Emplois

Vivaldis Tournai est à la recherche un employé administratif.(H,F,X)Nous recherchons une personne forte en administration et qui a  le sens du détail. Vous complétez les données  exactes etcorrectes et vous offrez  un excellent service.Vous avez un intérêt technique.Vous êtes motivé, organisé, consciencieux et autonome .Une journée type dans la fonction : • Vous êtes responsable du processus et du suivi des commandes des clients afin de garantir leurbonne transmission à vos collègues de la planification de la production.• Vous vérifiez si toutes les données sont correctes et complètes.• Si les choses ne semblent pas claires, vous assurez la coordinationavec le client, lui offrez le support technique et faites les modifications nécessaires.• Pour cela, vous travaillez en collaboration directe avec vos collègues du service clientèle, du transport etde la planification de la production.

Vivaldis Ath recherche un(e) employé(e) administratif(ve) H-F-X bilingue français-néerlandais pour une société située à Ghislenghien. Votre job : Gestion des mails et appels téléphoniquesPlanification des interventions des équipes sur chantierSuivi et encodage des interventionsContacts clientsClassement des dossiersGestion et suivi des plaintes

Vivaldis Mouscron est à la recherche d'un Employé administratif polyvalent pour renforcer les équipes d'une célèbre usine de produits chimiques située à Mouscron :   Vos tâches :   Vous êtes le premier point de contact pour l'accueil des camions et vous veillez à la bonne réception et au traitement des documents.Vous assistez le service d'expédition et intervenez de manière flexible lorsque cela est nécessaire.Vous êtes responsable de la planification de la production du département Animal Nutrition et vous veillez à ce que toutes les commandessoient livrées correctement et dans les délais.Vous signalez quand les matières premières doivent être réapprovisionnées et vous communiquez cette information aux parties prenantesconcernées.Vous contribuez à un processus logistique fluide et efficace grâce à votre rigueur administrative et votre sens pratique.

Vivaldis est à la recherche d'un Order Intake pour un des nos partenaires situé à Ghislenghien : Une journée type : Réceptionner les commandes clientsEncodage des commandes et vérifier les informationsVérification des fiches techniques liées aux commandesEncoder les commandes dans le planningPréparer les étiques des produitsTravailler en étroite collaboration avec l'équipe administrativeRépondre au téléphone et aux mails en français et néerlandais    

Description détaillée des missions : Le/la futur(e) collaborateur(trice) sera en charge des missions clés suivantes : Encodage et traitement administratif : Rédaction et saisie de rapports internes et externes.Recherche et mise à jour des coordonnées et données clients dans notre système.Vérification de la cohérence et précision des informations saisies.Encodage selon les procédures établies. Gestion du courrier : Tri et traitement du courrier entrant.Préparation et expédition du courrier sortant.Suivi de l’envoi de courriers spécifiques ou recommandés. Classement et organisation documentaire : Classement physique et numérique des documents administratifs.Mise à jour régulière des dossiers et création de nouveaux classeurs.Respect des règles de confidentialité et de conservation des données internes. Préparation et suivi de dossiers : Constitution et mise à jour de dossiers complets selon les exigences du service.Collecte et vérification des pièces justificatives nécessaires. Téléphonie – FR/NL : Gestion des appels entrants et sortants en français et en néerlandais.Réception, orientation et suivi des demandes des clients.Transmission des informations aux personnes concernées de manière fiable. Facturation : Impression, vérification, et contrôle des factures.Signalement des incohérences éventuelles et classement adéquat. Disponibilité : L’entrée en fonction est souhaitée pour début janvier 2026.  

Afin de continuer à offrir un service de qualité, notre client est à la recherche d’un gestionnaire des dossiers d'autorisation de transport exceptionnel (H/F/X)   Vos missions : Gérer les nouvelles demandes d'autorisation de transport exceptionnel auprès des administrations belges, françaises, en fonction des itinéraires établis ;Gérer les renouvellements des autorisations de transport exceptionnel ;Etablir les documents de répartition de charge ;Etablir les fiches véhicule ;Gérer les demandes de consultation auprès des différents services et personnes publiques devant donner leur accord pour un droit de passage sur leur territoire ;Encoder les nouveaux dossiers dans notre système informatique ;Assurer le suivi des dossiers de demandes d'autorisation ;Participer aux nouveaux projets liés au développement de l'activité du service ;Gérer et entretenir la relation clientèle ;Assurer le suivi du traitement des incidents et litiges ;Gérer les relations avec les administrations françaises ;Diverses tâches administratives.  

