidsongevallen via het Allianz-platformBeheren en actualiseren van personeelsdossiersVerlof, afwezigheden en ziekteattesten verwerkenControleren en verwerken van urenregistratiesOpvolgen van loonbeslagen en andere wettelijke verplichtingenOndersteuning bij in- en uitdiensttredingenCommunicatie met medewerkers over personeels- en HR-gerelateerde vragen

Als het Eerste Gezicht van een garage in Gent bent u de ambassadeur die garant staat voor een uitstekende klantenbeleving. U bent de essentiële schakel tussen de klant en de werkplaats, conform het motto: 'Move with a smile'. 🎯 Jouw verantwoordelijkheden; Professioneel Klantenbeheer: Ontvangen en te woord staan van de klanten (fysiek, telefonisch en via e-mail) met betrekking tot geplande werkzaamheden (onderhoud en herstellingen).Helder communiceren over de voortgang, facturatie en afhandeling van vragen of klachten.Het bieden van een gastvrij onthaal. ☕ Operationele Administratie: Opstellen van werkorders en het nauwkeurig beheren van klantendossiers.Verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de facturatie. Interne Coördinatie & Communicatie: Intensieve samenwerking met interne afdelingen (werkplaats, naverkoop, showroom). 🤝Zorgen voor een duidelijke en professionele communicatie naar alle stakeholders. Werkplaatsplanning: Efficiënte planning en coördinatie van werkzaamheden om een vlotte doorstroming in de werkplaats te garanderen.Natuurlijk aanleg voor het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.  

Vivaldis Office zoekt Administratieve onthaalbediende- service advisor (garage)  In eerste instantie een tijdelijke vacature- vervanging langdurig zieke collega. Periode? Kan 2 maanden zijn, maar kan ook 1 jaar zijn of optie vast. Belangrijk? Om de week werk je op zaterdag voormiddag.   Volgende taken: Aanspreekpunt klant, bezoekers, leveranciers... over banden, velgen en aanverwanten Klanten opvolgen van onthaal, mail/telefoon tot facturatie Je zal planningen opmaken van de monteurs / werkplaatsJe zal opvolgingen doen van betalingen Administratie/ dossierbeheerStock- voorraadmanagement

Ben jij die organisatorische duizendpoot die houdt van puzzelen, plannen en mensen helpen? Zoek je een job waar je geen nummertje bent, maar echt deel uitmaakt van de familie? Als Service Planner zorg je ervoor dat alles op wieltjes loopt en voor zowel de klanten als de techniekers. Geen enkele dag is hetzelfde, en dat is precies wat jij leuk vindt. In een deeltijds rooster van 22 uur per week (dagen zijn bespreekbaar!) vlieg je erin: Klantcontact: Je beantwoordt mails van zowel Nederlandstalige als Franstalige klanten. 🇫🇷Offertebeheer: Je maakt calculaties, werkfiches en bestelbonnen op. Nauwkeurigheid is je middle name.Logistieke puzzel: Je bestelt wisselstukken bij leveranciers zodat niemand zonder materiaal komt te zitten.Planning: Je stuurt onze techniekers op pad en zorgt voor een efficiënte route.Teamspirit: Je volgt de werkuren en vakanties van je collega’s op.Milieu: Ook de opvolging van afvalstromen behoort tot jouw takenpakket.  

Voor onze klant, een groot datacenter gelegen te Zaventem, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Admin Support! Wat zijn jouw taken als Administratief Bediende? Ondersteunen van de QHSE Manager bij het naleven van Global Compliance-doelstellingen (zoals ISO, SOC, PCI) en lokale wettelijke vereisten;Zorgen voor een vlotte werking en naleving binnen de regio;Opstellen van heldere en gestructureerde rapportages voor regionale Operations-, Quality- en Global Compliance-teams;Rapporteren over afwijkingen, risicobeheer en voorbereiding op externe audits;Opvolgen van het Corrective Action Process, inclusief navragen bij collega’s en verzamelen van bewijs;Voorbereiden en opvolgen van rapportages op EMEA-, lokaal en globaal niveau, in het Engels en Nederlands;Bewaken van volledigheid en nauwkeurigheid van bewijslast voor externe audits;Assisteren bij projectbeheer met impact op certificeringen;Actief bijdragen aan verbeteringen binnen het Global Compliance-programma.

Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact. Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.   Je takenpakket bestaat uit:   Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning  

Zin in een gevarieerde job met veel HOUT in je leven?   Vivaldis Office zoekt een technisch administratief toonzaal medewerker. (B2B en B2C) Waar moet je zijn? Arendonk 📍 Wat moet je doen? Jij bent het vriendelijke en professionele aanspreekpunt voor iedereen die over de vloer komt (particulier én aannemer). De balie/toonzaal is jouw terrein!Je adviseert en begeleidt klanten bij hun keuze en stelt duidelijke offertes op maat op.Je behandelt telefonische oproepen en verstrekt prijsinformatie. (van advies over constructie, materiaal, grootte, tot budget ...)Volledige begeleiding van de klant: van betonnen vloer, tot houten constructie en foto!Je registreert klantenbestellingen in het ERP-pakket.Je zorgt voor een geordende toonzaal en winkel/magazijn en staat in voor de bevoorrading.Je onderhoudt/vult Excel-lijsten aan.Optioneel: je verzorgt de sociale media.  

