Jobs

Vivaldis Office zoekt.... Transportplanner- dispatch + logistieke administratie   Jouw takenpakket:  Focus: Planning en dispatching leveringen / coördinatie interne en externe chauffeursOpvolgen van alle bijkomende administratie zoals afleverbonnen, vrachtbrief, CMR,...Onderhoud inplannen voor de eigen vrachtwagens alsook keuringAttesten en opleiding in orde brengen voor de werknemers VB. Code 95Motivatie, coaching chauffeurs + anticiperen op onverwachte leveringen/problemen onderweg, dringende leveringen, ...

📍 Locatie: regio Aalst 🕘 Voltijds – Daguren   Ben jij een administratieve duizendpoot met een passie voor logistiek? Hou je ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving en ben je sterk in communicatie? Dan ben jij misschien wel de collega die wij zoeken!   Wie zijn wij? Wij zijn een internationale speler in de logistieke sector met een stevige reputatie in weg-, lucht- en zeetransport, douaneformaliteiten en supply chain management. Vanuit meer dan 15 landen, waaronder een twaalftal locaties in België, zetten we dagelijks in op efficiënte en duurzame oplossingen voor onze klanten.   Wat ga je doen? Als Logistiek Administratief Bediende ben jij de brug tussen het magazijn en onze klanten. Je zorgt ervoor dat alles vlot en correct verloopt, zowel op administratief als communicatief vlak.   Jouw takenpakket bestaat uit: 📞 Professioneel beantwoorden van klantvragen via telefoon en e-mail📦 Opvolgen en administratief verwerken van inkomende en uitgaande goederen🧾 Opmaken van vervoersdocumenten en verzorgen van logistieke administratie📊 Beheer van voorraad, opvolging van palletruilen, maandelijkse en wekelijkse facturatie🤝 Contact onderhouden met bestaande klanten en efficiënt afspraken inplannen💻 Werken met specifieke software en ERP-systemen

  Voor een internationaal expeditiebedrijf in Antwerpen (2030) zijn we op zoek naar een logistiek dossierbeheerder koffie (Export).     Functieomschrijving:   Behandelen en opvolgen van elk expeditiedossier Koffie (Export) en verzorgen de bijhorende administratie gaande van het registreren van binnenkomende opdrachten, het aanmaken van expeditiedossiers tem de facturatie en stockbeheerBeheren van uw eigen klantenportefeuilleCommunicatie met klanten en leveranciersNauw samenwerken met collega’s in binnen –en buitenland

Vivaldis Office is op zoek naar een Logistiek planner/ administratieve dispatcher + talenknobbel (NED/ENG + basis Frans)  Onze klant is een grote speler in de transportsector. (Arendonk)   Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor de werknemers/ chauffeurs. Dit zijn voornamelijk chauffeurs die instaan voor internationaal transportMailing, telefonie + coördinatie en motivatiePlanning transporten + bijhorende administratie: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, ondersteuning en problem solver bij pech van de chauffeurs, planning vrachten indien nodig aanpassen, rij-rusttijden nakijken, ... (transics)Bewaken kostenplaatjeKlantencontact + aanpassen klantendossiers/wijzigingen in opdrachtRechterhand verantwoordelijke/ hoofd dispatch

Voor onze klant te Zeebrugge, gespecialiseerd in internationaal transport 🚚, zijn wij op zoek naar een administratief logistiek bediende ⌨️.   Jouw taken zijn: Je houdt de timetables van de havenarbeiders bij. Je geeft de dimona's aan. Je controleert verlof, ziekte, tijdskredieten, ... Je verwerkt ziekte-attesten. Je volgt de planning van de opleidingen op. Je plant de medische onderzoeken in. Je voorziet de dagelijks planning van de havenarbeiders: je belt ze op, geeft instructies door. Je bepaalt het nodige aantal interims en neemt contact op met het kantoor. Je rapporteert de dagplanning.  

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek en administratief planner- coördinatie chauffeurs Specialisatie: Transport  Takenpakket   Planning transport/ritten/verplaatsing in samenspraak met de collega's en chauffeursProblem solver bij problemen VB. pech, rij-rusttijden extra prestaties, ...Eerste aanspreekpunt + coördinatie chauffeursAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: administratieve dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, chauffeurs voorzien van de nodige documenten, verwerking systeem/PC, beheer verlof/ziekte chauffeurs, opvolging prestaties/tachograaf, ...Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situatiesControleren en opvolgen van transportdocumentenBeheer wagenpark: tijdige keuringen, onderhoudsbeurten, ...  

