Jobs

Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector. Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.   Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie: Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en discrete Managementassistent met HR-ervaring.   Functieomschrijving: Je beheert de agenda, volgt zijn afspraken, deadlines en prioriteiten op.Je ondersteunt de projecten en innovatieprocessen.Je regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen en evenementen.Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen.HR-ondersteuning: het beheren van opleidingen, contact onderhouden met het sociaal secretariaat en de personeelsadministratie.Het opstellen van brieven, e-mails, presentaties en beleidsdocumenten.Het mede organiseren van personeelsactiviteiten in samenwerking met de administratie.In drukke periodes ben je flexibel en spring je bij in de administratieve taken.  

Werk jij nauwkeurig? Loopt door jou alles vlotjes binnen het bedrijf? Administratief talent met people skills?   Voor een architectenbureau in Leuven dat meerdere kantoren heeft en ook in het buitenland actief is zijn we op zoek naar een Management Assistant. Je werkt daarbij dagelijks samen met partners en projectarchitecten. Jouw grootste verantwoordelijkheden? Zorgen voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van de dagelijkse operationele taken.   Wat houdt dat concreet in? Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor in Leuven.Algemene administratieve taken coördineren: telefonie, bestandsbeheer, post kopiëren, scannen en verwerken.Je biedt ondersteuning bij leveringen, bestelt kantoorbenodigdheden, assisteert bij aanbestedingsdocumenten en reserveert vergaderruimtes.Bovendien beheer je de agenda's en verwelkom je klanten & bezoekers.Als Management Assistant volg je het mailverkeer rond verzekeringsdossiers op en beheer je de jaarlijkse verzekeringsverklaring.Bedrijfsfeesten en -evenementen organiseren behoort ook tot jouw takenpakket!Je coördineert met HR voor onboarding en andere administratieve procedures.Tot slot bied je administratieve ondersteuning aan architecten.

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Voor een van onze klanten gevestigd in Evere zijn we op zoek naar een Executive Assistant to the Business Director. In deze veelzijdige functie ondersteun je rechtstreeks de Business Director en speel je een centrale rol in de coördinatie van administratieve en operationele processen. Jouw verantwoordelijkheden omvatten: Beheren van de agenda van de Business Director en het inplannen van vergaderingenVoorbereiden, coördineren en opstellen van documenten voor interne en externe vergaderingenNotuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepuntenBeheren van onkostennota’s en uitvoeren van diverse ad-hoc administratieve takenVerbeteren van interne procedures en beheren van gedeelde elektronische bestandenVerlichten van de dagelijkse administratieve en logistieke lasten van de Business DirectorFungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor nationale klanten accountsCoördineren van de dienstverlening en beheren van contracten met klanten, inclusief prijsbesprekingenUpdaten van de orderportefeuille, verkoopindicatoren en andere commerciële rapportenVerzamelen en consolideren van marktinformatie over concurrenten en sectorontwikkelingenVoorbereiden van periodieke indexeringen in de schoonmaaksectorDeelnemen aan transversale projecten zoals marketing, innovatie of facilitaire ondersteuningBijdragen aan de implementatie en opvolging van het QHSE-beheersysteem (Kwaliteit, Gezondheid, Veiligheid en Milieu)  

Vivaldis Office zoekt...... Service Advisor- Management assistant garage (4/5de)   Waar moet je zijn?  Turnhout Takenpakket?    Als spilfiguur ben jij het aanspreekpunt voor de klant mbt hun verwachtingen, uit te voeren werken, naverkoop (mail, onthaal/op de firma, telefonisch) Je stelt gerichte vragen aan de klanten + je bouwt een vertrouwensrelatie opJe werkt mee aan acties, promoties, ... + rechterhand Branch manager mbt planning werkhuisAdministratie : Facturatie, klantendossier aanmaken, bestellingen en orders opvolgen, opmaak werkfiches/ werkinstructies, opzoekingen accessoires, leasing contracten opmaken, offerte voor klant  ... 

Voor onze klant in Sint-Niklaas zijn we op zoek naar een enthousiaste administratief assistent die de logistieke afdeling komt versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratie en operationele activiteiten. Je taken omvatten onder andere: Documenten en dossiers gestructureerd beheren.Planningen en ritten opstellen.Inkomende en uitgaande correspondentie (telefonisch en per e-mail) beheren.Administratieve processen opvolgen.Efficiënte archivering en documentbeheer.Ondersteunen bij facturatie en administratieve opvolging.Contact onderhouden met interne en externe stakeholders.Bijdragen aan een positieve en efficiënte werkomgeving.Aanspreekpunt zijn voor administratieve vragen.Naleving van interne richtlijnen en procedures waarborgen.

