Executive Assistant to the Business Director
EVERE - Ref. A-732285
OfficeFull-time€ 3000 - 4000 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Voor een van onze klanten gevestigd in Evere zijn we op zoek naar een Executive Assistant to the Business Director.
In deze veelzijdige functie ondersteun je rechtstreeks de Business Director en speel je een centrale rol in de coördinatie van administratieve en operationele processen.
Jouw verantwoordelijkheden omvatten:
- Beheren van de agenda van de Business Director en het inplannen van vergaderingen
- Voorbereiden, coördineren en opstellen van documenten voor interne en externe vergaderingen
- Notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten
- Beheren van onkostennota’s en uitvoeren van diverse ad-hoc administratieve taken
- Verbeteren van interne procedures en beheren van gedeelde elektronische bestanden
- Verlichten van de dagelijkse administratieve en logistieke lasten van de Business Director
- Fungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor nationale klanten accounts
- Coördineren van de dienstverlening en beheren van contracten met klanten, inclusief prijsbesprekingen
- Updaten van de orderportefeuille, verkoopindicatoren en andere commerciële rapporten
- Verzamelen en consolideren van marktinformatie over concurrenten en sectorontwikkelingen
- Voorbereiden van periodieke indexeringen in de schoonmaaksector
- Deelnemen aan transversale projecten zoals marketing, innovatie of facilitaire ondersteuning
- Bijdragen aan de implementatie en opvolging van het QHSE-beheersysteem (Kwaliteit, Gezondheid, Veiligheid en Milieu)
Profile
- Je hebt een bachelordiploma en minstens 10 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie
- Je beheerst het MS Office-pakket perfect en communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels
- Je marktkennis stelt je in staat om trends te herkennen en hierop proactief in te spelen
- Je bent een echte teamspeler met een passie voor samenwerking en ondersteuning
- Je staat open voor constructieve feedback en bent steeds bereid om bij te leren en jezelf te verbeteren
- Je beschikt over een sterk luistervermogen en speelt actief in op de behoeften van klanten
- Je communiceert duidelijk en overtuigend en weet anderen efficiënt te betrekken
- Plannen, organiseren en prioriteiten stellen zit in je DNA
- Je bent flexibel, discreet en empathisch, en je behoudt altijd een professionele houding
What can we offer you?
Geïnteresseerd in deze functie?
Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via:
- telefoon op +32 486 90 93
- e-mail op brussels@vivaldisfinance. be
We kijken ernaar uit om van je te horen!
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Management Assistant Boekhouding
KAMPENHOUT
Voor onze klant gelegen in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management assistant boekhouding. Als Mananagment assistant boekhouding vervul je veelzijdige functies nl :
Boekhouding taken :
Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen.Ingeven van bankafschriften en betalingen beheren.Gegevens van de algemene boekhouding invoeren en beheren.Archiveren en klassement.Ondernemingsadministratie voorbereiden jaarafsluiting en afwerken BTW aangiftes.Documenten coderen, klasseren en archiveren.Verkoopsovereenkomsten opstellen.Aanmanen bij onbetaalde rekeningen.
HR Taken :
Payroll en employee benefits.Voorstellen en contracten opmaken, van de in dienst en uit diensttreding.Je bent het aanspreekpunt voor het personeel.Je hebt kennis van HR policy, bv. structureel telewerk, welzijn beleid, opleidingsprocessenJe geeft ondersteuning in de rekrutering.Administratieve taken
OfficeServicesFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Managementassistent
Kampenhout, België
Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent.
Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector.
Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.
Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie:
Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox
OfficeServicesFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Management Assistant
Leuven
Werk jij nauwkeurig?
Loopt door jou alles vlotjes binnen het bedrijf?
Administratief talent met people skills?
Voor een architectenbureau in Leuven dat meerdere kantoren heeft en ook in het buitenland actief is zijn we op zoek naar een Management Assistant. Je werkt daarbij dagelijks samen met partners en projectarchitecten.
Jouw grootste verantwoordelijkheden? Zorgen voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van de dagelijkse operationele taken.
Wat houdt dat concreet in?
Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor in Leuven.Algemene administratieve taken coördineren: telefonie, bestandsbeheer, post kopiëren, scannen en verwerken.Je biedt ondersteuning bij leveringen, bestelt kantoorbenodigdheden, assisteert bij aanbestedingsdocumenten en reserveert vergaderruimtes.Bovendien beheer je de agenda's en verwelkom je klanten & bezoekers.Als Management Assistant volg je het mailverkeer rond verzekeringsdossiers op en beheer je de jaarlijkse verzekeringsverklaring.Bedrijfsfeesten en -evenementen organiseren behoort ook tot jouw takenpakket!Je coördineert met HR voor onboarding en andere administratieve procedures.Tot slot bied je administratieve ondersteuning aan architecten.
OfficeOfficeFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Management Assistant
Leuven, België
Ben jij een administratieve duizendpoot?
Ben je organisatorisch enorm sterk?
Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen?
3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn!
Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.
Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit:
Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.
OfficeOfficeFull-timeTemporary, with option of permanent contract