Jobs

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende / logistiek assistent (medisch!) Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn?   Specialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken (ma-vrijdag) Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant / interne collega's ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, facturatie, routeplanning, planning en agendabeheer patiënten voor afhalingen...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenLogistiek: inpak leveringen, uitpakken bestellingen, desinfectie artikelen (delicaat!)Sporadisch ophalen werken bij klant    

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek administratief bediende/dossierbeheer transporten- customer relations TurnhoutSpecialisatie: Transport  Takenpakket   Beheer transporten + volledige afhandeling en beheer logistieke dossiersCustomer Service, klachtenbehandeling, problem solver bij problemenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking in TAS (software pakket)Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesBeheer inkomende en uitgaande ordersVeelzijdig contact met Rederijen (binnenkomende containers) , magazijnverantwoordelijke, warehouse, douane team...Controleren en opvolgen van transportdocumenten VB. CMR's , vrachtbrieven (conform wetgeving)  

Vivaldis Office zoekt ....... Administratie- customer relations int. sfeer (NED/ENG/FRA)  Waar moet je zijn?   Specialisatie: Voeding     Takenpakket  = Jij bent het gezicht en ambassadeur van de firma   Je staat in voor het opvolgen van de verkochte projecten/ productie orders. Je coördineert het volledige orderproces van bestelling tot levering tot facturatie (bestaande klanten als prospects)Algemene administratie= orderbeheer, facturatie, ondersteuning offertes, verwerking en opvolging bestellingen, problem solving met leveranciers/ productieBorging klantenrelaties (bestaande en nieuwe klanten) via mail en telefoonAdvies en begeleiding (SPOC)Je wil je graag verdiepen in het product om een sterke service te garanderenRapporterenEen fijne en afwisselende uitvoerende job met ruim klantencontact binnen een internationale sfeer!Gedrevenheid en initiatief nemen wordt zeer sterk geapprecieerd

Vivaldis Office zoekt .......Planner/customer relations-administratie (AGRO, Voeding)  Taken: Dagelijkse sta je mee in voor het beheer van het planningsprocesOptimale afstemming tussen binnenkomende goederen, klantorders/bestellingen + opslagcapaciteitPlanning! Verwachtingen van klant en orders vertalen en zorgen voor een vlot en efficiënt sorteer en inpak proces (afhankelijk van kwaliteit, versheid, beschikbare hoeveelheden,...)Borgen wensen van de klant, verpakkingsnormen, collega's, voorraadniveau, ...Meedenken aan verbeteringen

Vivaldis Office zoekt ....... Customer relations officer/ administratie- telefonie /helpdesk support Sterke basis frans!    Waar moet je zijn? TurnhoutSpecialisatie: Techniek, elektrische installatie, energiemanagement, laadpalen, ...  Takenpakket  Als spilfiguur tussen bureau en klant (bestaande en nieuwe) ben je HET aanspreekpuntKomt er een storing binnen, een vraag, ... TOP! Jij doet de opvolging via mail en telefoon. Dit doe je samen met 10-15 collega'sVeel bellen en mailen schrikt je niet af (Nederlands en Frans! = voornamelijk durven behelpen) Geen callcenter! Wel een eerstelijnsdienst Analyse en verwerking van de storingen, nieuwe aanvragen doe je met plezier alsook implementeren van de toepassingen bij de klant (na opleiding natuurlijk!)Klachtenbehandeling + klantenbinding, customer serviceBestaande procedures weet je aan te passen zodat storingen in de toekomst sneller opgevolgd kunnen wordenAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: storingen verwerken, tickets aanmaken, klantendossiers aanmaken, orders verwerken, facturen nakijken ... Doorgroei kans   

Ben jij de veelzijdige logistiek bediende die wij zoeken? In deze functie ben je verantwoordelijk voor een combinatie van administratieve en magazijntaken binnen een bouwomgeving. Jouw taken omvatten onder andere: Organiseren en coördineren van magazijnactiviteiten en -processen.Opvolgen van bestellingen en het aanbrengen van structuur binnen het magazijn.Ondersteunen en samenwerken met techniekers, mechaniekers, en magazijnmedewerkers.Zorgdragen voor een efficiënt overzicht van benodigde materialen en voorraden.De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen binnen de sector door training en begeleiding.  

