Jobs

Vivaldis Office zoekt.... Office management-Commercieel manager (hybride work Vlaanderen)  = verzekeringen Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt van de COO en commerciële collega's/dossierbeheerBrug tussen sales en operationsAls organisatorisch talent zorg je ervoor dat de administratieve flow vlekkeloos verloopt: ondersteuning opmaak/aanpassen polissen, offertes, opstellen verkoopsovereenkomsten, presentaties, opmaak rapporten, voorbereiding inventarisbezoeken... Je werkt en ondersteunt op verschillende kantoren + rechterhand COOStrategische beslissingen nemen, commerciële kansen spotten in je regio op vlak van verzekeringenNetworking en aanwezigheid op events Opbouw langdurige klantrelatiesOpstellen commerciële plannen/acties + marktontwikkelingen rapporteren alsook resultatenBeheer en uitbreiding klantportefeuille + aansturen team sales support/ commerciële dossierbeheerders

Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn wij op zoek naar een Allround administratief bediende.    Je komt terecht in een groep met technisch administratieve collega’s en ondersteunt vooral de field serviceafdeling   Offertes – orders – bestellingen – facturatieJe maakt aanbiedingen voor serviceactiviteiten (onderhouden) en producten/onderdelen en volgt deze op.Opdrachten verwerk je in orders en je plaatst waar nodig bestellingen bij interne afdelingen of leveranciers.Je volgt de status van verschillende leveringen op en informeert de klanten.Na uitvoering of levering zorg je voor de verwerking van uurbonnen en maakt een factuur op.Je levert de nodige gegevens aan voor de maandelijkse rapportagesBij ongeplande herstellingen denk je proactief mee in de coördinatie van de interventies of levering van dringend onderdelen.Ondersteunen planning & site accessGeplande taken worden met de service coördinatoren besproken waarna er bepaald wordt of voor bepaalde werven vergunningen, attesten of toegangsprocedures nodig zijn.Waar nodig boek je reizen en hotelsJe werkt mee een gedeelde mailbox waar je dagelijkse communicatie met onze klanten opvolgt en staat klanten telefonisch van dienst.

Vivaldis Office  zoekt.......... TECHNISCH ADMINISTRATIEF BEDIENDE! Waar moet je zijn? DuffelSpecialisatie: een toonaangevende installatie- en servicefirma gespecialiseerd in grootkeukentoestellen, met een sterke focus op fastfoodketens en kleinere vestigingen. Wat moet je doen als Technisch administratief bediende? Als technisch administratief bediende speel je een cruciale rol in de dagelijkse operationele planning en administratieve ondersteuning van de onderhouds- en herstellingsafdeling.Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de planning voor onze techniekers, het verwerken van werkbonnen, het afhandelen van garantiedossiers en het coördineren van bestellingen van onderdelen. Daarnaast stel je offertes op, registreer je nieuwe toestellen en bied je tweedelijns ondersteuning aan klanten bij technische vragen

Vivaldis Office zoekt.... Transportplanner- dispatch + logistieke administratie   Jouw takenpakket:  Focus: Planning en dispatching leveringen / coördinatie interne en externe chauffeursOpvolgen van alle bijkomende administratie zoals afleverbonnen, vrachtbrief, CMR,...Onderhoud inplannen voor de eigen vrachtwagens alsook keuringAttesten en opleiding in orde brengen voor de werknemers VB. Code 95Motivatie, coaching chauffeurs + anticiperen op onverwachte leveringen/problemen onderweg, dringende leveringen, ...

Voor een takeldienst in Lier zijn we op zoek naar een administratief bediende.   Hoe zal je werkdag er uitzien? Onthalen van mensen in de zaakBeantwoorden van takeloproepenVragen van klanten beantwoordenOpvolgen van de facturatieOpmaken van de planningenVervangwagens ter beschikking stellen indien nodigAlgemene administratieve taken

Vivaldis office Turnhout is op zoek naar een paralegal. 📍 Locatie: Lier🧱 Sector: beton   Jouw takenpakket bestaat uit: Contracten van klanten nalezen en opmerkingen formuleren via schriftelijke communicatie, in overleg met de project- of verkoopingenieur.Onderhouden van contact met de boekhoudafdeling over facturatie, bankgaranties, enzovoort.Eerste lijn juridisch advies geven voor diverse juridische vragen van collega’s en indien nodig externe advocaten inschakelen.Aanmaken van projectdossiers en benodigde documentenTechnische fiches opvragen bij verschillende instanties.Administratieve opvolging van grotere projecten: Documenten doorsturen of uploaden naar documentmanagementsystemen en de status van deze documenten bijhouden.Assistentie bieden aan project- en verkoopingenieurs bij het schrijven en vertalen van belangrijke communicatie. Eerste aanspreekpunt zijn voor verzekeringsvraagstukken (zoals productclaims en schadegevallen bij transport), zowel intern als externVolgen van lopende klachten (via advocaat) en dossiers actueel houden om ervoor te zorgen dat de juiste provisies worden aangelegdJuridische ondersteuning bieden aan de Finance afdeling bij fusies of herstructureringen.Verantwoordelijk voor het herzien en opstellen van wettelijke verslagen, zoals het jaarverslag voor de raad van bestuur, notulen van vergaderingen, en eventuele verslagen van fusiesAandacht hebben voor het welzijn en de veiligheid van medewerkers in overeenstemming met het veiligheids- en milieubeleidBewustzijn van milieuaspecten waarop je invloed hebt en werken volgens het Plan-Do-Check-Adjust (PDCA) principe om de impact van de activiteiten op het milieu te verminderen  

