Jobs

Vivaldis office is op zoek naar een Office manager, strategische rechterhand (affiniteit/passie eventsector) Locatie: Lier 📍Belangrijke ervaring? Evenementen sector + logistiek procesPassie/ervaring/scholing... voor event managementPeoplemanager + hands-on80% administratie /bureaufunctieOrde brengen in de chaos Jouw takenpakket bestaat uit: Beheren van telefoonverkeer en bezoekersontvangst (eerste aanspreekpunt)Opstellen en uitwerken van voorstellen voor evenementen en projecten (adviesrol mbt VB. wijnen, mogelijkheden zoals podium bouw, ... )Creëren van offertes en bevestigen van afleveringsdocumentenOpstellen van pakbonnen en voorbereiden van benodigde goederenBeheren van verhuurmateriaal en toezien op uitvoering (planning/organisatie logistieke flow)Verzorgen van de levering van kleinere goederen en bestellingenOpstellen van facturen en opvolgen van betalingenAf en toe uitvoeren van werkzaamheden in het magazijnRechterhand van de zaakvoerder: Je fungeert als klankbord, denkt proactief mee over de koers van het bedrijf en reikt continu verbeterpunten aan.Master of Logistics: Je beheert de logistieke processen van A tot Z (planning, transport, opslag).Commerciële flair: aanwezigheid op beurzen , netwerkmomentenJe stuurt het team en de magazijniers aan. Je motiveert hen en zorgt dat de neuzen in dezelfde richting staan.Flexibel: 5 keer per jaar de verantwoordelijkheid te dragen voor het noodnummer (weekend/avond). Je brengt structuur in de chaos + strategisch meedenken aan eventuele verbeteringen

Voor onze klant te Oostende, gespecialiseerd in industriële reinigingstoestellen, is op zoek naar een office manager. Wat zal je doen? Organiseren en coördineren van alle administratieve en operationele aspecten van een bedrijfJe beschikt over de nodige leidinggevende talenten zodat een team kan gemotiveerd worden en de teamleden kunnen samenwerken.Een office manager is verantwoordelijk voor het afhandelen van communicatie, het beheren van kantoorartikelen, het organiseren van vergaderingen, het voeren van personeelsadministratie en het ondersteunen van collega's en leidinggevenden.Je bent de spil van een kantoor die verantwoordelijk is voor het soepel functioneren van de dagelijkse kantooractiviteiten, van administratie en facilitaire zaken tot personeelszaken en projectcoördinatie.

Ben jij een cijfermatig talent met een hart voor organisatie? Voor onze klant, een toonaangevende internationale speler in de groenten- en fruitsector, zoekt Vivaldis een gedreven Finance Office Administrator.   In deze rol word je de rechterhand van zowel de CFO als de hoofdboekhouder binnen een dynamische, groeiende omgeving waar geen enkele dag hetzelfde is. Als Finance Office Administrator combineer je analytisch inzicht met administratieve precisie. Je bent een onmisbare schakel in het financiële beleid:   Je verzorgt de wekelijkse en maandelijkse rapportering en voert grondige analyses uit op kosten en opbrengsten.Je neemt de dagdagelijkse boekhoudkundige taken voor jouw rekening en zorgt voor een feilloze administratie.Je bereidt verslaggeving voor voor de directiecomités en biedt ondersteuning tijdens financiële audits.Je ondersteunt de CFO en hoofdboekhouder bij diverse projecten en vraagstukken.   Interesse? Solliciteer online met je meest recente CV.

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- commerciële binnendienst- first line support  Belangrijk? Bellen, aanspreekpunt klanten schrikt je niet af! Samen met je team beman je de first line.   Waar moet je zijn? Dessel Specialisatie: Transport   Takenpakket Draaischijf en aanspreekpunt van de klant (mail/telefoon)Samen met je team ben je een geoliede machine!Heel veel bellen, customer relations schrikt je niet af! Werkverdeling mbt klantdossiers, vragen over ledigingen, klachten, ... (ook minder leuke)Ondersteuning algemene admin: Contracten, data input, aanmaak nieuwe klanten, aanpassingen, bestellingen aanpassen, ...Klantendossiers beheren en ervoor zorgen dat de ophalingen bij de klant vlot verlopenBegeleiden en advies aan klant doorheen het procesProblem solving bij problemen + contact met andere afdelingen/ rapporteren zoals planning      

Vivaldis is op zoek naar een dossierbeheerder voor een accountantskantoor in Beveren.   Als dossierbeheerder ben je verantwoordelijke voor:Door jouw sterke interesse en ervaring in personen- en/of vennootschapsbelasting, BTW en jaarrekeningen ben je in staat om je eigen dossiers van A tot Z in handen te nemen.Je zorgt voor een nauwkeurige en stipte afwerking waarbij je kan rekenen op de ondersteuning van je collega’s.Het begeleiden van audits, startende ondernemingen en juridische opvolgingen neem jij voor je rekening.Klantgericht als je bent, begeleid en ondersteun je onze klanten op een proactieve manier en denk je mee na over efficiënte boekhoudkundige bedrijfsprocessen.