Vivaldis Tournai recherche une assistante de direction FR / ANGL   Gestion administrative : Assurer le suivi des documents, préparer des rapports et gérer les communications internes et externes.Planification et organisation : Aider à la coordination des réunions, des déplacements et des événements d’entreprise.Soutien à la direction : Fournir un soutien direct aux membres de la direction dans leurs tâches quotidiennes.Télécommunication : Répondre aux appels et gérer les demandes des clients et des fournisseurs.Optimisation des processus : Identifier des solutions pour améliorer l’efficacité et la productivité au sein de l’équipe.  

Offre d’emploi : Assistant Store Manager 📍 Lieu : Supermarché – 1050 Ixelles 📄 Contrat : Temps plein   Description de la fonction En tant que vendeur polyvalent, vous assurez un service client de qualité et un encaissement fluide.Grâce à votre mentalité proactive, vous veillez à ce que les rayons soient toujours bien remplis et attractifs.Vous contribuez à maintenir le supermarché propre, ordonné et accueillant, afin d’offrir une expérience d’achat optimale aux clients.Par votre accueil souriant et professionnel, vous créez une relation de confiance avec la clientèle.En tant qu’Assistant Store Manager, vous êtes le soutien direct du/de la Store Manager dans la gestion quotidienne du magasin.En collaboration avec l’autre Assistant Store Manager, vous remplacez le/la Store Manager en son absence : Vous assurez l’ouverture et la fermeture du supermarché ;Vous motivez et encadrez une équipe d’environ 20 collaborateurs ;Vous veillez à une organisation efficace du travail, à la planification et au suivi des équipes.  

Vivaldis Tournai recherche un employé support administratif Bilingue FR et NL à mi temps.   L’employé support administratif a la responsabilité d’assurer la communication entre la partie administrative et opérationnelle du site de Tournai en respectant les règles QSE.   Etablissement des bons de commande et encodage des bons de réceptions.Etablissement des bons de livraisons.Vérification des factures avant approbation.Effectuer les tâches administratives internes ( copie de documents, support administratif aux responsables, etc...)Encoder les plannings de production ou de transport en collaboration avec le coordinateur des plannings.Apprentissage des différents programmes internes (Schelfhout applicaties, M-Soft, etc...).Compléter les différents tableaux d’organisation.Préparer les documents de préparations pour les nouveaux chantiers.Effectuer un suivi de qualité en collaboration avec le coordinateur des plannings ou le contremaître.Assurer une communication avec les chauffeurs, les clients ou fournisseurs collaborants avec la société.(+collègue du siège social en flandre)Recueillir, vérifier, trier, saisir, traiter, transformer, transmettre et classer des informations écrites et/ou orales en français ou en néerlandais.Préparer les documents de synthèse simple à partir des informations reçues par le contremaître, le coordinateur des plannings ou le Plant Manager.Archiver des documents.Encoder l’inventaire.Participer aux réunions d’organisation au besoin.Participer aux réunions oppérationnelles au besoin.Assurer le doublon du coordinateur des plannings au besoin.Veiller à l'ordre et la propreté du site et à respecter les règles en matière de QSE.Veiller au respect du planning et des travaux à effectuer.Effectuer toute tâche compatible avec la formation, les capacités professionnelles ou l’expérience demandée par le supérieur hiérarchique.Vérification du stockage et de l’utilisation correct avec parcimonie des produits dangereux et autres par les travailleurs ainsi que le respect du port des E.P.I. adéquat lors de l’utilisation.Vérification et encadrement lors de l’application de la procédure en cas d’incident environnemental.Implication dans l’économie d’énergie (extinction de l’éclairage, des appareils non utilisés, ...).Participation dans l’amélioration continue.Vérification du respect du tri sélectif des déchets.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif (ve) SAV pour un de nos partenaires sur la région de Flobecq Missions principales : Assurer la gestion administrative, organisationnelle et communicationnelle du service après-vente afin de garantir un suivi efficace des demandes clients et une coordination optimale entre les intervenants. Sous la supervision du responsable de service. Responsabilités et tâches - Réception et traitement des demandes SAV (téléphone, e-mail, courrier) - Encodage et suivi des dossiers SAV - Planification et coordination des interventions - Suivi des délais et relances - Clôture administrative des dossiers Relation clients - Communication avec les clients - Information sur l’avancement des dossiers - Gestion diplomatique des situations sensibles Coordination interne et externe - Interface entre clients, équipes internes et sous-traitants - Organisation des rendez-vous et accès chantiers Gestion administrative - Rédaction de courriers et e-mails - Mise à jour des bases de données - Rapports de suivi

Tenue de la comptabilité généraleEncodage achats, ventes, financiersSuivi des encours clients et fournisseursGestion administrative des ressources humaines (salaires, accidents de travail,...) Gestion administrative des dossiers d'assurance. Edition de documents de transport et de factures.Classement et réalisation de tâches administratives diverses