SECRETAIRE Technique mi-temps (h,f,x)

Être le support de la direction pour traiter les matières de gestion de chantiers, de secrétariat et d’offre de prix

Activités principales

GESTION DE CHANTIERS :

Créer le chantier (imputation, dossier administratif, etc.)
Demander et classer les plans d'impétrants dans GenOs
Réaliser diverses demandes telles que des arrêtés police, des demandes d'offres prix, des prises de rendez-vous, etc.
Réaliser les déclarations ONSS et communiquer à la GRH le numéro de DUC si Check In At Work d’application
Constituer et libérer le cautionnement du chantier
Rédiger et envoyer divers courriers pour des demandes de prolongations de délais, des constatations et autres
Dactylographier les états d'avancement du chantier en fonction du métré, des postes, des quantités, etc.
Etablir les déclarations de créances et la facturation en fonction de celles-ci
Réaliser divers tableaux de comparaisons
Réaliser le suivi des intempéries sur chantiers par semaine
Calculer les délais de réalisation de chantiers
Assurer le suivi administratif de l’encours chantiers jusqu’à la fin (réception provisoire-réception définitive)
Tenir quotidiennement un tableau de la facturation chantier
Gestion administrative et financière des associations momentanées (S.S.)

SECRETARIAT :

Tenir un bureau et des dossiers en ordre
Effectuer l’accueil des visiteurs
Déclarer et effectuer le suivi des sinistres chantiers et véhicules et communiquer le suivi à la direction administrative et financière
Réaliser des commandes diverses (matériels de bureaux, cartes de visite, cachets, eaux, enveloppes, etc.)
Préparer les documents nécessaires aux réunions de planning et aux CoDir
Réaliser divers courriers et assurer le suivi de ceux-ci
Trier et distribuer le courrier reçu quotidiennement
Gérer l'envoi quotidien du courrier (signature fin de journée avant envoi)
Archiver les divers dossiers une fois qu’ils sont clôturés
Ranger et détruire les archives deux fois par an

OFFRE DE PRIX – SOUMISSIONS

Pour les chantiers gérés par la secrétaire,
Préparer les dossiers de soumissions et de candidatures
Rédiger des offres pour privés
Préparer des tableaux comparatifs par rapport aux quantités et aux prix
Gérer la demande des documents administratifs pour les soumissions et les offres
(attestation de bonne exécution, déclaration bancaire, certificat de non-faillite, etc. )
Réaliser des courriers et assurer le suivi de ceux-ci

Secrétaire technique mi-temps