Déclaration de confidentialité

Nous respectons votre vie privée !

La société Vivaldis (Vivaldis Interim NV et Vivaldis Construct NV), ci-après dénommé « Vivaldis », établie Lange Klarenstraat 19, 2000 Anvers, traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et met tout en œuvre pour garantir votre vie privée.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vivaldis respecte en toutes circonstances la législation et la réglementation applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD – General Data Protection Regulation).

Dans le cadre de notre objectif principal - placer les intérimaires les plus adaptés chez le bon employeur afin qu’ils puissent s’y développer pleinement sur le plan professionnel - nous sommes régulièrement amenés à traiter des données à caractère personnel.

Champ d’application de la déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité (ci-après « Déclaration de confidentialité ») s’applique à vos données personnelles que nous collectons et traitons. Elle contient des informations importantes sur la manière et les finalités pour lesquelles nous collectons et traitons les données personnelles, et précise quels droits vous pouvez exercer en tant que personne concernée. Nous vous invitons donc à lire attentivement cette déclaration.

Cette Déclaration de confidentialité régit le traitement de vos données personnelles dans le cadre de l’utilisation de notre site web et des services que nous proposons. Ces traitements sont toujours effectués par la société Vivaldis, responsable du traitement, établie Lange Klarenstraat 19, 2000 Anvers, numéro d’entreprise 0443.052.646.

Concrètement, lors du traitement des données personnelles, Vivaldis respecte toujours les principes sur lesquels repose le RGPD. Les données personnelles sont toujours traitées de manière licite et pour des finalités spécifiques et déterminées. Nous veillons à ne jamais demander plus de données que nécessaire pour atteindre l’objectif poursuivi et à ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Enfin, nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité du traitement des données.

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 24 novembre 2024. Nous nous réservons le droit de la modifier si nécessaire. Toute modification sera clairement communiquée.

Définitions

Conformément à la réglementation en vigueur, les données à caractère personnel désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« la personne concernée »). Une personne est considérée comme identifiable lorsqu’elle peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données personnelles désigne toute opération ou ensemble d’opérations appliquées à des données personnelles, que ce soit par des procédés automatisés ou non, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, la mise à jour, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion, la mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la limitation, l’effacement ou la destruction des données.

En résumé, toute action que nous effectuons avec des informations pouvant être reliées à un individu est considérée comme un traitement de données personnelles et sera protégée comme telle.

Finalités et bases légales

Vivaldis peut traiter vos données personnelles pour les finalités suivantes, en précisant quelles données sont traitées et sur quelle base juridique.

1. Contact général

Lorsque vous nous contactez par e-mail, téléphone, formulaire de contact ou tout autre moyen, nous traitons vos données personnelles afin de répondre au mieux à votre demande. Nous traitons uniquement les données que vous nous fournissez explicitement.

Ces informations sont enregistrées dans nos systèmes internes afin d’améliorer notre service à l’avenir.

Si vous êtes déjà connu chez nous, ces informations seront associées au traitement initial de vos données (par exemple si vous êtes intérimaire ou client). Si vous n’êtes pas connu dans notre organisation, vos données seront conservées pendant un an.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime.

2. Vous êtes un candidat intérimaire potentiel

Lorsque vous postulez à une offre d’emploi chez un de nos clients ou que vous vous inscrivez sur notre page emploi, nous traitons vos données personnelles afin d’évaluer votre profil et de vous proposer un emploi adapté.

Les données peuvent notamment inclure :

• données d’identification personnelles (nom, adresse, date de naissance)
• coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail)
• informations relatives à votre expérience professionnelle et à votre formation
• données financières (par exemple votre numéro de compte bancaire)

Ces données nous sont communiquées lors de votre inscription dans une agence ou via notre site web. Selon l’emploi visé, des données supplémentaires peuvent être nécessaires, mais uniquement pour vous proposer un poste adapté.

3. Vous travaillez comme intérimaire

Si vous êtes employé comme intérimaire via Vivaldis, nous sommes légalement tenus de conserver vos données jusqu’à 5 ans après la fin de votre dernière mission.

Si vous n’avez pas encore effectué de mission pour Vivaldis, vos données seront également conservées 5 ans après le dernier contact. Dans ce cas, vous pouvez demander l’effacement de vos données via privacy@vivaldisinterim.be.

La base juridique est notre intérêt légitime afin de pouvoir vous proposer un emploi adapté.

4. Candidature interne chez Vivaldis

Vivaldis recrute également régulièrement des collaborateurs internes.

Dans le cadre du recrutement, nous collectons des données de candidats qui postulent via : la page emploi de notre site web, LinkedIn, e-mail ou toute autre démarche indiquant clairement un intérêt pour un poste

Les données sont supprimées dans le mois suivant la candidature si la personne n’est pas engagée. Si la personne est engagée, les données sont conservées dans le dossier du personnel pendant 5 ans après la fin du contrat, conformément aux obligations légales. Si la candidature n’est pas retenue mais que le profil reste intéressant, le candidat peut être conservé dans une réserve de recrutement pendant 13 mois, avec son consentement.

5. Gestion des clients et fournisseurs

Lorsque nous concluons des contrats avec des clients ou fournisseurs, nous traitons certaines données personnelles afin d’exécuter ces contrats et de gérer la relation commerciale.

Cela concerne principalement les données des personnes de contact :

• nom
• numéro de téléphone
• adresse e-mail

Ces données sont nécessaires à l’exécution du contrat. Nous sommes également légalement tenus de les conserver pendant 7 ans pour des raisons comptables et fiscales.