Vivaldis office is op zoek naar een administratief bediende. Locatie: Lier📍Sector: voeding, landbouw, labo...   Jouw takenpakket: Verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van dossiersRegistreren, valideren en rapporteren van analyseresultatenBeheren van mondelinge en schriftelijke communicatie met klanten over laboratoriumgerelateerde zakenVoorbereiden van de administratie voor klachtenbehandeling en deze verder opvolgenActieve deelname aan de loketwerking    

Voor onze klant, een bedrijf gelegen in Aartselaar, zijn wij op zoek naar een Administratief bediende/onthaal medewerker. Jouw taak bestaat voornamelijk uit het onthaal van onze klanten en de eerstelijns-telefoon beantwoorden.Daarnaast sta je ook in voor het inplannen van afspraken voor afhalen/inleveren van de verhuurde voertuigen.Samen met je collega beheer je het wagenpark van de korte termijn verhuur en zorg je voor de voorbereiding/afrekening van de facturatie.Je ondersteunt andere afdelingen zoals de boekhouding met administratieve taken: (klasseren, inschrijvingen, facturen, …).

Onze klant is een stabiel en groeiend bedrijf actief in technische oplossingen en toelevering voor bedrijven en particulieren. Ze combineren magazijnwerk, administratieve opvolging en service op locatie. Dankzij hun no-nonsense aanpak en klantgerichte service zijn ze al jaren een vaste waarde in hun sector. Voor hen zoeken we een allround medewerker met een hart voor techniek en een neus voor commercie. Wat ga je doen? Afwisselende job tussen kantoor, magazijn en op verplaatsingLeveren, plaatsen en herstellen van installaties (je krijgt hiervoor een opleiding)Mee opvolgen van de webshop en administratieKlantencontact en commerciële ondersteuning  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor een garage in Lier!We zoeken hiervoor iemand met technische kennis van wagens. Je zal voornamelijk instaan voor volgende taken: Afhandelen van garantie aanvragenOnderhoudscontracten opstellenVerzekeringsdossiers opvolgenAlgemene administratieve taken

  Voor een internationaal expeditiebedrijf in Antwerpen (2030) zijn we op zoek naar een logistiek dossierbeheerder koffie (Export).     Functieomschrijving:   Behandelen en opvolgen van elk expeditiedossier Koffie (Export) en verzorgen de bijhorende administratie gaande van het registreren van binnenkomende opdrachten, het aanmaken van expeditiedossiers tem de facturatie en stockbeheerBeheren van uw eigen klantenportefeuilleCommunicatie met klanten en leveranciersNauw samenwerken met collega’s in binnen –en buitenland

Ben jij de administratieve duizendpoot met een passie voor tuinen en tuinarchitectuur naar wie wij op zoek zijn?Voor onze klant in Mechelen, gespecialiseerd in tuinontwerp, -aanleg en -onderhoud, zijn we op zoek naar een Deeltijdse All-Round Administratief Bediende.Jouw takenpakket zal er zo uitzien:Je staat in voor loonadministratie.Je staat in voor de opvolging van de mailbox.Je zorgt voor een goede voorbereiding van de boekhouding via het platform Billtobox.Je volgt bankverrichtingen en betalingen op.Je bent verantwoordelijk voor het maken van afrekeningen van lopende werven.Je voert enkele ondersteunende taken uit voor de tuinarchitect en hebt ambitie om op termijn taken i.f.v. aanleg- en onderhoudswerven op jou te nemen.