Voor een bandencentrale te Sleidinge zijn wij op zoek naar een assistant filiaal leider (onthaalbediende).   Werktaken Hou je van afwisseling? Dit is joùw job!De bandencentrale is je vaste werkplek.Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten: voor afspraken, service en verkoop van banden.Je maakt prijsoffertes op, bespreekt die met de klant, je zorgt voor correcte en tijdige facturatie.Je plaatst bestellingen en zorgt voor correcte administratie in het centraal systeem.Je rapporteert aan de Filiaalleider, je bent zijn/haar rechterhand voor de organisatie van het filiaal en neemt een deel van zijn/haar verantwoordelijkheden over bij diens afwezigheid.Elke klant weer vlot en veilig op (de) weg helpen, daar haal je je trots en voldoening uit.

Voor onze klant in Kortenberg, een internationaal toonaangevende speler in de wereld van tafelspellen, zij wij op zoek naar een Administratief Bediende.   Zij hebben de missie om mensen samen te brengen via meeslepende spelervaringen en sterke verhalen. Met een van de grootste spellenportfolio’s wereldwijd, zowel fysiek als digitaal, creëren zij momenten van verbinding voor miljoenen spelers. In België zijn zij op zoek naar een versterking voor hun team.   Wat ga je doen?   Als Administratief Bediende ben jij de centrale spil tussen klant, sales en logistiek. Je combineert klantvriendelijkheid met administratieve precisie, en zorgt ervoor dat bestellingen en vragen vlot verwerkt worden.   Jouw takenpakket:   Je beantwoordt inkomende telefoons en helpt klanten met hun vragenJe ontvangt en valideert orders en stuurt deze correct door naar het warehouseJe stelt planningen opJe beheert de dienst na verkoop en zorgt voor een vlotte opvolgingJe behandelt leveringsfouten of geschillen en houdt het overzichtJe ondersteunt de Commercieel Directeur en het externe salesteam administratiefJe werkt nauw samen met logistiek en hebt veel contact met grote klanten zoals Amazon  

Als administratief bediende sta je in voor de volledige administratie van A tot Z. Je stelt administratieve dossiers (contracten, verzekeringen...) samen en controleert deze op volledigheid.Je neemt telefonische oproepen aan en behandelt deze professioneel.Je voert de voorbereidende werkzaamheden uit voor de boekhouding.Je controleert en beheert het wagenpark.  

Voor onze klant in de regio Asse, een stabiel en groeiend familiebedrijf in de automotive-industrie, zoeken wij een Technisch-Administratief Medewerker. Ben jij de onmisbare schakel die vlot schakelt tussen de werkplaats en het bureau? Jouw takenpakket In deze veelzijdige functie ondersteun je zowel de techniekers als de administratie:   Techniek & Garantie: Je ondersteunt bij elektronische diagnoses (uitlezen en opvolgen) en beheert het volledige proces van garantieclaims en technische dossiers.Magazijnbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het bestellen van onderdelen, het stockbeheer en de algemene organisatie van het magazijn.Communicatie: Je staat in nauw contact met de invoerder/fabrikant en werkt nauw samen met de mecaniciens en serviceadviseurs.

Voor onze klant, een topspeler binnen Automotive, zijn we op zoek naar een Administratief bediende op de salesafdeling:     Je bestelt correct voertuigen bij de respectievelijke leveranciers.Je stelt afleveringsplannen op van de ontvangen bestellingen.Je stelt werkkaarten op en stemt planning af met techniekers voor afleveringen.Je beheert de nodige voertuigdocumenten.Je stelt facturen op in samenspraak met de verkopers.Je volgt status van het voertuigdossier op.Je controleert aankoopfacturen van de bestelling.Je maakt inkoop- en verkooporders op en verwerkt deze correct.Je coördineert aflevering, facturatie en betaling met verkoper en technieker.  

Voor onze klant te 1785 MERCHTEM zijn wij op zoek naar een gemotiveerde    Administratief bediende   ondersteuning ingenieurs   Het bedrijf is een gevestigde waarde in de metaalsector. Het bedrijf beschikt over de arbeiders (lassers, metaalbewerkers) en over de ingenieurs die projecten uitschrijven, tekenen en verkopen. Wij zoeken iemand die met de nodige professionaliteit en drive die de ingenieurs administratief gaat ondersteunen: Emails beantwoorden. Input-werk. Agendabeheer.Contractbeheer en -opmaak.Administratieve taken.Prestaties van medewerkers doorgeven.Inkomende oproepen behandelen.

