Jobs

Vivaldis Office is op zoek naar een Technisch administratief bediende/sales support (SketchUp +FRANS)  Jouw taken: Ondersteuning en backup sales collega's- buitendienst mbt klantvragen/bestellingenVerder ben je ook het aanspreekpunt voor collega's uit verschillende afdelingen, zoals het magazijn, de projectmarkt, aankoop, groothandelOrderbeheer/ Commerciële flair: Je verwerkt en doet bestellingen, volgt levertermijnen en betalingen, en behandelt klachten op een oplossingsgerichte manier + introductie en klant adviseren mbt nieuwe producten door stalen en toonzaalmodellenBeheer digitaal systeemWerken met SketchUP, plan lezenOpvolging bestellingen tot levering bij klant/ facturatie    

Voor een bedrijf gelegen in Merksem in de automotive sector, zijn wij op zoek naar een Allround Administratief/ Boekhoudkundig bediende NL/FR.     Je takenpakket bestaat uit:   Eerste aanspreekpunt voor collega’s en onze klanten/leveranciersInboeken/controleren van de aankoopfacturenVerwerken van CODA bestandenE-invoicing naar onze klantenFacturatie inbox beherenDebiteuren en crediteurenbeheerAdministratieve ondersteuningContact met verschillende interne afdelingen

Power up! Shape the future. Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van cijfers en structuur? Bij onze klant in Antwerpen krijg je de kans om te groeien binnen een internationale speler die toch aanvoelt als een hecht team. Als belangrijke partner in sectoren zoals energie, chemie en luchtvaart, zoeken wij iemand die onze projectadministratie in Antwerpen naar een hoger niveau tilt.   Wat zijn jouw taken: Uur-registratieAanleg zaaknummers in SAGESIngave van uren op de juiste zaaknummersControle dat elke medewerker juist is geboekt met in acht name van deadlinesAanleg en beheer van raamcontracten van onderaannemers op aangeven van de directieAanleg en beheer van individueel contracten onder deze raamcontracten op aangevenRegistratie van documenten op server en sharepointUitgaande facturenVoorbereiding en uitvoering van de facturatie naar klantenInkomende facturen onder-aannemingenVerzorging van voorstellen naar OA via prefacturatieFactuurverwerking via bestelprogramma BoomerangAutonoom contact bij discussie met onder-aanneming door degelijke staving van gebeurlijke afwijkingen

Voor onze klant gespecialiseerd in de bouwsector zijn we op zoek naar iemand voor een functie als planner en Administratie.   Jouw taken zullen bestaan uit:  Werkplanning opmaken van een 6 tal ploegen Werkbonnen opmaken Je behandelt eerstelijnscontacten via mail en telefoonContact tussen klant en arbeiders Op basis van orders maak je de meest efficiënte puzzel Je behoudt de algemene overview van de planningJe verwerkt bijhoren administratieJe garandeert een correctie informatieoverdracht binnen het teamJe gaat dagelijks in overleg met projectleiders en klantenJe rapporteert aan de teamleader planning

Voor een toonaangevend specialist op het vlak van waterbouw, staalconstructie en bodemsanering in Zwijndrecht, zijn wij op zoek naar een Technisch administratief bediende.   Als Technisch administratief bediende sta jij in voor: Lezen en interpreteren van meetstaten. In overleg met de Tender Engineer opmaken en versturen van prijsvragen. Beheren van de prijsvergelijkingstabellen en correct terugkoppelen naar de betrokken Tender Engineer. Je beheert alle binnenkomende offertes op ons centraal documentsysteem. Opmetingen uitvoeren op basis van uitvoeringsplannen. Controleren en berekenen van hoeveelheden a.d.h.v. aanbestedingsplannen. Het up-tot-date houden van het erkenningdossiers. 

Als Administratief Boekhoudkundig Bediende ben jij de essentiële spil binnen ons team. Je biedt ondersteuning aan de zaakvoerders en collega’s op een breed scala van administratieve en boekhoudkundige taken. Met jouw nauwkeurigheid zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je taken omvatten onder andere: Beheer van inkomende en uitgaande facturenVoorbereiden van de aankoopboekhouding in samenwerking met ons extern boekhoudkantoorOpvolgen van betalingen en beheren van debiteurenOnderhouden van klantencontact via telefoon en e-mail in het Nederlands, Frans en EngelsAdministratieve ondersteuning bij projecten (leveringen, plaatsingen, service)Algemene organisatie van het kantoor Je komt terecht in een familiale KMO-omgeving waar collegialiteit hoog in het vaandel staat, en krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.

