Receptionnist Garage

Voor een toonaangevend bouwbedrijf in de regio Elsegem is Vivaldis op zoek naar een Administratief Bediende Garage. In deze veelzijdige functie combineer je planningondersteuning met administratieve opvolging van boekhouding en facturatie binnen de garageafdeling.   Je takenpakket is tweeledig: Ondersteuning planning Opstellen en voorbereiden van onderhouds- en keuringslijsten (EDTC) voor werfmachines en rollend materieelVoorbereiden van onderhouds- en keuringslijsten voor personenwagens en bestelwagensUp-to-date houden van keuringsdata van alle voertuigenRapporteren van opgeloste EDTC-opmerkingen via de Vinçotte-applicatieScannen en archiveren van onderhoudsfiches Boekhouding en facturatie Controleren en verwerken van inkomende facturen (stock, onderdelen en diverse kosten)Nauwgezet opvolgen van leveranciersboekhoudingAdministratieve verwerking van retoursVoorbereiden en afwerken van driemaandelijkse facturatieControleren van werkfiches op volledigheidBeheren van administratie rond vervangwagens en poolwagensAanvullen van verplaatsingskosten in werkfiches van buitendiensttechniekers Je komt terecht in een dynamische omgeving binnen de bouwsector waar efficiëntie, samenwerking en verantwoordelijkheid centraal staan. Deze functie biedt je de kans om je organisatorische en administratieve vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een stabiele onderneming.    

Als het onthaalbediende van een garage in Gent bent u de ambassadeur die garant staat voor de klantenbeleving. U bent de essentiële schakel tussen de klant en de werkplaats. Jouw verantwoordelijkheden;  Professioneel Klantenbeheer:  Ontvangen en te woord staan van de klanten (fysiek, telefonisch en via e-mail) met betrekking tot geplande werkzaamheden (onderhoud en herstellingen).Helder communiceren over de voortgang, facturatie en afhandeling van vragen of klachten.Het bieden van een gastvrij onthaal. Operationele Administratie:  Opstellen van werkorders en het nauwkeurig beheren van klantendossiers.Verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de facturatie. Interne Coördinatie & Communicatie:  Intensieve samenwerking met interne afdelingen (werkplaats, naverkoop, showroom).Zorgen voor een duidelijke en professionele communicatie naar alle stakeholders. Werkplaatsplanning:  Efficiënte planning en coördinatie van werkzaamheden om een vlotte doorstroming in de werkplaats te garanderen.Natuurlijk aanleg voor het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.

Voor onze klant te Wortegem-Petegem, zijn we op zoek naar een administratief bediende garage   Ondersteuning planning: Je stelt onderhouds- en keuringslijsten (EDTC) op voor werfmachines en rollend materiaal van productiebedrijven en bereidt deze voor voor de planner buitendienstJe ondersteunt de garageplanning door onderhouds- en keuringslijsten voor personenwagens en bestelwagens voor te bereidenJe houdt keuringsdata van alle voertuigen up-to-date op basis van de beschikbare keuringsdocumentenJe rapporteert opgeloste EDTC-opmerkingen aan de preventiedienst via de VinçotteapplicatieJe scant en archiveert onderhoudsfiches van personenwagens, bestelwagens en vrachtwagens   Boekhouding en facturatie: Je controleert inkomende facturen (stock, specifieke onderdelen en overige kosten) en verwerkt deze in de voertuigfichesJe volgt de leveranciersboekhouding en facturatie nauwgezet opJe staat in voor de administratieve verwerking en opvolging van retoursJe bereidt de driemaandelijkse facturatie voor en zorgt voor een correcte afwerkingJe controleert werkfiches op volledigheid als nacontrole van de planningJe beheert en volgt de administratie rond vervangwagens en poolcars opJe vult verplaatsingskosten aan in de werkfiches van buitendiensttechniekers     Heb jij interesse in deze vacature en wil je zo snel mogelijk op gesprek? 📱Stuur ons via WHATSAPP: +32 479 03 74 93 📞 Bel ons via de TELEFOON: +32 9 381 91 95     🧑🏻👩🏼‍🦱🧑🏾‍🦱 Brian, Viktorien en Claudio staan je graag te woord 

Als het onthaalbediende van een garage in Gent bent u de ambassadeur die garant staat voor de klantenbeleving. U bent de essentiële schakel tussen de klant en de werkplaats. Jouw verantwoordelijkheden;  Professioneel Klantenbeheer:  Ontvangen en te woord staan van de klanten (fysiek, telefonisch en via e-mail) met betrekking tot geplande werkzaamheden (onderhoud en herstellingen).Helder communiceren over de voortgang, facturatie en afhandeling van vragen of klachten.Het bieden van een gastvrij onthaal. Operationele Administratie:  Opstellen van werkorders en het nauwkeurig beheren van klantendossiers.Verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de facturatie. Interne Coördinatie & Communicatie:  Intensieve samenwerking met interne afdelingen (werkplaats, naverkoop, showroom).Zorgen voor een duidelijke en professionele communicatie naar alle stakeholders. Werkplaatsplanning:  Efficiënte planning en coördinatie van werkzaamheden om een vlotte doorstroming in de werkplaats te garanderen.Natuurlijk aanleg voor het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.