Management Assistant
Brussel - Réf. A-820293
OfficeTemps pleinÀ partir de 2900€ par moisIntérim en vue de contrat fixe
Fonction
Business Unit Assistant / Management Assistant – Option CDI
Localisation : Bruxelles (Tour & Taxis – déménagement prévu à Zaventem / proximité aéroport début 2027)
Régime : Temps plein (38h/semaine) – 32 jours de congé par an
Type de contrat : Intérim avec option CDI (ou contrat fixe direct)
Secteur : Facility Management / Maintenance technique & Services aux entreprises
Pour le compte de notre client, un groupe international d'envergure, leader dans le Facility Management et la gestion technique des bâtiments, nous recherchons un(e) Business Unit Assistant / Assistant(e) de Direction & Opérations polyvalent(e) et trilingue (NL/FR/EN).
Description de la fonction
En tant que Business Unit Assistant, vous êtes le pilier organisationnel et administratif de la division. Bras droit du management et facilitateur(trice) au quotidien pour l'ensemble des équipes, vous veillez à ce que le back-office tourne comme une horloge.
Vos missions couvrent des domaines variés et stimulants :
- Assistanat de Direction : Vous coordonnez l'agenda et les rendez-vous du Business Unit Manager, préparez les réunions de direction (management meetings) et apportez votre soutien à l'élaboration du plan stratégique annuel.
- Support aux Opérations & Contract Managers : Vous assurez le suivi administratif des dossiers opérationnels (gestion des heures prestées, certificats de maladie, commandes, etc.) et prêtez main-forte au Service Desk lors des pics d'activité.
- Achats & Gestion des fournisseurs : Vous êtes le point de contact des prestataires externes, sollicitez des devis comparatifs, émettez les bons de commande et en suivez la facturation avec rigueur.
- Organisation d'événements & Vie interne : Vous planifiez et coordonnez les réunions d'équipe et événements de la business unit. Vous apportez également une touche humaine et soignée aux temps forts des collaborateurs (onboarding des nouveaux arrivants, naissances, départs à la retraite, etc.).
- Office Management : Vous assurez la gestion quotidienne des bureaux (commandes de fournitures et boissons, logistique interne, gestion des vêtements de travail et du matériel corporate conforme à la charte graphique).
Profil
Profil recherché
- Formation : Titulaire d'un diplôme de niveau Bachelier/Bac+3 à orientation administrative (ex. Management Assistant, Gestion de bureau, Secrétariat de direction ou équivalent). Une première expérience réussie dans un rôle similaire est un atout appréciable.
- Langues : Vous maîtrisez couramment le français et le néerlandais (à l'oral comme à l'écrit) et disposez d'un très bon niveau d'anglais.
- Outils informatiques : Utilisation fluide et quotidienne des outils de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
- Compétences & Savoir-être :
- Sens aigu de l'organisation, rigueur méthodique et grande attention aux détails.
- Discrétion absolue, diplomatie et gestion naturelle de la confidentialité.
- Esprit d'équipe, proactivité et capacité à anticiper les besoins du management.
- Flexibilité géographique : basé sur le site de Tour & Taxis à Bruxelles, avec transfert prévu à Zaventem début 2027.
Que pouvons-nous vous offrir ?
Ce que l'entreprise vous offre
Vous intégrez un environnement de travail bienveillant au sein d'un groupe réputé pour sa politique de diversité et d'inclusion (labellisé diversité), avec de réelles opportunités d'apprentissage et de développement :
- Équilibre vie pro / vie perso : 32 jours de congé par an (20 jours légaux + 12 jours de RTT / ADV).
- Ambiance & Cadre de travail : Un cadre stimulant, un management participatif et une équipe soudée.
- Package salarial complet et attractif :
- Salaire brut compétitif adapté à votre niveau de compétences
- Chèques-repas
- Prise en charge à 100 % des frais de transport en commun (abonnement social)
- Smartphone de fonction avec abonnement professionnel & Ordinateur portable
- Assurance hospitalisation & Assurance groupe (pension/décès)
- Prime de fin d'année (13e mois) & Bonus annuel collectif (CCT 90 versé en février)
- Flex Income Plan (plan cafétéria) & Options avantageuses de leasing vélo
- Tarifs et réductions préférentielles auprès des partenaires du groupe
Envie de faire rayonner cette Business Unit ?
Postulez directement via notre plateforme en envoyant votre CV. Nous traiterons votre candidature avec professionnalisme et discrétion.
Tous les collègues de Vivaldis s'engagent dans une politique d'égalité des chances. Nous sélectionnons sur base d'expérience, des études et des compétences et non sur base de nationalité, apparence, orientation sexuelle, religion, handicap, âge et/ou genre. Notre rôle en tant qu'agence d'intérim consiste également à soutenir et favoriser l'inclusion et la diversité. La discrimination n'est pas tolérée
Ton processus de candidature chez Vivaldis
Que se passe-t-il ensuite ? 🤔
1
📩 Confirmation par e-mail
Tu recevras sous peu un e-mail de confirmation. Dans votre compte MyVivaldis, tu peux facilement consulter un aperçu de toutes tes candidatures. Pratique !
