Jobs

Ben jij communicatief, klantgericht en heb je een passie voor auto’s? Misschien ben jij dan wel de persoon die we zoeken! Voor een garage, gelegen te Genk, zijn we op zoek naar een service advisor. Je taken bestaan uit: Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een professioneel en vriendelijk onthaal van de klanten;Je informeert de klanten over onderhoud, herstelling en luistert naar hun behoeften en geeft passend advies;Tevens ben je verantwoordelijk voor het opnemen van inkomende telefoongesprekken en het proactief bellen van klanten met informatie over hun wagens;Je maakt de planning op voor de werkplaats rekening houdend met de capaciteit en de beschikbaarheid van onderdelen;Administratieve taken: facturatie, het opstellen van offertes en deze helder communiceren met de klanten.

Voor een scheepvaartbedrijf in Wijnegem zijn wij op zoek naar een administratief bediende. Het bedrijf specialiseert zich in grote tankvaart op de binnenwateren.   Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken, waaronder:     Je beheert de mailbox van het administratief team. Je behandelt inkomende en uitgaande e-mails en zorgt voor een vlotte en professionele opvolging.Je houdt het digitaal klassement en documentbeheer overzichtelijk en up-to-date.Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s; je verzorgt de rondleiding, geeft de nodige uitleg en ondersteunt de personeelsadministratie.Je regelt meetings, bedrijfsevenementen en de praktische aspecten van zakenreizen, van transport tot verblijf (vluchten, hotels en huurwagens).Je volgt facturen en onkostennota’s nauwgezet op.Je bent de interface tussen het kantoor en de externe IT-partner voor probleemoplossing en ondersteunt bij updates van de website.Je helpt mee om een georganiseerde en aangename werkomgeving te behouden.Je ondersteunt waar nodig andere afdelingen en neemt administratieve taken over voor onze zusterbedrijven.  

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Voor een bedrijf gelegen in schoten zijn wij op zoek naar een administratief bediende 70% / magazijnier 20% . Als magazijnier met verantwoordelijkheid voor de hersteldienst ben jij een centrale schakel binnen onze organisatie. Je combineert praktisch magazijnwerk met administratie, communicatie en coördinatie.Je staat dagelijks in contact met klanten, collega’s en leveranciers en zorgt ervoor dat herstellingen vlot, correct en transparant verlopen.Je bewaakt het overzicht, structureert processen en zorgt ervoor dat alle partijen correct samenwerken binnen een efficiënte herstelstructuur. Magazijn & logistiek: Ontvangen, controleren en registreren van inkomende goederenKlaarleggen en verzendklaar maken van bestellingen voor klantenCorrecte stockage en orde in het magazijnVerwerken van verzendingen en opvolgen van leveringen Hersteldienst (belangrijk onderdeel van de functie) Eerste aanspreekpunt voor klanten met herstellingenCorrect communiceren over: aard van het probleem, voorwaarden van herstelling (garantie, kosten, doorlooptijd, enz.)Administratieve verwerking van herstellingenDuidelijk en correct formuleren van hersteldossiers richting leveranciersRekening houden met verschillende procedures per leverancierOpvolgen van lopende herstellingen en terugkoppeling naar klant en collega’s Communicatie & administratie Schakel tussen klanten, magazijn, collega’s en leveranciersZorgen voor duidelijke afspraken en correcte informatie-uitwisselingMeewerken aan het optimaliseren van de herstelstructuur en interne processenNauwkeurig en gestructureerd werken in administratieve systemen    

Voor een gerechtsdeurwaarderskantoor in Antwerpen (2018), zijn wij op zoek naar een administratief bediende NL/FR. Je takenpakket bestaat uit: Opvolgen van afbetalingsplannen en hiervoor de juiste acties ondernemenTelefoons en mails behandelenOpvolging van agenda'sOpvolgen van facturenJuridische stappen ondernemen

Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact. Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.   Je takenpakket bestaat uit:   Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning  

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - Technisch administratief bediende - service/garantie/claims   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Focus= aanspreekpunt voor alle garantiegerelateerde dossiers. Zorgen voor correcte garantieaanvragen ,zodat machines zo snel mogelijk opnieuw operationeel zijn.Je beoordeelt garantieaanvragen van klanten en dealers (garantie ja of nee, welke onderdelen/ kost, info, ... )Je zorgt voor de administratieve verwerking van in- en uitgaande garantiesJe volgt op dat garantieonderdelen tijdig worden teruggestuurd naar leveranciersJe communiceert helder en professioneel met klanten, dealers, leveranciers en collega’s (service, R&D…)Je koppelt terugkerende problemen terugJe denkt mee over het optimaliseren van garantieprocessen (sneller, duidelijker, efficiënter)Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Je start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