Voor een bedrijf gelegen in Schelle zijn wij op zoek naar een tijdelijke administratief bediende.   📍 Locatie: Schelle - 40u per week - voltijds   Ingeven van orders in het systeemOpstellen en verwerken van orderfacturenBeantwoorden van binnenkomende telefoonsBeheren en opvolgen van de mailboxAlgemeen klassement en administratieve ondersteuning

Ben jij een administratieve krak die graag de touwtjes in handen neemt? Krijg je energie van plannen, organiseren én communiceren? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou! Voor een klant actief in de binnenvaart zijn we op zoek naar een gemotiveerde HR & Crew Support. Jij bent de draaischijf achter de schermen die alles op rolletjes laat lopen voor onze mensen aan boord. Wat ga je doen? Je zorgt ervoor dat alle administratie rond het varend personeel tot in de puntjes klopt. Van A tot Z, nauwkeurig en met oog voor detail.Je ondersteunt de aanwerving van kapiteins en bemanningsleden, in nauwe samenwerking met het HR-team in Luxemburg.Je organiseert opleidingen en crewmeetings, zodat iedereen aan boord goed voorbereid en up-to-date blijft.Je volgt alle certificaten en attesten van de crew op en zorgt ervoor dat ze altijd in orde zijn met de vereiste wetgeving.  

Ben jij gebeten door de scheepvaart en hou je van een job die sales en operationele opvolging combineert? Dan is dit misschien wel jouw koers! Na een grondige opleiding door je mentor neem je zelf dossiers van A tot Z in handen. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan een dynamisch team dat dagelijks instaat voor het vlekkeloos verloop van internationale verschepingen. Wat houdt jouw dag zoal in?   Je maakt offertes op voor breakbulk en RORO verschepingen en volgt deze op (inside sales).Je boekt ladingen en beheert je eigen bookings.Je volgt inkomende en uitgaande dossiers nauwgezet op als scheepsagent.Je respecteert deadlines en hebt oog voor details bij bookings, files & mails.Je verwerkt facturen van leveranciers en klanten.Je communiceert dagelijks met klanten, rederijen, terminals, douane en transporteurs.  

Voor een gerechtsdeurwaarder gelegen in Antwerpen zijn wij op zoek naar een juridisch bediende / Dossierbeheerder/ Kandidaat grechtsdeurwaarder. Een uitdagende en afwisselende functie met diverse juridische dossiers, van invorderingen tot complexe maritieme zaken.De mogelijkheid om je expertise uit te bouwen en te specialiseren.Een professionele, maar aangename werkomgeving waarin teamwork en zelfstandigheid hand in hand gaan.Hierbij zal u aanmaningen opmaken, exploten klaarmaken, telefonische en schriftelijke contacten hebben met opdrachtgevers en debiteuren en streven naar het bekomen van een positief resultaat voor elk dossier. Een verscheidenheid aan cliënteel en opdrachten maken je job boeiend en afwisselend, van standaard invorderingsdossiers tot complexere dossiers.

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Vivaldis Office is op zoek naar Administratieve & juridisch bediende.   Specialisatie: Juridisch, dossierbeheer/admin Wat zullen je taken zijn ?  Als enthousiaste en goedlachse bediende ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant telefonisch en via mail (advocaten, overheden, ...)Na een inwerkperiode kan je vlot je eigen dossiers/akten beheren en overhandigen aan de directieBellen de klanten ivm vragen over lopende dossiers? Geen probleem voor jou, jij weet ze correct te benaderenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: Bestellingen kantoormaterialen, postverdeling, klassement, algemene administratie, frankeren, Opzoekingen in het register, opmaak akten en juridische documenten, ...Contact met andere notarissen, overheden, besturen, advocaten, schuldeisers ... = je staat sterk in je schoenenBij interesse kan je op termijn groeien naar complexere dossiersVertrouwenspersoon

Vivaldis Office Geel zoekt .............. ADMINISTRATIEVE PROJECTLEIDER!   Waar moet je zijn? Heist-op-den-BergSpecialisatie: las- en constructiewerken  Wat moet je doen?  Het is een allround functie: admin/projectleiding/planning:   Projectcoördinatie: Je vertaalt verkoopaanvragen naar concrete plannen, van opmeting tot montage.Logistiek & productie: Je bestelt materialen, maakt een planning en bewaakt de productie processen.Samenwerking: je werkt nauw samen met verkoop, productie en de klanten, je zorgt voor heldere en correcte communicatie. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch of via mail bereiken op 014 14 10 84 of geel@vivaldisoffice .be

Voor een garage gelegen in Ekeren zijn wij op zoek naar een Callagent/ Klantenadviseur.   📍Locatie: Ekeren 💼 Sector: Automotief   Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefonische oproepen.Je verwerkt de binnenkomende mails en websiteberichten.Als eerste aanspreekpunt in de dienst naverkoop adviseer en begeleid je de klanten.Je bespreekt hun vragen of situaties.Je bepaalt de acties om tot juiste oplossingen te komen en stelt werkorders op.Je plant afspraken in voor onze klanten.Je beslist welke collega of dienst de klant verder kan helpen en maakt hiervoor de nodige afspraken.Telefonisch heb je de capaciteit om steeds met de glimlach elke oproep aan te nemen en af te sluiten.