Administrative & Reporting Assistant

• Lieu : Bruxelles (Avenue des Arts – accessible en transports en commun)
• Régime : Temps plein
• Contrat : CDI / Option fixe
• Secteur : Immobilier public & d'entreprise / Facility & Support Management

À propos de l'entreprise

Pour le compte de notre client, acteur institutionnel de premier plan dans le développement et la gestion d'actifs immobiliers durables en Belgique, nous recherchons un(e) Administrative & Reporting Assistant.

Vous intégrez le département Public Real Estate & Finance (PRE&F), notamment impliqué dans des partenariats public-privé (PPP) emblématiques d'envergure nationale (tels que les programmes Scholen van Morgen / Scholen van Vlaanderen, représentant des investissements de plus d'un milliard d'euros pour la modernisation des infrastructures scolaires).

Description de la fonction

Véritable pivot opérationnel au sein de l'équipe, vous assurez la fluidité des processus administratifs et le suivi précis du reporting opérationnel au service des chefs de projet, des gestionnaires de contrats et du management.

Vos responsabilités principales :

• Support administratif & secrétariat :
  • Rédiger, mettre en page et assurer le suivi des courriers contractuels et administratifs à la demande des Project & Contract Managers.
  • Gérer les boîtes mail fonctionnelles (tri, distribution, réponses) ainsi que le dispatching téléphonique.
• Gestion documentaire & archivage :
  • Assurer l'archivage numérique des documents légaux et contractuels (procès-verbaux, avenants, contrats, etc.).
  • Centraliser et téléverser les données et documents sur la plateforme de gestion dédiée (Axxerion).
• Reporting & traitement de données :
  • Consolider, vérifier et mettre en forme les données opérationnelles relatives aux chantiers et programmes en cours.
  • Participer activement à l'élaboration, au suivi et à la mise à jour des rapports trimestriels d'activités.
• Coordination & présentations :
  • Maintenir à jour l'annuaire annuel des parties prenantes (stakeholders, pouvoirs publics, sous-traitants).
  • Aider à la préparation et à la mise en page de présentations internes et externes sous PowerPoint.

Profil recherché

• Formation & Expérience : Formation supérieure à orientation administrative (Bachelier en gestion administrative, secrétariat de direction, office management) avec au moins 5 ans d'expérience probante dans une fonction de support similaire (idéalement en milieu immobilier, construction ou environnement corporate).
• Compétences linguistiques : Excellente maîtrise du néerlandais (langue de travail principale pour ce programme flamand) et très bonne pratique professionnelle du français. La maîtrise de l'anglais est un atout.
• Compétences informatiques : Maîtrise avancée des outils bureautiques (MS Word, PowerPoint, Outlook) et très bon niveau sous Excel pour le traitement et la consolidation de tableaux de données. La connaissance d'outils ERP/GMAO (ex. Axxerion) est un plus.
• Aptitudes personnelles :
  • Rigueur, précision et sens aigu de l'organisation.
  • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément sans perdre de vue les détails.
  • Autonomie, esprit d'initiative et orientation solutions.
  • Aisance avec les tâches récurrentes tout en maintenant un standard de qualité élevé.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail dynamique, moderne et stimulant au sein d'une structure solide et reconnue.
• L'opportunité de collaborer à des projets immobiliers sociétaux concrets et à fort impact.
• Un cadre favorisant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée (possibilités de télétravail structurel).
• Un package salarial compétitif comprenant de nombreux avantages extralégaux (assurances, chèques-repas, remboursement des transports, etc.).

Intéressé(e) ?

Envoyez-nous votre candidature (CV à jour) pour rejoindre cette équipe. Votre profil sera traité avec rigueur et discrétion.