In deze veelzijdige rol voor onze klant in Bornem ben jij de administratieve spilfiguur die zorgt voor een vlekkeloze opvolging van dossiers en personeelszaken. Je werkt nauw samen met de afdelingen productie, logistiek en HR.   Wat zijn jouw taken?   Administratieve ondersteuning: Dagelijks nakijken en verwerken van inkomende postKlasseren en beheren van dossiersUitgewerkte dossiers aanvullen met CMR-documentenInscannen van leverbonnen en CMR-documentenVoorbereiden van dossierafrekeningen voor facturatie Bestellingen en voorraadbeheer Bestellen en opvolgen van werkkledij en veiligheidsschoenenBeheren van de voorraad kledij en schoenenBestellen van kantoor- en kantinemateriaalOrganiseren van kleine interne bestellingen (zoals broodjes)Opmaak en verwerking van bestelbonnen Ondersteuning van collega’s Inscannen en doorsturen van urenregistraties van arbeidersBijhouden en opvolgen van verlof-, ziekte- en afwezigheidsattestenEerste aanspreekpunt voor medewerkers met administratieve vragen Personeelsadministratie Ingeven van verplichte werkweek (IT/IS) via de RSZ-websiteIngeven en opvolgen van DOP-meldingenOpvolgen van eerste effectieve werkdagenRegistreren en opvolgen van arbeidsongevallen via het Allianz-platformBeheren en actualiseren van personeelsdossiersVerlof, afwezigheden en ziekteattesten verwerkenControleren en verwerken van urenregistratiesOpvolgen van loonbeslagen en andere wettelijke verplichtingenOndersteuning bij in- en uitdiensttredingenCommunicatie met medewerkers over personeels- en HR-gerelateerde vragen

Voor een recyclagebedrijf in de Waaslandhaven zijn wij op zoek naar een Allround Administratief bediende.   Wij specialiseren ons in het recycleren van bouw- en sloopafval en het afhalen van gestabiliseerde mengsels. Daarnaast leveren we kwalitatieve bouwstoffen aan aannemers, bouwbedrijven en particulieren.   Wat ga je doen? Je weegt inkomende en uitgaande vrachtwagens via de weegbrug en registreert het gewicht. Je zorgt daarbij voor een nauwkeurige digitale administratieve verwerking.Je communiceert met chauffeurs en begeleidt hen naar de juiste locaties op het terrein.Je controleert de kwaliteit van de vrachtinhoud.Je staat in voor het onthaal, beantwoordt de telefoons en verbindt door.Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve taken (bvb opmaak bestellingen, verwerking en controle facturen, klassement,...)

Voor een bedrijf gelegen in Merksem in de automotive sector, zijn wij op zoek naar een Allround Administratief/ Boekhoudkundig bediende NL/FR.     Je takenpakket bestaat uit:   Eerste aanspreekpunt voor collega’s en onze klanten/leveranciersInboeken/controleren van de aankoopfacturenVerwerken van CODA bestandenE-invoicing naar onze klantenFacturatie inbox beherenDebiteuren en crediteurenbeheerAdministratieve ondersteuningContact met verschillende interne afdelingen

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, AFWERKING/TEGELS ...  Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciersJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersOrderbeheer, verwerking, ondersteuning collega's op administratief vlak Doorgroei kansen tot commercieel adviseur, pricing, ... 

Voor een garage in Ekeren, zijn wij op zoek naar een Onthaalmedewerker. De receptie maakt deel uit van de service/naverkoop. Samen met je collega's zorg je voor volgende receptietaken: Je bent het gezicht en de stem van ons bedrijf en verzorgt de receptietaken.Je bent het eerste aanspreekpunt in de dienst naverkoop en je gaat klanten adviseren en begeleiden.Je bespreekt hun vragen of situaties.Je bepaalt de acties om tot de juiste oplossingen te komen en stelt werkorders op.Je beslist welke collega of dienst onze klant verder kan helpen en maakt hiervoor de nodige afspraken.Je zorgt voor administratieve ondersteuning van de verschillende afdelingen.Je beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier.

Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief Bediende. Je zal tewerkgesteld worden in Antwerpen postcode 2030.   Je bent een belangrijke schakel in onze dagelijkse werking. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met technisch inzicht in trucks, trailers en chassis. Je zorgt voor een vlotte opvolging aan de balie, ondersteunt de werkplaats én helpt klanten professioneel verder.   Wat ga je doen?   Inchecken & uitchecken van voertuigen: • Administratief verwerken van inkomende en uitgaande chassis en trailers • Technische controle van voertuigen op schade, slijtage en mankementen.   Klantencontact: • Klanten onthalen aan de balie en telefonisch verder helpen. • Duidelijke communicatie over planning, herstellingen en opvolging.   Administratieve ondersteuning werkplaats: • Aanmaken en opvolgen van werkfiches voor herstellingen en onderhoud. • Aanvullen van werkuren en gebruikte materialen na uitvoering van de werken. • Structureren en opvolgen van dossiers zodat techniekers efficiënt kunnen werken.   Magazijnadministratie: • Bestellingen plaatsen en opvolgen. • Digitaal magazijnbeheer en voorraadcontrole. • Contact met leveranciers over onderdelen en leveringen.