Voor een verdeler van Hair Care producten in Beveren 📍zijn wij op zoek naar een Boekhoudkundig bediende 💻   Jouw takenpakket als Boekhoudkundig bediende: Je versterkt het boekhoudkundig teamJe staat klanten telefonisch te woordJe werkt met verschillende computerprogramma's zoals MS Office en Exact Online

Als administratief bediende sta je in voor de volledige administratie van A tot Z. Je stelt administratieve dossiers (contracten, verzekeringen...) samen en controleert deze op volledigheid.Je neemt telefonische oproepen aan en behandelt deze professioneel.Je voert de voorbereidende werkzaamheden uit voor de boekhouding.Je controleert en beheert het wagenpark.  

Voor onze klant in de haven "2030 Antwerpen" zoeken wij een bediende logistiek dossierbeheer koffie. Behandelen en opvolgen van elk expeditiedossier Koffie (import en export) en verzorgen de bijhorende administratie gaande van het registreren van binnenkomende opdrachten, het aanmaken van expeditiedossiers tem de facturatie en stockbeheerBeheren uw eigen klantenportefeuille.Verzorgen van contact met klanten en leveranciers.Samenwerken met collega’s in binnen –en buitenland.  

Voor een bouwbedrijf in Antwerpen zijn wij op zoek naar een Hulpboekhouder.     Je takenpakket bestaat uit:   Boekhouding: je staat in voor het correct verwerken van de analytische boekhouding op ons project Oosterweelknoop. Nauwkeurig zijn? Dat typeert jou!Facturatie: je bent een belangrijke schakel op vlak van aankoopfacturen. Valideren, afstemmen en boeken, daar sta jij centraal. Ook het crediteuren-en debiteurenbeheer kent geen geheimen.Samenwerken: je komt terecht in een goed geoliede machine waarin samenwerking en overleg ervoor zorgen dat de deadlines steeds gehaald worden.  

Voor een bedrijf gelegen in Merksem in de automotive sector, zijn wij op zoek naar een Allround Administratief/ Boekhoudkundig bediende NL/FR.     Je takenpakket bestaat uit:   Eerste aanspreekpunt voor collega’s en onze klanten/leveranciersInboeken/controleren van de aankoopfacturenVerwerken van CODA bestandenE-invoicing naar onze klantenFacturatie inbox beherenDebiteuren en crediteurenbeheerAdministratieve ondersteuningContact met verschillende interne afdelingen

Voor een boekhoudkantoor gelegen in Kontich zijn wij op zoek naar een Dossierbeheerder.  zelfstandig, kwalitatieve verwerking van digitale cijfers (nazicht OCR scanning, verwerking van aankoop- en verkoopfacturen/ financiële documenten in software) en dit van een zeer breed klantenbestand, allen KMO’s;opvolging van administratieve processen gelinkt aan deze dossiers en bijdragen tot het optimaliseren van digitale processen;waarborgen van een kwalitatieve dienstverlening en klantentevredenheid door een proactieve en efficiënte verwerking van de accountancydossiers;bijdragen tot een vlotte teamwerking waarbij men ieders sterkte in het team kan benutten en doelstellingen kan bereiken.

Vivaldis office is op zoek naar een (senior) dossierbeheerder. 📍Waar kom je terecht? Boekhoudkantoor Regio Lint 🗒 Hoe ziet jouw dag eruit als dossierberheerder? Voorbereiden van de BTW-aangiftenJaarafsluitingenInboeken van verkoop/ aankoopfacturenDossiers voorbereiden

Ben je op zoek naar een administratieve functie binnen een dynamisch en gestructureerd bedrijf actief in de voedings- en koelindustrie? Deze onderneming, gevestigd in regio Dendermonde, is gespecialiseerd in de opslag, handling en distributie van diepvriesproducten. Met een no-nonsense mentaliteit, focus op kwaliteit en een familiaal karakter vormt het de ideale omgeving voor gemotiveerde administratieve professionals.   Functieomschrijving Als administratief bediende speel je een centrale rol binnen het administratieve team. Je ondersteunt zowel de logistieke als de boekhoudkundige afdeling en bent het aanspreekpunt voor interne én externe communicatie.   Jouw verantwoordelijkheden:   Verwerken van administratieve documenten en gegevens in het ERP-systeem.Inboeken van aankoopfacturen en opvolging van betalingen.Opstellen en controleren van leverings- en verzenddocumenten.Klanten en leveranciers telefonisch en per mail te woord staan in het Nederlands én Frans.Assisteren bij eenvoudige boekhoudkundige taken (zoals btw-controles of opvolging openstaande facturen).Ondersteuning bij algemene administratie zoals klassement, postverwerking en rapportering.

