Management assistent
BRUGGE - Ref. A-768059
OfficeFull-time€ 2500 - 3500 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Ben jij een echte organisatorische duizendpoot die energie haalt uit plannen, coördineren en ondersteunen?
Werk je graag in een veelzijdige functie dicht bij het management? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Wat ga je doen?
Als Management Assistant ondersteun je de algemeen directeur en diverse interne diensten. Je takenpakket is gevarieerd en geen enkele dag is hetzelfde:
- Beheren en inplannen van afspraken in de agenda van de algemeen directeur
- Organiseren en coördineren van interne en externe evenementen
- Opstellen van verslagen, overzichten en rapportages
- Maken van PowerPointpresentaties en Excel-overzichten (cijfers en analyses)
- Verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen en bijeenkomsten
- Klaarzetten en organiseren van vergaderzalen
- Bestellen van broodjes en catering voor meetings
- Boeken en organiseren van zakenreizen
- Ondersteunen en mee coördineren van diverse projecten
- Aanmaken en beheren van gebruikers in verschillende systemen
- Verantwoordelijk voor de aankoop en het beheer van kantoormateriaal
- Ondersteuning bieden aan de diensten Communicatie, Preventie en HR
Profile
Hoe ziet jouw profiel er als management assistent uit?
- Je bent sterk in plannen en organiseren
- Je werkt nauwkeurig en discreet
- Je bent administratief sterk en digitaal vaardig (Excel, PowerPoint, Outlook)
- Je schakelt vlot tussen verschillende taken en prioriteiten
- Je bent communicatief, servicegericht en proactief
What can we offer you?
- Een afwisselende en verantwoordelijke functie
- Nauwe samenwerking met directie en verschillende diensten
- Een professionele en collegiale werkomgeving
- Ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling
- Marktconforme verloning en goede arbeidsvoorwaarden
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Management Assistant-administratie Agro /tuinbouw/ voeding
Hoogstraten
Vivaldis Office zoekt jou! Management Assistant-administratie Agro /tuinbouw/ voeding
Waar kom je terecht?
Hoogstraten
Je zal instaan voor volgende taken:
Als spilfiguur op de bureau ben je verantwoordelijk voor de administratie rond de plukkaarten/seizoensarbeidRekruteren en aanwerven van seizoensarbeiders/serre medewerkers - als rechterhand van HRTijdsregistratie + verwerking personeelsgegevensAansturen poetsteamPostverdeling, kantoorbestellingenMailing, inkomende telefonieOnthaal bezoekers + klaarzetten vergaderruimtesVertaalwerk (Ned, Eng, Roemeens)
OfficeNutritionFull-timeTemporary
Executive Assistant
Diegem
Voor een mobiliteitsbedrijf in België zijn we op zoek naar een Executive Assistant.
Als Executive Assistant ondersteun je rechtstreeks de CEO en het directiecomité van ons bedrijf. Je bent een organisatorisch talent dat zorgt voor structuur, overzicht en efficiëntie op het hoogste niveau. Met jouw discretie, communicatieve flair en coördinerend vermogen maak jij écht het verschil in de dagelijkse werking van onze directie.
Wat ga je doen ?
Directieondersteuning
Beheer van de agenda, communicatie en prioriteiten van de CEO.Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en strategische dossiers.Opvolgen van actiepunten en deadlines.Beheren van vertrouwelijke informatie met de hoogste discretie.
Directiecomité & Coördinatie
Coördineren van vergaderingen en beschikbaarheden van de directie.Voorbereiden van notulen en opvolging van beslissingen.Organiseren en opvolgen van diverse activiteiten teneinde het directielid en de dienst optimaal te ondersteunen.Opvolgen van een aantal toegewezen dossiers teneinde de werklast van het directielid te beperken.Zorgen voor een vlotte informatiestroom binnen het directieteam.
Facilitaire ondersteuning
Beheren van leveranciers en dienstverleners van het hoofdkantoor.Opvolgen van kantoorbenodigdheden en praktische faciliteiten.Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers.
OfficeCarFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Management Assistant
Leuven, België
Ben jij een administratieve duizendpoot?
Ben je organisatorisch enorm sterk?
Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen?
3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn!
Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.
Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit:
Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.
OfficeOfficeFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Assistante de direction FR / ANGL
Tournai, Belgique
Vivaldis Tournai recherche une assistante de direction FR / ANGL
Gestion administrative : Assurer le suivi des documents, préparer des rapports et gérer les communications internes et externes.Planification et organisation : Aider à la coordination des réunions, des déplacements et des événements d’entreprise.Soutien à la direction : Fournir un soutien direct aux membres de la direction dans leurs tâches quotidiennes.Télécommunication : Répondre aux appels et gérer les demandes des clients et des fournisseurs.Optimisation des processus : Identifier des solutions pour améliorer l’efficacité et la productivité au sein de l’équipe.
InterimVariousFull-timeTemporary, with option of permanent contract