Jobs

Ben je een juridisch talent? Ben je een perfectionist?  Samen met onze klant regio Turnhout zijn we op zoek naar een Juridisch administratief bediende/ dossierbeheer notariaat. (Min. bachelor + ervaring binnen een notariaat!) Focus op familiaal recht + vastgoed dossiers Taken: Als juridische krak ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant aan het onthaal (eerste periode)Bellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderen en op termijn zelfs een juist advies of antwoord te gevenNa verloop van tijd ben je dossierbeheerder voor je eigen lopende aktes (A-Z)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: agendabeheer, bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, opvolging en opmaken aktes voor de notarissen, opzoekingen in register, bodemattesten opvragen, ...Telefonie en mailing

Vivaldis Office zoekt een Boekhoudkundig/ administratief bediende (eindverantwoordelijkheid) Je bent de verbindende factor tussen het management en het team + externe boekhouder!   Min. Bachelor + 4 tot 10 jaar ervaring! Focus op administratieve processen tot volledige boekhouding. (facturatie, debiteuren, BTW, ...) Waar moet je zijn? Regio Lier 📍   Wat moet je doen? Je biedt operationele steun aan het management en volgt actiepunten en interne rapporteringen op.Je bent verantwoordelijk voor het implementeren en optimaliseren van de interne administratieve processen en workflows.Boekhouding: Inboeken en tegenboeken van aankoop- en verkoopfacturen, Controleren van facturen op volledigheid en correcte codering, inboeken van bankverrichtingen, Uitvoeren en verwerken van betalingen,...Eindverantwoordelijkheid: Zelfstandig voorbereiden en indienen van btw-aangiftes; Opstellen van intracommunautaire aangiftes, Opvolgen van openstaande klantbetalingen, Versturen van aanmaningen en betalingsherinneringen (B2B en B2C); Ondersteuning bieden bij de jaarafsluiting.Nauw contact en samenwerking Externe boekhouder + controle.

Ben jij de administratieve duizendpoot met een passie voor boekhouding, admin. processen, debiteurenbeheer, ... ?    Vivaldis Office zoekt een Bediende boekhouding/Admin & finance support (Min. Graduaat en/of Bachelor + kennis Business Central!) Lier 📍Sociaal relevante sectorBelangrijk: Kennis Business Central, Min. Graduaat. + meedenken mbt processenKennis/ervaring AP accountancy is een grote + 4/5de ! Wat moet je doen? Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de boekhouding . Je voert boekhoudkundige verrichtingen uit zoals facturatie, bankverrichtingen en debiteurenbeheer.Je denkt mee over het optimaliseren en automatiseren van processen op de financiële afdeling.Je zorgt voor een vlotte communicatie/ administratieve ondersteuning tussen jouw afdeling en het management.Eén dag per week sta je paraat voor de loketwerking/onthaal en help je klanten met de glimlach verder.   

Ben jij een ambitieuze student Bachelor Vastgoed en wil jij deze zomer échte, waardevolle ervaring opdoen bij een van de grootste en meest stabiele vastgoedspelers aan de Belgische Kust? Zoek je een studentenjob waarin je écht mee het verschil maakt in technisch beheer en syndic? Dan is dit jouw kans! Voor een gerenommeerd vastgoedkantoor in Middelkerke zoeken wij een gedreven jobstudent voor de periode juli tot en met september. Als Administratief Bediende Vastgoed ondersteun je het team bij het dagelijkse, kwalitatieve beheer van een diverse vastgoedportefeuille (bestaand bouw, nieuwbouw, vakantieverhuur en syndic). Je beheert dossiers op een uiterst correcte en gestructureerde manier.Je biedt actieve ondersteuning bij het technisch beheer van de panden.Je helpt bij de voorbereiding, opvolging en administratie van Algemene Vergaderingen.Je bent het aanspreekpunt voor eigenaars en huurders, waarbij je streeft naar heldere oplossingen en escalaties proactief voorkomt.

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek administratief bediende/dossierbeheer transporten- customer relations TurnhoutSpecialisatie: Transport  Takenpakket   Beheer transporten + volledige afhandeling en beheer logistieke dossiersCustomer Service, klachtenbehandeling, problem solver bij problemenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking in TAS (software pakket)Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesBeheer inkomende en uitgaande ordersVeelzijdig contact met Rederijen (binnenkomende containers) , magazijnverantwoordelijke, warehouse, douane team...Controleren en opvolgen van transportdocumenten VB. CMR's , vrachtbrieven (conform wetgeving)  

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Ben jij verzot op cijfers? Ben je daarnaast ook graag het eerste aanspreekpunt? Schrikt een 4/5de contract je niet af? Talenknobbel?   Samen met onze klant zijn we op zoek naar een Financieel Administratief bediende/ receptie medewerker.   Onze klant heeft verschillende vestigingen in Nederland, België en Duitsland. Samen met je collega's sta je in voor de administratieve ondersteuning van financiële processen/gegevens van de verschillende vestigingenOndersteuning jaarafsluitingenJe bent spilfiguur en aanspreekpunt mbt boekhouding en financiële info (tele, mail)Boekhoudkundige taken: verwerking facturen (in- en verkoop), boeken bankuittreksels, opvolging openstaande orders, maandelijks financiële resultaten samenvoegen en balans opmaken, opmaak en opvolgen budgetten, ... Gegevens input in EXCELReceptie, aanspreekpunt + telefooncentraleDebiteuren- en crediteurenbeheer

🎉 Vacature: All-round Klantenheld(in) & Administratie-Acrobaat 🎉 Jouw missie ? ☎️ Til elke telefoon op alsof het je beste vriend is (50 % spreekt Frans, dus oefen dat charmante “bonjour” = zowel klanten als chauffeurs). 📬 Tover de info-mailbox elke dag van chaos tot zen. (orderproces, vragen, transportdocumenten,...) 🧾 Klik, klak, poef: bestellingen / orders én afmeldingen hup het systeem in. 💸 Goochel met cijfers en woorden tot er onweerstaanbare offertes verschijnen. (= customer support) 😇 Ontmantel klachten met de gratie van een Jedi – these are the droids you’re looking for.

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Vivaldis Office Turnhout zoekt Bediende logistieke administratie, Douane en forwarding dossiers Locatie: Hoogstraten 📍Sector: Logistiek 📦Belangrijk? grondige kennis douane documenten en procedures + ervaring forwarding dossiers, voorraadadmin en customer service   Taken? Rechterhand teamlead voorraadbeheer, customer serivceVolledige douane afhandelingOptimale opvolging van de douane formaliteiten van inkomende en uitgaande goederen Opvolging forwarding dossiersOpmaken en verwerken van T1- en overige douanedocumentenMonitoren van de verschillende douaneproceduresGoederencontrole volgens de gangbare douanewetgevingKlanten informeren en updaten over de formaliteiten voor internationaal goederenverkeer, goederencodes enz. WMS voorraadbeheer vrije en bonded goederenBack-up voor voorraadaministratie om de contiuiteit van onze klantenservice te garanderen.  

Vivaldis Office zoekt een administratief bediende.   Locatie: Zandhoven 📍VerzekeringenMinimum graduaat op zakEerste ervaring binnen boekhouding, beleggingen, kredieten, verzekeringen, bank... Taken: Je zorgt voor de administratieve verwerking van klantendossiers.Je behandelt de post.Je verwerkt polissen en bijvoegsels. (ondersteuning en rechterhand beleggingsdossiers)Je communiceert open en correct met klanten en verzekeraars.Je staat in voor het beantwoorden van telefoons en mails van klanten en verzekeraars.  

Word jij onze nieuwe Administratief Medewerker?   🏠 Waar kom je terecht? Onze klant in Laakdal produceert diverse onderhoudsproducten voor cleaning, pool en spa's. Je komt terecht in een dynamische groep met drie verschillende entiteiten, elk met hun eigen karakter maar met één gezamenlijke missie: kwaliteit leveren. Vanuit de vaste uitvalsbasis in Laakdal ondersteun je de volledige structuur. Heb je zin in een beetje afwisseling? Heel af en toe (maximaal 5% van je tijd) trek je naar de vestigingen in B oom of V ichte om ook daar de vinger aan de pols te houden.   🛠️ Jouw dag als Administratief Medewerker Je start met het ontwerpen en aanpassen van labels in Photoshop; die nieuwe productlijn moet er immers strak uitzien. Tussendoor werk je de website bij en verstuur je een gerichte mailing naar de klanten.Wanneer het druk wordt bij je collega’s, spring je vlot bij: je voert inkomende orders in en maakt de nodige leveringsnota’s en facturen op.Je bent de bewaker van de technische fiches (SDS en TF) en zorgt dat deze tijdig bij de klant belanden.Ook op internationaal vlak speel je een rol: je ondersteunt de aankoopdienst, controleert orderbevestigingen en bereidt documenten voor voor de invoer uit China.Of het nu gaat om het ECHA-platform voor het antigifcentrum of het opstellen van prijslijsten: jij houdt het overzicht en zorgt dat elk detail klopt.

Voor onze klant te Lommel/Pelt zijn we op zoek naar een administratief bediende.Je zorgt samen met 3 collega's voor de volledige planning en administratie van alle leveringen en afhalingen.Je taken bestaan verder uit: Je plant de ritten, tankplaatsingen..Je geeft leverbonnen en afhaalbonnen in.Je maakt facturen op.Je neemt telefoontjes op en de telefonische bestellingen,Je informeert mensen die zich fysiek melden aan de balie.

