Administratief Bediende

Voor onze klant, gelegen in Oudenaarde, zoeken we een gemotiveerde collega in de functie Administratief Bediende.   Jij als Administratief Bediende zal instaan voor volgend takenpakket: Je staat de klanten vriendelijk telefonisch te woord door het aannemen van de telefonie en helpt hen verder bij hun vragen;Inboeken van inkomende goederen, opmaken en bijsturen van de planningTesten en controleren van aangeleverde logo'sOrganiseren van transportHet plaatsen van bestellingen, verwerken en opvolgen van orders.Het opmaken van offertes.

Onze klant is een groeiend, internationaal actief familiebedrijf gespecialiseerd in hoogwaardige loonverpakking voor de voedingsindustrie. Met een modern machinepark en een sterke focus op innovatie en duurzaamheid, verpakken zij dagelijks honderdduizenden eenheden (poeders, vloeistoffen, capsules) voor B2B-klanten wereldwijd. Wegens aanhoudende groei zoeken wij een administratieve duizendpoot die een cruciale schakel vormt tussen de klant, de planning en de productie.   In deze veelzijdige functie beheer je het volledige traject van order-to-invoice. Je combineert administratieve precisie met logistiek inzicht.   Orderbeheer: Je registreert orders in het ERP-systeem (Odoo) en volgt de status nauwgezet op, van grondstoffenaanlevering tot de uiteindelijke facturatie.Planning & Coördinatie: Je stemt de productieplanning af met de interne afdelingen en leveranciers. Je bewaakt de voorraad van verpakkingsmaterialen (folies, labels) en zorgt dat deadlines worden behaald.Klantcontact: Je bent het aanspreekpunt voor klanten wat betreft productspecificaties en artwork. Je zorgt dat alle afspraken voldoen aan de strikte kwaliteitsstandaarden (BRC/IFS).Data-beheer: Je analyseert voorraadniveaus en processen via Google Sheets/Excel en stelt proactief verbeteringen voor.

Als Administratief Medewerker ben je het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het kantoor. Je combineert onthaal, administratieve ondersteuning en facilitaire taken, waarbij je zowel medewerkers, klanten als bezoekers op een professionele en gastvrije manier ondersteunt.Je staat in voor het telefonisch en persoonlijk onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers.Je verzorgt de opvolging van aankoopfacturen, financiële documenten en bijhorende administratieve processen op een correcte en tijdige manier.Je helpt met het voorbereiden van de boekhoudingJe ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en het beheer van vergaderzalen, gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten.Je volgt het voorraadbeheer op en onderhoudt contacten met leveranciers en externe dienstverleners.Je verzamelt, verwerkt en levert gegevens aan voor interne rapporteringen.Je draagt bij aan de organisatie van trainingen, evenementen en andere interne activiteiten.Je voert uiteenlopende administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van verschillende afdelingen.

Voor de administratieve ondersteuning van onze klant actief in de bouw- en schilderwerken regio Zwevegem zijn we op zoek naar een zelfstandige en nauwkeurige administratieve flexi-medewerker (2 dagen in de week, 3 uur/dag om te starten).Je ondersteunt de zaakvoerders bij een aantal terugkerende administratieve taken, zodat zij meer tijd kunnen besteden aan klanten, planning, werfopvolging en het team.Je werkt voornamelijk achter de schermen, maar hebt ook regelmatig contact met klanten en onze medewerkers. Een goede computerkennis, nauwkeurigheid en een praktische ingesteldheid zijn daarom belangrijk.Jouw taken: Administratieve opvolgingControleren van de prestaties van onze arbeiders: uren en kilometersNakijken en verwerken van gegevens in ons ERP-programma RobawsRegistreren van verbruikte materialen aan de hand van werkbonnenVoorbereiden en structureren van administratieve gegevens per werfVoorbereiden van de nodige documentatie voor nieuwe en lopende werven Verslagen & documentenOmzetten van technische informatie uit OneNote naar verzorgde PowerPoint-verslagenOpmaak en structurering van documenten en presentatiesDocumenten overzichtelijk en gebruiksklaar maken voor intern gebruik Offertes & facturatie Administratief voorbereiden van offertes en facturen in RobawsGegevens controleren en vervolledigenOndersteunen bij de administratieve opvolging van offertes en facturatie Klantencontact & planningTelefonisch of via WhatsApp contact opnemen met klanten om een werf in te plannenAfspraken en praktische informatie correct verwerkenAanmaken van WhatsApp-groepen per werf en de juiste personen toevoegenErvoor zorgen dat de nodige informatie vóór de start van een werf beschikbaar isInteresse ? kortrijk@vivaldisconstruct.be of 056 89 19 09