Vivaldis Office zoekt..............Office assistant - dispatch techniekers/projecten (NED/FRA)   Waar moet je zijn?Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatie, hvac, laadpalen, energiemanagement = Passie voor technieken of interesse is must!   Wat moet je doen?   Als Office assistant/ administratieve krak- dispatch sta je steeds in contact met de projectmanager die verantwoordelijk zijn over de uitvoering van verschillende projecten rond elektriciteit, HVAC, laadpalen, technische installaties... Contact onderaannemersVB. je collega technieker heeft een vraag over een pompcontrole. Je deelt de juiste info, en zorgt dat die vlot verder kan. Ondertussen hou je alles scherp in de gaten: zijn de werkbonnen up-to-date? Zij er nog veiligheidsrisico’s die je moet melden?Je volgt interne dossiers mee op en brengt hen administratief in orde VB. veiligheidsdocumenten, materialen, bestellingen doen, voorraad opvolgen, bij extra werkzaamheden aanrekenen van extra werkuren en materiaal, ... Ondersteuning planning/dispatch techniekers + nauw bewaken uitvoeringsplanning en indien nodig aanpassen (service coördinatie!) + ondersteunen bij administratieve vragenJe werkt nauw samen met de installateurs en de projectleiders voor de verdere uitvoering en opvolging van het werfdossierMonteurs, installateurs bellen vanuit heel België , Luxemburg (Frans!! ) 

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiekLet op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office zoekt ....... Supply chain/ productieplanner Waar moet je zijn? Hoogstraten Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek Let op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning aankoop mbt bestellingen van grondstoffen + controle levering en eventueel bijsturenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Planning productie + machines en planning hierop eventueel bijsturenOrdermanagement + verwerking in ERPInterne klachtenbeheer    

Vivaldis Office zoekt..............Administratief bediende / hulpboekhouder Belangrijk: sterke basis frans!   Waar moet je zijn?Turnhout Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatie, hvac, laadpalen, energiemanagement Voltijds of 4/5de werken mogelijk Wat moet je doen? Administratief Opvolgen van dossiers/projecten= verwerking en administratief in orde brengenOpvolgen, registreren en rapporterenBoekhouding/ rechterhand finance team: Opvolging facturen, boeken aankoop-verkoopfacturen, boeken banken, voorbereiding BTW /maandafsluiting, beheer betalingen, debiteurenbeheer, beheer rappels/aanmaningen... Telefonie/mail + postverdelingContact klanten en leveranciers

Voor onze klant in Kortenberg, een internationaal toonaangevende speler in de wereld van tafelspellen, zij wij op zoek naar een Administratief Bediende.   Zij hebben de missie om mensen samen te brengen via meeslepende spelervaringen en sterke verhalen. Met een van de grootste spellenportfolio’s wereldwijd, zowel fysiek als digitaal, creëren zij momenten van verbinding voor miljoenen spelers. In België zijn zij op zoek naar een versterking voor hun team.   Wat ga je doen?   Als Administratief Bediende ben jij de centrale spil tussen klant, sales en logistiek. Je combineert klantvriendelijkheid met administratieve precisie, en zorgt ervoor dat bestellingen en vragen vlot verwerkt worden.   Jouw takenpakket:   Je beantwoordt inkomende telefoons en helpt klanten met hun vragenJe ontvangt en valideert orders en stuurt deze correct door naar het warehouseJe beheert de dienst na verkoop en zorgt voor een vlotte opvolgingJe behandelt leveringsfouten of geschillen en houdt het overzichtJe ondersteunt de Commercieel Directeur en het externe salesteam administratiefJe werkt nauw samen met logistiek en hebt veel contact met grote klanten zoals Amazon  

Voor een wereldwijd toonaangevend producent van industriële blowers en compressoren zoeken we een Administratief Medewerker in de afdeling aftersales.   Wat ga je moeten doen :   . Je ondersteunt de afdeling die instaat voor in-house reparaties. · Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van offertes voor wisselstukken. · Je verzorgt de administratie en de opvolging van onderhoudscontracten. · Je beantwoordt vragen van onze klanten en leveranciers. · Je neemt deel aan het administratief aankoopproces. · Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënte werking van de afdeling. · Je rapporteert aan de Purchase & Logistics Manager.

Ben jij een administratieve duizendpoot met een scherp oog voor detail? Wil je deel uitmaken van een team dat zich bezighoudt met internationale import- en douaneprocessen? Dan is deze functie iets voor jou!   Als Administratief Medewerker Import & Douane ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig verwerken van alle administratieve taken die gepaard gaan met import- en douaneactiviteiten. Je werkt samen met interne en externe stakeholders om ervoor te zorgen dat alle processen soepel en conform de regelgeving verlopen.   Jouw takenpakket Opstellen, controleren en opvolgen van import- en douanedocumentatie.Registreren en bijhouden van gegevens in het systeem.Communiceren met klanten, leveranciers en douaneautoriteiten in het Nederlands, Frans en Engels.Zorgen voor tijdige en correcte afhandeling van administratieve procedures.Ondersteunen bij het oplossen van eventuele problemen of vertragingen in het importproces.​  

Vivaldis Office is op zoek naar een dossierbeheerder voor een boekhoudkantoor te Keerbergen.Je takenpakket ziet er als volgt uit: In een eerste fase (bij opstart) : inboeken van aan-en verkoopfacturen , boeken van de financiële verrichtingen ( onder begeleiding van een dossierbeheerder)Tweede fase (na enkele maanden inlopen) : helpen bij het voorbereiden van rapporten tussentijds en jaarrapporten; het opstellen en indienen van BTW-aangiftenDerde fase : overstap naar junior dossierbeheerder . Taken bovenop deze van voorgaande fases : voorbereiding aangiften in de personen- en vennootschapsbelasting.Laatste fase ( mits constante bijscholing ) : senior dossierbeheerder met rechtstreeks contact met de klant. Bijkomende taken : financiële planning en budgetten , oprichting vennootschappen, e.d.

Voor onze klant, een transportbedrijf, zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker die allround zal instaan voor het verwerken van de order, de facturatie, het aanvullen van rapporteringen etc. Je zal ook ondersteuning bieden bij het opstellen van de planningen.

Voor onze klant, een toonaangevend bedrijf in beschermingsmiddelen/kledij zijn wij op zoek naar een Bediende orderverwerking. Je zal instaan voor het inputten en verwerken van de orders van klanten en de contacten met de leveranciers. De administratie rond de orderverwerking behoort dus volledig tot je takenpakket.

Ben jij een gemotiveerde administratief bediende die onze klanten in de autosector wil ondersteunen? In je rol als administratief bediende ben je verantwoordelijk voor verschillende taken en processen binnen een dynamische omgeving. Je komt te werken in een bandencentrum waar precisie en klantgerichtheid hoog in het vaandel staan. Enkele taken en verantwoordelijkheden zijn:   Je maakt prijsoffertes op, bespreekt die met de klant, je zorgt voor correcte en tijdige facturatie.Beheren van klantdossiers, ja plaatst bestellingen en zorgt voor een perfecte administratie.Ondersteunen van de verkoop- en serviceafdeling met administratieve taken.Verwerken van bestellingen en opvolgen van leveringen.Communiceren met leveranciers en klanten over verschillende administratieve vraagstukken.Bijdragen aan een efficiënte werkplek door werkprocessen te optimaliseren.

Zet jij de puntjes op de 'i'?Al een eerste ervaring opgedaan?Vertrouwd met verzekeringen?Dan ben jij de persoon die we zoeken!Voor een verzekeringskantoor in het Leuvense zijn we op zoek naar een dossierbeheerder. Ontdek hier jouw verantwoordelijkheden: Je ondersteunt jouw commerciële collega's door verzekeringen optimaal in te zetten.Als dossierbeheerder krijg je verzekeringsdossiers toegewezen die je zelf beheert.Je werkt dagelijks met IT-systemen zoals MS Office.Verder ga je georganiseerd en nauwkeurig te werk zodat je niets over het hoofd ziet.

Ervaring in eenmanszaken & vennootschappen? Kan je zelf je eigen dossiers behandelen? En kan je goed overweg met boekhoudpakketten?   Check this out! Een boekhoudkantoor in Zaventem is op zoek naar een dossierbeheerder. Wie weet ga jij er binnenkort aan de slag? Neem hier al even je takenpakket door: Je staat je in voor de opvolging van de klanten.Als dossierbeheerder verwerk je hun boekhouding en fiscaliteit gaande van afsluitingen, personenbelastingen, vennootbelastingen, BTW-aangiftes...Je kan zelfstandig dossiers behartigen van A tot Z.De contacten met de betreffende klanten zal je dus ook zelf onderhouden.