Jobs

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Voor een specialist in het herstel en onderhoud van vrachtwagens, trailers en containerchassis zijn wij op zoek naar een Technisch Administratief Bediende. Je zal tewerkgesteld worden in Antwerpen postcode 2030.   Je bent een belangrijke schakel in onze dagelijkse werking. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met technisch inzicht in trucks, trailers en chassis. Je zorgt voor een vlotte opvolging aan de balie, ondersteunt de werkplaats én helpt klanten professioneel verder.   Wat ga je doen?   Inchecken & uitchecken van voertuigen: • Administratief verwerken van inkomende en uitgaande chassis en trailers • Technische controle van voertuigen op schade, slijtage en mankementen.   Klantencontact: • Klanten onthalen aan de balie en telefonisch verder helpen. • Duidelijke communicatie over planning, herstellingen en opvolging.   Administratieve ondersteuning werkplaats: • Aanmaken en opvolgen van werkfiches voor herstellingen en onderhoud. • Aanvullen van werkuren en gebruikte materialen na uitvoering van de werken. • Structureren en opvolgen van dossiers zodat techniekers efficiënt kunnen werken.   Magazijnadministratie: • Bestellingen plaatsen en opvolgen. • Digitaal magazijnbeheer en voorraadcontrole. • Contact met leveranciers over onderdelen en leveringen.

Voor een bedrijf gelegen in Aartselaar zijn wij op zoek naar een backend operator (70% administratie, 30% magazijn).   Orderverwerking: Je verwerkt binnenkomende klantorders nauwkeurig in Odoo en Excel.Magazijnbeheer: Je zet de orders fysiek klaar en zorgt dat leveringen correct worden ontvangen en verwerkt.Stockbeheer: Je bewaakt de voorraadniveaus van al onze winkels en zorgt dat zij tijdig worden voorzien van de nodige stock.Aankoop & Opvolging: Je plaatst bestellingen bij leveranciers en volgt deze nauwgezet op.Projectmanagement: Je helpt bij het opstarten en opvolgen van nieuwe projecten binnen de backend-werking.

Voor een bedrijf in de regio Brecht (specialist in de verhuur van bouwmachines) zoeken we een administratieve duizendpoot die niet bang is om ook achter de balie te schitteren. Als Commercieel Administratief Medewerker maak jij elke dag het verschil voor zowel zelfbouwers als professionals! Wat ga je precies doen? Je verwelkomt klanten met een glimlach aan de balie, beantwoordt hun vragen en adviseert hen over de juiste machines voor hun project.Van het opstellen van huurcontracten en offertes tot het nauwkeurig verwerken van de facturatie.Je neemt aanvragen aan en volgt offertes op, zodat geen enkele kans blijft liggen.Klachten of uitdagingen handel je professioneel en vlot af.

Jouw rol Als administratief medewerker van het team Fumigaties ben je verantwoordelijk voor de volledige administratie en opvolging van de werkzaamheden binnen Fumigaties. Je komt er terecht in een hecht team van medewerkers die met passie hun job uitvoeren. Je zorgt ervoor dat alles : van offerte, certificaten en attesterigen tot en met facturatie vlot en correct verloopt, zodat de werken tijdig en volgens contract worden uitgevoerd en gefactureerd. Jouw takenpakket Plannen en coördineren van de werkzaamheden voor techniekers binnen het toegewezen team.Telefonisch en per mail contact met klanten en techniekers voor het vastleggen, wijzigen of annuleren van afspraken.Correct registreren van activiteiten in REBIAS en bijhouden van een nauwkeurige historiek.Uitvoeren van commerciële en financiële taken: offertes, orderregistratie, facturatie, debiteurenbeheer en up-to-date houden van klantgegevens.Nauwe samenwerking met Treasury & Credit Control voor schadedossiers.Opvolgen van werfadministratie, certificaten, toelatingen en wettelijke normen rond begassingen en gevaarlijke stoffen.Bestellen en opvolgen van materiaal en materieel, inclusief contacten met leveranciers.Regelmatige afstemming met de Branch Manager en goede communicatie met techniekers.Signaleren, registreren en behandelen van klachten, non-conformiteiten en incidenten.Actief meedenken over oplossingen en continu verbeteren van processen.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende - assistent projectleider (hout/bouw) = maatwerk binnen- en buitenschrijnwerk tot technische toepassingen in professionele omgevingen. Van houten gevelbekleding voor een strakke of warme uitstraling, ramen en deuren , dakwerken met focus op isolatie en duurzaamheid, brandwerende oplossingen of totaalinterieurs waarin alle schrijnwerkelementen één geheel vormen. Van een klassieke voordeur tot een volledig uitgewerkt project!     Hebben we je interesse al gewekt of heb je vragen over deze vacature? Met een lach heb je veelvuldig contact met de verschillende afdelingenVoorbereiden en uitwerken van dossiers voor werkhuis.Je bent iemand die het overzicht bewaard + je zorgt ervoor dat het projectteam op rolletjes looptRechterhand projectleider : Dagelijkse opvolging werven, administratief en op verplaatsingPlanning + contact leveranciers/ onderaannemersWerfadminAanspreekpunt plaatsingsteamOpvolging werken: meer en minder werken, materiaalkost, ...          

