Executive Assistant
BRUXELLES - Réf. A-819750
OfficeTemps pleinÀ partir de 2500€ par moisIntérim en vue de contrat fixe
Fonction
Executive Assistant – Cabinet d’avocats d’affaires (Bruxelles)
Un cabinet d'avocats d'affaires de premier plan basé à Bruxelles recherche un(e) Executive Assistant proactif(ve) et rigoureux(se) pour accompagner ses associés et veiller au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.
Au cœur de la pratique quotidienne des avocats et des associés, vos missions principales s'articulent autour des axes suivants:
- Gestion d'agendas et logistique: organisation d’agendas complexes, coordination de réunions, conférences téléphoniques et déplacements professionnels.
- Communication et correspondance: gestion proactive des courriels, du courrier entrant/sortant et de la communication courante.
- Support juridique et documentaire: mise en page de documents juridiques et de présentations (Word et PowerPoint), gestion des signatures, légalisations et apostilles.
- Facturation et encodage: préparation de la facturation et saisie des prestations (time entries).
- Administration générale: soutien administratif de haut niveau au sein d'un environnement dynamique et stimulant.
Profil
- Expérience: parcours probant en tant qu'Executive Assistant ou Legal Assistant, idéalement au sein d'un cabinet d'avocats ou dans le secteur des services professionnels.
- Compétences linguistiques: excellente maîtrise du français ou du néerlandais, avec un niveau d'anglais solide et une bonne connaissance de la seconde langue nationale.
- Organisation et rigueur: grand sens des priorités, capacité d’anticipation et discrétion absolue face à des informations confidentielles.
- Outils informatiques: très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
- Esprit d'équipe: orientation service, esprit pragmatique (hands-on) et flexibilité.
Que pouvons-nous vous offrir ?
- Cadre de travail: un environnement juridique international, stimulant et collaboratif.
- Interaction directe: une collaboration étroite avec les associés et des interlocuteurs de haut niveau.
- Rémunération: package salarial attractif, selon l'expérience et le profil.
- Équilibre: culture d'entreprise bienveillante favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Tous les collègues de Vivaldis s'engagent dans une politique d'égalité des chances. Nous sélectionnons sur base d'expérience, des études et des compétences et non sur base de nationalité, apparence, orientation sexuelle, religion, handicap, âge et/ou genre. Notre rôle en tant qu'agence d'intérim consiste également à soutenir et favoriser l'inclusion et la diversité. La discrimination n'est pas tolérée
Ton processus de candidature chez Vivaldis
Que se passe-t-il ensuite ? 🤔
1
📩 Confirmation par e-mail
Tu recevras sous peu un e-mail de confirmation. Dans votre compte MyVivaldis, tu peux facilement consulter un aperçu de toutes tes candidatures. Pratique !
2
📍On se met au travail pour toi
Notre équipe de Vivaldis Brussels Office examinera ta candidature et te contactera très bientôt.
3
🗨️ Des questions ? On est là pour t’aider !
N’hésite pas à nous contacter si tu souhaites plus d’informations. Nous sommes là pour toi ! 😊
Vous avez des questions ? Contactez-nous.
Offres d'emploi similaires
Executive Assistant
BRUXELLES
Executive Assistant – Zakenadvocatenkantoor (Brussel)Een toonaangevend zakenadvocatenkantoor in Brussel is op zoek naar een proactieve en nauwkeurige Executive Assistant om de vennoten te ondersteunen en bij te dragen aan de goede dagelijkse werking van het kantoor. U speelt een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de advocaten en vennoten: Agendabeheer en logistiek: beheer van complexe agenda's, coördinatie van vergaderingen, conference calls en zakenreizen. Communicatie en correspondentie: proactieve opvolging van e-mails, inkomende en uitgaande briefwisseling. Juridische en administratieve ondersteuning: lay-out en opmaak van juridische documenten en presentaties (Word en PowerPoint), beheer van handtekeningen, legalisaties en apostilles. Facturatie en tijdsregistratie: voorbereiding van de facturatie en invoer van prestaties (time entries). Algemene administratie: administratieve ondersteuning op hoog niveau in een dynamische en veeleisende omgeving.
OfficeServicesTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Administratief Assistent
BRUXELLES
Als Administratief Assistent ben jij de spilfiguur die onze organisatie vlot laat draaien. Je beheert communicatie en documenten, bewaakt de kwaliteit van onze administratieve processen en ondersteunt het team zodat iedereen zich kan focussen op hun kerntaken.
Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend:
Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
OfficeImmobilierTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Management Assistent
GERAARDSBERGEN
Drijf jij op proactiviteit, denk je strategisch mee met het beleid, durf je zaken daadkrachtig vast te pakken en neem je met plezier complexe projecten en organisatorische taken uit handen van de directie? Voor een financieel gezond, sterk groeiend en ambitieus bedrijf in de regio zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistent.In deze veelzijdige en flexibele spilfunctie werk je schouder aan schouder met de zaakvoerders. Je fungeert als klankbord, waakt over de correcte opvolging van beslissingen en brengt structuur, efficiëntie en vernieuwende ideeën binnen de organisatie!Als Management Assistent ontlast je de zaakvoerders op zowel strategisch, organisatorisch als administratief vlak:Rechterhand & Sparringpartner: Je werkt nauw samen met de zaakvoerders, denkt proactief mee over de bedrijfsvoering, komt zelf met innovatieve ideeën en verbetervoorstellen, en vertaalt strategie naar concrete actiepunten.Dossier- & Projectopvolging: Je neemt uitdagende en uiteenlopende projecten zelfstandig in handen (o.a. procesoptimalisatie, interne communicatie, voorbereiding van strategische dossiers) en zorgt voor een strakke, correcte opvolging van A tot Z.Overzicht & Coördinatie: Je bewaart ten allen tijde de helikopterview, bewaakt deadlines en prioriteiten binnen het directiekantoor en zorgt dat afspraken en actiepunten stipt worden nageleefd.Flexibel Takenpakket: Je bent een echte duizendpoot die soepel schakelt tussen ad-hoc managementtaken, het voorbereiden van meetings/presentaties, ad-hoc analyses en het opvangen van operationele knelpunten.
IntérimBoisTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe
Management assistant (admin. sterk, finance expertise)
Turnhout, België
Ben jij een administratieve krak? Heb je finance expertise? Neem je graag een afwisselend pakket op? Taken: Je zorgt ervoor dat elke order correct administratief wordt opgevolgd van bestelling tot afsluiting: tijdige en correcte facturatie, dat betalingen worden opgevolgd en dat elk dossier uiteindelijk volledig en correct wordt afgesloten.aankoopfacturatieBetalingen voorbereiden en opvolgenverkoopfacturatieDebiteurenbeheerOrderproces A-ZOndersteuning van onze externe accountant en maandelijkse controlescustomer service en opvolging van klantvragenadministratieve sales support / klachtenbehandelingback-up voor de planning van leveringen.
IntérimServicesTemps pleinIntérim avec option de contrat fixe