Jobs

Vivaldis Office zoekt jou! Management Assistant-administratie Agro /tuinbouw/ voeding  Waar kom je terecht? Hoogstraten Je zal instaan voor volgende taken: Als spilfiguur op de bureau ben je verantwoordelijk voor de administratie rond de plukkaarten/seizoensarbeidRekruteren en aanwerven van seizoensarbeiders/serre medewerkers - als rechterhand van HRTijdsregistratie + verwerking personeelsgegevensAansturen poetsteamPostverdeling, kantoorbestellingenMailing, inkomende telefonieOnthaal bezoekers + klaarzetten vergaderruimtesVertaalwerk (Ned, Eng, Roemeens)

Voor een mobiliteitsbedrijf in België zijn we op zoek naar een Executive Assistant.   Als Executive Assistant ondersteun je rechtstreeks de CEO en het directiecomité van ons bedrijf. Je bent een organisatorisch talent dat zorgt voor structuur, overzicht en efficiëntie op het hoogste niveau. Met jouw discretie, communicatieve flair en coördinerend vermogen maak jij écht het verschil in de dagelijkse werking van onze directie.   Wat ga je doen ?   Directieondersteuning Beheer van de agenda, communicatie en prioriteiten van de CEO.Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en strategische dossiers.Opvolgen van actiepunten en deadlines.Beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste discretie. Directiecomité & Coördinatie Coördineren van vergaderingen en beschikbaarheden van de directie.Voorbereiden van notulen en opvolging van beslissingen.Organiseren en opvolgen van diverse activiteiten teneinde het directielid en de dienst optimaal te ondersteunen.Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van het directielid te beperken.Zorgen voor een vlotte informatiestroom binnen het directieteam. Facilitaire ondersteuning Beheren van leveranciers en dienstverleners van het hoofdkantoor.Opvolgen van kantoorbenodigdheden en praktische faciliteiten.Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers.    

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Klaar om de rechterhand te worden van een unieke internationale organisatie? Wij zoeken een administratieve duizendpoot die houdt van traditie, maar met een moderne blik naar de toekomst kijkt. In deze job stap je in een wereld van authenticiteit en kwaliteit.   Als Management Assistent ben jij de drijvende kracht achter de schermen. Je ondersteunt de voorzitter en zorgt dat de samenwerking tussen de verschillende aangesloten leden vlekkeloos verloopt. Geen enkele dag is hetzelfde, want je schakelt tussen juridische dossiers, communicatie en strakke planningen.   Wat ga je precies doen? Je bereidt vergaderingen voor (zowel fysiek als via Teams), neemt actief deel en zorgt voor kraakheldere verslagen van de interne commissies en het bestuur.Je beheert de procedures voor het exclusieve internationale label en houdt de contacten met het merkenbureau warm om de naam te beschermen.Je bent de stem van de organisatie: je beheert de website en sociale media, verstuurt nieuwsbrieven en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen die via de website binnenkomen.Je regelt de wettelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad en zorgt dat het archief en de administratie altijd tiptop in orde zijn.

Ben jij een echte organisatorische duizendpoot die energie haalt uit plannen, coördineren en ondersteunen? Werk je graag in een veelzijdige functie dicht bij het management? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wat ga je doen? Als Management Assistant ondersteun je de algemeen directeur en diverse interne diensten. Je takenpakket is gevarieerd en geen enkele dag is hetzelfde: Beheren en inplannen van afspraken in de agenda van de algemeen directeurOrganiseren en coördineren van interne en externe evenementenOpstellen van verslagen, overzichten en rapportagesMaken van PowerPointpresentaties en Excel-overzichten (cijfers en analyses)Verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen en bijeenkomstenKlaarzetten en organiseren van vergaderzalenBestellen van broodjes en catering voor meetingsBoeken en organiseren van zakenreizenOndersteunen en mee coördineren van diverse projectenAanmaken en beheren van gebruikers in verschillende systemenVerantwoordelijk voor de aankoop en het beheer van kantoormateriaalOndersteuning bieden aan de diensten Communicatie, Preventie en HR

Vivaldis Office zoekt .......Cijfermatige office assistant, admin & facturatie (20-24u/Odoo)  Waar moet je zijn? Omgeving HoogstratenSpecialisatie: Techniek, machinebouw, engineeringBelangrijk: affiniteit/ ervaring binnen een technische omgevingDeeltijds: idealiter 20u VB. elke voormiddag aanwezig   Focus= Cijfermatig en IT vaardig (facturatie, betalingen met Odoo)Contact klanten/ leveranciers VB. bestellingen plaatsenZorgen voor de juiste materialen in samenspraak met engineering (geven door welke materialen besteld moeten worden)Haalbaarheid, planning draag je steeds hoog in het vaandelAdministratie: Bestellingen ,controle bestelbonnen, database onderhouden, controle facturen, inboeken facturen + aanmaakOndersteuning planning, order entryMeedenken aan digitalisering, optimalisatie ERP systeem (Odoo magazijn - en artikelenbeheer)Inspringen aan receptie + documentbeheerHands-on! VB. labeling in het magazijn schrikt je ook niet af  