Vivaldis Office zoekt Administratieve onthaalbediende- service advisor (garage)  In eerste instantie een tijdelijke vacature- vervanging langdurig zieke collega. Periode? Kan 2 maanden zijn, maar kan ook 1 jaar zijn of optie vast. Belangrijk? Om de week werk je op zaterdag voormiddag.   Volgende taken: Aanspreekpunt klant, bezoekers, leveranciers... over banden, velgen en aanverwanten Klanten opvolgen van onthaal, mail/telefoon tot facturatie Je zal planningen opmaken van de monteurs / werkplaatsJe zal opvolgingen doen van betalingen Administratie/ dossierbeheerStock- voorraadmanagement

Vacature: Administratieve Duizendpoot (Parttime/Fulltime) – Rechterhand van de Zaakvoerder Ben jij de persoon die de puzzel van de dagplanning legt terwijl de telefoon rinkelt? Voor onze garage zoeken wij een administratief medewerker die van aanpakken weet. Je wordt de onmisbare schakel tussen de werkplaats en onze klanten. Wat ga je doen? Je bent het gezicht en de stem van onze garage. Je takenpakket is gevarieerd: Onthaal & Telefoon: Je staat klanten vriendelijk te woord en plant afspraken in.Planning: Je beheert de agenda van de werkplaats zodat de mechaniekers efficiënt aan de slag kunnen.Administratie: Je maakt werkfiches aan en zorgt dat de administratieve afhandeling van herstellingen vlot verloopt.Back-up: Wanneer de zaakvoerder op vakantie is, ben jij het aanspreekpunt en zorg je dat alles op rolletjes blijft lopen.

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - service en wisselstukken.   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Je waakt samen met jouw team over de complete afhandeling van alle wisselstukken.Je start met de technische beoordeling van de klantvraag om exact het benodigde onderdeel te bepalen.Je neemt het administratieve proces onder de loep: van het opstellen van offertes, tot het plaatsen van productie-, inkoop- en verkooporders, en het genereren van picklijsten.Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, AFWERKING/TEGELS ...  Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bestek, kostprijsberekeningContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling/leveringWelke materialen er nodig zijn weet je als geen ander (rekening houdend met kwaliteit, prijs, levertermijn, ...) + opvragen prijzen en de nodige info bij verschillende leveranciersJe luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (zowel aannemers, zelfstandigen als particulieren) Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersOrderbeheer, verwerking, ondersteuning collega's op administratief vlak Doorgroei kansen tot commercieel adviseur, pricing, ... 

Ben jij de technische duizendpoot die onze klanten snel weer operationeel krijgt? 💪 Vivaldis Office zoekt....... een Technisch admin. bediende - commerciële flair - Technisch administratief bediende - service/garantie/claims   Waar moet je zijn? Hoogstraten   Wat moet je doen? Focus= aanspreekpunt voor alle garantiegerelateerde dossiers. Zorgen voor correcte garantieaanvragen ,zodat machines zo snel mogelijk opnieuw operationeel zijn.Je beoordeelt garantieaanvragen van klanten en dealers (garantie ja of nee, welke onderdelen/ kost, info, ... )Je zorgt voor de administratieve verwerking van in- en uitgaande garantiesJe volgt op dat garantieonderdelen tijdig worden teruggestuurd naar leveranciersJe communiceert helder en professioneel met klanten, dealers, leveranciers en collega’s (service, R&D…)Je koppelt terugkerende problemen terugJe denkt mee over het optimaliseren van garantieprocessen (sneller, duidelijker, efficiënter)Je organiseert het transport, stelt expeditie- en exportdocumenten op, zorgt voor de vlotte afhandeling van retours en stelt de facturen op.Gedurende dit hele proces houd je de klant continu op de hoogte van de vooruitgang.Je werkt nauw samen met de afdelingen Aankoop, Shipping, Productie, Engineering en uiteraard de Service-afdeling.  

Klaar voor een gevarieerde uitdaging in de logistiek en administratie? Vivaldis Office Turnhout zoekt een allround logistiek/administratief medewerker   📍 Turnhout 🔬 labo   Wat moet je doen? Je maakt bestellingen klaar voor verzending en stelt de nodige documenten op in het transportsysteemJe volgt backorders op en communiceert vlot met de aankoop- en verkoopdienstJe springt bij waar nodig en ondersteunt je collega's tijdens drukke periodes  

  Voor een Belgisch transport en logistiek bedrijf dat gespecialiseerd is in transport onder geleide temperatuur (koel- en vriestransport) zijn we op zoek naar een Administratief Bediende voor de regio Zaventem. Ons bedrijf bied onder andere express, koel en op maat gemaakte transportoplossingen aan.   Wat zoeken we?   Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van klanten dossiers.Je beheert de invoer van transportdocumenten en leveringsbonnen.Je behandeld de telefoongesprekken en emails.Je volgt de planningen op en voert deze in de interne systemen.Je bent klantgericht.Je bent het eerste aanspreekpunt.

Voor onze klant, een groot datacenter gelegen te Zaventem, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Admin Support! Wat zijn jouw taken als Administratief Bediende? Ondersteunen van de QHSE Manager bij het naleven van Global Compliance-doelstellingen (zoals ISO, SOC, PCI) en lokale wettelijke vereisten;Zorgen voor een vlotte werking en naleving binnen de regio;Opstellen van heldere en gestructureerde rapportages voor regionale Operations-, Quality- en Global Compliance-teams;Rapporteren over afwijkingen, risicobeheer en voorbereiding op externe audits;Opvolgen van het Corrective Action Process, inclusief navragen bij collega’s en verzamelen van bewijs;Voorbereiden en opvolgen van rapportages op EMEA-, lokaal en globaal niveau, in het Engels en Nederlands;Bewaken van volledigheid en nauwkeurigheid van bewijslast voor externe audits;Assisteren bij projectbeheer met impact op certificeringen;Actief bijdragen aan verbeteringen binnen het Global Compliance-programma.

Voor onze klant te 1785 MERCHTEM zijn wij op zoek naar een gemotiveerde    Administratief bediende   ondersteuning ingenieurs   Het bedrijf is een gevestigde waarde in de metaalsector. Het bedrijf beschikt over de arbeiders (lassers, metaalbewerkers) en over de ingenieurs die projecten uitschrijven, tekenen en verkopen. Wij zoeken iemand die met de nodige professionaliteit en drive die de ingenieurs administratief gaat ondersteunen: Emails beantwoorden. Input-werk. Agendabeheer.Contractbeheer en -opmaak.Administratieve taken.Prestaties van medewerkers doorgeven.Inkomende oproepen behandelen.

Voor een groeiende speler in de bouwsector zijn we op zoek naar een office & project assistant. Tijdens de lopende projecten combineer je volgende taken:in een ondersteunende rol voor de projectleider ben je mee verantwoordelijk voor 1 of meer lopende bouwprojecten van opstart tot finale oplevering.Je neemt deel aan de wekelijkse werfvergaderingen, je maakt er ook een rapport van op.Je voert ook zelf geregeld werfcontroles uit.samen met de projectleider en architect hou je de planning nauwlettend in de gaten en stuurt bij waar nodig.Je beheert de dagelijkse briefwisseling en communicatie.

Ben je op zoek naar een administratieve functie binnen een dynamisch en gestructureerd bedrijf actief in de voedings- en koelindustrie? Deze onderneming, gevestigd in regio Dendermonde, is gespecialiseerd in de opslag, handling en distributie van diepvriesproducten. Met een no-nonsense mentaliteit, focus op kwaliteit en een familiaal karakter vormt het de ideale omgeving voor gemotiveerde administratieve professionals.   Functieomschrijving Als administratief bediende speel je een centrale rol binnen het administratieve team. Je ondersteunt zowel de logistieke als de boekhoudkundige afdeling en bent het aanspreekpunt voor interne én externe communicatie.   Jouw verantwoordelijkheden:   Verwerken van administratieve documenten en gegevens in het ERP-systeem.Inboeken van aankoopfacturen en opvolging van betalingen.Opstellen en controleren van leverings- en verzenddocumenten.Klanten en leveranciers telefonisch en per mail te woord staan in het Nederlands én Frans.Assisteren bij eenvoudige boekhoudkundige taken (zoals btw-controles of opvolging openstaande facturen).Ondersteuning bij algemene administratie zoals klassement, postverwerking en rapportering.

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor onze klant in Tessenderlo. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonische bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief bediende bestaat uit: Je volgt de topklanten nauwgezet op;Je geeft uitleg over de nieuwe en bestaande producten;Je helpt de klanten verder met hun vragen en bezorgt hen de juiste informatie;Je maakt de offertes op en volgt deze ook verder op;Je geeft de orders correct in;Je zorgt ervoor dat de klantdossiers administratief juist verwerkt worden.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouwmaterialen, ondersteuning balie-toonzaal Specialisatie: Bouwmaterialen, dakwerk, gevel, ... = kennis is must! Werken op zaterdagvoormiddag!   Takenpakket   De balie/toonzaal is jouw terrein Als rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + kostcalculatieContact met leveranciers om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten en orders tot bestelling - facturatie Je luistert naar de klant, stelt de juiste vragen en geeft ondersteuning bij het nemen van beslissingen. (aannemers, dakwerkers, ...)Je bent verantwoordelijk voor een correcte presentatie van de goederen + aanspreekpunt leveranciers/bezoekersRechterhand filiaalleider

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag)Starten als admin - onthaal om de job te leren kennen, nadien groei naar customer relations/admin!Senior! + 3 jaar ervaring binnen admin, customer relations, inside sales... Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant