Jobs

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratieve allrounder- management assistant   Waar moet je zijn? BeerseSpecialisatie: Bouw, technische productie, interieur Takenpakket Verantwoordelijk onderhoudsorders, goede werking en onderhoud/tijdige keuring machinepark, opstellen werkvergunningen, technische fichesInschatten hoeveelheid materiaal, tijdig bestellingen doen, opmaak bestelbonnen, verwerking in ERP (SAP), inschatten kost en werkuren... Rechterhand productieleiderNauw contact en samenwerking met de collega's van de verschillende afdelingen zoals aankoop (VB. stockbeheer, veiligheid/preventie, ...)Planning: volgorde werkorders/ uit te voeren werken, bestellen tools/grondstoffen voor atelierHerplannen indien nodig + rapportage mbt orders, afpunten werkorders + indien nodig vervolgorders opmakenTransportplanning voor leveringenOpmaak offertes, beheer werkkledij, facturatie, ...

Vivaldis Office... Management assistant bouw + kennis boekhouding (particulier en aannemers)   Waar moet je zijn? Regio Oud-TurnhoutSpecialisatie: Bouwsector, bouwmaterialen,Belangrijk: Eerste ervaring binnen bouw + kennis boekhouding. Takenpakket Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen (klant, leveranciers, ...)Ondersteuning admin/boekhouding: Facturatie, beheer premie-attesten, betalingen, debiteurenbeheer, aanmaningen, voorbereiding offertes, bestellen materialen, postverdelingJij zorgt ervoor dat de arbeiders (voornamelijk in onderaanneming) optimaal aan de slag kunnen om de projecten uit te voeren. Hiervoor vraag je ook de nodige attesten, certificaten, verzekeringen, vergunningen... op Mailing/ telefonieOndersteuning calculatie

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiekLet op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office zoekt.... Management assistant (technische omgeving)    Als spilfiguur en drijvende kracht op de bureau werk je graag zelfstandig en gestructureerdBrug tussen klant, leveranciers/logistiek, sales en zaakvoerderAls organisatorisch talent zorg je ervoor dat de administratieve flow vlekkeloos verloopt: Prijsvragen, contact leveranciers, opvragen prijzen, opvolgen bestellingen en leveringen, voorraadbeheer, ... Commerciële kansen spottenOpbouw langdurige klantrelatiesOrderbeheer , contact via telefoon en mailOndersteuning boekhouding VB. facturatie, betalingen , rappels, aanmaningen, ...

Voor onze klant, een groeiend en exclusief bedrijf gespecialiseerd in high-end interieur-, exterieur- en eventstyling in de regio Schoten, zijn wij op zoek naar een ervaren Administratieve Office Assistant (PARTTIME). In dit hechte en persoonlijke team, waar perfectie en discretie centraal staan, ben jij de onmisbare administratieve kracht die alles achter de schermen vlot laat verlopen.Als Administratieve Office Assistant heb je een zeer gevarieerd en centraal takenpakket. Je bent verantwoordelijk voor:Het proactief beheren van de agenda's van drie collega's en het opmaken van de projectplanningen.De volledige administratieve cyclus van projecten: van het opmaken van offertes en plaatsen van bestellingen tot de correcte facturatie.Algemene administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de interieur- en eventafdeling.Het beheer van de voorraad en prijslijsten van de items in de showroom.Het bestellen van kantoor- en showroombenodigdheden en het controleren van leveringen.

Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector. Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.   Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie: Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Ben jij een organisatietalent met een passie voor cijfers? Zoek je een uitdagende rol waar je jouw administratieve en boekhoudkundige vaardigheden optimaal kunt inzetten? Dan zijn wij op zoek naar jou!   Functieomschrijving Als Management Assistant vervul je een veelzijdige en onmisbare rol binnen ons team. Jouw takenpakket omvat onder andere: Administratie: Het verzorgen van het onthaal.Efficiënt inplannen van afspraken.Beheer van de algemene mailbox.Ondersteuning en opvolging van diverse dossiers.Opstellen van klantencontracten. Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen.Inboeken van aankoopfacturen.Beheren van betalingen.Zorgvuldige archivering en klassement.Ondersteuning bij ondernemingsadministratie.

For one of our clients, we are looking for an Office Assistant in Brussels. Your tasks will include: Managing day-to-day administrative tasks: greeting visitors, answering calls, and handling correspondence.Ordering and maintaining office and kitchen supplies.Coordinating with vendors for office repairs and maintenance.Scheduling meetings and managing room bookings.Assisting with the planning and coordination of company events, gatherings, and board meetings.Assisting with new employee onboarding and updating the company's organizational charts.Managing employee platforms such as Workero and TravelPerk.Tracking expenses for the Human Resources department.