Vivaldis Tournai est à la recherche un employé administratif.(H,F,X)Nous recherchons une personne forte en administration et qui a  le sens du détail. Vous complétez les données  exactes etcorrectes et vous offrez  un excellent service.Vous avez un intérêt technique.Vous êtes motivé, organisé, consciencieux et autonome .Une journée type dans la fonction : • Vous êtes responsable du processus et du suivi des commandes des clients afin de garantir leurbonne transmission à vos collègues de la planification de la production.• Vous vérifiez si toutes les données sont correctes et complètes.• Si les choses ne semblent pas claires, vous assurez la coordinationavec le client, lui offrez le support technique et faites les modifications nécessaires.• Pour cela, vous travaillez en collaboration directe avec vos collègues du service clientèle, du transport etde la planification de la production.

Vivaldis Mouscron est à la recherche d'un Employé administratif polyvalent pour renforcer les équipes d'une célèbre usine de produits chimiques située à Mouscron :   Vos tâches :   Vous êtes le premier point de contact pour l'accueil des camions et vous veillez à la bonne réception et au traitement des documents.Vous assistez le service d'expédition et intervenez de manière flexible lorsque cela est nécessaire.Vous êtes responsable de la planification de la production du département Animal Nutrition et vous veillez à ce que toutes les commandessoient livrées correctement et dans les délais.Vous signalez quand les matières premières doivent être réapprovisionnées et vous communiquez cette information aux parties prenantesconcernées.Vous contribuez à un processus logistique fluide et efficace grâce à votre rigueur administrative et votre sens pratique.

Voor een bloeiende supermarkt in Kluisbergen zoeken wij een organisatorische en creatieve spilfiguur. Als onmisbare schakel achter de schermen combineer je administratie met social media management. Jouw taken in een notendop: Administratie & Planning: Je beheert de administratieve flow van A tot Z: van bestellingen, retours en kassaverwerking tot het opmaken van uurroosters en het voorbereiden van de loonadministratie.Optimalisatie: Je analyseert cijfers, verbetert werkmethodes en zet nieuwe, efficiënte structuren op.Social Media & Communicatie: Je bent het online gezicht van de winkel. Je creëert content, beheert de sociale media kanalen, beantwoordt klantenvragen en coördineert online acties.

Voor een groeiend boekhoudkantoor (Regio Marke) zijn wij om hun team te versterken op zoek naar een gedreven, dynamische senior Dossierbeheerder Boekhouder - Fiscalist Uitvoeren van boekhoudingen en controleren van boekhoudingen op de correcte toepassing van de fiscale wetgeving en boekhoudwetgeving;Zelfstandig een aantal klantendossiers beheren;Voorbereidingen maken voor de optimalisatie van de dossiers;In staan voor de fiscale aangiften die je binnen de deadlines afwerk;Je staat in rechtstreeks contact met klanten, alles in samenspraak.

Voor onze klant regio Waregem zijn we op zoek naar een Mechanical Designer. Hierbij een greep uit jouw takenpakket:   Je toetst de technische haalbaarheid van de projecten af met de productieafdeling ;Je vertaalt klantvereisten naar nauwkeurige tekeningen in Inventor – dit programma kent straks geen geheimen meer voor jou ;Je verwerkt alle gegevens met uiterste precisie in ons geïntegreerd ERP-systeem, stelt de bill of material op en zorgt voor een correcte input ;Na bestelling blijf je betrokken: je ondersteunt de productie met jouw technische expertise en je volgt je dossiers op van A tot Z ;Je overlegt proactief en neemt initiatief om het productieproces te optimaliseren.Kortom, je bent een cruciale schakel in ons team, met impact op zowel klanttevredenheid als interne efficiëntie.

Voor onze klant, een topspeler binnen Automotive, zijn we op zoek naar een Administratief bediende op de salesafdeling:     Je bestelt correct voertuigen bij de respectievelijke leveranciers.Je stelt afleveringsplannen op van de ontvangen bestellingen.Je stelt werkkaarten op en stemt planning af met techniekers voor afleveringen.Je beheert de nodige voertuigdocumenten.Je stelt facturen op in samenspraak met de verkopers.Je volgt status van het voertuigdossier op.Je controleert aankoopfacturen van de bestelling.Je maakt inkoop- en verkooporders op en verwerkt deze correct.Je coördineert aflevering, facturatie en betaling met verkoper en technieker.  