Voor onze klant, gelegen te Brugge, zijn wij op zoek naar een administratief logistiek bediende. Jouw taken en verantwoordelijkheden: Je staat zelfstandig in voor de uitvoering van een afwisselend pakket administratieve en operationele takenCoördineren/administratieve opvolging van inkomende bestellingen en uitgaande leveringen in samenspraak met het sales teamBeheren van de administratieve processen random inkoop- en verkoopordersVerantwoordelijk in het beheer/ interne controle van het ERP systeemControleren en verwerken van facturen, cmr's en andere douanedocumentenEerste aanspreekpunt voor logistieke partners (Opvolgen warehousing/ transport)Beheren van de logistieke administratie en ervoor zorgen dat deze voldoet aan interne procedures en regelgeving  

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende bouw- commerciële binnendienst/ klantadviseur   Waar moet je zijn? RijkevorselSpecialisatie: Bouw  Takenpakket -> Jij bent het gezicht en ambassadeur van de firma Nauw klantencontact (telefoon, mail)Je staat in voor het opvolgen van de gestarte projecten. (projectadministratie)Offertebeheer: eerste adviesgesprek + offerte op maat Klantenbinding + opbouw vertrouwensrelatieOndersteuning planning teams op de werf / arbeiders + administratie: Ordermanagement (van bestelling tot verwerking), aanmaak klantendossiers, bestellingen plaatsen/contact leveranciers VB. materialen naar werfAdministratief ontlasten buitendienst + opvolging leads en commerciële kansen/nieuwe projecten detecterenMarketing/ communicatie: uitwerken marketingcampagnes, social media, KPI's volgenStrategisch: analyse resultaten + opmaak rapporten, inzicht in conversieratio's + werken met verschillende marketingkanalen

Wij zijn dringend op zoek naar een gemotiveerde Weegbrugbediende om ons team in Oudenaarde versterken! Ben jij administratief sterk, punctueel en klaar om een cruciale rol te spelen in onze logistieke flow? Jouw profiel Als Weegbrugbediende ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je voor een nauwkeurige administratieve verwerking van inkomende en uitgaande goederen. De taken van een weegbrugbediende omvatten: Administratie: Het verwerken van weeggegevens in een bedrijfseigen systeem.Controle: Het opvolgen van afwijkingen of non-conformiteiten (bijvoorbeeld verkeerde aanleveringen).Klantcontact: Het bedienen en begeleiden van chauffeurs en klanten.Rapportage: Het trekken, bewerken en interpreteren van lijsten. Kortom, de weegbrugbediende is een administratieve en logistieke schakel die zorgt voor de juiste registratie van goederenstromen. Weegbrugbeheer: Je bedient de weegbrug en verwerkt de gegevens in het bedrijfseigen softwareprogramma.Data-analyse: Je trekt lijsten, bewerkt deze en interpreteert de gegevens.Kwaliteitscontrole: Je volgt non-conformiteiten op (bijvoorbeeld verkeerde aanleveringen van klanten).Organisatie: Je zorgt dat alle processen vlot en correct verlopen.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch admin & elektrisch bediende- sales advisor met kennis elektriciteit, verlichting, bekabeling, ... (deeltijds 20u)     Specialisatie: Elektriciteit, verlichting, bekabeling, HVAC, Domotica, ... Belangrijk: Kennis techniek Takenpakket Als Technische administratief bediende ben je verantwoordelijk/ondersteunend voor de prijsaanvragen + advies en begeleiding aan elektriciens, installateurs, ...Je bekijkt deze kritisch, stelt eventuele alternatieven voor + nacalculatieInterpreteren technische plannen Van zodra het contract getekend is, geef je het project door aan de branch manager, winkelverantwoordelijke​​​​​​Het hele offerteproces + ondersteunen en begeleiden van klanten is jouw verantwoordelijkheid: het contact met de klant, afstemmen behoeftes, advies over productgamma Orderbeheer/verwerking, aanmaken en updaten klanten dossiersContact leveranciers: VB. levertermijnen, prijsvergelijking, aanpassen prijslijst ... Door de bestaande klantenportefeuille en jouw sterke prospectie skills zorg je voor klantenbinding en een optimale klantentevredenheid. Jij bent hun favoriete vertrouwenspersoon!

Samen met onze klant in Lier zoeken we een administratieve duizendpoot met gezonde ambitie , zin voor initiatief en doorzettingsvermogen. (groei tot productieplanning)   Een greep uit je takenpakket: Je hebt dagelijks meeting met de productie-verantwoordelijken om de stand van zaken + prio’s te overlopenAdministratie productierun: Facturatie, aanmaak certificaten, aanmaak orders/ opvolging en verwerking , ondersteuning inkoop/logistieke flow mbt voorraadniveausJe hebt wekelijkse meeting me de productie + administratie + managementOp termijn, na inwerkperiode: Groei tot productieplanning (zowel extrusie, operatoren, ... in de verschillende ploegen + lange- en korte termijn planning)Deadlines schrikken je niet af  

Samen met onze klant zijn we op zoek naar een Administratieve allrounder/ordermanagement (inc. zondagnamiddag!)   Veelzijdig luik:   Administratie en communicatie: Je bent het belangrijkste aanspreekpunt voor onze verschillende afdelingen (sales, logistiek en marketing) voor informatie over bestellingen, levertermijnen,..Nauw contact met leveranciers en klanten, zowel per e-mail als telefonisch.Ordermanagement: beheer klantenbestellingen en inkooporders + controle orderbevestigingen.Afhandeling van de weborders.Planning afhalingen klantbestellingen + coördinatie Webshop Je werkt nauw samen met de aankoopverantwoordelijke van de shoppingafdeling.Je zorgt voor het invoeren van bestellingen en controleren van orderbevestigingen.Je communiceert met leveranciers over levertermijnen en mogelijkheden.Behalve het administratieve luik, spring je ook regelmatig in aan de balie. (ondersteuning collega's)  

Vivaldis Office Geel zoekt ......... COMMERCIEEL ADMINISTRATIEF BEDIENDE!   Side note: Onze klant zit momenteel nog in Lon derzeel. Vanaf september 2026 zitten ze op hun nieuwe plaats in Olen. Je moet dus bereidt zijn om voor een periode de afstand te overbruggen. Er is een bedrijfswagen ter beschikking.   Waar moet je zijn? OlenElektrotechnische installatiefirma Wat moet je doen? Werfvoorbereidingen: Nauwgezette projectvoorbereidingKlantencontact: Snelle en hartelijke service bieden aan onze klanten, zowel per telefoon, digitaal als persoonlijk.Dialux lichtstudies: Lichtplannen op maat van de klant (Opleiding wordt voorzien).Offertes: Nauwkeurige en efficiënte offertes opstellen.Administratieve ondersteuning: Diverse taken op maat van je interesses en expertise.Subsidie dossiers voorbereiden: zorgvuldige begeleiding van subsidieprojecten voor onze klanten.Voorbereiding voor facturen: Accurate en transparante facturatie.  

Vivaldis Office zoekt .......Technical Accountmanager (affiniteit bouw, aanbesteding)  MET sterke basis Frans. (projecten over heel België)   Waar moet je zijn? Hoofdzetel : Rijkevorsel, werven/klanten heel België Specialisatie: Bouw, Schrijnwerk Takenpakket?   Als accountmanager ben je verantwoordelijk voor het opvolgen van leads, nieuwe prospecten zoeken is jouw prioriteit, maar daarnaast is een goede relatie met de bestaande klantenportefeuille belangrijkBuiten prospecteren ben je natuurlijk de favoriete contactpersoon van de klanten Je bouwt vertrouwensrelatie op met zowel bestaande als nieuwe klanten (architecten, klanten binnen specifieke sectoren VB. woonzorgcentra, scholen, ...)Door nauw contact met je klanten en de juiste vragen te stellen weet je de juiste oplossing te vinden. (begeleiding, opvolging, advies) Je bekijkt de prijsafspraken, offertedossiers kritisch, stelt eventuele alternatieven voor + nacalculatieVan zodra het contract getekend is, geef je het project door aan de verantwoordelijkeHet hele offerteproces + ondersteunen en begeleiden van klanten is jouw verantwoordelijkheid: het contact met de klant, afstemmen behoeftes, advies over productgamma Analyseren van de markt en genereren van nieuwe contacten (prospectie, opvolgen van leads)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: Verkoop afsluiten, opmaak klanten dossier, offerte op maat, controle facturen,Commerciële acties uitvoeren tijdens evenementen, beurzenMarktanalyse + Oplossing op maat biedenKortom je volgt de nieuwste evoluties en technieken op de markt op de hielenOverdracht en bespreking met projectmanager zodat project kan gerealiseerd worden

Voor onze klant gespecialiseerd in de bouwsector zijn we op zoek naar iemand voor een functie als planner en Administratie.   Jouw taken zullen bestaan uit:  Werkplanning opmaken van een 6 tal ploegen Werkbonnen opmaken Je behandelt eerstelijnscontacten via mail en telefoonContact tussen klant en arbeiders Op basis van orders maak je de meest efficiënte puzzel Je behoudt de algemene overview van de planningJe verwerkt bijhoren administratieJe garandeert een correctie informatieoverdracht binnen het teamJe gaat dagelijks in overleg met projectleiders en klantenJe rapporteert aan de teamleader planning

