Jobs

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Ben je nauwkeurig ingesteld, heb je graag afwisseling en veel contact met collega's? Zoek dan niet verder, want dit is jouw droomjob!   Voor een topspeler in de grondreiniging en -sanering, gelegen te Genk, zoeken we een enthousiaste administatief bediende / weegbrugbediende.    Zo ziet jouw dag op het werk eruit: Weegbrug & Onthaal: Je bent het eerste aanspreekpunt voor chauffeurs en begeleidt hen op onze site.Je bedient de weegbrug en registreert nauwkeurig alle inkomende en uitgaande stromen.Je stelt weegbonnen en transportdocumenten op en verwerkt deze administratief. Logistiek & Planning: Je coördineert de transporten en zorgt voor een vlekkeloze planning.Je bestelt transporten en schakelt met externe partners. Werfopvolging & Controle: Je houdt toezicht op de aanlevering en behandeling van grond- en afvalstromen op onze werven en platformen.Je stuurt onderaannemers aan (bijv. voor zeefwerken) en controleert of leveringen conform de offerte zijn.Je signaleert afwijkingen en regelt in overleg de bijfacturatie.Je bent het aanspreekpunt voor klanten bij logistieke of administratieve uitdagingen. Administratie & ERP: De motor achter de schermen Je beheert offertes, controleert facturen en houdt ons ERP-systeem up-to-date.Je ondersteunt bij de maandelijkse financiële voorbereidingen.Je biedt administratieve ondersteuning specifiek gericht op grondverzet.  

Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief Bediende. Je zal tewerkgesteld worden in Antwerpen postcode 2030.   Je bent een belangrijke schakel in onze dagelijkse werking. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met technisch inzicht in trucks, trailers en chassis. Je zorgt voor een vlotte opvolging aan de balie, ondersteunt de werkplaats én helpt klanten professioneel verder.   Wat ga je doen?   Inchecken & uitchecken van voertuigen: • Administratief verwerken van inkomende en uitgaande chassis en trailers • Technische controle van voertuigen op schade, slijtage en mankementen.   Klantencontact: • Klanten onthalen aan de balie en telefonisch verder helpen. • Duidelijke communicatie over planning, herstellingen en opvolging.   Administratieve ondersteuning werkplaats: • Aanmaken en opvolgen van werkfiches voor herstellingen en onderhoud. • Aanvullen van werkuren en gebruikte materialen na uitvoering van de werken. • Structureren en opvolgen van dossiers zodat techniekers efficiënt kunnen werken.   Magazijnadministratie: • Bestellingen plaatsen en opvolgen. • Digitaal magazijnbeheer en voorraadcontrole. • Contact met leveranciers over onderdelen en leveringen.

Voor een technisch bedrijf regio Rotselaar zijn we op zoek naar een enthousiaste Administratief bediende die houdt van telefonisch klantencontact en de administratieve opvolging hiervan. Wat is je takenpakket? Als eerste aanspreekpunt zal je allerhande telefonische aanvragen behandelen zoals meldingen van pannes, vragen over facturatie, algemene vragen,...Zowel klanten als leveranciers sta je steeds professioneel te woord en je verwijst hen door naar de juiste collega indien nodig.Je doet een uitstekende administratieve opvolging van uitgevoerde interventie, verzorgd de facturatie en zorgt voor de rapportering hiervan.Je zal werkbonnen controleren en vervolledigen.Je linkt de juiste werkbon aan de juiste opdracht.Je bewaard het overzicht voor zowel de klant als de techniekers en informeert hen waar nodig.Je maakt vervolgopdrachten aan.Je gaat nauwkeurig te werk en bent cijfermatig ingesteld om de facturatie en werkbonnen correct tot een goed einde te brengen.Je werkt vlot samen je directe collega's en de planningsdienst.

Voor een van onze klanten, een gespecialiseerd bedrijf in de verhuur en verkoop van machines, zijn wij als uitzendkantoor op zoek naar een georganiseerde en veelzijdige Administratief Bediende met technische affiniteit.   Functieomschrijving Als administratief bediende ben je een spilfiguur binnen het bedrijf. Je ondersteunt verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot en correct verlopen. Dankzij je technische interesse begrijp je de werking van de machines en kan je klanten en collega’s efficiënt ondersteunen.   Takenpakket Algemene administratieve ondersteuning (mailverkeer, telefonie, klassement)Opmaak en opvolging van offertes, bestellingen en facturenContact met klanten en leveranciersOndersteuning van de planning en logistieke opvolgingVerwerken van gegevens in interne systemenKlanten te woord staan in het Nederlands en Frans (Engels is een plus)  

Voor een bedrijf gespecialiseerd in transportbanden, zijn we op zoek naar een Administratief Bediende Verkoop-afdeling. Jouw taken: Behandelen en verwerken van binnenkomende aanvragen, offertes en opdrachten (via SAP)Controleren van gegevens en orders vóór verwerkingOpvolgen van offertes en bepalen/bewaken van levertijdenContact onderhouden met klanten, leveranciers en collega’sAankopen van ordergerelateerde materialen bij externe leveranciersPlannen en organiseren van prioriteiten bij de confectie (in overleg met verantwoordelijken)Ondersteuning bij documentatie, verzending van monsters en kleine pakkettenUp-to-date houden van klantgegevensAdministratieve afhandeling van reclamaties en creditopdrachtenRapporteren aan en samenwerken met de Sales Area ManagersOpstellen van een efficiënte planning voor techniekersMelden van eventuele calamiteiten aan de leidinggevende  

Voor een innovatief glasverwerkingsbedrijf zoeken we een Technisch Administratief Medewerker die niet bang is om verantwoordelijkheid te nemen en mee te bouwen aan een groeiende onderneming.   Wat ga je precies doen? In deze rol ben je het brein achter de snijafdeling. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van planning tot voorraad: Slimme planning & optimalisatie: Je stelt de meest efficiënte snijplannen op voor zowel float- als gelaagd glas. Jouw doel? Maximaal rendement en minimaal afval.Voorraadbeheer & inkoop: Je houdt de glasvoorraad nauwgezet in de gaten, plaatst bestellingen en coördineert de leveringen zodat de productie nooit stilvalt.Operationele aansturing: Hoewel je 95% van de tijd administratief bezig bent, stuur je ook een team van 5 operatoren aan. Jij bent hun eerste aanspreekpunt voor technische vragen en werkinstructies.Procesverbetering: Je spoort proactief knelpunten op en implementeert slimme oplossingen om de workflow continu te verbeteren.

Vivaldis Office is op zoek naar een student backoffice sales & administratie voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in hernieuwbare energie. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als student backoffice sales & administratie bestaat uit: Het telefonisch benaderen van potentiële klanten en leads.Het inplannen van afspraken voor het salesteam en deze opvolgen.Het onderhouden van vlot telefonisch contact met de technici op de baan.De administratieve input en verwerking van klantendata en planningen.Het dagelijks werken met en up-to-date houden van het interne CRM-pakket.Het ondersteunen van de collega's van sales en de backoffice bij diverse administratieve taken.Opmerking: bellen is het hoofdbestanddeel van je dag (gemiddeld rond de 200 oproepen per dag), je bent dus absoluut niet bang om de telefoon te nemen.

Voor een familiale onderneming die al meer dan 50 jaar actief is in grondwerken, wegeniswerken, afbraakwerken en de uitbating van zandgroeven, zijn we op zoek naar een technisch administratief bediende. Als Technisch-Administratief Bediende ben je de spilfiguur tussen de offertedienst en de uitvoering op de werven. Je zorgt dat elk project administratief vlekkeloos verloopt.  Je takenpakket bestaat onder andere uit:   Prijsaanvragen doen bij leveranciers en onderaannemersOpvolgen van administratieve verplichtingen bij grond- en afbraakwerken (Tracimat, Walterre, Grondbank, …)Administratieve ondersteuning bij de opstart van werven Opmaak en opvolging van waarborgenAanvragen van nutsleidingenAdministratieve opstart in softwaresystemen Administratieve opvolging tijdens de uitvoering van werven Bestellingen plaatsen en opvolgenPrestaties verwerkenOndersteuning bij het opstellen van de planning

Vivaldis Office is op zoek naar een administratieve duizendpoot/inside sales.  Belangrijk: als echte talenknobbel spreek je vlot Nederlands, Engels EN Spaans   Nood aan extra variatie? De rol kan gecombineerd worden met het onthaal!   Samen met je collega's sta je in voor een groeiend en veelzijdig assortiment. Hun producten worden over de hele wereld gebruikt. (je talenknobbel zal zeker je zeker kunnen gebruiken!) Als administratief bediende inside sales, sta jij in voor volgende taken: jij bent spilfiguur tussen klant, bureau, productie, leveranciers (zowel telefonisch, via mail als face-2-face)Orderbeheer (aannemen, verwerking, opvolging, advies, begeleiding, planning en doorsturen naar productie) Jij bent de favoriete contactpersoon en vertrouwenspersoon.Door jouw commerciële flair zie je ook nieuwe opportuniteiten en kan je deze ook uitbouwen (toetsing met productie naar haalbaarheid, kwaliteit, budget, ... is hierbij belangrijk) Administratie: Bestellingen opvolgen van A-Z, offertes opmaken en opvolgen + verwerken, bestel-leverbonnen opmaken en verwerken, bestellen materialen voor productie, beheer social media en webshop, prijslijsten aanpassen,... Contacten met zowel nationale als internationale klanten

Voor onze klant in regio Moen zijn wij op zoek naar een administratief bediende.   Het takenpakket omvat onder meer: • Administratieve opvolging en volledig dossierbeheer van schadegevallen (aanmaak dossiers, verwerking van documenten, opvolging van termijnen en communicatie met betrokken partijen) • Magazijnbeheer: fungeren als schakel tussen klant en magazijn (planning en opvolging) • Verwerking en controle van inkomende en uitgaande documenten • Ondersteuning van de boekhouding (controle van facturen, administratieve verwerking van boekhoudkundige stukken, voorbereiding van betalingen) • Algemene administratieve ondersteuning

Voor onze klant, gelegen in Oudenaarde, zoeken we een gemotiveerde collega in de functie Administratief Bediende.   Jij als Administratief Bediende zal instaan voor volgend takenpakket: Je staat de klanten vriendelijk telefonisch te woord door het aannemen van de telefonie en helpt hen verder bij hun vragen;Inboeken van inkomende goederen, opmaken en bijsturen van de planningTesten en controleren van aangeleverde logo'sOrganiseren van transportHet plaatsen van bestellingen, verwerken en opvolgen van orders.Het opmaken van offertes.

Voor een toonaangevend bouwbedrijf in de regio Elsegem is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende Garage. In deze veelzijdige functie combineer je planningondersteuning met administratieve opvolging van boekhouding en facturatie binnen de garageafdeling.   Je takenpakket is tweeledig: Ondersteuning planning Opstellen en voorbereiden van onderhouds- en keuringslijsten (EDTC) voor werfmachines en rollend materieelVoorbereiden van onderhouds- en keuringslijsten voor personenwagens en bestelwagensUp-to-date houden van keuringsdata van alle voertuigenRapporteren van opgeloste EDTC-opmerkingen via de Vinçotte-applicatieScannen en archiveren van onderhoudsfiches Boekhouding en facturatie Controleren en verwerken van inkomende facturen (stock, onderdelen en diverse kosten)Nauwgezet opvolgen van leveranciersboekhoudingAdministratieve verwerking van retoursVoorbereiden en afwerken van driemaandelijkse facturatieControleren van werkfiches op volledigheidBeheren van administratie rond vervangwagens en poolwagensAanvullen van verplaatsingskosten in werkfiches van buitendiensttechniekers Je komt terecht in een dynamische omgeving binnen de bouwsector waar efficiëntie, samenwerking en verantwoordelijkheid centraal staan. Deze functie biedt je de kans om je organisatorische en administratieve vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een stabiele onderneming.    

Voor onze klant te Wortegem-Petegem, zijn we op zoek naar een administratief bediende garage   Ondersteuning planning: Je stelt onderhouds- en keuringslijsten (EDTC) op voor werfmachines en rollend materiaal van productiebedrijven en bereidt deze voor voor de planner buitendienstJe ondersteunt de garageplanning door onderhouds- en keuringslijsten voor personenwagens en bestelwagens voor te bereidenJe houdt keuringsdata van alle voertuigen up-to-date op basis van de beschikbare keuringsdocumentenJe rapporteert opgeloste EDTC-opmerkingen aan de preventiedienst via de VinçotteapplicatieJe scant en archiveert onderhoudsfiches van personenwagens, bestelwagens en vrachtwagens   Boekhouding en facturatie: Je controleert inkomende facturen (stock, specifieke onderdelen en overige kosten) en verwerkt deze in de voertuigfichesJe volgt de leveranciersboekhouding en facturatie nauwgezet opJe staat in voor de administratieve verwerking en opvolging van retoursJe bereidt de driemaandelijkse facturatie voor en zorgt voor een correcte afwerkingJe controleert werkfiches op volledigheid als nacontrole van de planningJe beheert en volgt de administratie rond vervangwagens en poolcars opJe vult verplaatsingskosten aan in de werkfiches van buitendiensttechniekers     Heb jij interesse in deze vacature en wil je zo snel mogelijk op gesprek? 📱Stuur ons via WHATSAPP: +32 479 03 74 93 📞 Bel ons via de TELEFOON: +32 9 381 91 95     🧑🏻👩🏼‍🦱🧑🏾‍🦱 Brian, Viktorien en Claudio staan je graag te woord 

Voor een bedrijf in Ieper zijn we op zoek naar een Administratief bediende planning;   Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënte en klantgerichte werking van de planningsafdeling, zodat alles op wieltjes blijft lopen, onder andere door: Het inboeken van vrachten bij onze klanten, zowel telefonisch, per mail als via online boekingssystemenHet fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten en hen verder helpen bij vragen of nodenHet beheren en opvolgen van de mailbox van de planningsafdelingHet afstemmen met planning en dispatching om een vlotte flow van transporten te garanderenJe komt terecht in een hecht team, waar samenwerking en ondersteuning centraal staan.

Voor onze klant te Lochristi zijn we op zoek naar een technisch administratief bediende. Als Technisch Administratief Bediende / Planner ben je verantwoordelijk voor de administratieve en planningsmatige ondersteuning van diverse infrastructuurprojecten, met een focus op wegenbouw, rioleringswerken en afbraakwerken. Je zorgt ervoor dat alle projecten nauwkeurig opgevolgd worden, van voorbereiding tot uitvoering, met oog voor efficiëntie, kwaliteit en naleving van de deadlines. Hoe ziet jouw dag eruit? Opstellen, opvolgen en bijsturen van planningen in samenspraak met projectleiders en werfleiders.Administratieve voorbereiding van projecten: aanbestedingsdocumenten en technische fiches.Opmaken en indienen van (omgevings)vergunningen en meldingen waar nodig. Beheren van technische dossiers en zorgen voor een vlotte informatiedoorstroming tussen alle betrokken partijen.Aansturen en opvolgen van leveringen, materieel.Coördinatie met onderaannemers, leveranciers en publieke instanties (steden en gemeenten, AWV, Aquafin, etc.). Signaleren van knelpunten en proactief zoeken naar oplossingen.

Als administratief bediende ben je een centrale schakel tussen de werf, planning en administratie. Je takenpakket is gevarieerd en verantwoordelijk: Aangiftes uitvoeren voor Check in@WorkVerwerken van RSZ- en CAW-aangiftesOpvolgen van vertrekuren van gieters en polierdersOpmaken en beheren van planningenOpstellen van dagrapporten en registreren van personeelsurenBestellen van wisselstukken voor garage en magazijnOndersteunen bij diverse administratieve taken Je werkt in een wisselend 2-ploegenregime: Week 1: 4u45 – 13u30Week 2: 11u30 – 20u00 Dankzij jouw inzet verloopt de dagelijkse werking op werven efficiënt en gestructureerd.

Onze klant is een groeiend, internationaal actief familiebedrijf gespecialiseerd in hoogwaardige loonverpakking voor de voedingsindustrie. Met een modern machinepark en een sterke focus op innovatie en duurzaamheid, verpakken zij dagelijks honderdduizenden eenheden (poeders, vloeistoffen, capsules) voor B2B-klanten wereldwijd. Wegens aanhoudende groei zoeken wij een administratieve duizendpoot die een cruciale schakel vormt tussen de klant, de planning en de productie.   In deze veelzijdige functie beheer je het volledige traject van order-to-invoice. Je combineert administratieve precisie met logistiek inzicht.   Orderbeheer: Je registreert orders in het ERP-systeem (Odoo) en volgt de status nauwgezet op, van grondstoffenaanlevering tot de uiteindelijke facturatie.Planning & Coördinatie: Je stemt de productieplanning af met de interne afdelingen en leveranciers. Je bewaakt de voorraad van verpakkingsmaterialen (folies, labels) en zorgt dat deadlines worden behaald.Klantcontact: Je bent het aanspreekpunt voor klanten wat betreft productspecificaties en artwork. Je zorgt dat alle afspraken voldoen aan de strikte kwaliteitsstandaarden (BRC/IFS).Data-beheer: Je analyseert voorraadniveaus en processen via Google Sheets/Excel en stelt proactief verbeteringen voor.

Ben jij een administratieve duizendpoot die zowel financieel als mensgericht sterk staat? Bij onze klant in Genk krijg je een gevarieerde job waarin je elke dag het verschil maakt. Je beheert onze boekhouding én personeelsadministratie, en draagt tegelijk bij aan een vlotte werking van hun kantoor.   Wat ga je doen?   Boekhouding en administratie Je verwerkt dagelijks facturen en bankverrichtingenJe helpt mee aan de maandelijkse aangiftes, rapportering en afsluitingenJe denkt mee na over hoe het efficiënter kan HR-administratie Je beheert personeelsdossiers en ondersteunt de loonadministratieJe bent aanspreekpunt voor collega’s met HR-gerelateerde vragen Allround ondersteuning Je helpt mee waar nodig bij orders, planning, logistiek, magazijnbeheer  

Voor onze klant, een sterk en groeiend bedrijf in Desteldonk, gaan we op zoek naar een administratief bediende.  Ben jij een administratieve duizendpoot die dit proces minutieus kan begeleiden en ondersteunen? Lees dan zeker verder! Je takenpakket als administratief medewerker: Je houdt onze online planningstools nauwgezet bij, zodat iedereen kan raadplegen wat er de dag(en) nadien van hem/haar verwacht wordt.Je bent het aanspreekpunt voor zowel werfleiders als projectleiders wat de planning betreft.Je zorgt ervoor dat onze database voor buitenlandse opdrachten up-to-date blijft.Je analyseert de meest efficiënte verplaatsingsopties.Je controleert tijdsregistraties en inkomende facturatie.Je controleert en monitort het volledige planningsproces op fouten, ongerijmdheden en onlogische elementen.  Interesse opgewekt?  ⬇️ Solliciteer vandaag nog online ⬇️ 📞 of bel ons op 09 265 85 45 📞