Voor een van onze klanten zijn wij op zoek naar een Executive Assistant (Law Firm) in Brussel. Jouw functie: Als Executive Assistant ondersteun je dagelijks de advocaten en het managementteam binnen een internationaal advocatenkantoor. Je bent verantwoordelijk voor een brede waaier aan administratieve en organisatorische taken en je zorgt voor een vlotte werking van het kantoor. Dankzij jouw proactieve houding en oog voor detail bied je een kwalitatieve ondersteuning en draag je bij aan de professionele uitstraling van het kantoor. Jouw verantwoordelijkheden: Beheer van de agenda, planning en organisatie van vergaderingen;Proactief behandelen van e-mails en post;Organiseren van meetings en conference calls;Opvolgen van timesheets en voorbereiden van facturen;Klassement en archivering;Redigeren en opmaken van documenten, rapporten, conclusies en correspondentie;Beantwoorden en verwerken van telefonische oproepen;Voorbereiden van PowerPoint-presentaties;Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning;Organisatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles van documenten;Contact met diverse dienstverleners (notarissen, domiciliëringskantoren, banken, …).

Gezocht: Customer Service Medewerker!   Je hebt zin om voor volgend takenpakket uit jouw bed te komen, na jouw potje koffie / thee natuurlijk:   Je bent van A-Z, voor jouw toegewezen klanten het aanspreekpunt voor alle vragen rond product-en leverinformatie.Alle binnenkomende bestellingen verwerk je correct in SAP.Je stemt met klant als transportafdeling af over leveringen. Je hebt daarbij vaak contact met magazijn en productie om zeker te zijn dat klanten op tijd geholpen worden.Potentiële vragen voorzie je waardoor je hen steeds proactief kan bijstaan in het beheer van hun orderboek.Je krijgt ook de ruimte om initiatief te nemen en op zoek te gaan naar optimalisatiemogelijkheden en draagt graag jouw steentje bij rond lopende projecten binnen de afdeling Customer Service.Je bent verantwoordelijk voor jouw eigen klantenportefeuille, maar iedereen is ook back-up voor elkaar.Naast jouw klanten, sta je ook in contact met diverse interne stakeholders. Zo voorzie je bijvoorbeeld de sales managers, agenten en de commerciële directie van de nodige commerciële gegevens.  

Vivaldis Office zoekt jou! Inside sales specialist (Bachelor + analytische blik!) Waar kom je terecht? HoogstratenVoeding Je zal instaan voor volgende taken: Als spilfiguur op de bureau ben je verantwoordelijk borging van klantenrelatiesAanspreekpunt klant + administratief ontlasten buitendienstAdministratieve zorg verkoopsdossiers; prijslijsten, offerte op maat, kortingen updaten, ordermanagement, ...Opzetten rapportage/ dashboards, verkoopsprognoses VB. productvolume, verkoopsverwachtingen, ... zo mismatches, risico's of knelpunten sneller detecterenCoördinatie interne communicatie mbt nieuwe klantenrelaties, KPI's, nieuwe producten, promoties ... +deze evaluerenKlachtenbeheerOndersteuning business controlling mbt verbeterprocessen

Voor een sterk familiebedrijf in de regio Brecht, actief binnen de automobielsector, zoeken wij een klantgerichte Callagent/Klantenadviseur. Je komt terecht in een warme en professionele werkomgeving waar teamwork en klanttevredenheid centraal staan.   Als aanspreekpunt voor klanten – telefonisch en digitaal – zorg jij voor een vlotte en positieve ervaring. Dankzij jouw planningstalent, luisterend oor en commerciële flair garandeer je een service op maat van elke klant.   💪 Jouw takenpakket? Je staat klanten professioneel te woord via telefoon, mail of websiteberichten ☎️Je geeft advies, beantwoordt vragen en verwerkt bestellingen of aanvragenJe plant afspraken in en stelt werkorders opJe verbindt klanten door met de juiste collega of dienst en volgt op waar nodigJe werkt met opvolgingsdocumenten en digitale tools 💻Je behandelt zowel inkomende oproepen (bijstand, informatie, afspraken) als uitgaande contacten (klantentevredenheid, opvolging, klantenbinding)Je denkt commercieel mee en draagt bij aan een vlotte, efficiënte klantenservice  