Word jij onze nieuwe Administratief Medewerker Personeel - Preventie - Kwaliteit?🏠 Waar kom je terecht? Ben jij een administratief talent dat houdt van variatie en verantwoordelijkheid? Bij dit bedrijf stap je binnen in een dynamische KMO waar een warme, familiale sfeer de standaard is.🛠️ Jouw dag als Administratief: Transportbeheer: Je stelt nauwkeurig transportorders op en zorgt dat alles klaarstaat voor vertrek.Controle & Verwerking: Na uitvoering controleer je de orders en zorg je voor een correcte administratieve afhandeling in het systeem.Customer Service: Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten via telefoon en mail; je helpt hen verder met een glimlach en de nodige expertise.Ondersteuning: Naast het transportluik bied je ondersteuning op vlak van personeelsadministratie, preventie en kwaliteit, waardoor je een breed overzicht krijgt van de organisatie.

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief commercieel bediende , toonzaal - specialist hout - schrijnwerk    Waar moet je zijn? ArendonkSpecialisatie: Schrijnwerk, hout, bouwmaterialen Takenpakket Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen + Selectie leveranciers De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander Contact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Als technisch administratief bediende, verkoper en spilfiguur tussen de klant, bureau, magazijn, leveranciers en het atelier help je de klanten op weg met je correcte begeleiding en advies (materiaalkeuze, kleuren, ...)Je bent het gezicht van de firma aan de balie, telefonisch en via mailKlanten, leveranciers ontvangen en begeleiden/helpen met de nodige info kan je als geen anderSporadisch spring je in bij je collega's in het magazijn om bestellingen klaar te maken VB. leveringen klaarzetten, showroom aanvullen, laden-lossen, ... Administratie hoort er natuurlijk ook bij: Offertes op maat van de wensen van de klant maken en opvolgen, bestel en leverbonnen opmaken/verwerken, voorraadbeheer, bestellen van materialen, orderbeheer... + verwerking in PC

Voor een toonaangevend specialist op het vlak van waterbouw, staalconstructie en bodemsanering in Zwijndrecht, zijn wij op zoek naar een Technisch administratief bediende.   Als Technisch administratief bediende sta jij in voor: Lezen en interpreteren van meetstaten. In overleg met de Tender Engineer opmaken en versturen van prijsvragen. Beheren van de prijsvergelijkingstabellen en correct terugkoppelen naar de betrokken Tender Engineer. Je beheert alle binnenkomende offertes op ons centraal documentsysteem. Opmetingen uitvoeren op basis van uitvoeringsplannen. Controleren en berekenen van hoeveelheden a.d.h.v. aanbestedingsplannen. Het up-tot-date houden van het erkenningdossiers. 

Onze klant te Mechelen die gespecialiseerd is in de bouw is op zoek naar een administratief bediende die hun projectleiders ondersteunt.  Je taken zien er als volgt uit:  Je volgt alles rond administratie op (zoals offertes, bestellingen, etc.) op van (onder)aannemers en leveranciers. Je maakt de bestelbonnen op in het Microsoft ERP pakket die je verwerkt en zend klaar maakt. Je volgt de noden van de nutsvoorzieningen op en zorgt voor de aan en afsluiting ervan. Je registreert en controleert op het RSZ-Portaal.

Voor onze klant, een groot datacenter gelegen te Zaventem, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Admin Support! Wat zijn jouw taken als Administratief Bediende? Ondersteunen van de QHSE Manager bij het naleven van Global Compliance-doelstellingen (zoals ISO, SOC, PCI) en lokale wettelijke vereisten;Zorgen voor een vlotte werking en naleving binnen de regio;Opstellen van heldere en gestructureerde rapportages voor regionale Operations-, Quality- en Global Compliance-teams;Rapporteren over afwijkingen, risicobeheer en voorbereiding op externe audits;Opvolgen van het Corrective Action Process, inclusief navragen bij collega’s en verzamelen van bewijs;Voorbereiden en opvolgen van rapportages op EMEA-, lokaal en globaal niveau, in het Engels en Nederlands;Bewaken van volledigheid en nauwkeurigheid van bewijslast voor externe audits;Assisteren bij projectbeheer met impact op certificeringen;Actief bijdragen aan verbeteringen binnen het Global Compliance-programma.