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker operations/service voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in telecom- en IT-oplossingen. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.Jouw takenpakket als administratief medewerker operations/service bestaat uit:Tweetalige klantenservice & administratie: Je verzorgt vlot de schriftelijke en telefonische communicatie met klanten, leveranciers en teamleden, zowel in het Nederlands als in het Frans. Waar nodig vertaal of herformuleer je documenten en berichten.Operationele ondersteuning: Je beheert het klassement, verwerkt binnenkomende meldingen en registreert alle informatie accuraat in de software. Je helpt de planning bewaken en meldt eventuele knelpunten direct aan de verantwoordelijke collega's.Eerste lijn technische opvolging: Je verwerkt technische aanvragen of klachten en stuurt deze door naar de gepaste afdeling. Dankzij jouw interesse in techniek begrijp je snel waar de klant naar op zoek is. 

Ben jij het vrolijke aanspreekpunt dat we zoeken en steek je graag de handen uit de mouwen? Vivaldis Office Turnhout zoekt een administratieve onthaalmedewerker met affiniteit met de agrosector en/of labo-omgeving. Waar moet je zijn? Lier 📍 Wat moet je doen? Je staat in voor de loketwerking en de ontvangst van bezoekers met een glimlach.Je gaat enthousiast aan de slag met de administratie (documenten inscannen, dossiers aanmaken, technische fiches voorbereiden, temperatuur opvolgen, ...).Je zorgt voor het klaarzetten van bestellingen, maken van pakketten en de voorbereiding van monsters.Je houdt vergaderzalen op orde en vult de ijskasten aan.

Vivaldis Technics Bedienden is op zoek naar een Parttime Administratief Medewerker met een technische touch voor onze klant in Pelt.   Onze klant is gespecialiseerd in projectmatige technische dienstverlening. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 15 37 29.   Jouw takenpakket als Administratief Bediende / Technisch Ondersteuner bestaat uit: Kantoorbeheer: Je bent het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende telefoons en verzorgt de algemene administratieve flow.Personeel & Planning: Je staat in voor de urenregistratie van de medewerkers en zorgt voor een correcte en tijdige Dimona-aangifte.Financiële administratie: Je biedt ondersteuning bij de facturatie en bereidt documenten voor.Projectsupport: Je volgt wettelijke keuringen nauwgezet op en denkt dankzij je technisch inzicht proactief mee met de projectleiders om projecten vlot te laten verlopen.

Vivaldis Technics Bedienden is op zoek naar een Coördinator administratie en onthaal voor onze klant in Beringen. Onze klant is gespecialiseerd in duurzame geothermische energiecentrales. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 15 37 29.   Jouw takenpakket als Coördinator administratie en onthaal bestaat uit: Het hartelijke en professionele onthaal van bezoekers, het opvangen van inkomende telefoonoproepen en het gestructureerd beheren van de algemene mailbox.Een nauwkeurige administratieve en financiële verwerking, waaronder het inboeken van aankoop- en verkoopfacturen, het opvolgen van betalingen en betalingsherinneringen en het bieden van assistentie bij de voorbereiding van de financiële rapportering en btw-aangiftes.Het fungeren als de organisatorische spilfiguur voor dossieren kwaliteitsbeheer, kantooradministratie en het stroomlijnen van interne processen en ERP-systemen.Vlot schakelen en communiceren met interne diensten en de externe financiële afdeling ter ondersteuning van een correcte boekhoudkundige afstemming.Ondersteuning bieden aan facilitaire en HR-gerelateerde taken, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, personeelsadministratie en het beheer van de vloot en mobiele telefonie.

Voor een gerechtsdeurwaarderskantoor in Antwerpen (2018), zijn wij op zoek naar een administratief bediende.   Je takenpakket bestaat uit:   Opvolgen van afbetalingsplannen en hiervoor de juiste acties ondernemenTelefoons en mails behandelenOpvolging van agenda'sOpvolgen van facturenJuridische stappen ondernemen

Voor een gerechtsdeurwaarder gelegen in Antwerpen zijn wij op zoek naar Administratief bediende dossierbeheerder.   Beheer en opvolging van dossiers van A tot Z.Verwerken van administratieve gegevens en bewaken van deadlines.Telefonisch en schriftelijk verstrekken van inlichtingen aan cliënten en betrokken partijen.Opvolgen van de agenda en briefwisseling.Samenwerken met collega’s om processen te optimaliseren en efficiëntie te verhogen.  

Als Administratief Medewerker Uitvoeringsdossiers ben jij de spilfiguur in de administratieve afhandeling zodra een dossier in de uitvoeringsfase belandt. Jouw takenpakket is uitdagend en veelzijdig: Dossierbeheer: Je staat in voor de nauwkeurige administratieve verwerking en opvolging van dossiers in de uitvoeringsfase.Debiteurenbeheer: Je volgt openstaande betalingen op, zoekt naar oplossingen en bewaart hierbij altijd het overzicht.Communicatie: Je schakelt vlot met verschillende partijen, zowel telefonisch als per mail. Dit doe je voornamelijk in het Nederlands, maar je trekt ook je plan in het Frans wanneer dat nodig is.Initiatief nemen: Zie je ergens ruimte voor verbetering in het proces? Jouw input en zin voor initiatief worden hier enorm gewaardeerd!