Vivaldis est à la recherche d'un Order Intake pour un des nos partenaires situé à Ghislenghien : Une journée type : Réceptionner les commandes clientsEncodage des commandes et vérifier les informationsVérification des fiches techniques liées aux commandesEncoder les commandes dans le planningPréparer les étiques des produitsTravailler en étroite collaboration avec l'équipe administrativeRépondre au téléphone et aux mails en français et néerlandais    

Voor een bedrijf gespecialiseerd in huisgeurartikelen, zijn we vandaag op zoek naar een administratief bediende.    Als nieuwe collega zal je dagelijks instaan voorJe zal je bezig houden met het onthaalOpvolgen van administratieDossiers opvolgenTelefonie, mensen doorschakelen naar de juiste persoonMailingAlgemene administratie ...   Heb jij interesse in deze vacature en wil je zo snel mogelijk op gesprek? 📱Stuur ons via WHATSAPP: +32 479 03 74 93 📞 Bel ons via de TELEFOON: +32 9 381 91 95

Voor onze klant, een boekhoudkantoor te Izegem, zijn wij op zoek naar een dossierbeheerder. Als dossierbeheerder ontpop je jezelf tot vertrouwenspersoon van de klantenJe beheert je eigen klantenportefeuilleInstaan voor het opstellen van tussentijdse en definitieve balansenFiscale aangiftes opmakenDigitale boekhouding (incl. BTW-aangiften) bijwerken en/of controlerenJe geeft advies aan klanten inzake diverse boekhoudkundige en fiscale aangelegenheden bv.: advies aan starters, advies inzake investeringen, advies bij overnames…

Jouw takenpakket:   Je staat in voor het telefonische en fysieke onthaal van klanten en biedt hen een vriendelijke en professionele service;Je verzorgt de order entry in het interne ERP-systeem;Je helpt bij de transportadministratie: opmaak van leverbonnen, transportboekingen en bijhorende documenten;Je staat in voor de administratie van leeggoed;Je bent verantwoordelijk voor de ontvangst en controle van inkomende pakketten;Je doet de voorbereiding van de facturatie;Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen;

Als administratief medewerker verzekeringen sta je in voor het beheren van de volledige klantenportefeuille die zowel bestaat uit particulieren als zelfstandigen. Je takenpakket bestaat uit: Opmaak offertesOpstart nieuwe klantendossiersOpvolgingen en wijzigingen in de polissenOpvolgen schadedossiers Je brengt de behoeften van de klant in kaart en neemt een adviserende en begeleidende rol in om dossiers efficiënt op te volgen.

Ben jij een administratieve duizendpoot met een hart voor de landbouwsector? En zoek je een gevarieerde functie waarin je het eerste aanspreekpunt bent voor onze landbouwers? Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken! Wat ga je doen? Het inwegen en uitwegen van verse producten die door landbouwers en/of transporteurs worden aangeleverd.Het aanspreekpunt zijn voor al onze landbouwers, waar je hen met een glimlach te woord staat.Het nauwkeurig ingeven van contracten, teeltfiches en tarragegevens in ons ERP-systeem.Het opvolgen van contracten en het beheren van dossiers van landbouwers, inclusief ingaves en wijzigingen.Het zorgvuldig opvolgen van de facturatie voor onze landbouwers.

Ben jij op zoek naar een eerste ervaring in de financiële sector?Heb je net een opleiding Accountancy Fiscaliteit achter de rug en wens je graag in een boekhoudkantoor te werken?Bel Vivaldis Office  050 89 52 23 of lees (en solliciteer) onderstaande vacature!Voor onze klant, een accountantskantoor in Roeselare, zijn wij op zoek naar leergierige, gemotiveerde en enthousiaste junior dossierbeheerder.   Wat wordt er van een junior dossierbeheerder verwacht? Je staat in voor het verwerken van de facturenJe boekt de financiële verrichtingen inJe bereidt btw-aangiftes voorJe bereidt tussentijdse resultaten en maandafsluitingen voorJe volgt de boekhoudkundige en fiscale trends nauwkeurig op en informeert je collega's

Jouw werkdag:   Je zorgt ervoor dat de administratieve processen rond onze leasingactiviteiten soepel verlopen.Je start en eindigt je dag met je passie: administratie! Je ondersteunt de afdeling met algemene administratieve taken.Je verzorgt de administratieve afhandeling van inkomende vragen, beheert de mailbox, beheert boetes en betwistingen, regelt tank- en laadkaarten, voert contractaanpassingen door en beantwoordt algemene vragen over het leasecontract en volgt in het algemeen betalingen en facturatie gerelateerd aan leasecontracten opVerder werk je nauw samen met andere afdelingen, zoals verkoop en boekhouding.Je onderhoudt tevens het contact met klanten en leveranciers, zowel telefonisch als via e-mail.Last but not least, rapporteer je aan je teamleader.