Office Manager

Notre client, un bureau d'Architecte dispose de bureaux à Leuven, Bruxelles et Hasselt et s'est développé ces dernières années à l'international, notamment en Europe de l'Est.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction - Employé(e) Administratif(ve) pour notre bureau à Bruxelles. Dans ce rôle, vous collaborerez étroitement avec nos partenaires et les architectes de projet, et serez responsable de l'assistance administrative, de la communication et de la coordination des tâches opérationnelles quotidiennes. Vous serez également le premier point de contact du bureau.

Responsabilités quotidiennes :

• Coordination des tâches administratives générales telles que la gestion des appels téléphoniques, la gestion des dossiers, la reproduction, la numérisation et le traitement du courrier entrant et sortant.
• Support pour les livraisons, commandes de fournitures de bureau, réservation de salles de réunion, gestion des agendas et accueil des clients et visiteurs.
• Assistance dans le traitement des dossiers d'appel d'offres et le suivi administratif.
• Suivi des échanges de mails concernant les dossiers d'assurances et gestion de la déclaration annuelle des assurances.
• Organisation d'événements et de fêtes d'entreprise.
• Coordination avec l'équipe RH pour l'onboarding et d'autres procédures administratives.
• Soutien administratif aux architectes.

Profil recherché :

Nous recherchons un candidat qui :

• A au minimum cinq ans d'expérience dans un poste administratif (une expérience dans un cabinet d'architectes est un atout).
• Est proactif, orienté solutions et capable de travailler de manière autonome.
• Fonctionne efficacement dans un environnement dynamique, international et en constante évolution.
• Sait gérer plusieurs tâches simultanément et prendre des décisions avec discrétion.
• Analyse les problèmes et communique de manière claire.
• Possède de fortes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Parle couramment le néerlandais et le français ; la connaissance de l'anglais est un plus.
• Est précis, organisé et capable de gérer de manière autonome des tâches à court et long terme.

Compétences liées au poste :

• Gestion et suivi des dossiers d'assurances.
• Assistance pour les dossiers d'appel d'offres.
• Planification et organisation d'événements et de fêtes d'entreprise.
• Passation de commandes et gestion des stocks.
• Classement, codage et archivage des documents.
• Gestion des appels téléphoniques et transmission des messages.
• Enregistrement, tri et affranchissement de la correspondance.
• Rédaction de lettres, tableaux et autres documents.

Compétences personnelles :

• Planification et organisation.
• Responsabilité et autonomie.
• Compétences en communication.
• Créativité et pensée orientée solutions.
• Flexibilité et capacité d'adaptation.
• Pensée critique et analytique.
• Orientation vers les résultats.
• Compétences numériques.

• Un contrat permanent avec un package salariale entre 3400 € et 3600 € brut
• Un poste autonome avec des responsabilités au sein d'une entreprise en forte croissance, à dimension internationale.
• Une excellente accessibilité en transports en commun.
• Contrat à temps plein ou 4/5e (à discuter).
• Congés annuels communs pendant les périodes de congé de construction (juillet) et les vacances de Noël/Nouvel An.