Nous traitons également des données de clients potentiels, sur la base de notre intérêt légitime, afin de proposer nos services d’intérim.

Les données peuvent être conservées jusqu’à 5 ans après notre dernier contrat.

6. Newsletters et communications commerciales

Nous attachons de l’importance à maintenir une bonne relation avec nos partenaires. Nous pouvons donc vous contacter pour vous informer d’offres, d’innovations ou d’actualités susceptibles de vous intéresser.

La base juridique est :

• notre intérêt légitime, ou
• votre consentement si vous vous êtes inscrit explicitement à une newsletter.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans nos communications.

7. Caméras de surveillance

Dans certains lieux, Vivaldis utilise des caméras de sécurité afin de garantir la sécurité des visiteurs et des collaborateurs. Dans certains cas, les images ne sont pas enregistrées et servent uniquement à visualiser la situation en direct. Lorsqu’elles sont enregistrées, elles sont conservées maximum 30 jours. La base juridique est l’intérêt légitime de garantir la sécurité.

Vos droits en tant que personne concernée

Grâce au GDPR, vous disposez de différents droits concernant vos données à caractère personnel. Ceux-ci ne sont toutefois pas toujours applicables. Vous disposez des droits suivants.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement en envoyant un e-mail à privacy@vivaldisinterim.be. Comme prévu par la loi, nous traiterons votre demande dans un délai d’un mois après réception de celle-ci, sauf exceptions légales.

Afin de donner suite à certaines demandes, nous pouvons toujours vous demander des informations complémentaires pour confirmer votre identité et nous assurer que la demande provient bien de vous. Nous le faisons principalement dans votre intérêt afin d’éviter que vos données à caractère personnel ne soient partagées avec des tiers ou supprimées de manière indésirable.

1. Droit d’accès à vos données à caractère personnel

Le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel, d’obtenir une copie des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet et des informations supplémentaires sur la manière dont nous traitons vos données.

2. Droit de rectification

Le droit de faire corriger des données à caractère personnel inexactes ou de compléter des données à caractère personnel incomplètes que nous conservons à votre sujet.

3. Droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »)

Le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel de nos systèmes. La demande d’effacement de vos données à caractère personnel ne peut pas toujours être acceptée, par exemple en raison d’obligations contractuelles ou légales. Nous tiendrons compte de ces obligations lors du traitement de votre demande.

4. Droit d’opposition

Le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime ou sur des motifs d’intérêt public. Nous cesserons le traitement, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux pour poursuivre le traitement ou pour l’exercice de droits en justice.

Vous pouvez également vous opposer si nous traitons vos données à des fins de marketing direct, afin que les données à caractère personnel ne soient plus traitées à ces fins.

5. Droit de retirer votre consentement

Pour le traitement de vos données à caractère personnel collectées avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez par exemple vous désinscrire des newsletters à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte toutefois pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

6. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Si vous exercez ce droit avec succès, nous continuerons à conserver vos données, mais nous en limiterons l’utilisation. Vous pouvez par exemple introduire cette demande si vous estimez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou si le traitement effectué par nos soins n’est pas justifié.

7. Droit à la portabilité des données

Le droit d’obtenir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de faire transmettre ou copier ces données à un autre responsable du traitement.

8. Droit d’introduire une plainte

Si vous estimez que nous violons vos droits en matière de protection des données, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :
Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél +32 (0) 2 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be

Destinataires

En principe, nous ne transmettrons pas les données à caractère personnel à d’autres parties qui pourraient utiliser ces données à leurs propres fins. Nous partagerons toutefois vos données à caractère personnel dans les cas spécifiques suivants :

• Les données à caractère personnel peuvent être partagées entre nos différentes filiales, si un tel transfert est nécessaire pour la fourniture de nos produits ou services conformément à l’objectif préalablement défini.
• Pour différentes activités de traitement, nous faisons appel à des sous-traitants. Il s’agit de parties qui reçoivent des instructions spécifiques de Vivaldis concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Elles ne peuvent en aucun cas traiter vos données à caractère personnel à leurs propres fins.
• Si la loi nous oblige explicitement à transmettre les données à caractère personnel.

Quel que soit le traitement, nous faisons le nécessaire pour que vos données à caractère personnel soient traitées uniquement au sein de l’Espace économique européen. Si nous traitons malgré tout vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen, nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que le pays de destination offre un niveau de protection adéquat afin que vos données à caractère personnel ne soient pas moins bien protégées que si elles étaient restées au sein de l’Espace économique européen.

Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Nous appliquons toujours le principe de limitation de la conservation, ce qui signifie que pour chaque traitement de données à caractère personnel, nous examinons s’il est encore nécessaire de traiter ces données. Si cette nécessité disparaît, nous supprimerons vos données à caractère personnel. S’il existe une disposition légale qui nous impose une durée de conservation spécifique, nous respecterons toujours cette durée. Les durées de conservation spécifiques peuvent être consultées dans la description des activités de traitement.

Coordonnées de contact

Si vous avez des remarques ou des questions concernant les informations contenues dans cette Déclaration de confidentialité, ou concernant d’autres questions liées au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter via privacy@vivaldisinterim.be.

Si vous préférez nous contacter par courrier, vous pouvez le faire à l’adresse suivante :

Vivaldis, Lange Klarenstraat 19, 2000 Anvers