Voor een wereldwijd toonaangevend producent van industriële blowers en compressoren zoeken we een Administratief Medewerker in de afdeling aftersales.   Wat ga je moeten doen :   . Je ondersteunt de afdeling die instaat voor in-house reparaties. · Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van offertes voor wisselstukken. · Je verzorgt de administratie en de opvolging van onderhoudscontracten. · Je beantwoordt vragen van onze klanten en leveranciers. · Je neemt deel aan het administratief aankoopproces. · Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënte werking van de afdeling. · Je rapporteert aan de Purchase & Logistics Manager.

Voor onze klant in Kortenberg, een internationaal toonaangevende speler in de wereld van tafelspellen, zij wij op zoek naar een Administratief Bediende.   Zij hebben de missie om mensen samen te brengen via meeslepende spelervaringen en sterke verhalen. Met een van de grootste spellenportfolio’s wereldwijd, zowel fysiek als digitaal, creëren zij momenten van verbinding voor miljoenen spelers. In België zijn zij op zoek naar een versterking voor hun team.   Wat ga je doen?   Als Administratief Bediende ben jij de centrale spil tussen klant, sales en logistiek. Je combineert klantvriendelijkheid met administratieve precisie, en zorgt ervoor dat bestellingen en vragen vlot verwerkt worden.   Jouw takenpakket:   Je beantwoordt inkomende telefoons en helpt klanten met hun vragenJe ontvangt en valideert orders en stuurt deze correct door naar het warehouseJe beheert de dienst na verkoop en zorgt voor een vlotte opvolgingJe behandelt leveringsfouten of geschillen en houdt het overzichtJe ondersteunt de Commercieel Directeur en het externe salesteam administratiefJe werkt nauw samen met logistiek en hebt veel contact met grote klanten zoals Amazon  

Vivaldis Office Geel zoekt .............. ADMINISTRATIEVE PROJECTLEIDER!   Waar moet je zijn? Heist-op-den-BergSpecialisatie: las- en constructiewerken  Wat moet je doen?  Het is een allround functie: admin/projectleiding/planning:   Projectcoördinatie: Je vertaalt verkoopaanvragen naar concrete plannen, van opmeting tot montage.Logistiek & productie: Je bestelt materialen, maakt een planning en bewaakt de productie processen.Samenwerking: je werkt nauw samen met verkoop, productie en de klanten, je zorgt voor heldere en correcte communicatie. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch of via mail bereiken op 014 14 10 84 of geel@vivaldisoffice .be

Ben je op zoek naar een administratieve functie binnen een dynamisch en gestructureerd bedrijf actief in de voedings- en koelindustrie? Deze onderneming, gevestigd in regio Dendermonde, is gespecialiseerd in de opslag, handling en distributie van diepvriesproducten. Met een no-nonsense mentaliteit, focus op kwaliteit en een familiaal karakter vormt het de ideale omgeving voor gemotiveerde administratieve professionals.FunctieomschrijvingAls administratief bediende speel je een centrale rol binnen het administratieve team. Je ondersteunt zowel de logistieke als de boekhoudkundige afdeling en bent het aanspreekpunt voor interne én externe communicatie. Jouw verantwoordelijkheden: Verwerken van administratieve documenten en gegevens in het ERP-systeem.Inboeken van aankoopfacturen en opvolging van betalingen.Opstellen en controleren van leverings- en verzenddocumenten.Klanten en leveranciers telefonisch en per mail te woord staan in het Nederlands en Frans.Assisteren bij eenvoudige boekhoudkundige taken (zoals btw-controles of opvolging openstaande facturen).Ondersteuning bij algemene administratie zoals klassement, postverwerking en rapportering.

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratie/Purchase & aankoop (int. sfeer)  Waar kom je terecht? Omgeving Grobbendonk Specialisatie: Techniek, elektrisch, automotive Extra? Talenknobbel + vlot met Excel   Focus=   Opvolging aankoopproces + ordermanagement en aanspreekpunt leveranciers/transporteursMarktonderzoek/ analyse trends en opzetten rapporten + beheer prijslijsen, assortimentlijsten, garantie afhandeling, artikelenbeheer/voorraadmanagementOndersteuning accountmanagement mbt invoeren nieuwe orders en info in AbsolutDeelnemen aan overlegmomenten, vergaderingen + nauw contact met klant en leveranciersOpzetten tools/dashboards om slimmer te plannen en in te spelen op vraag/aanbod en wijzigingenKnelpunten signaleren + meedenken aan proces en verbeteringZorgen voor een vlekkeloze administratie van de logistieke en purchase flow zodat alles tijdig bij de klant komtCustomer relations, klachtenbeheer + speuren naar nieuwe opportuniteiten bij huidige en nieuwe leveranciers + onderhandeling indien nodigJe groeit tot product specialist

Vivaldis Office Geel zoekt… TECHNISCH LOGISTIEK MEDEWERKER MET ADMINISTRATIEVE VERANTWOORDELIJKHEID! Waar moet je zijn? Laakdal Specialisatie: auto-onderdelen en magazijnbeheer Sector: garagesector / automotive   Wat moet je doen als technisch logistiek medewerker? Als technisch logistiek medewerker met administratieve verantwoordelijkheid ben jij de schakel tussen het magazijn en de werkplaats. Je takenpakket omvat onder andere: Technische onderdelen opzoeken en bestellen (ervaring met Stellantis-systemen is een pluspunt)Voorraadbeheer en organisatie van het magazijnOntvangen, controleren en opslaan van leveringenKlaarzetten van onderdelen voor de werkplaatsInvoeren van gegevens in het systeem (zoals garanties en werkbons)Verwerken van administratieve taken rond magazijnbeheer  

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve allrounder/Purchase en ordermanagement (int. sfeer)  Waar kom je terecht? Omgeving Hoogstraten Specialisatie: Productie, voeding, milieu Extra? Talenknobbel NED/Eng/Spa is een zeer grote troef!   Focus=   Opvolging aankoopproces + ordermanagementMarktonderzoek/ analyse trends en opzetten rapporten + beheer prijslijsen, assortimentlijstenOndersteuning accountmanagement mbt invoeren nieuwe orders en info in Business CentralDeelnemen aan overlegmomenten, vergaderingen + nauw contact met klant en leveranciersOpzetten tools/dashboards om slimmer te plannen en in te spelen op vraag/aanbod en wijzigingenKnelpunten signaleren + meedenken aan proces en verbeteringZorgen voor een vlekkeloze administratie van de logistieke en purchase flow zodat alles tijdig bij de klant komtCustomer relations, klachtenbeheer

Vivaldis Office zoekt.............. Administratieve duizendpoot - planning transporten/dispatch Specialisatie: Milieu, duurzaamheid, transport/logistiek Wat moet je doen?   Jij ondersteunt de planning administratief + verantwoordelijk voor opvolgen/beheer/opmaak planning van de verschillende routes van de eigen chauffeurs VB. Nazicht ritten bladen chauffeurs, prestaties ingeven en correct verwerken, verwerken commerciële orders in ERP en indien nodig aanpassen, contractbeheer, ... Dagelijks sta je in contact met collega's, chauffeurs en klant (kortom jij bent spilfiguur en aanspreekpunt, maar natuurlijk ook PROBLEM solver) Samen met de chauffeurs bekijk je de vooropgestelde planning naar haalbaarheid (aansturen, coachen en motiveren)Eventuele moeilijkheden in overleg onmiddellijk opgelost en ben je flexibel VB. Rij- rusttijden nakijken, lossingen en ladingen organiseren, motivatie chauffeurs en begeleidingDe sector is complex en er kunnen ook onregelmatigheden of veranderingen optreden. In samenspraak met de hoofdplanner overleg je de verschillende opdrachten/aanvragen + verdelen over de beschikbare chauffeurs en vrachtwagens Opvolging transporten + klachtenbeheer en nieuwe klanten integreren in planningWerkpleksinspecties uitvoeren + veiligheidsaudits mbt chemicals, gevaarlijke goederen, ...

Voor onze klant in Zeebrugge, actief in de voedingssector, zoeken we een administratief bediende logistiek die het team komt versterken. Hoe ziet jouw dag eruit? Administratie logistiek Je onthaalt de chauffeurs, klanten, leveranciers en andere bezoekers.Je bedient de weegbrug voor inkomend en uitgaand vrachtverkeer. Je maakt weegbonnen op en vult de daarbij behorende transportdocumenten correct in. Je stelt laadbonnen op.Je registreert de wegingen in en uit in het ERP-Systeem en vult de gegevens in excel.Je neemt stalen van ontvangen producten, controleert, registreert en archiveert ze. De inkomende telefoons handel je af of verbind je door naar betrokken personen.Je verwerkt de in- en uitgaande post en de documenten van de verschillende afdelingen (directie-logistiek-boekhouding-kwaliteit).Je beheert de contactgegevens in outlook en in het ERP-Systeem.Je neemt orders op zowel telefonisch als via e-mail en verwerkt deze verder in het ERP-systeem.Je bevestigt laad- en losnummers en communiceert deze naar de verschillende partijen.Je organiseert transport voor inkomende en uitgaande vrachten indien nodig.Boten aanmelden.

