Emplois

Executive Assistant – Cabinet d’avocats d’affaires (Bruxelles)Un cabinet d'avocats d'affaires de premier plan basé à Bruxelles recherche un(e) Executive Assistant proactif(ve) et rigoureux(se) pour accompagner ses associés et veiller au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.Au cœur de la pratique quotidienne des avocats et des associés, vos missions principales s'articulent autour des axes suivants:Gestion d'agendas et logistique: organisation d’agendas complexes, coordination de réunions, conférences téléphoniques et déplacements professionnels.Communication et correspondance: gestion proactive des courriels, du courrier entrant/sortant et de la communication courante.Support juridique et documentaire: mise en page de documents juridiques et de présentations (Word et PowerPoint), gestion des signatures, légalisations et apostilles.Facturation et encodage: préparation de la facturation et saisie des prestations (time entries).Administration générale: soutien administratif de haut niveau au sein d'un environnement dynamique et stimulant.

Assistant(e) Administratif(ve) FR/ANG Fonction Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour intégrer notre équipe à Herstal. Ce poste est proposé dans le cadre d’un contrat temporaire de deux mois, en remplacement d’un agent du service client. Vos principales responsabilités incluront : Gestion des activités de facturationAdministration des contrats à durée déterminée (CDD)Traitement des lettres de créditSuivi du processus MMP3Gestion du carnet de commandesMise à jour des tarifs horaires et des prixPréparation de rapportsArchivage, numérisation et gestion de la documentation CLM Vous travaillerez dans un environnement dynamique au sein du secteur du transport, spécifiquement axé sur la construction et l’entretien aéronautique. Ce poste offre également des possibilités de développement professionnel au sein de l’entreprise.

Dans le cadre du développement de nos activités à l'international, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction de niveau Bachelier.Située stratégiquement au cœur d'une région transfrontalière, notre entreprise collabore quotidiennement avec une clientèle exigeante implantée principalement en Allemagne et aux Pays-Bas. Vous jouerez un rôle pivot au sein de la structure en assurant une communication fluide et un suivi administratif exemplaire.Description des tâches▪ Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, ...).▪ Vous réalisez le traitement administratif des dossiers (frappe de courrier, mise en formede document, ...), et vous transmettez les informations (e-mails, appels, ...) aux personnesconcernées.▪ Vous accueillez les clients et vous prenez les rendez-vous.▪ Vous gérez l’encodage du stock et vérifiez la facturation.

Administrative & Reporting AssistantLieu : Bruxelles (Avenue des Arts – accessible en transports en commun)Régime : Temps pleinContrat : CDI / Option fixeSecteur : Immobilier public & d'entreprise / Facility & Support ManagementÀ propos de l'entreprisePour le compte de notre client, acteur institutionnel de premier plan dans le développement et la gestion d'actifs immobiliers durables en Belgique, nous recherchons un(e) Administrative & Reporting Assistant.Vous intégrez le département Public Real Estate & Finance (PRE&F), notamment impliqué dans des partenariats public-privé (PPP) emblématiques d'envergure nationale (tels que les programmes Scholen van Morgen / Scholen van Vlaanderen, représentant des investissements de plus d'un milliard d'euros pour la modernisation des infrastructures scolaires).Description de la fonctionVéritable pivot opérationnel au sein de l'équipe, vous assurez la fluidité des processus administratifs et le suivi précis du reporting opérationnel au service des chefs de projet, des gestionnaires de contrats et du management.Vos responsabilités principales :Support administratif & secrétariat :Rédiger, mettre en page et assurer le suivi des courriers contractuels et administratifs à la demande des Project & Contract Managers.Gérer les boîtes mail fonctionnelles (tri, distribution, réponses) ainsi que le dispatching téléphonique.Gestion documentaire & archivage :Assurer l'archivage numérique des documents légaux et contractuels (procès-verbaux, avenants, contrats, etc.).Centraliser et téléverser les données et documents sur la plateforme de gestion dédiée (Axxerion).Reporting & traitement de données :Consolider, vérifier et mettre en forme les données opérationnelles relatives aux chantiers et programmes en cours.Participer activement à l'élaboration, au suivi et à la mise à jour des rapports trimestriels d'activités.Coordination & présentations :Maintenir à jour l'annuaire annuel des parties prenantes (stakeholders, pouvoirs publics, sous-traitants).Aider à la préparation et à la mise en page de présentations internes et externes sous PowerPoint.