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch bediende- projectbeheer- klantadvies (bouw/buitenschrijnwerk)    Waar moet je zijn? Beerse.Specialisatie: Bouw, buitenschrijnwerk Takenpakket Projectvoorbereiding: Interpreteren technische plannen/lastenboeken/bestekken/vorderingsstaten voor facturatie, en gieten in een bouwdossierProjectbeheer en klantbegeleiding (je bent schakel tussen klant, architect en productie + feedback en bespreken verdere details)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: Controles uitvoeren op tekeningen + bijwerken, bestellingen doen + opmaak bestellijsten, inschatten werkuren/materiaalkost, organisatie bestellingen tot transport naar de werf= planning!Werfvergaderingen

Ben je technisch sterk? Neem je graag de verantwoordelijkheid in bepaalde en ook complexe projecten?  Vivaldis Office zoekt Projectcoördinator bouw (buitenschrijnwerk)   Als spilfiguur tussen opdrachtgever, leveranciers, werkhuis, onderaannemers en bureau ben je het aanspreekpunt voor projecten die je worden toegewezenJe zorgt voor de correcte begeleiding, optimalisatie en realisatie(technisch, financieel en administratief vlak)Cruciale rol in het volledige proces: van de tekentafel tot de oplevering. Je bespreekt technische mogelijkheden met klanten en projectengineers en bewaakt de projectmijlpalen samen met het uitvoeringsteamJe plant de werkzaamheden van de eigen werknemers en doet de aansturing van onderaannemers, werfleiders, ploegbazen, studiebureau, architect ...Bij de coördinatie neem je het kostenplaatje steeds in het achterhoofd tot een vlotte opleveringAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: Offertes/vorderingsstaten, zorgen dat de materialen aanwezig zijn/logistieke flow naar de werf, nacalculatie/uittellen materiaalkost... + veiligheid waarborgen

Ben je analytisch en cijfermatig sterk? Schrikt klantencontact je niet af?  Samen met onze klant in Beerse zoeken we een Calculator bouw/buitenschrijnwerk - technical adviseur.   Takenpakket Het verkochte dossier komt dus bij jou terecht. Dit zijn grote projecten, soms ook complexe opdrachten die een speciale aanpak vereisen. Jij bent het aanspreekpunt voor verschillende partijen + Selectie leveranciers en onderaannemersAls rekenkundig talent maak je offertes op maat van de klant + volg je de offertes op als geen ander dmv een lastenboek en plannen + analyse bouwdossier + kostprijsberekeningNadien bel je onderaannemers, leveranciers, ... om je dossier te vervolledigen alsook een goede opvolging te garanderen. Offertedossiers zijn jouw prioriteit! Van opname prijsaanvragen tot registratie, voorbereiding en verwerking gegevens van klanten tot bestelling. (onderhandeling soms nodig!)Elk project/werf dossier heeft jouw administratieve zorg nodig Commercieel meedenken en uitbreiden netwerk

Ben je vlot met klanten en leveranciers? Neem je graag de verantwoordelijkheid? Vivaldis Office is op zoek naar een commercieel administratief bediende binnendienst (NL/FR). Waar kom je terecht? Beersee.Specialisatie: chemische producten, ontsmetting, reiniging, ... Wat zullen je taken zijn als Inside Sales/administratief bediende? Intake/orderbeheerAls spilfiguur ben je het aanspreekpunt van de klanten en leveranciers + begeleiden van nieuwe klanten. Jij fungeert als favoriete contactpersoon (orderbeheer tot facturatie, sales en logistieke flow tot levering)Allround administratieve taken (mailing, telefoon, offertes, prijsbespreking/opvolging, orderbeheer, opvolging facturen, voorraadbeheer, stockcontrole, bestellingen...)Ondersteuning customer service, klachtenbehandelingNauw contact met leveranciers + contacten in het buitenland (ned/fra - 50% cliënteel is franstalig)

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve allrounder/sales support (int. sfeer)    Waar kom je terecht? Omgeving Hoogstraten Specialisatie: Productie, voeding, milieu   Focus=   Opvolging verkoopsprognoses bij klant + opvolging orders/bestellingenMarktonderzoek/ analyse trends en opzetten rapporten + beheer prijslijsen, assortimentlijstenOndersteuning accountmanagement mbt analyse verkoopcijfers + inzichten overdrachtDeelnemen aan overlegmomenten, vergaderingenOpzetten tools/dashboards om slimmer te plannen en in te spelen op vraag/aanbod en wijzigingenKnelpunten signaleren + meedenken aan proces en verbeteringVoorbereiding klantbezoeken, prijs- en productvergelijkingenCustomer relations, klachtenbeheer