Ben jij stressbestendig, planmatig en flexibel ingesteld? Heb jij een vlotte talenkennis? Ben je sterk computermatig?  Lees dan zeker verder, want misschien ben jij wel administratief logistiek planningsbediende voor onze klant te Zeebrugge die we zoeken.    Jouw planning:  Dagelijks controleer je de uit te voeren orders.Je volgt dit doorheen de dag mee op.Je lost logistieke problemen op en rapporteert ze aan de manager.Opvolgen van schade bestekken en het aanleveren van parts.Je put alles correct in het systeem in.Je assisteert bij het opmaken van de schadebestekken.Je put de werkuren van het personeel in en hanteert de juiste kostenplaats.

Voor onze klant regio Zwevegem zoeken we een administratief bediende:   Werkinhoud: Verantwoordelijke receptie: o    Ontvangst chauffeurs (aftekenen CMR, inwegen vrachten, instructies geven over laden en lossen, …) o    Onthaal bezoekers (inschrijven register, begeleiden naar vergaderzaal, ...) o    Telefonie Logistieke assistentie: o    Regelen en opvolgen transporten (ordermails etc.) Overige administratieve taken: o    opmaak aanvraagdocumenten douane & accijnzen registraties en opvolging voorraadregister o    controle en verwerking transportfacturen o    voorbereiden maandelijkse klantenbriefing (overzichten, transportdocumenten, attesten, …) o    datacontrole ERP-pakket  o    opmaak en controle verkoopfacturen

Voor onze klant, een transportbedrijf regio Zeebrugge, zijn we op zoek naar een logistiek bediende trailerplanning.   Jouw taken: Zorgvuldige verwerking van administratieve gegevens, claims, wachturen, werkuren, ETA etc.In overleg met de planning en volgens het geboekte order referenties en opdrachten doorgeven aan de chauffeurs of subcontractorsVia een goede mondelinge en schriftelijke communicatie de collega’s intern/extern, alsook de chauffeurs op de hoogte houden van eventuele aanpassingen/problemenNa een grondige opleiding krijg je inzicht en verantwoordelijkheid om zelfstandig operationele beslissingen te nemen

Vivaldis Office zoekt ....... Logistiek analist - ondersteuning admin/operations    Takenpakket Ondersteuning operations / logistiek proces op administratief vlak (nakijken routes chauffeurs, rij- rusttijden, CMR's, opmaak rittenbladen/vrachtbrieven, input nieuwe klanten, ...)Personeelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, motivatie + vlotte communicatie chauffeurs, meedenken aan verbeteringen zoals nieuwe routes, ...Ondersteuning algemene admin, telefonie/mailKlantendossiers beherenIT kennis: input VB. in Business Central

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve krak- verantwoordelijke transportplanning (2 shiften)    Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Transport, logistiek Takenpakket Focus= Aansturen en inplannen van eigen chauffeurs als subcontractors (bestelwagens en vrachtwagens) Als spilfiguur ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs en subcontractors (bestellingen, binnenkomende orders, zendingen ...) Als spilfiguur tussen de klant, bureau en chauffeurs ben je ook HET aanspreekpunt bij problemen en klachten VB. rij- rusttijden, laattijdige ophaling, ...en als echte PROBLEM solver weet je de klant gerust te stellenJe collega's op de temperatuurafdeling ondersteunen en opmaken curves (Data bijhouden in Ecxel) Ervoor zorgen dat alles voldoet aan de juiste standaarden, regelgeving, GDP/ISO, ...Controleren en opvolgen van transportdocumenten (conform wetgeving, GDP richtlijnen)Agendabeheer, mailing en telefonieSpecifieke afdeling mbt medical transport (organisatie logistiek voor medische zendingen zodat VB. medicijnen tijdig terecht zijn)Meedenken aan verbetering + rechterhand distributie manager