2
📍On se met au travail pour toi
Notre équipe de Vivaldis Brussels Office examinera ta candidature et te contactera très bientôt.
3
🗨️ Des questions ? On est là pour t’aider !
N’hésite pas à nous contacter si tu souhaites plus d’informations. Nous sommes là pour toi ! 😊
Vous avez des questions ? Contactez-nous.
Offres d'emploi similaires
Executive Assistant
BRUXELLES
Executive Assistant – Cabinet d’avocats d’affaires (Bruxelles)Un cabinet d'avocats d'affaires de premier plan basé à Bruxelles recherche un(e) Executive Assistant proactif(ve) et rigoureux(se) pour accompagner ses associés et veiller au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.Au cœur de la pratique quotidienne des avocats et des associés, vos missions principales s'articulent autour des axes suivants:Gestion d'agendas et logistique: organisation d’agendas complexes, coordination de réunions, conférences téléphoniques et déplacements professionnels.Communication et correspondance: gestion proactive des courriels, du courrier entrant/sortant et de la communication courante.Support juridique et documentaire: mise en page de documents juridiques et de présentations (Word et PowerPoint), gestion des signatures, légalisations et apostilles.Facturation et encodage: préparation de la facturation et saisie des prestations (time entries).Administration générale: soutien administratif de haut niveau au sein d'un environnement dynamique et stimulant.
OfficeServicesTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Executive Assistant
BRUXELLES
Executive Assistant – Zakenadvocatenkantoor (Brussel)Een toonaangevend zakenadvocatenkantoor in Brussel is op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Executive Assistant om de vennoten te ondersteunen en bij te dragen aan de goede dagelijkse werking van het kantoor. U speelt een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de advocaten en vennoten: Agendabeheer en logistiek: beheer van complexe agenda's, coördinatie van vergaderingen, conference calls en zakenreizen. Communicatie en correspondentie: proactieve opvolging van e-mails, inkomende en uitgaande briefwisseling. Juridische en administratieve ondersteuning: lay-out en opmaak van juridische documenten en presentaties (Word en PowerPoint), beheer van handtekeningen, legalisaties en apostilles. Facturatie en tijdsregistratie: voorbereiding van de facturatie en invoer van prestaties (time entries). Algemene administratie: administratieve ondersteuning op hoog niveau in een dynamische en veeleisende omgeving.
OfficeServicesTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Management Assistent
GERAARDSBERGEN
Drijf jij op proactiviteit, denk je strategisch mee met het beleid, durf je zaken daadkrachtig vast te pakken en neem je met plezier complexe projecten en organisatorische taken uit handen van de directie? Voor een financieel gezond, sterk groeiend en ambitieus bedrijf in de regio zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistent.In deze veelzijdige en flexibele spilfunctie werk je schouder aan schouder met de zaakvoerders. Je fungeert als klankbord, waakt over de correcte opvolging van beslissingen en brengt structuur, efficiëntie en vernieuwende ideeën binnen de organisatie!Als Management Assistent ontlast je de zaakvoerders op zowel strategisch, organisatorisch als administratief vlak:Rechterhand & Sparringpartner: Je werkt nauw samen met de zaakvoerders, denkt proactief mee over de bedrijfsvoering, komt zelf met innovatieve ideeën en verbetervoorstellen, en vertaalt strategie naar concrete actiepunten.Dossier- & Projectopvolging: Je neemt uitdagende en uiteenlopende projecten zelfstandig in handen (o.a. procesoptimalisatie, interne communicatie, voorbereiding van strategische dossiers) en zorgt voor een strakke, correcte opvolging van A tot Z.Overzicht & Coördinatie: Je bewaart ten allen tijde de helikopterview, bewaakt deadlines en prioriteiten binnen het directiekantoor en zorgt dat afspraken en actiepunten stipt worden nageleefd.Flexibel Takenpakket: Je bent een echte duizendpoot die soepel schakelt tussen ad-hoc managementtaken, het voorbereiden van meetings/presentaties, ad-hoc analyses en het opvangen van operationele knelpunten.
IntérimBoisTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Management assistant (admin. sterk, finance expertise)
Turnhout, België
Ben jij een administratieve krak? Heb je finance expertise? Neem je graag een afwisselend pakket op? Taken: Je zorgt ervoor dat elke order correct administratief wordt opgevolgd van bestelling tot afsluiting: tijdige en correcte facturatie, dat betalingen worden opgevolgd en dat elk dossier uiteindelijk volledig en correct wordt afgesloten.aankoopfacturatieBetalingen voorbereiden en opvolgenverkoopfacturatieDebiteurenbeheerOrderproces A-ZOndersteuning van onze externe accountant en maandelijkse controlescustomer service en opvolging van klantvragenadministratieve sales support / klachtenbehandelingback-up voor de planning van leveringen.
IntérimServicesTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe