Office Assistant
IXELLES - Ref. A-745015
OfficeFull-time€ 3000 - 3600 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
For one of our clients, we are looking for an Office Assistant in Brussels.
Your tasks will include:
- Managing day-to-day administrative tasks: greeting visitors, answering calls, and handling correspondence.
- Ordering and maintaining office and kitchen supplies.
- Coordinating with vendors for office repairs and maintenance.
- Scheduling meetings and managing room bookings.
- Assisting with the planning and coordination of company events, gatherings, and board meetings.
- Assisting with new employee onboarding and updating the company's organizational charts.
- Managing employee platforms such as Workero and TravelPerk.
- Tracking expenses for the Human Resources department.
Profile
- A minimum of a high school degree.
- At least 2 years of experience in a similar role (e.g., office assistant, receptionist, or administrative assistant).
- Excellent organizational and interpersonal skills.
- Fluent communication in both English and French, written and verbal.
- Discretion and the ability to handle confidential information.
- Good working knowledge of the Microsoft Office 365 Suite (Word, basic Excel, and PowerPoint).
- You must be available to work on-site, with the possibility of one remote day per week after the initial onboarding period.
- This position can be offered at either 80% or full-time (100%) capacity.
What can we offer you?
Interested? Don't hesitate to contact us!
Tel: +32 486 90 93
Email: brussels@vivaldisfinance. be
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Employé Administratif: finance and purchasing professional
BRUSSEL
Entreprise bruxelloise spécialisée dans les vélos urbains compacts (électriques et classiques) depuis 2015. Conception interne à Bruxelles, production locale en Belgique. Fort développement via 100+ revendeurs européens et magasin propre.
Recherche un(e) Finance and Purchasing Professional pour accompagner sa croissance internationale.
InterimCarFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Boekhoudkundig administratief bediende
HASSELT
Interesse in deze vacature? Neem contact op met Vivaldis Finance Lummen via 013 48 01 87 of via mail.
Voor onze klant uit Hasselt, gespecialiseerd in groenten en fruit, zoeken wij een boekhoudkundig administratief bediende.
Als boekhoudkundig administratief bediende heb je volgende takenpakket:
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten en leveranciersJe voert orderbonnen in zodat elke bestelling correct en op tijd vertrektInboeken van aan- en verkoopfacturenJe controleert inkomende facturen en houdt het overzichtDebiteurenbeheer: opvolgen van openstaande betalingenKas- en bankafschriften inboeken Klanten verder helpenTelefonische bestellingen opnemen en afhandelen...
FinanceConstructionFull-timeTemporary
Executive Assistant to the Business Director
EVERE
Voor een van onze klanten gevestigd in Evere zijn we op zoek naar een Executive Assistant to the Business Director.
In deze veelzijdige functie ondersteun je rechtstreeks de Business Director en speel je een centrale rol in de coördinatie van administratieve en operationele processen.
Jouw verantwoordelijkheden omvatten:
Beheren van de agenda van de Business Director en het inplannen van vergaderingenVoorbereiden, coördineren en opstellen van documenten voor interne en externe vergaderingenNotuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepuntenBeheren van onkostennota’s en uitvoeren van diverse ad-hoc administratieve takenVerbeteren van interne procedures en beheren van gedeelde elektronische bestandenVerlichten van de dagelijkse administratieve en logistieke lasten van de Business DirectorFungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor nationale klanten accountsCoördineren van de dienstverlening en beheren van contracten met klanten, inclusief prijsbesprekingenUpdaten van de orderportefeuille, verkoopindicatoren en andere commerciële rapportenVerzamelen en consolideren van marktinformatie over concurrenten en sectorontwikkelingenVoorbereiden van periodieke indexeringen in de schoonmaaksectorDeelnemen aan transversale projecten zoals marketing, innovatie of facilitaire ondersteuningBijdragen aan de implementatie en opvolging van het QHSE-beheersysteem (Kwaliteit, Gezondheid, Veiligheid en Milieu)
OfficeServicesFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Dossierbeheerder boekhoudkantoor
Zaventem
Ervaring in eenmanszaken & vennootschappen?
Kan je zelf je eigen dossiers behandelen?
En kan je goed overweg met boekhoudpakketten?
Check this out! Een boekhoudkantoor in Zaventem is op zoek naar een dossierbeheerder.
Wie weet ga jij er binnenkort aan de slag?
Neem hier al even je takenpakket door:
Je staat je in voor de opvolging van de klanten.Als dossierbeheerder verwerk je hun boekhouding en fiscaliteit gaande van afsluitingen, personenbelastingen, vennootbelastingen, BTW-aangiftes...Je kan zelfstandig dossiers behartigen van A tot Z.De contacten met de betreffende klanten zal je dus ook zelf onderhouden.
OfficeServicesFull-timeTemporary, with option of permanent contract