Voor een bedrijf actief in materialen en werktuigen in Mechelen is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende met focus op facturatie en klantencontact. Je komt terecht in een stabiele organisatie waar je een centrale rol speelt binnen de administratie. Je ondersteunt zowel de boekhouding als de commerciële dienst en zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct en efficiënt verlopen.   Je takenpakket bestaat uit:   Het boeken van aan- en verkoopfacturenOpvolgen van betalingen en openstaande postenProbleemoplossend werken bij facturatie- of leveringsvragenContact onderhouden met klanten en leveranciers (telefonisch en via mail)Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoonsAlgemene administratieve ondersteuning  

Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken omvatten onder andere: Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Als Administratief Bediende bij onze klant in Temse, gespecialiseerd in drukvaten en opslagtanks, ben je een sleutelpersoon binnen het team en ondersteun je de dagelijkse werking van het kantoor. Jouw verantwoordelijkheden zijn divers en omvatten onder andere: Onthaal van bezoekers en communicatie via telefoonHet verzorgen van de facturatie en algemene administratieve takenBeheer van de mailbox en documentenBoekhoudkundige ondersteuning, inclusief controle van urenregistratiesTechnisch-administratieve ondersteuning van het team  

In deze veelzijdige rol voor onze klant in Bornem ben jij de administratieve spilfiguur die zorgt voor een vlekkeloze opvolging van dossiers en personeelszaken. Je werkt nauw samen met de afdelingen productie, logistiek en HR.   Wat zijn jouw taken?   Administratieve ondersteuning: Dagelijks nakijken en verwerken van inkomende postKlasseren en beheren van dossiersUitgewerkte dossiers aanvullen met CMR-documentenInscannen van leverbonnen en CMR-documentenVoorbereiden van dossierafrekeningen voor facturatie Bestellingen en voorraadbeheer Bestellen en opvolgen van werkkledij en veiligheidsschoenenBeheren van de voorraad kledij en schoenenBestellen van kantoor- en kantinemateriaalOrganiseren van kleine interne bestellingen (zoals broodjes)Opmaak en verwerking van bestelbonnen Ondersteuning van collega’s Inscannen en doorsturen van urenregistraties van arbeidersBijhouden en opvolgen van verlof-, ziekte- en afwezigheidsattestenEerste aanspreekpunt voor medewerkers met administratieve vragen Personeelsadministratie Ingeven van verplichte werkweek (IT/IS) via de RSZ-websiteIngeven en opvolgen van DOP-meldingenOpvolgen van eerste effectieve werkdagenRegistreren en opvolgen van arbeidsongevallen via het Allianz-platformBeheren en actualiseren van personeelsdossiersVerlof, afwezigheden en ziekteattesten verwerkenControleren en verwerken van urenregistratiesOpvolgen van loonbeslagen en andere wettelijke verplichtingenOndersteuning bij in- en uitdiensttredingenCommunicatie met medewerkers over personeels- en HR-gerelateerde vragen

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Je start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, AFWERKING/TEGELS ...  Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciersJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersOrderbeheer, verwerking, ondersteuning collega's op administratief vlak Doorgroei kansen tot commercieel adviseur, pricing, ... 

Voor een innovatief glasverwerkingsbedrijf zoeken we een Technisch Administratief Medewerker die niet bang is om verantwoordelijkheid te nemen en mee te bouwen aan een groeiende onderneming.   Wat ga je precies doen? In deze rol ben je het brein achter de snijafdeling. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van planning tot voorraad: Slimme planning & optimalisatie: Je stelt de meest efficiënte snijplannen op voor zowel float- als gelaagd glas. Jouw doel? Maximaal rendement en minimaal afval.Voorraadbeheer & inkoop: Je houdt de glasvoorraad nauwgezet in de gaten, plaatst bestellingen en coördineert de leveringen zodat de productie nooit stilvalt.Operationele aansturing: Hoewel je 95% van de tijd administratief bezig bent, stuur je ook een team van 5 operatoren aan. Jij bent hun eerste aanspreekpunt voor technische vragen en werkinstructies.Procesverbetering: Je spoort proactief knelpunten op en implementeert slimme oplossingen om de workflow continu te verbeteren.