Ben je vlot met klanten en leveranciers? Neem je graag de verantwoordelijkheid? Vivaldis Office is op zoek naar een commercieel administratief bediende binnendienst (NL/FR). Waar kom je terecht? Beersee.Specialisatie: chemische producten, ontsmetting, reiniging, ... Wat zullen je taken zijn als Inside Sales/administratief bediende? Intake/orderbeheerAls spilfiguur ben je het aanspreekpunt van de klanten en leveranciers + begeleiden van nieuwe klanten. Jij fungeert als favoriete contactpersoon (orderbeheer tot facturatie, sales en logistieke flow tot levering)Allround administratieve taken (mailing, telefoon, offertes, prijsbespreking/opvolging, orderbeheer, opvolging facturen, voorraadbeheer, stockcontrole, bestellingen...)Ondersteuning customer service, klachtenbehandelingNauw contact met leveranciers + contacten in het buitenland (ned/fra - 50% cliënteel is franstalig)

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende/ Internal sales specialist. (Belux) Waar moet je zijn? TurnhoutSpecialisatie: Productie omgevingTalenkennis!   Takenpakket  Jij bent het gezicht en ambassadeur van de firma Je rol bestaat uit het administratief ontlasten van de sales manager/accountmanagersJe staat in voor het opvolgen van de verkochte projecten/ productie orders. Je coördineert het volledige orderproces van bestelling tot levering tot facturatieAlgemene administratie: verkoopsdossiers administratief afhandelen, offertes opmaken-opvolgen, orderbeheer, boeken verkoop-aankoopfacturen, bestellingen doen, contact leveranciers, ... Borging klantenrelaties (bestaande en nieuwe klanten) via mail en telefoonAdvies en begeleiding (SPOC)Je wil je graag verdiepen in het product om een sterke service te garanderenRapporteren

Vivaldis Office zoekt ....... Inside sales specialist (Bachelor + interesse in technologie) Waar moet je zijn?   Specialisatie: Technologie, mobility, elektrische installatie     Takenpakket  = Jij bent het gezicht en ambassadeur van de firma Je rol bestaat uit het administratief ontlasten van de sales manager/accountmanagersJe staat in voor het opvolgen van de verkochte projecten/ productie orders. Je coördineert het volledige orderproces van bestelling tot levering tot facturatie (bestaande klanten als prospects)Algemene administratie: verkoopsdossiers administratief opstellen/afhandelen, offertes opmaken-opvolgen, orderbeheer, boeken verkoop-aankoopfacturen, bestellingen doen, contact leveranciers, ... Borging klantenrelaties (bestaande en nieuwe klanten) via mail en telefoonAdvies en begeleiding (SPOC)Je wil je graag verdiepen in het product om een sterke service te garanderenRapporteren

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, AFWERKING/TEGELS ...  Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciersJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersOrderbeheer, verwerking, ondersteuning collega's op administratief vlak Doorgroei kansen tot commercieel adviseur, pricing, ... 

Vivaldis Office is op zoek naar een boekhouder!  📍 Waar kom je terecht? GrobbendonkBoekhoudkantoor 📈  Als boekhouder ziet je takenpakket er als volgt uit: Het beheren en opvolgen van een gevarieerd portefeuille.Toezien op de verwerking van facturen en banken.Het opstellen van de fiscale aangiften (BTW, PB, Ven.B).Het opstellen van de jaarrekening.Het formuleren van adviezen op boekhoudkundig en fiscaal vlak.Het aansturen van (junior) dossierbeheerders (optioneel).Besprekingen met de klant.

Voor een boekhoudkantoor met een vestiging in Bouwel en Mechelen zijn we op zoek naar een medior dossierbeheerder.   Je takenpakket zal er als volgt uitzien: Nazicht van boekingen (aan-en verkoopfacturen, kas- en bankafschriften...)Opstellen en nazicht van btw-aangiftesMaand- en kwartaalrapporteringen opmaken voor klantenJaarrekeningen afsluitenPersonen- en vennootschapsbelasting indienenFiscale controles uitvoerenBesprekingen met klantenAdviesverlening op boekhoudkundig en fiscaal vlakOpleiding en opvolging van junior dossierbeheerders

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve allrounder/sales support (int. sfeer)    Waar kom je terecht? Omgeving Hoogstraten Specialisatie: Productie, voeding, milieu   Focus=   Opvolging verkoopsprognoses bij klant + opvolging orders/bestellingenMarktonderzoek/ analyse trends en opzetten rapporten + beheer prijslijsen, assortimentlijstenOndersteuning accountmanagement mbt analyse verkoopcijfers + inzichten overdrachtDeelnemen aan overlegmomenten, vergaderingenOpzetten tools/dashboards om slimmer te plannen en in te spelen op vraag/aanbod en wijzigingenKnelpunten signaleren + meedenken aan proces en verbeteringVoorbereiding klantbezoeken, prijs- en productvergelijkingenCustomer relations, klachtenbeheer