Ben jij de administratieve duizendpoot die wij zoeken? Vivaldis Turnhout zoekt een ondersteunend administratief medewerker!   Lier 📍Sector: veiligheidTijdelijke functie (snelle opstart) Wat moet je doen? Je komt terecht in een open werkplek waar er verschillende eilandjes van bureaus zijn. Samen met je collega's zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt: Je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoonJe verwerkt inkomende leveringen en voert bonnummers inKlasseren, scannen en het uploaden van documenten op klantenplatformen behoren tot jouw dagelijkse flowKortom: jij bent de onmisbare schakel die de administratie vlekkeloos laat verlopen  

Onze klant te Mechelen die gespecialiseerd is in de bouw is op zoek naar een administratief bediende die hun projectleiders ondersteunt.  Je taken zien er als volgt uit:  Je volgt alles rond administratie op (zoals offertes, bestellingen, etc.) op van (onder)aannemers en leveranciers. Je maakt de bestelbonnen op in het Microsoft ERP pakket die je verwerkt en zend klaar maakt. Je volgt de noden van de nutsvoorzieningen op en zorgt voor de aan en afsluiting ervan. Je registreert en controleert op het RSZ-Portaal.

Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken omvatten onder andere: Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Voor een sterk groeiende speler in de groente- en fruithandel in Sint-Katelijne-Waver is Vivaldis op zoek naar een Allround Administratief Bediende. Je komt terecht in een dynamische omgeving waar dagelijks gewerkt wordt met verse producten en strakke deadlines. In deze veelzijdige administratieve functie ondersteun je de aan- en verkoopafdeling en zorg je voor een correcte en vlotte verwerking van alle documenten. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen het bedrijf en draag je bij aan een georganiseerde en efficiënte kantoorwerking. Jouw takenpakket: Verwerken van aankoop- en verkoopadministratieOpstellen en controleren van facturen en orderbevestigingenOndersteunen van de logistieke administratie en opvolgen van leveringenContact onderhouden met klanten en leveranciers in het Nederlands, Frans en EngelsVerwelkomen van bezoekers en zorgen voor een professioneel ontvangstBeantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekkenAdministratieve ondersteuning bieden aan de boekhouding en andere interne afdelingenInstaan voor het beheer en de opvolging van kantoorbenodigdhedenCoördineren en opvolgen van de schoonmaakplanningInkomende post verwerken en intern verdelenMee organiseren van dienstverplaatsingen en praktische regelingen rond zakenreizenWerken met MS Office (Word, Excel, Outlook) voor rapportering en administratie  

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Voor onze klant gespecialiseerd in de bouwsector zijn we op zoek naar iemand voor een functie als planner en Administratie.   Jouw taken zullen bestaan uit:  Werkplanning opmaken van een 6 tal ploegen Werkbonnen opmaken Je behandelt eerstelijnscontacten via mail en telefoonContact tussen klant en arbeiders Op basis van orders maak je de meest efficiënte puzzel Je behoudt de algemene overview van de planningJe verwerkt bijhoren administratieJe garandeert een correctie informatieoverdracht binnen het teamJe gaat dagelijks in overleg met projectleiders en klantenJe rapporteert aan de teamleader planning

Wij zijn de Belgische vestiging van een internationale bouwspecialist in gevel-, isolatie- en afwerksystemen. Je komt terecht in een warme, familiale cultuur met sterke focus op duurzaamheid, kwaliteit en lange termijn-relaties. Voor onze vestiging te Asse zoeken wij een boekhoudkundig medewerker.   Jouw takenpakket: Algemene boekhouding General Ledger, maand- en jaarafsluit, overlopende rekeningen en provisiesInvesteringen opvolgen en afschrijvingen verwerkenIntercompany-boekingen, btw-aangiftes en ondersteuning bij de jaarlijkse audit Leveranciers & betalingen Ondersteuning bij boeken van leveranciersfacturen (FI/MM)Uitvoeren van leveranciersbetalingenKostenplaatsbeheer, analyse en opvolging VISA-betalingen Creditbeheer klanten (A-Z) Creditchecks en opvolging kredietwaardigheidOpvolgen van openstaande facturen en aanmaningenVerwerken van creditnota’sBack-up voor prijzen, klantaanmaak en klantcondities in SAP en Salesforce Fleet & mobiliteit Boekhoudkundige en administratieve opvolging van het wagenparkBeheer leasingcontracten, bestuurders, boetes, parkeerkosten, laadpassen en laadpalenContact met leasingpartners en IFRS 16-rapportering rond voertuigenMeewerken aan car policy en procedures Telefonie & IT-contracten Boekhoudkundige opvolging telefonieBeheer simkaarten, nummers, Teams-telefonie en toestelvoorraadFinancieel contractbeheer (koffiemachines, printers, IT, fleet, onderhoud, verzekeringen, …)Opvolging financieel luik van schadedossiers samen met HR IT & support Opvolgen en doorzetten interne IT-ticketsAfspraken met externe IT-partner en beperkte lokale IT-ondersteuningVoorraadbeheer IT-materiaal en contact met leveranciersAd hoc administratieve en financiële taken