Samen met onze klant zoeken we een technisch admin. / fleet - wagenparkbeheerder. (rechterhand preventie)   Belangrijk? Talenknobbel: ned/eng/fra + ervaring binnen soortgelijke functie.   Aanspreekpunt: inkomende oproepen en mails van techniekers en andere bestuurders met technische vragen over hun personenwagen, bestelwagen of vrachtwagen.Je volgt onderhoud en technische keuringen op van de voertuigen. (150!)Je vraagt offertes op voor herstellingen, inrichting van voertuigen, technische aanpassingen en gaat in onderhandeling met garages en leveranciers.Rechterhand preventieadviseurs en je denkt mee om de veiligheid, ergonomie,...Vlotte afhandeling van de in – en uitstroom van voertuigenOndersteuning garanties, claims

Ben jij een administratieve duizendpoot? Hou je ervan om te plannen, organiseren en verschillende taken tegelijk op te volgen? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken!   Voor een groeiend logistiek bedrijf zijn wij op zoek naar een administratief/logistiek medewerker die zorgt voor een vlotte administratieve ondersteuning van de dagelijkse taken. Als administratieve spil binnen het logistieke team zorg jij ervoor dat alles achter de schermen correct en efficiënt verloopt:   Opvolgen en registreren van containerwisselsInvoeren en verwerken van gegevens zoals registraties, gewichten en transportdocumentenInplannen en coördineren van afhalingen in overleg met interne diensten en externe partnersAanspreekpunt voor chauffeurs, klanten en andere betrokken partijenOndersteunen bij administratieve taken binnen de logistieke afdeling

Word jij onze nieuwe Werfadministrator?   🏠 Waar kom je terecht? Je gaat aan de slag bij een absolute wereldspeler die gespecialiseerd is in isolatie, stellingbouw en asbestverwijdering. Hoewel het een machtige multinational is met meer dan 28.000 medewerkers wereldwijd, voel je op de Belgische werkvloer vooral een dynamische en prettige werksfeer.   🛠️ Jouw dag als Werfadministrator Jij bent het centrale aanspreekpunt tussen het hoofdkantoor, de werf en de klant.Je start de dag met de urenregistratie van de medewerkers op de werf, zodat iedereen correct en tijdig wordt uitbetaald.Je beheert het volledige facturatieproces van A tot Z en onderhoudt hierover nauw contact met de klant.Tussendoor maak je nauwkeurige opvolgingslijsten op en vult deze aan om het overzicht te bewaren.Je verwerkt de input van bestellingen en geeft de definitieve goedkeuring voor geleverde goederen.Je werkt zelfstandig, maar kunt altijd terugvallen op de expertise van de Back Office Manager en de Projectleider.

Voor een van onze klanten, een gespecialiseerd bedrijf in de verhuur en verkoop van machines, zijn wij als uitzendkantoor op zoek naar een georganiseerde en veelzijdige Administratief Bediende met technische affiniteit.   Functieomschrijving Als administratief bediende ben je een spilfiguur binnen het bedrijf. Je ondersteunt verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot en correct verlopen. Dankzij je technische interesse begrijp je de werking van de machines en kan je klanten en collega’s efficiënt ondersteunen.   Takenpakket Algemene administratieve ondersteuning (mailverkeer, telefonie, klassement)Opmaak en opvolging van offertes, bestellingen en facturenContact met klanten en leveranciersOndersteuning van de planning en logistieke opvolgingVerwerken van gegevens in interne systemenKlanten te woord staan in het Nederlands en Frans (Engels is een plus)  

Voor onze klant te Grimbergen zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot/operations assistant met een passie voor administratie en logistiek. Je ondersteunt de Site Manager bij het onderhouden van de dagelijkse logistieke en administratieve taken.Je staat in voor het onthaal van de klanten en transporteurs. Je bent het eerste aanspreekpunt!Je maakt de nodige documenten op voor de chauffeurs.Je zal instaan voor het onthaal van de bezoekers.Communicatie tussen klanten en leveranciers.

Ben jij een Administratieve duizendpoot met een scherp oog voor detail? Wil je deel uitmaken van een team dat zich bezighoudt met internationale import en douaneprocessen? Dan is deze functie iets voor jou!   Als Administratief Medewerker Import & Douane ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig verwerken van alle administratieve taken die gepaard gaan met import- en douaneactiviteiten. Je werkt samen met interne en externe stakeholders om ervoor te zorgen dat alle processen soepel en conform de regelgeving verlopen.   Jouw takenpakket Opstellen, controleren en opvolgen van import en douanedocumentatie.Registreren en bijhouden van gegevens in het systeem.Communiceren met klanten, leveranciers en douaneautoriteiten in het Nederlands, Frans en Engels.Zorgen voor tijdige en correcte afhandeling van administratieve procedures.Ondersteunen bij het oplossen van eventuele problemen of vertragingen in het importproces.​

Voor onze klant te 1785 MERCHTEM zijn wij op zoek naar een gemotiveerde    Administratief bediende   ondersteuning ingenieurs   Het bedrijf is een gevestigde waarde in de metaalsector. Het bedrijf beschikt over de arbeiders (lassers, metaalbewerkers) en over de ingenieurs die projecten uitschrijven, tekenen en verkopen. Wij zoeken iemand die met de nodige professionaliteit en drive die de ingenieurs administratief gaat ondersteunen: Emails beantwoorden. Input-werk. Agendabeheer.Contractbeheer en -opmaak.Administratieve taken.Prestaties van medewerkers doorgeven.Inkomende oproepen behandelen.