Ben jij een georganiseerde en technisch aangelegde administratieve topper? Hou je ervan processen te verbeteren en collega’s te begeleiden? Dan is dit jouw kans!   In het Leuvense zijn we op zoek naar een administratief bediende ben je het centrale aanspreekpunt voor het digitaliseren van de werkprocessen van onze techniekers en ondersteunt de administratie van de onderhoudsafdeling.   Jouw taken: Beheren van de klantendatabase en opstarten van het digitalisatieprocessen.Techniekers begeleiden bij het gebruik van digitalisatietools en ondersteunen waar nodig.Administratieve ondersteuning bieden aan de onderhoudscoördinator.Vragen van klanten beantwoorden, technische kennis is hierbij een plus.Op termijn ook offertes opmaken.Werken met Access en het Office-pakket (Excel, Word, Outlook).  

Voor onze dynamische bandencentrale in Zellik zoeken we een Tweetalig Administratief Assistent(e).   Je komt terecht bij een groeiende bandenmontagespecialist met filialen in heel België, waar klantvriendelijkheid, veiligheid en service centraal staan. In Zellik werk je in een familiale, collegiale sfeer met een hecht team.   Takenpakket Prijsoffertes opmaken, bespreken met de klant en zorgen voor een correcte, tijdige facturatie.Bestellingen plaatsen en alle gegevens nauwkeurig verwerken in het centrale administratieve systeem.Dagelijks samenwerken met de Branch Manager en bandenmonteurs om de planning en service vlot te laten verlopen.Deel uitmaken van het servicecenterteam en mee waken over een professionele klantenontvangst (telefonisch en aan de balie).Meebouwen aan een veilige, klantgerichte service: elke klant weer vlot en veilig de weg op helpen.

Voor een scheepvaartbedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een administratief bediende. Het bedrijf specialiseert zich in grote tankvaart op de binnenwateren.   Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waaronder:     Je beheert de mailbox van het administratief team. Je behandelt inkomende en uitgaande e-mails en zorgt voor een vlotte en professionele opvolging.Je houdt het digitaal klassement en documentbeheer overzichtelijk en up-to-date.Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s; je verzorgt de rondleiding, geeft de nodige uitleg en ondersteunt de personeelsadministratie.Je regelt meetings, bedrijfsevenementen en de praktische aspecten van zakenreizen, van transport tot verblijf (vluchten, hotels en huurwagens).Je volgt facturen en onkostennota’s nauwgezet op.Je bent de interface tussen het kantoor en de externe IT-partner voor probleemoplossing en ondersteunt bij updates van de website.Je helpt mee om een georganiseerde en aangename werkomgeving te behouden.Je ondersteunt waar nodig andere afdelingen en neemt administratieve taken over voor onze zusterbedrijven.  

Voor een bedrijf gelegen in Wijnegem zijn wij op zoek naar een Allround administratief bediende.   Ingeven orders van onze klanten in softwareprogramma Briljant: welke klanten genieten welke korting, welke klant heeft welke voorwaarden, prijslijsten raadplegen, prijzen opvragen bij leveranciers;Controleren van inkomende goederen van onze leveranciers: controle op schade, aantallen, backorders voor klanten;Backorders van klanten bij elkaar zoeken en ervoor zorgen dat die z.s.m. verzonden kunnen worden;Retourzendingen van klanten verwerken: nagaan voor welke leverancier, klant al verder geholpen of niet, retour naar leverancier nodig of niet, kredietnota opstellen of niet etc.;Garantie-aanvragen opvolgen, zowel naar de klant toe, als naar de leverancier toe: moet het onderdeel nog retour komen van de klant, moet het onderdeel retour naar de fabrikant, hoe kan de klant zo snel mogelijk geholpen worden;Opmaken van leveringsbonnen aan de hand van info van het magazijn, onderdelen die besteld moeten worden, worden gerapporteerd;Af en toe de telefoon opnemen en klanten verder helpen met info over order, verzending, leveringstermijn, call back requests etc.;Onderdelentekeningen raadplegen: onderdelen opzoeken op technische tekening schrikt jou niet af (interne opleiding);Klanten helpen met (kleine) wederkerende, technische problemen, zodat ze telefonisch meteen besproken en opgelost kunnen worden (0% technische achtergrond nodig, kennisopbouw op de werkvloer);Mogelijks op langere termijn transport boeken bij onze verschillende transporteurs, je houdt rekening met afmetingen, gewicht, verzendwijze, transportprijzen etc.;Transport naar de klant opvolgen: zijn er vertragingen, zijn er adreswijzigingen, zijn er problemen bij de douane etc.;Mogelijks één à twee keer per jaar deelnemen aan een buitenlandse beurs in Nederland of Frankrijk.